禮貌原則在商務英語寫作中的應用

黃艷芬，劉　蓓

(揚州職業(yè)大學 外國語學院，江蘇 揚州 215000)

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禮貌原則在商務英語寫作中的應用

黃艷芬，劉蓓

(揚州職業(yè)大學 外國語學院，江蘇 揚州 215000)

隨著世界經(jīng)濟的全球化，商務英語寫作已經(jīng)成為國際商務活動中貿(mào)易人所掌握的基本技能。作為一種帶有特定交際目的的特殊溝通方式，商務英語信函不僅是一種有效的交流信息的工具，而且是建立和諧商務關(guān)系的重要手段。本文從分析禮貌原則的相關(guān)理論入手，從詞匯策略和句式策略方面探討了禮貌原則在商務英語寫作中的具體應用。

禮貌原則； 商務信函；應用寫作

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，各國之間的商務交流在世界貿(mào)易中顯得越來越重要。商務信函是商務溝通最重要、最便捷的手段之一。商務信函要求雙方在特殊環(huán)境中采取適當?shù)恼Z言策略，使雙方的觀點容易被接受，以便于他們在沖突中擁有優(yōu)勢，在關(guān)鍵問題上占主導地位，最終使得貿(mào)易合作順利進行。適當?shù)氖褂枚Y貌原則可以表達寄件人對收件人的友誼、尊重和理解，在談判過程中減少對一方的削弱，給自己留下足夠的余地，滿足對方的心理需求，以便于達到有效率的交流。

一、禮貌原則及其理論

禮貌，普遍存在和滲透于語言及每個人日常生活的方方面面，引起了許多語言學家的興趣。自二十世紀七十年代早期以來，就有許多語言學家提出，禮貌是一種特殊的語言現(xiàn)象。但令人驚訝的，當提到“什么是禮貌？”這個簡單的問題時，卻沒有明確的有把握的答案。Held描述這個語言現(xiàn)象是一個本來就模糊和經(jīng)驗困難的領域。然而，盡管有著所有的爭論和分歧，禮貌的所有定義在某種程度上，從不同角度展示了禮貌的本質(zhì)，其中以下幾種觀點是最具有影響力的：

(一)Lakoff對于禮貌的觀點

Lakoff在上世紀七十年代就提出禮貌是用于“重申和關(guān)聯(lián)”，是一種通過最大限度地減少所有人類交往中固有的矛盾和沖突，并促進互動的一種人際關(guān)系系統(tǒng)。并以此提出三個禮貌規(guī)則 ：

(1)不要強加于人: 適用于交際雙方權(quán)勢和地位不均等的場合，如學生和老師，雇主和雇員之間。

(2)給雙方留有余地和空間: 適用于交際雙方權(quán)力和地位相等,但社會關(guān)系不密切的場合，如商人與顧客。

(3)增進雙方的友情：適用與好友，戀人之間。

(二) Leech的禮貌原則

英國語言學家Leech確立了自己作為禮貌研究的另一個關(guān)鍵貢獻者。Leech認為，語用原則分為“人際修辭”(interpersonal rhetoric)和 “篇章修辭”(textual rhetoric) . 禮貌原則屬于人際修辭的范疇，就是在其他條件相同的情況下，減少對聽者不利意見的表達，增加對聽者有利意見的表達。 Leech總結(jié)了如下六條禮貌原則 ：

(1)得體準則(Tact maxim):使他人受損最小，使他人受惠最大。

(2) 慷慨準則(Generosity maxim):使自身受惠最小，使自身受損最大。

(3) 贊譽準則(Approbation maxim): 少貶低別人，最大限度贊美別人。

(4) 謙虛準則(Modest maxim):減少自我表揚，盡量多貶低自己。

(5) 一致準則(Agreement maxim):盡量減少雙方的分歧，增加雙方的一致。

(6)同情準則( Sympathy maxim):盡量減少對別人的反感，盡量增大對別人的同情。

(三)Brown和Levinson的面子理論

Brown和Levinson在1978年提出了影響重大的“面子論”，他們將面子定義為“每個社會成員都希望贏得的在公眾面前的自我形象”，“需要感情投入，有可能失去，保持或增強，必須經(jīng)常交流和互動”。人們必須承認所說的，并進入一個自我形象認知的狀態(tài)以及對對方認知的狀態(tài)。面子屬于禮貌的范疇，要有禮貌就要注意面子。

Brown和Levinson把面子定義為“積極面子”和 “消極面子”。前者指人們在交往中希望被他人所接受，獲得別人的贊美。后者指人們有自由的自主權(quán)，不會受到別人的影響和干預而使自己丟面子。

二、禮貌原則在商務信函中的具體應用

(一)詞匯

1.使用禮貌詞匯

在商務信函中，禮貌的話如用thank you, appreciate, grateful, glad, pleased等表示感謝，感激，高興等等的詞，這些包含積極情感意義的詞匯能讓彼此快樂，促進雙邊合作。特別是在索賠、催款、投訴等其他信件，即使不是你的錯，你也應該禮貌得體，對對方所做的任何努力給予肯定和表揚，贊美對方。

如：(1)Thank you for your inquiry about our products.

非常感謝你方對我方產(chǎn)品的詢價。

(2)We are appreciated to receive the catalogues and samples you send us.

我們很感激能收到你寄給我們的商品目錄和樣品。

2.使用情態(tài)動詞

情態(tài)助動詞，有“would”、“can” “could” “might” “may”等，在表達請求、要求或建議時注重禮貌方式的表達，能使句子的語氣更加委婉和放松從而建立一個平等友好的洽談氣氛，促進商務談判的順利進行。

如：(1)We appreciate it if you advance shipment.

如果你提前裝運，我們會很感激。

(2) we should appreciate it if you could advance shipment.

如果你能提前裝運，我們將不勝感激。

在上面的示例中，因為使用情態(tài)動詞，句子(2)明顯語氣變得更加禮貌得體。

3.靈活使用模糊限制語

模糊限制語是“把事情變得越來越模糊的詞”，如 “ I’m afraid, I guess ，according to one’s estimates，it is said that 等等，模糊限制語可以使表達更靈活更機智，防止話語過于極端、絕對，使話語難以否認，從而保留了講話者的積極面子。除此之外，模糊限制語削弱了表達力，從而減少說話者的責任；另一方面，模糊限制語留給聽者思考和選擇的空間，從而關(guān)注聽者的消極面子?？梢哉f，模糊限制語的使用可以有效地緩解對對方面子的損傷及幫助維持和諧的業(yè)務關(guān)系。

如： From their reports, it seems clear that there is a good demand for polyester textiles in this area.

從他們的報告中明顯可見該地區(qū)對滌綸紡織品的需求量很大。

此句賣方用“從他們的報告中明顯可以看出”來避免突兀的語言，減輕對此判斷所負的責任，給自己留下余地。

(二)句子

1.使用被動語態(tài)

在商務信函中，一般傳遞好的消息時我們主要使用主動語態(tài)，但涉及到壞的消息時，則被動語態(tài)更為可取。當一個請求是不利于收信人時，越被動越間接，則顯得越禮貌。首先，被動語態(tài)強調(diào)不情愿的被動行為，顯示了寫信人在傳達不利的消息；其次，被動語態(tài)省略了施動者，避免直接批評和指責對方，使得言辭更為委婉和禮貌。

如：We regret to point out that the TV set was not properly packed before it was sent from the warehouse, so I noticed some damage to the case.

我們很遺憾地指出，電視機在從倉庫發(fā)送前沒有被正確包裝，所以我注意到有一些損壞的情況。

這句話本來是要抱怨對方，但由于使用了被動語態(tài)，沒有直接的施動者，從而避免了對對方直接的指責，讓雙方關(guān)系不至于僵化。

2.使用條件句

在大多數(shù)情況下使用條件句，收件人處于主動地位，交易的是否達成完全取決于收件人自己，展示了收件人的權(quán)利，使建議具有試探的性質(zhì)，去掉了威脅他人面子的成分，從而使語氣變得更為友好。

如：If you are satisfied with our products, we will be pleased to receive your regular orders.

如果您對我們的產(chǎn)品感到滿意，我們將很高興收到您的定期訂單。

3.使用疑問句

陳述句、疑問句和祈使句是商務信函中使用的三種基本句式。當一個言語行為是表達請求或命令時，用疑問句詢問別人的能力和意愿，比直接的陳述句或祈使句顯得語氣更為委婉和禮貌，不唐突，減輕了面子損害。

如：(1)We request you to quote us CIF 5% New York．

(2)Could you quote us CIF 5% New York？

句子(1)的語調(diào)雖然比較溫和，但表達直接。句子(2)用疑問句型表達同樣的意思，但語氣委婉客氣，好像請求幫忙一樣，比較得體。

4.使用虛擬語氣

虛擬語氣是一種用動詞形式來表達假設或想象的情況，當說話者所表達的內(nèi)容是與事實相反或?qū)崿F(xiàn)的可能性極小，或者只是一種主觀愿望，請求，建議等時，我們可以使用虛擬語氣委婉禮貌地提出希望或意見，使表達者的語氣更加禮貌客氣，讓收信人心理上容易接受寫信人的觀點，從而達到雙方能夠進一步交流的目的.

如：(1)we want you to cover the goods against all risks.

我們要求貴方為該貨物保一切險。

(2)we wish that you could have the goods covered against all risks.

我們希望貴方能為該貨物保一切險。

從以上可以看出，例句(2)中由于采用動詞的虛擬語氣，使得商務信函中交易雙方的語氣大為緩和，顧及了對方面子，顯得語氣更為禮貌含蓄，從而實現(xiàn)預期交際效果，促成最終交易。

結(jié)論

在商務英語信函寫作過程中，需要考慮各種國際商務交往中的特殊語境因素，不僅要靈活運用各種禮貌原則，提高禮貌表達的手段和技巧，還要合理運用語用策略，使得禮貌表達更為得體 ，從而促進外貿(mào)活動更為成功。禮貌原則在商務英語信函中的運用顯得尤為重要，我們要掌握熟練的禮貌原則和特殊的交際技巧，從而促進商務貿(mào)易的順利進行。

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[責任編輯：周贛琛]

2016-09-20

黃艷芬，女，江西九江人，講師，碩士。研究方向：英語高等教育研究。

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10.3969/j.issn.1672-1047.2016.05.14