淺談辦公文書檔案管理

徐 素

重慶市地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局208水文地質(zhì)工程地質(zhì)隊

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淺談辦公文書檔案管理

徐 素

重慶市地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局208水文地質(zhì)工程地質(zhì)隊

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，在管理工作中新理念、新技術(shù)的逐步推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將發(fā)生進(jìn)一步的變化，文書檔案是一個單位在運營過程中所產(chǎn)生的，它記錄著一個單位的運行的情況。它反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個單位所從事的各類管理活動。本文主要介紹企業(yè)文書檔案管理。因此，在實際工作中，我們要嚴(yán)格實行文書處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，尤其是要推動文書檔案工作的電子化進(jìn)程，呈現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

辦公；文書；檔案；管理

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責(zé)任。筆者從事檔案管理工作多年，結(jié)合實際工作談?wù)剬ψ龊梦臅蜋n案工作的認(rèn)識和體會。

一、文書檔案管理工作的重要性

在新時期，做好文書檔案管理工作，對資源開發(fā)起著重要的作用。這種作用主要文書檔案具有憑證和參考的作用，所以在當(dāng)前新時期，通過加強文書檔案管理工作，可以有效的確保資源開發(fā)作用的實現(xiàn)。文書檔案作為對歷史的真實記錄，具有一定的法律效用，其實是自然形成的，與其他文獻(xiàn)存在較大的不同之處，所以文書檔案的記錄具有客觀性。同時文書檔案的記錄方式不僅包括當(dāng)事人的親筆手稿，而且還包括當(dāng)事人的聲音和形象文件，所以文書檔案具有較強的真實性。通過文書檔案的記錄，可以更好的對實踐活動的廣度起到一定的反映作用，可以為人們對自然的認(rèn)識和改造活動提供科學(xué)的歷史依據(jù)。

二、文書檔案管理中存在的問題

1 、檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低

在一些單位中，文書檔案的管理人員并沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手管理文書檔案，而這樣的工作人員對于檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領(lǐng)，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案培訓(xùn)工作的要求之間存在很大的差距，在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是很少有人參加檔案培訓(xùn)的深造教育，這些人只是對檔案工作有著基本的認(rèn)識和了解，并不能及時的更新檔案管理理念，這就導(dǎo)致他們跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平，尤其是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計算機進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強專業(yè)知識的培訓(xùn)，使單位檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2 、文書工作和檔案工作之間的銜接存在問題

文書工作和檔案管理工作之間存在者聯(lián)系卻又有著區(qū)別，兩者是統(tǒng)一又分工的，在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個分體式的管理體系，實際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學(xué)的管理，但是在目前在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離，文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方，當(dāng)前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規(guī)范的，不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。

三、提高文書檔案管理水平的對策

1 、做好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的，所以文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔，在文件處理過程中，要時刻想到檔案工作，以實現(xiàn)文書、檔案工作一體化，這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。

2 、加強對文書檔案管理工作的重視

提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，而且要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對檔案工作的認(rèn)識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)，在工作中變被動提供有關(guān)檔案工作資料為主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性；另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動性，堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3 、加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動的了解業(yè)務(wù)部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作；經(jīng)常性的導(dǎo)各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據(jù)單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進(jìn)行，為實際的研究和服務(wù)，提供有力的證據(jù)和有價值的情報。

4 、做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

收集、鑒定、保管、統(tǒng)計工作是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此，不僅要善于收集的本單位與上下級形成的有關(guān)紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機關(guān)在公務(wù)活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細(xì)節(jié)的檔案資料，用心整合檔案資源，并對其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設(shè)，同時，還要努力把握不同時期機關(guān)工作的重點任務(wù)，明確主題，找準(zhǔn)位置，自覺以服務(wù)大局來安排和考慮檔案工作，形成服務(wù)大局的強大合力。

5 、促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大，而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果，檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個新的臺階，將文書檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享，以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行瀏覽、訪問，將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應(yīng)抓住機遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件，在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動電子文件歸檔工作。

綜上所述，文書檔案管理工作是各個單位都不可缺少的一項工作要素，除了要切實的提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)外，還要加強文書檔案管理工作與現(xiàn)代化管理手段及信息技術(shù)相融合，實現(xiàn)科學(xué)化文書檔案管理，從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。

［1］程旭《如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化》《黑龍江史志》2011年14期

［2］何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究［J］.東方企業(yè)文化，2014，（14）.

［3］文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見