做好干部人事檔案之我見

孫艷艷

摘 要：《干部人事檔案條例》中對干部檔案做出了一下的以下的解釋：干部檔案體現(xiàn)了在職干部的工作經(jīng)歷和全部的社會(huì)履歷，體現(xiàn)了他們的專業(yè)工作能力和態(tài)度，是個(gè)人本來面貌的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎(chǔ)材料。是較為客觀全面、可靠的對干部進(jìn)行工作考察以及選拔的證據(jù)之一。我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)《干部人事檔案條例》的中的要求來建立干部檔案，并進(jìn)行完好的分類和歸檔收集/但是，在現(xiàn)階段的人事檔案管理方式中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)許多干部人員的相關(guān)工作資料并不能做到及時(shí)的更新，使檔案資料出現(xiàn)較大的不足，不是從實(shí)際上體現(xiàn)出干部的工作能力，這回導(dǎo)致我們在進(jìn)行人才選拔時(shí)出現(xiàn)偏差。因此，針對這種狀況，筆者根據(jù)自己的日常工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了一些探討。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；作用

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.06.270

1 對干部認(rèn)識(shí)檔案材料的收集

由于人事檔案管理涉及到許多方面的問題，因此在管理中有著許多的不便利性和的復(fù)雜性。另外，由于檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)較為復(fù)雜，所以收集處理的工作需要較多的人力進(jìn)行操作。在我國傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，這些工作的進(jìn)行全部是通過事業(yè)單位內(nèi)部的人事管理部門來操作，但是這種管理方式造成不同的人事部門之間的檔案轉(zhuǎn)移交接存在較大的不便利性。如果是工作人員較多的事業(yè)單位，管理檔案更是需要大量的管理人員進(jìn)行操作，浪費(fèi)了許多的勞動(dòng)資源。

對比于許多的檔案管理工作來說，人事檔案工作時(shí)間算是較為少的，因此，很多的工作人員不清楚干部人事檔案工作的操作流程，重視不夠，做為人事檔部門要重視各種宣傳工作的機(jī)會(huì)，對事業(yè)單位的人員宣傳干部檔案管理的重要性，提高他們對檔案管理的重視。在平日里，更是要采取積極主動(dòng)的工作方式，認(rèn)真詳細(xì)的收集干部檔案材料，提高人事檔案的完整性，并且定期進(jìn)行檔案的審查，避免工作失誤。

2 人事檔案材料的時(shí)間連續(xù)性

專業(yè)技術(shù)人員人事檔案是一個(gè)連續(xù)的時(shí)間進(jìn)行過程，需要不斷的進(jìn)行更新發(fā)展，它反映的是一個(gè)干部在不同的工作時(shí)間進(jìn)行不同的工作內(nèi)容時(shí)展現(xiàn)出來的工作能力與工作態(tài)度。作為干部認(rèn)識(shí)檔案的管理人員，要采取更加積極主動(dòng)的工作方式，主動(dòng)的去了解每個(gè)干部在不同時(shí)期的工作情況，了解各個(gè)不同工作時(shí)期的聯(lián)系性。但是，在實(shí)際工作進(jìn)行中，常常會(huì)出現(xiàn)一些出乎意料的問題。比如，許多干部人事檔案中，會(huì)缺少必要的“專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表”等情況。同時(shí)，由于其他部門的工作情況，比如再進(jìn)行干部等級(jí)的任命時(shí)，僅僅通過公告進(jìn)行公示，并不會(huì)出具相應(yīng)的任命報(bào)告。因此，干部人員手頭上并沒有專業(yè)技術(shù)人員資格升級(jí)的證明，這個(gè)時(shí)候人事檔案管理部門就需要積極主動(dòng)的去獲取這些表格文件證明，保證干部人事檔案的完整性。同時(shí)，在進(jìn)行干部人員的申報(bào)表（呈報(bào)表）方面的整理時(shí)，為了讓檔案具有更高的可靠性、可參考性以及連續(xù)性，因此事業(yè)單位再進(jìn)行人事任職時(shí)，應(yīng)該附上相關(guān)的個(gè)人資格證書的復(fù)印件，并且在復(fù)印件上標(biāo)注“與原件核準(zhǔn)一致”，并加蓋核準(zhǔn)人的簽章等證明。等待原件下發(fā)時(shí)，再補(bǔ)充進(jìn)入人事檔案管理中。

通過這種管理方式，我們能夠較為簡便的更新專業(yè)技術(shù)干部人員的檔案信息，使干部的后期的職稱評(píng)聘時(shí)具有更高的聯(lián)系性，評(píng)聘更加可靠。同時(shí)還能滿足干部人事檔案管理信息系統(tǒng)的需要及時(shí)輸入檔案數(shù)據(jù)的要求。

3 檔案材料的作用

一個(gè)單位專業(yè)技術(shù)人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，也是單位提供支持的作用，可以了解全體專業(yè)技術(shù)人員的發(fā)展趨勢和總體水平。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案記錄反映的是專業(yè)技術(shù)人員文化水平、學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、成果評(píng)定以及專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人業(yè)務(wù)經(jīng)歷等內(nèi)容的專門檔案，也是單位對人才的使用和職稱晉升的重要依據(jù)，檔案材料是否齊全、完整，直接影響著單位對專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)水平進(jìn)展動(dòng)態(tài)的了解和掌握。為此對各個(gè)專業(yè)技術(shù)人員在進(jìn)行專業(yè)業(yè)務(wù)的活動(dòng)中形成的各種檔案材料更新進(jìn)行更加及時(shí)準(zhǔn)確的收集，并區(qū)別于其他人事管理檔案建立專門的專業(yè)技術(shù)人員檔案冊。

4 檔案管理人員要有創(chuàng)新的意識(shí)

檔案管理人員在開展建檔工作中，要有不斷創(chuàng)新的意識(shí)和不斷摸索經(jīng)驗(yàn)意識(shí)。隨著我國各種新型技術(shù)的不斷發(fā)展，將紙質(zhì)版人事檔案轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)式電子檔案管理方式逐漸的成為新的管理方式。對于檔案管理人員來說，加快計(jì)算機(jī)式人事檔案管理是現(xiàn)階段的首要任務(wù)，不斷的對檔案管理方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。建立健全檔案管理的機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理具有更高的科學(xué)性。在事業(yè)單位不斷發(fā)展檔案管理方式的途中，需要考慮到企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，要以社會(huì)發(fā)展的各種因素以及檔案管理的具體情況為依據(jù)，檔案管理的過程中要合理有效的應(yīng)用檔案中的信息，保證檔案管理促進(jìn)的發(fā)展。

提高現(xiàn)代化管理意識(shí)，就是將檔案管理方式逐漸的將傳統(tǒng)的的管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)化，在干部人事檔案管理的發(fā)展中，我們要以建設(shè)更具現(xiàn)代化的管理方式為己任，選用更加合適的方法、理念進(jìn)行管理，也即我們需要將自己陳舊的管理理念，轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)的先進(jìn)理念，并依靠專業(yè)的技術(shù)方法進(jìn)行更為科學(xué)的管理，將人事檔案管理方式的改革從點(diǎn)向面的轉(zhuǎn)換。

要成功的達(dá)到現(xiàn)代化的干部人事檔案管理目標(biāo)，就必須用現(xiàn)代化的管理思想武裝自己，只有這樣，才能將現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用在時(shí)間工作中，讓管理工作更具科學(xué)性和高效率。這不是一種抽象的管理理念，而是要依靠科學(xué)管理的直到理論，立足于實(shí)踐，總結(jié)實(shí)際工作不足的地方，積極引進(jìn)國外先進(jìn)的理論與知識(shí)，根據(jù)事物發(fā)展的規(guī)律和特點(diǎn)，在全范圍的進(jìn)行科學(xué)管理。

5 探索人事檔案管理的新模式

要改變以往檔案封閉管理的方式，將干部檔案內(nèi)容以半公開的方式呈現(xiàn)給干部本人，并及時(shí)與本人進(jìn)行信息的核對，提高干部檔案的真實(shí)性，其他關(guān)于國家重要秘密的人事消息則繼續(xù)保持封閉管理。同時(shí)，雖然很多資料能通過這種方式達(dá)到一定的真實(shí)性，但是，若是干部本人對某些內(nèi)容也存在模糊的記憶，同樣會(huì)影響干部檔案的可靠性。因此，我們應(yīng)當(dāng)有選擇的向干部本人公開檔案內(nèi)容，并繼續(xù)對檔案的真實(shí)性保持審核流程，進(jìn)一步提高干部人事檔案的有效性。因?yàn)?，部分干部?huì)否認(rèn)某些不利于自身發(fā)展的真實(shí)消息，這就需要我們進(jìn)一步提高管理人員的甄別能力，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和政治素質(zhì)。

（1）我們要盡快根據(jù)現(xiàn)代化技術(shù)改善事業(yè)單位的人事檔案管理制度。由于干部人事檔案存在較高的使用頻率，因此，要對傳統(tǒng)的人事檔案進(jìn)行改革，去點(diǎn)以前“檔案內(nèi)容嚴(yán)重滯后、不完整、不系統(tǒng)、不真實(shí)”的特點(diǎn)以及“信息使用效率較低”和“檔案管理方式嚴(yán)重落后”等特點(diǎn)就要加快信息化資源的轉(zhuǎn)變，對相關(guān)的制度進(jìn)行改革，也即，現(xiàn)代信息化建設(shè)為事業(yè)單位人事檔案管理提供了更為廣闊的管理前景，為相關(guān)人員的晉升、評(píng)級(jí)提供了更為簡便的道路，這是一種重要的手段和載體。因此，要把在管理人員、成本上給予強(qiáng)力的支持。加強(qiáng)對認(rèn)識(shí)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，從以往單一的整理裝訂工作向積極主動(dòng)收集資料轉(zhuǎn)化。也要更加嚴(yán)格的要求自己，不受外來誘惑，在工作中保持高強(qiáng)度的嚴(yán)謹(jǐn)性，把好手中的關(guān)卡，及時(shí)上報(bào)、阻止不良事件的發(fā)生。

（2）醫(yī)院在檔案管理的過程中，要采用德才兼?zhèn)涞娜瞬拧n案管理人員要做到熱愛檔案管理工作。檔案管理這個(gè)工作具有高度的專業(yè)性，需要專業(yè)的知識(shí)與豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，因此，管理人員要有高度的責(zé)任心。管理人員必須要檔案管理的專業(yè)知識(shí)與操作機(jī)多媒體技術(shù)的技能。因此，醫(yī)院需要重視檔案管理人員的人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提高。醫(yī)院需要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，更新其業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員自身也要不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)與白我學(xué)習(xí)，促進(jìn)自身專業(yè)素質(zhì)的不斷提升，以更好地而貌服務(wù)于醫(yī)療檔案工作。

（3）促進(jìn)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。醫(yī)院在檔案管理的過程中要逐漸的引入現(xiàn)代化的設(shè)備，促進(jìn)檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、檔案現(xiàn)代化管理需要重視兩個(gè)方而的內(nèi)容，即檔案管理的保護(hù)設(shè)備與技術(shù)設(shè)備。通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的現(xiàn)代化檔案管理，有利于患者對資料的查詢，可以節(jié)省人力與實(shí)踐，計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案實(shí)行管理，管理起來方便快捷，檔案信息也比較安全，不易被泄露。

（4）需要提高檔案管理的力度。醫(yī)院的檔案管里的最終目的是要開發(fā)及利用，醫(yī)院在發(fā)展的過程中，需要根據(jù)已有的資源作為基礎(chǔ)，所以，需要利用的檔案資源，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，大會(huì)檔案管理的社會(huì)效益。

6 結(jié)束語

總之，檔案人員的現(xiàn)代化包括思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、操作技能，這樣才能確保干部檔案的完整、美觀、真實(shí)、實(shí)用，做好干部檔案的利用與轉(zhuǎn)遞工作，使我們的干部人事檔案工作走向新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

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