新媒體技術(shù)與檔案管理信息化建設(shè)研究

王　川

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

新媒體技術(shù)與檔案管理信息化建設(shè)研究

王川

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

檔案管理工作必須要跟上時代的發(fā)展步伐，將新媒體、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)應(yīng)用到管理中，從而提升檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化。利用電子錄入、查找以及管理的方式來提高檔案管理的效率，并以新媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，建立檔案管理平臺，通過建立網(wǎng)站、微信、微博以及官方APP，來激發(fā)檔案管理的活力，這樣檔案的受眾群體能夠更高效、及時的獲取需要的信息，使檔案管理可以在新時代發(fā)揮出其更高效的作用。

新媒體技術(shù)；檔案管理；信息化

新時期新媒體技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用極大推進(jìn)了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，因此相關(guān)檔案管理單位要想在當(dāng)前社會背景下進(jìn)一步提升管理水平，就應(yīng)該加強(qiáng)對新媒體技術(shù)的重視，以新媒體技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，切實(shí)加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，促使我國當(dāng)前管理工作質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升。具體而言，檔案管理部門一方面可以通過與多媒體技術(shù)的結(jié)合來提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，提升資料的使用率；另一方面也可以通過微信、微博以及手機(jī)APP等平臺的建立，來提升檔案資料的高效性和便捷性。

一、新媒體技術(shù)在檔案信息化管理中存在的問題

（一）數(shù)字化程度有待提升

在社會信息化的大環(huán)境下，各企事業(yè)單位都紛紛開展檔案管理的數(shù)字化改革，而且建立了很多檔案管理相關(guān)的網(wǎng)站以及線上檔案館等，使檔案信息的傳播和共享具有更好的平臺，但是隨著檔案管理的發(fā)展，其中的問題也不斷的突顯出來。首先，檔案管理部門的網(wǎng)站制作水平低，頁面布局不合理，缺乏人性化規(guī)劃，內(nèi)容更新速度慢，而且不夠豐富，信息檢索出錯率高，服務(wù)器運(yùn)行狀況差，無法為用戶提供良好的檔案查詢和應(yīng)用體驗(yàn)［1］。其次，檔案信息化管理的系統(tǒng)有待完善，檢索方式單一，人性化和自由化檢索方式匱乏，從而使電子檔案的使用率不高。再次，對電子檔案的宣傳力度不高，運(yùn)用方式不合理，很多人不了解檔案信息網(wǎng)站的應(yīng)用程序，從而使網(wǎng)站的訪問量不足。最后，檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化的重視度不足，認(rèn)為信息傳播的網(wǎng)絡(luò)平臺只是檔案管理工作中的點(diǎn)綴，從而使得檔案信息化管理人員對工作的責(zé)任感不強(qiáng)，檔案信息化建設(shè)的重視度也不足。

（二）檔案管理人員的思想落后，技術(shù)水平低

雖然近幾年隨著檔案管理工作的地位有所提高，檔案業(yè)從業(yè)人員的文化水平和操作技術(shù)顯著提升，但是與其它行業(yè)相比人才隊伍的建設(shè)仍然處于劣勢。特別是在檔案管理數(shù)字化建設(shè)下，很多檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)以及新媒體技術(shù)的應(yīng)用能力不足，使檔案管理無法與時俱進(jìn)。目前來看，檔案管理中高技術(shù)、高素質(zhì)人才的匱乏是其數(shù)字化管理中的難題。由于檔案管理人員中年齡結(jié)構(gòu)偏于老齡化，這些人在掌握新科技時會存在一定的難度，而且主觀意識不強(qiáng)，從而對信息化管理產(chǎn)生畏懼情緒，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)受到阻礙。

二、新媒體時代檔案管理信息化建設(shè)的對策

基于當(dāng)前新媒體技術(shù)在我國檔案管理信息化建設(shè)中存在的應(yīng)用問題，運(yùn)用新媒體技術(shù)對檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整可以從以下幾個方面入手，全面提升檔案管理水平，為社會大眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促使我國檔案管理事業(yè)在當(dāng)代社會獲得更好的發(fā)展。

（一）提高檔案管理水平

檔案管理工作的優(yōu)化需要有較高的認(rèn)知水平、技術(shù)水平以及建設(shè)水平做依托。新媒體的背景下，檔案管理的質(zhì)量以及效率都影響著檔案管理的品質(zhì)。所以在信息化的時代背景下，檔案管理不僅要注重技術(shù)水平的提升以及業(yè)務(wù)的建設(shè)還需要對檔案的資料庫進(jìn)行豐富和充盈。畢竟技術(shù)和宣傳只能夠吸引人，而要真正留住人還需要豐富的檔案內(nèi)容以及便捷、準(zhǔn)確的檔案資料應(yīng)用體驗(yàn)。所以只有不斷的豐富檔案的資料庫。提升檔案資料的價值，并完善檢索管理系統(tǒng)，才能獲得檔案受眾群體的信賴。同時將珍貴的文獻(xiàn)資料利用新媒體技術(shù)進(jìn)行分類管理，并對收藏的內(nèi)容進(jìn)行廣泛的宣傳，分次序的將這些資料展示給公眾，這樣既能夠吸引受眾群體也能更好的留住這些受眾群體。

（二）借助新媒體技術(shù)，加大宣傳力度

意識是后續(xù)工作的動力，所以在檔案管理信息化建設(shè)中，也要先解決意識問題，然后在對技術(shù)問題進(jìn)行改善，這樣才不至于本末倒置［2］。首先從檔案管理人員的自身著手，提高檔案管理人員對工作的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，改善檔案信息的管理、獲取和應(yīng)用方式，從而使受眾者對檔案管理的觀念有所改變。在新媒體時代，我們需要對這一傳統(tǒng)的檔案資料查閱方式進(jìn)行突破，多了解、應(yīng)用新媒體技術(shù)，運(yùn)用手機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新媒體形式去宣傳關(guān)于檔案館藏的資源信息以及具體的工作狀態(tài)等，利用自媒體便捷和高效的傳播力量，使更多的群眾去了解、接觸信息化的檔案管理下的信息資源應(yīng)用方式，提高檔案信息在民眾中的普及率和傳播率。

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

信息時代大環(huán)境下，檔案管理工作與新媒體技術(shù)的融合是大勢所趨，所以為了使檔案管理工作更加科學(xué)化、高效化，檔案管理人員必須要能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，與時俱進(jìn)，通過學(xué)習(xí)不斷的提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從而使自身的知識和技能能夠符合當(dāng)代檔案工作的需求。同時檔案管理機(jī)構(gòu)也要注重對人才的培養(yǎng)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并根據(jù)不同的崗位和新技術(shù)進(jìn)行對口的專業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理人員的技術(shù)水平得到大幅度的提升。為了激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的動力，檔案管理機(jī)構(gòu)可以建立績效考核激勵機(jī)制，定期對管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平進(jìn)行考核，考核成績與績效獎金掛鉤，促進(jìn)管理人員能夠積極的參與到學(xué)習(xí)中，從而提升檔案管理信息化的整體水平。

綜上所述，利用信息化檔案管理技術(shù)能夠使檔案的收集、整理、存儲以及應(yīng)用等方面都有很大的優(yōu)勢。新媒體技術(shù)的發(fā)展使得檔案信息管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，所以我們也要從全新的角度去審視檔案管理的現(xiàn)狀和問題，通過開展全體檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)來提升檔案管理工作的服務(wù)水平，跟上新媒體時代的發(fā)展步伐，通過建立微博、微信以及手機(jī)APP等平臺來滿足人們隨時隨地查閱檔案信息的需求，為民眾提供更高效和便捷的信息獲取體驗(yàn)。

［1］張曉偉.新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進(jìn)程中的應(yīng)用分析［J］.新媒體研究，2015，1（18）：41-42.

［2］尹寶君.大數(shù)據(jù)時代檔案管理中新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合研究［J］.蘭臺世界，2015（23）：114-115.

王川（1982-），女，漢族，河南省南陽市人，館員，本科，碩士，研究方向：檔案管理與服務(wù)。