淺析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)與管理

白海珍

內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)

淺析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)與管理

白海珍

內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)各大高校學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求。為了提高檔案管理人員的工作效率，將高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)與管理勢(shì)在必行。因此，本文主要從高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)與管理兩方面來論述說明。

高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化；建設(shè)

近年來，隨著教育體制的不斷改革，各大高校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大。因此，各大高校的學(xué)籍檔案數(shù)量也在不斷增加。特別是采用“學(xué)分制”教育管理后，學(xué)籍檔案材料變得更加龐大，復(fù)雜，以至于原來的學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫難以滿足學(xué)校的發(fā)展要求。因此，做好檔案管理工作是各大高校檔案管理中的一個(gè)重要課題。本文主要對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)與管理進(jìn)行一些探索。

1　高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)

為了更好的實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)，筆者主要從高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性、指導(dǎo)原則以及數(shù)字化建設(shè)中所存在的問題三方面展開說明。

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

高校學(xué)籍檔案涉及的內(nèi)容很廣泛，主要包括學(xué)生的錄取名冊(cè)、成績(jī)總表、學(xué)籍卡、學(xué)期評(píng)語等信息。如果采用傳統(tǒng)的檢索方式對(duì)某個(gè)學(xué)生的檔案材料進(jìn)行查找，利用者首先要提供一些有針對(duì)性的信息，然后通過檢索工具查到檔案編號(hào)，最后再到庫房查閱檔案。然而，學(xué)籍檔案數(shù)字化后，其檢索時(shí)間明顯縮短，工作效率顯著提高。由于學(xué)籍檔案使用率很高，經(jīng)常翻閱檔案會(huì)對(duì)檔案的紙張帶來物理磨損。然而，一旦將學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)后，我們可以通過計(jì)算機(jī)來查閱檔案信息，這顯著的降低了學(xué)籍檔案的損壞率。而且，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為當(dāng)今高校教學(xué)與管理的有效手段。傳統(tǒng)的歸檔方式明顯跟不上時(shí)代的步伐，因此有必要對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

1.2學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)原則

進(jìn)行高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)必須從學(xué)校本身的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持以協(xié)調(diào)統(tǒng)一、兼容擴(kuò)展、安全可靠等為原則。①協(xié)調(diào)統(tǒng)一原則：是指高校的學(xué)籍檔案數(shù)字化建必須與學(xué)校的整體發(fā)展以及教學(xué)教務(wù)的建設(shè)相一致。由于學(xué)籍檔案材料是由多個(gè)部門提供的，因此開展學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)工作時(shí)要求這些部門之間要相互配合。學(xué)校將最終匯總的學(xué)籍檔案融入到檔案管理的大系統(tǒng)中，在網(wǎng)絡(luò)中心的幫助下，建立一個(gè)信息通暢的檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的收集、管理與共享。②兼容擴(kuò)展原則：在進(jìn)行高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)要遵循兼容擴(kuò)展原則。這要求在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)對(duì)所用的軟件要側(cè)重于兼容性和規(guī)范性研究，以便確保某個(gè)檔案管理系統(tǒng)與其他檔案管理系統(tǒng)之間的兼容、統(tǒng)一。與此同時(shí)，在設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)時(shí)也要充分考慮到它的擴(kuò)展功能，從而滿足一個(gè)時(shí)間段內(nèi)檔案管理工作的發(fā)展要求。③安全可靠原則：在開展高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建工作時(shí)必須保障其安全性及可靠性。因?yàn)橄到y(tǒng)中所收錄的是全校的學(xué)籍檔案信息，一旦發(fā)生泄露或破壞的情況，就會(huì)造成重大損失。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是管理學(xué)籍檔案的重要手段。因此為了提高學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)工作的安全性和可靠性，必須要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)。

1.3高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)中所存在的問題

雖然各大高校在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)中都遵循其建設(shè)原則，但是在建設(shè)工作中還是會(huì)出現(xiàn)一些問題。例如：①高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠。一直以來，高校領(lǐng)導(dǎo)都是比較重視黨政類檔案管理，忽視學(xué)籍類檔案管理。因此，一些人認(rèn)為學(xué)籍檔案是關(guān)于高校在校生的各種信息，由于學(xué)生畢業(yè)后與學(xué)校聯(lián)系不多，因此不必過于關(guān)注學(xué)籍類檔案管理；另一些人認(rèn)為當(dāng)今社會(huì)比較看重實(shí)力和學(xué)歷，學(xué)校學(xué)籍檔案發(fā)揮的作用微乎其微。因此，雖然一些高校對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，但是相關(guān)軟件以及硬件都比較落后。②缺乏專業(yè)的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍。學(xué)籍檔案管理工作不僅繁雜，而且不能顯著體現(xiàn)工作業(yè)績(jī)。這造成了每年的檔案管理人員流動(dòng)性都比較大，因此其管理團(tuán)隊(duì)也不穩(wěn)定。況且，現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理人員都缺少崗前培訓(xùn)，他們對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的了解都是通過自身的實(shí)踐一點(diǎn)點(diǎn)積累的。因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)其工作能力是不足的。鑒于此，為了做好學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)工作，我們必須提高高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，以便獲得他們的鼎力支持。此外，還要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以便提高檔案管理工作的效率。

2　高校學(xué)籍檔案管理

由于學(xué)籍信息的收集與使用都是以網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件為基礎(chǔ)的。因此，數(shù)字化檔案對(duì)設(shè)備依賴性很強(qiáng)。特別是當(dāng)今高校的學(xué)籍管理，不僅要滿足現(xiàn)代要求，又要盡量收集學(xué)籍檔案并保證其完整性。因此，為了做好學(xué)籍檔案的管理工作，主要提出以下建議。

2.1對(duì)學(xué)生成績(jī)檔案進(jìn)行電子化管理

考試結(jié)束后，任課老師可將學(xué)生成績(jī)錄入系統(tǒng)中。教務(wù)處審核通過后即可錄入成績(jī)庫。各年級(jí)輔導(dǎo)員如果想了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，可登錄系統(tǒng)查看。學(xué)生要想知道自己的成績(jī)，也可根據(jù)自己的學(xué)號(hào)進(jìn)入系統(tǒng)。在成績(jī)錄入和審核中，系統(tǒng)會(huì)記載每一步操作的原始記錄，一旦發(fā)生問題，可盡快查出并解決。這樣，即使學(xué)生畢業(yè)，其成績(jī)檔案也會(huì)永久保存。一旦有需要，只需回學(xué)校就能獲得成績(jī)單。

2.2學(xué)籍檔案信息化管理

在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校除了要求學(xué)生上交學(xué)籍卡、成績(jī)單等信息外，可將其學(xué)籍電子檔案錄入已畢業(yè)學(xué)生數(shù)據(jù)庫，以便永久保存。這包括該生基本信息、休學(xué)、留級(jí)等學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)庫，學(xué)生獎(jiǎng)罰情況以及學(xué)生成績(jī)庫等信息。只要系統(tǒng)具備正常的工作能力，學(xué)生就能隨時(shí)查看、打印學(xué)生學(xué)籍資料。這對(duì)那些想利用學(xué)籍檔案的人員提供了非常方便的服務(wù)。

3　總結(jié)

由于我國高校的學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛開始，因此難免會(huì)存在一些不足。但是隨著各大高校對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不斷增加以及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，相信在不久的將來這些問題都會(huì)迎刃而解，各大高校的學(xué)籍檔案管理工作也會(huì)越做越好。

［1］宋曉英，陳艷梅，王蕊等.淺議高校學(xué)籍檔案的管理工作［J］.教育教學(xué)論壇，2013，（48）：27-27，28.

［2］石巖.淺析高校學(xué)籍檔案的信息化管理［J］.新教育時(shí)代電子雜志（教師版），2015，（12）：75-75.

［3］盧春艷，李建成.高校學(xué)籍檔案管理制度“三化”優(yōu)化研究［J］.蘭臺(tái)世界，2013，（35）：77-78.

白海珍（1970-），女，呼和浩特市人，內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)，館員，碩士研究生，檔案管理方向。