關(guān)于檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的研究與思考

侯濤

[摘要]隨著電子文件的出現(xiàn)和檔案管理信息化的到來，對檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)的要求也更高了，如何應(yīng)對這種局面，本文著重從多方面加以探究。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 電子文件 創(chuàng)新服務(wù)

[中圖分類號]G271

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）02—0398—01

當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

一、提高創(chuàng)新服務(wù)手段

1、建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)涉加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2、建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4、開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效n生，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案涫（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

5、開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，要求各級檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

二、大力開發(fā)檔案的服務(wù)領(lǐng)域

1、信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機(jī)會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

3、加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報(bào)。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

4、注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等，‘這是檢驗(yàn)企業(yè)為適應(yīng)市場需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對產(chǎn)品質(zhì)量作出的評價(jià)。通過對產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進(jìn)行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，評判自身，檢查企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。