借助本科教學(xué)評估促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室檔案的規(guī)范管理與建設(shè)

滕道祥　王一如　魏明

【摘要】實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)與規(guī)范管理是實(shí)驗(yàn)教學(xué)和管理的基礎(chǔ)，是全面提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理水平與實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的重要保證，建立一個規(guī)范的實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，對于提升高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平具有舉足輕重的作用。為此，借助于本科教學(xué)工作水平評估的要求，對高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的現(xiàn)狀及問題進(jìn)行了研究，提出了進(jìn)一步規(guī)范建設(shè)與完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理的措施和建議。

【關(guān)鍵詞】實(shí)驗(yàn)室 檔案管理 檔案建設(shè) 教學(xué)評估

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）01-0004-02

實(shí)驗(yàn)室檔案是高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)室管理以及其他各項(xiàng)活動中直接形成的，是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展的歷史見證，是衡量實(shí)驗(yàn)室教學(xué)質(zhì)量，科研學(xué)術(shù)水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教學(xué)評估工作中起著舉足輕重的作用。因此，以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為目的，借助于本科教學(xué)水平評估工作，正確認(rèn)識實(shí)驗(yàn)室檔案管理的意義和現(xiàn)狀，探索更加科學(xué)高效的管理方法，已成為當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作面臨的重要課題。

一、高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理建設(shè)的必要性

高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)和規(guī)范管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長期性的工作，影響實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作與長遠(yuǎn)的發(fā)展，是衡量實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理是否規(guī)范合格的重要標(biāo)志之一[1]。尤其是以培養(yǎng)應(yīng)用型技術(shù)人的高校，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和規(guī)范管理在整個人才培養(yǎng)過程中起著更加舉足輕重的作用。

1.為實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理與發(fā)展方向提供第一手資料

完善的實(shí)驗(yàn)室檔案，根據(jù)檔案提供的充實(shí)可靠信息，能真實(shí)、有效、準(zhǔn)確、客觀、全面地反映實(shí)驗(yàn)室在基礎(chǔ)建設(shè)、教學(xué)、科研、儀器設(shè)備管理等相關(guān)方面的詳細(xì)情況。結(jié)合社會對技術(shù)型人才的需要和學(xué)校以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為宗旨的具體情況，在實(shí)驗(yàn)室硬件建設(shè)、課程設(shè)置、教材選用、內(nèi)容制定、師資配備、人才培養(yǎng)等方面均要參照檔案信息所描述的客觀情況，并根據(jù)學(xué)校發(fā)展的預(yù)期目標(biāo)來確定實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展的各項(xiàng)指標(biāo)，依此開展各項(xiàng)工作、考查實(shí)驗(yàn)教學(xué)成果、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、深入科研工作。

2.促進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的改革

高校實(shí)驗(yàn)室是日常教學(xué)中的重要場所，實(shí)驗(yàn)室檔案為實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革和科研項(xiàng)目提供了第一手的經(jīng)驗(yàn)與資料[2]。例如實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的確立過程、實(shí)驗(yàn)方法的對比、實(shí)驗(yàn)結(jié)果的分析等各種檔案，通過整理這些檔案有助于探索更合理的教學(xué)方法，更有效的科研手段，對提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)條件，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革，提高科研水平和質(zhì)量等有著巨大的作用。

3.結(jié)合本科教學(xué)評估，全面提高實(shí)驗(yàn)教育教學(xué)質(zhì)量

本科教學(xué)評估都對實(shí)驗(yàn)室檔案都有著明確具體的要求[3]，首先，教學(xué)評估要求高校實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，特別是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范顯得尤為必要。其次，教學(xué)評估要求高校實(shí)驗(yàn)室檔案形成相對完善的體系。例如實(shí)驗(yàn)室的基本設(shè)施、實(shí)驗(yàn)儀器，實(shí)驗(yàn)人員專業(yè)技術(shù)能力，實(shí)驗(yàn)課程與內(nèi)容設(shè)置，實(shí)驗(yàn)考核與學(xué)生成績，實(shí)驗(yàn)室開放等都可以通過實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行查閱，而這些檔案能夠真實(shí)、準(zhǔn)確、全面的反應(yīng)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的各階段情況。同時這些最原始的、最真實(shí)的第一手材料是高校教學(xué)評估中審閱材料的重點(diǎn)，是教學(xué)水平評估、專業(yè)評估和實(shí)驗(yàn)室評估的重要內(nèi)容，也是衡量高校教學(xué)和管理水平的重要標(biāo)志。因此，完善實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范管理機(jī)制對于順利通過本科教學(xué)評估，全面提高實(shí)驗(yàn)教育教學(xué)質(zhì)量有著不可替代的作用。

4.積累經(jīng)驗(yàn)，便于人才的培養(yǎng)

完善的實(shí)驗(yàn)室檔案，能夠?yàn)榍嗄杲處熁蛐逻M(jìn)人員提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，新進(jìn)人員通過查看系統(tǒng)規(guī)范的實(shí)驗(yàn)室檔案，能在最短的時間內(nèi)了解實(shí)驗(yàn)室的基本情況、相關(guān)工作內(nèi)容，從而更高效地開展實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)。同時，通過實(shí)驗(yàn)室檔案，可以針對業(yè)務(wù)水平和工作能力等不同情況制定相應(yīng)的培訓(xùn)和進(jìn)修計(jì)劃，從而進(jìn)一步提高實(shí)驗(yàn)工作人員的業(yè)務(wù)水平和能力，更好的提高實(shí)驗(yàn)教育教學(xué)質(zhì)量。

二、當(dāng)前高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的現(xiàn)狀

1.實(shí)驗(yàn)室文檔建設(shè)缺乏專業(yè)人員和管理不規(guī)范，實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理工作基本上都是實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員兼職技術(shù)檔案管理，而實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員偏重實(shí)驗(yàn)教學(xué)的準(zhǔn)備和協(xié)助實(shí)驗(yàn)教師完成實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)，缺乏管理意識，實(shí)驗(yàn)室文檔建設(shè)的意識淡薄，不注意收集、整理和歸類管理日常的實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料，導(dǎo)致很難落實(shí)全部資料的存檔，造成了大量有價值的實(shí)驗(yàn)教學(xué)和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)資料的丟失，不能及時地為實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)服務(wù)，直接影響了實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量和管理水平。

2.實(shí)驗(yàn)室文檔建設(shè)的制度不健全，教學(xué)實(shí)驗(yàn)室都依附于相應(yīng)的教研室，專職人員少，實(shí)驗(yàn)教學(xué)設(shè)備、低值易耗品有相應(yīng)部門統(tǒng)一管理，而實(shí)驗(yàn)室文檔屬于教學(xué)資料的一部分，未單獨(dú)歸類管理，也無專門的制度或規(guī)定來規(guī)范或約束實(shí)驗(yàn)室文檔建設(shè)與管理，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室文檔不全、流失或缺失。

3.實(shí)驗(yàn)室文檔建設(shè)缺乏開放性、應(yīng)用價值不大。實(shí)驗(yàn)室文檔管理的方法仍局限于建檔入庫，注重文檔的保藏而忽視應(yīng)用，缺少開放性和開發(fā)力度，文檔管理處于半封閉或封閉狀態(tài)，僅限于上級檢查或院校內(nèi)檢查，缺乏實(shí)驗(yàn)室文檔管理與利用的良性互動，造成了實(shí)驗(yàn)室文檔資料的閑置與浪費(fèi)，無法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

三、針對上述問題，采取的相應(yīng)對策

1.結(jié)合學(xué)校與實(shí)驗(yàn)室的具體情況制定切實(shí)可行的規(guī)章制度[4]。突出、明確實(shí)驗(yàn)室檔案在整個實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展中的重要性與地位，不斷健全和完善實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)，同時，能夠根據(jù)社會的發(fā)展，能夠把最新的管理經(jīng)驗(yàn)不斷引入到實(shí)驗(yàn)室檔案管理上來，使實(shí)驗(yàn)室檔案工作順利向前推進(jìn)。

2.引進(jìn)專業(yè)管理人才，同時加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室工作人的培訓(xùn)。根據(jù)現(xiàn)階段，實(shí)驗(yàn)室工作人員的構(gòu)成，需要根據(jù)需要廣開進(jìn)人渠道，積極引進(jìn)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、學(xué)歷層次較高的檔案專業(yè)人才，營造良好的育人、用人和留人環(huán)境；同時增強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的檔案意識與責(zé)任感。加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)工作人員的檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)及管理，通過引進(jìn)專業(yè)人才和對現(xiàn)有人員的分批分層次的培訓(xùn)相結(jié)合的方式，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和檔案專業(yè)技能，注重學(xué)習(xí)實(shí)驗(yàn)室檔案管理基礎(chǔ)理論和有關(guān)政策條例，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識，使其掌握相關(guān)的現(xiàn)代化管理的理論、技術(shù)和方法，拓寬檔案人員知識面，提高檔案人員的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)適應(yīng)能力；全員聘任競爭上崗，建立激勵機(jī)制，激活檔案隊(duì)伍。提高整個實(shí)驗(yàn)室的檔案的規(guī)范管理和建設(shè)，從而促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室不斷的發(fā)展。

3.明確分工、責(zé)任落實(shí)、完善收入分配[5]。建立有效的實(shí)驗(yàn)室分工與責(zé)任落實(shí)機(jī)制，將實(shí)驗(yàn)技術(shù)檔案的收集與整理等各項(xiàng)相關(guān)工作落實(shí)到具體的實(shí)驗(yàn)工作人員身上，同時明確工作職責(zé)范圍，工作內(nèi)容，統(tǒng)一管理、分工合作、責(zé)任到人，不斷落實(shí)和完善實(shí)驗(yàn)檔案工作。與此同時，要在完善收入分配制度，提高實(shí)驗(yàn)室檔案人員收入，在職稱等方面，做到其它部門的人員一視同仁，努力為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，為實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證。同時，要確保提供實(shí)驗(yàn)室檔案工作的必要環(huán)境和設(shè)施。在實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)中應(yīng)劃撥一定數(shù)額的資金用于實(shí)驗(yàn)室檔案工作，做到專款專用，完善實(shí)驗(yàn)室檔案工作的軟硬件條件，用于購置實(shí)驗(yàn)室檔案專用計(jì)算機(jī)等設(shè)備、檔案管理軟件及人員培訓(xùn)等，提供實(shí)驗(yàn)室檔案工作的可靠物質(zhì)保證。

4.加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)驗(yàn)室檔案工作的發(fā)展趨勢，因此建立數(shù)字化實(shí)驗(yàn)室檔案館是實(shí)驗(yàn)室檔案管理的發(fā)展趨勢，但這是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行。加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)實(shí)際發(fā)展需要，配備和更新必要的信息化設(shè)備。加快實(shí)驗(yàn)室檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分運(yùn)用信息技術(shù)將檔案進(jìn)行歸類、整理和加工。將實(shí)驗(yàn)室開展實(shí)驗(yàn)過程中形成的各種資料進(jìn)行數(shù)字化管理，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供高效便捷的數(shù)字化檔案存儲、管理、查詢和應(yīng)用等服務(wù)，建立科學(xué)適用的文件歸檔、保管和應(yīng)用的管理系統(tǒng)，提升檔案管理水平，促進(jìn)和完善高校實(shí)驗(yàn)室檔案的信息化管理。

四、總結(jié)

實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理是實(shí)驗(yàn)室工作的重要環(huán)節(jié)，實(shí)驗(yàn)人員根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類》等規(guī)范性文件中有關(guān)實(shí)驗(yàn)室檔案工作的要求，進(jìn)一步明確各類人員的任務(wù)和職需明確檔案職責(zé)范圍，把實(shí)驗(yàn)室檔案工作作為實(shí)驗(yàn)室大事來抓，將檔案工作列入實(shí)驗(yàn)室整體發(fā)展規(guī)劃；細(xì)致、系統(tǒng)地整合復(fù)雜的資料，科學(xué)分類管理。工作過程中要不斷總結(jié)完善、研究探索，以適應(yīng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的發(fā)展要求。

實(shí)驗(yàn)室檔案管理是否科學(xué)規(guī)范，直接影響到實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的正常開展。實(shí)驗(yàn)室工作人員在完成實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作的同時要及時檢查、總結(jié)、驗(yàn)收相關(guān)檔案同時，落實(shí)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的人員和所需經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，各部門要自覺、積極、主動地配合對實(shí)驗(yàn)室檔案材料的收集、整理、歸檔工作，提高文件材料的歸檔率、檔案完整率和卷宗合格率，提升檔案管理水平和案卷質(zhì)量，保證實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量。因此，應(yīng)重視實(shí)驗(yàn)室檔案工作，不斷提高檔案意識，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理，發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室檔案在學(xué)校發(fā)展中應(yīng)有的作用，使實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作更好地為實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革以及實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。從而，進(jìn)一步提高學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)更多的應(yīng)用型人才。

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