淺析新形勢下的檔案管理保護工作

李真

【摘 要】檔案管理的保護保密工作是一個非常重要的組成部分，檔案管理的保護關系著單位與國家人民的安全，因此需要做好。檔案管理人員需要處理好檔案保密及利用之間的關系，既要充分保密，又要發(fā)揮其使用功效，在檔案形成、保管及網絡環(huán)境下做好保護與保密工作，促進單位檔案管理工作的順利正常開展。

【關鍵詞】檔案管理；保護；工作

檔案是一種珍貴的記錄資料，其中記錄了社會歷史變遷及人們真實的生活與工作，檔案信息因此具有真實性與歷史性，這主要體現(xiàn)在檔案內容及保存媒介方面。檔案在管理過程中非常重要的作用就是存儲物質，檔案管理在新形勢新條件下，應該與時俱進、積極改進工作方法，做好檔案保護保密工作，適應當下發(fā)展趨勢。

一、檔案保護工作的基本特點

檔案室及檔案館中不可缺少的工作就是檔案保護技術工作，這項工作具有一定特殊性及較大保密性。檔案管理過程中的收集、整理、鑒定及使用工作都必須將檔案內容作為線索依據(jù)，檔案保護工作與檔案工作的其他環(huán)節(jié)相比還是有一些差別的，雖然兩者的主要工作對象都是檔案文件。檔案制作成材料后，需要借助一定物質載體來保管，在保管過程中使用檔案保護技術，檔案管理人員能夠了解掌握檔案物質材料運動變化規(guī)律，還要依據(jù)檔案物質材料的物理、化學性質及變化規(guī)律，找到相應的技術方法做好檔案的保護工作。檔案的完整性與安全性需要通過先進高超的檔案保護技術來完成[1]。

二、新形勢下檔案管理保護工作的有效完善

（一）重視檔案形成過程的保密工作

檔案管理過程中的保護、保密工作需要從源頭上做起，這樣才能確保檔案管理保護工作的順利開展。單位及部門的檔案保密工作不單單是保密工作人員的義務與責任，也是單位部門全體員工的責任與義務。檔案保密工作在實際情況中，具有非常廣的涉及面，檔案資料中簡單圖紙或者是一份非常普通的文件都很可能有涉密的內容。如果這些圖紙或者是文件流失，將會給國家及單位造成不可彌補的損失，因此檔案管理人員在日常工作中就要做好保密工作。單位開展檔案管理的保護、保密工作時，需要按照以下方式、活動開展，首先是成立專門的保密領導小組，選派單位主要領導擔任，這個小組要負責起單位日常事務秘密進行保護、宣傳及監(jiān)督檢查工作等。檔案管理部門還要重視對領導干部及涉密工作人員進行保密培訓，逐級逐層地與涉密人員簽訂保密合同。劃分涉密文件資料密級及保密期限，在檔案保密管理工作中遵守權責明確、分工明確的原則[2]。最后就是要制定一個嚴格的檔案保密工作，在檔案管理過程中做到有章可循、有據(jù)可依，單位有關領導及檔案管理人員應該在思想意識上重視關心這方面工作，而且還要將其納入到單位重要的議事日程上，保護好國家及單位的利益。

（二）重視檔案保管過程中的保密工作

檔案形成之后的保管過程中的保密工作也是一個關鍵性環(huán)節(jié)，單位檔案保管重要基地是檔案的庫房，因此要重點治理庫房來做好檔案保密工作。根據(jù)我國《檔案館建設標準》，檔案庫房最好單獨建館，但是實際情況是大多數(shù)單位都不具備單獨建立檔案保密館的資質與條件，因此多數(shù)單位通常將庫房設置在單位的普通辦公樓內。如果有條件建設檔案庫房，在選址時應該謹慎，更加重視其保密功能，不能將檔案庫房設置在辦公樓最底層，而且檔案庫房的門窗也要進行加固處理，避免出現(xiàn)盜竊情況；另外，檔案庫房還需要專人看管，嚴格遵守執(zhí)行《庫房管理制度》，無關人員禁止入內，這種對檔案庫房的科學化治理，為檔案保密及檔案安全工作做好了基本保障。檔案保護保密工作的順利開展，還要提升檔案管理工作人員的素質，這些工作人員因為在身份與地位上具有特殊性，對保密檔案知道早、知道多機知道深等特點。檔案保密管理人員對黨與國家秘密檔案管理中擔負著更大責任與義務，因此檔案管理人員的素質直接關系著檔案保護保密工作的質量。檔案保護工作人員需要具備以下素質，首先就是應該具備一定的政治素質，在內心及思想上樹立起為人民服務的精神理念，愛崗敬業(yè)；第二種素質是檔案管理業(yè)務素質，檔案管理人員應該具備檔案管理專業(yè)知識技能，了解熟悉檔案法律法規(guī)內容；最后一個是文化素質，檔案保管人員應該具有較高文化素質知識，對檔案管理工作遇到的問題能夠及時總結與分析，總結把握保管工作的規(guī)律，檔案工作人員應該具備高度責任心、事業(yè)心及保密意識，在任何情況下盡好自己的責任與義務[3]。檔案的日常管理工作也應該加強，涉密如果需要移出、銷毀的話，應該嚴格遵守有關辦理程序與規(guī)定，經過單位指定領導人的審批后，完成好各項手續(xù)辦理工作，不經允許，任何人都不能擅自調閱。使用完涉密檔案后，檔案管理人員應該及時做好檢查、清對工作，防止使用過程中出現(xiàn)失密或者是泄密現(xiàn)象，如果一旦發(fā)現(xiàn)有這種現(xiàn)象，應該立即找出原因，給出相應的解決方法。

（三）注重在網絡環(huán)境下檔案利用過程中的保密工作

網絡信息技術飛速發(fā)展，我國現(xiàn)在已經進入了信息化社會與時代，檔案管理中也需要借助這些信息技術手段與方法，這也是檔案發(fā)展的必然要求，處理好網絡環(huán)境下檔案管理的保護及利用工作現(xiàn)在已經構成了檔案管理的重要組成部分。檔案管理人員首先在思想上要解放、轉變觀念，在工作時堅持“保，放”相結合的指導思想，處理好檔案的保密與開放關系，做好信息公開共享工作，既要做好檔案保密防范工作，又要為工作開展提供便利，保密與公開交流渠道要處理好。單位檔案部門應該改變以往的管理觀念及理念，做好檔案嚴格保密工作，保密好涉密檔案的同時，還要發(fā)揮出保密檔案的意義與價值，使涉密檔案在規(guī)定時間、地點等限制性范圍內使用，在做好保密工作同時，也要發(fā)揮其使用價值。檔案使用一定是建立在保密基礎上的，否則就會造成單位及國家安全及利益受損，因此管理人員應該處理好保密與利用的關系。單位的檔案管理部門對涉密信息的計算機機局域網絡應該加強管理，建立嚴格的規(guī)章和制度，選派專人管理與維護計算機及網絡。本單位向其他單位傳送涉密信息時，一定要采取相應的加密措施，當單位局域網與其他計算機或者是網絡連接時，應該采用安裝防火墻等保護技術措施[4]。涉密信息計算機安裝、調試及維護時，本單位一定要親自監(jiān)督進行，如果需要送出維修，必須首先清理計算機硬盤上存儲的數(shù)據(jù)信息，維修后還要檢查。絕密信息不準存儲在計算機硬盤內，存儲有絕密信息的軟盤，應該依據(jù)相關規(guī)定的密級期限，像紙制檔案一樣進行分級管理，嚴格遵守執(zhí)行借閱、使用及保管、銷毀制度等等，提高檔案管理保護質量。

三、結語

總而言之，隨著信息網絡技術的迅速發(fā)展，我國現(xiàn)在已經進入了信息時代與社會，經濟全球化趨勢更加明顯，檔案傳統(tǒng)保密工作也受到了較大沖擊。檔案是一種資源，具有較大的社會價值，檔案管理中最重要的就是要做好保密工作。檔案蘊含的信息資源對個人及國家來說都是較為重要的，檔案管理有關部門在實際工作過程中，要重視檔案信息載體的保管與保護，重視信息資源的開發(fā)與利用。

參考文獻：

[1] 潘敏芳.藍圖檔案在管理和利用過程中的保護淺析[J].辦公室業(yè)務，2013，（23）：68，72.

[2] 張瑞琪.加強文化場館檔案史料保護與管理的探討[J].黑龍江史志，2013，（15）：109，113.

[3] 程婭.論品牌經濟時代對品牌檔案的管理與保護[J].蘭臺世界，2009，（8）：40-41.

[4] 高潔，訾紅.談新型載體檔案的管理與保護[J].現(xiàn)代營銷，2011，（8）：279-279.