高速公路竣工資料檔案及歸檔的管理

張文霞

（甘肅路橋第四公路工程有限責(zé)任公司，甘肅　　蘭州　730050）

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高速公路竣工資料檔案及歸檔的管理

張文霞

（甘肅路橋第四公路工程有限責(zé)任公司，甘肅蘭州730050）

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國高速公路建設(shè)里程逐漸增長。國家發(fā)展改革委2016年初公布數(shù)據(jù)，截止到2015年底，中國高速公路通車總里程達(dá)到12.3萬km，超過美國，位居世界第一。研究得知，在高速公路建設(shè)工程中，竣工資料是整個(gè)工程的歷史紀(jì)錄，具有重要的研究和使用價(jià)值。因此，有必要做好資料整理和工程建設(shè)同步實(shí)施，確保歸檔資料完整、準(zhǔn)確，對(duì)日后高速公路竣工資料及歸檔管理研究起到很好的借鑒作用。本論述對(duì)現(xiàn)今高速公路建設(shè)工程中的竣工資料及歸檔工作進(jìn)行研究，試圖為之提供行之有效的可行性建議。

關(guān)鍵詞：高速公路；竣工資料；歸檔

高速公路建設(shè)過程中，資料的整理收集和工程質(zhì)量同等重要，在高速公路竣工資料進(jìn)行歸檔整理時(shí)，需要進(jìn)行制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化管理，確保工程資料的準(zhǔn)確有效。高速公路竣工資料管理、工程建設(shè)和合同管理都屬于工程管理的范疇。資料管理要做到與工程建設(shè)同步實(shí)施，為高速公路竣工資料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性，打下良好的基礎(chǔ)。

1　　竣工資料內(nèi)容

高速公路竣工資料管理包括工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等工作。在進(jìn)行高速公路竣工資料檔案管理過程中，為了能夠有效確保工程檔案的完整性、系統(tǒng)性以及準(zhǔn)確性，提升高速公路竣工資料檔案整理的合格率，要求工程檔案管理順利達(dá)到《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《竣工文件編制及檔案整理辦法》等文件中的相關(guān)規(guī)定。

高速公路竣工資料檔案管理，主要是指在整個(gè)高速公路建設(shè)項(xiàng)目從高速公路工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘查、設(shè)計(jì)、施工，一直到竣工整個(gè)環(huán)節(jié)中形成的應(yīng)該歸檔保存的文件檔案,這些資料中既有文字材料，同時(shí)還包括各種施工圖紙、圖表、聲像材料以及其他載體的材料。

高速公路竣工資料是工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工以及管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，做好文件材料的立卷歸檔工作，是高速公路項(xiàng)目各級(jí)人員的義務(wù)和崗位職責(zé)，因此，要對(duì)項(xiàng)目中所形成的、具有保存價(jià)值的文件資料，做好立卷歸檔的相關(guān)工作，并確保高速公路竣工資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。

高速公路竣工資料檔案管理工作，作為工程建設(shè)管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該被納入建設(shè)全過程管理并與高速公路建設(shè)同步?？⒐n案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)高速公路竣工資料檔案材料的形成、積累、收集以及歸檔工作進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督和檢查，并且負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收，由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)高速公路竣工資料檔案資料簽收合格后支付。檔案資料室按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、設(shè)備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當(dāng)工程施工圖、設(shè)備資料份數(shù)有限時(shí)），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設(shè)計(jì)院提出增加施工圖供應(yīng)數(shù)量；設(shè)備資料文件不足部分，由高速公路施工單位自行聯(lián)系復(fù)制，復(fù)制的設(shè)備資料應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章。

2　　檔案管理措施

高速公路竣工資料管理措施主要包括明確責(zé)任、建立檔案管理小組、建立檔案管理工作制度、文件資料質(zhì)量與費(fèi)用結(jié)算相結(jié)合。在明確責(zé)任的過程中，高速公路承建方要與咨詢公司簽訂竣工合同協(xié)議，協(xié)議中明確規(guī)定了雙方需要履行的職責(zé)和義務(wù)；再明確雙方責(zé)任后，需要將檔案管理落實(shí)到個(gè)人，建立高速公路檔案管理小組，組織專業(yè)人員對(duì)高速公路檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)交流，并且聯(lián)合高速公路建設(shè)指揮部對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行定期的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題可以及時(shí)解決，確保檔案管理的質(zhì)量；科學(xué)合理的管理制度是提升高速公路竣工資料管理質(zhì)量的前提，在管理制度中明確規(guī)定要對(duì)工程檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性進(jìn)行仔細(xì)檢查，在檢查過程中還需要專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行抽查，并且第一時(shí)間將抽查結(jié)果向高速公路建設(shè)指揮部匯報(bào)；在進(jìn)行高速公路竣工資料管理時(shí)，文件資料管理要與費(fèi)用結(jié)算相結(jié)合，對(duì)高速公路工程的建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，按照合同規(guī)定履行相應(yīng)的職責(zé)，對(duì)高速公路承建單位的計(jì)量結(jié)果必須要求有配套的工程項(xiàng)目資料，資料不配套或者不全將不予計(jì)量。在對(duì)高速公路工程項(xiàng)目質(zhì)量檢查的過程中，指揮部、質(zhì)檢站都需要參與其中，以此來提升檔案管理工作的實(shí)施效果。

3　　高速公路竣工資料檔案整理和歸檔細(xì)則

3.1竣工資料的收集和整理

高速公路竣工資料主要包括建設(shè)方、施工方、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)資料，以及高速公路工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘查、設(shè)計(jì)、施工一直到竣工整個(gè)環(huán)節(jié)中形成的應(yīng)該歸檔保存的文件檔案。此間，高速公路建設(shè)單位可以委托專業(yè)的咨詢公司進(jìn)行檔案資料的收集和整理，最大限度地確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。專業(yè)的咨詢公司具有純熟的工作經(jīng)驗(yàn)和工作體制，并且擁有專業(yè)的管理人員對(duì)高速公路竣工資料進(jìn)行收集整理以及掃描存檔，整個(gè)工作都與高速公路建設(shè)一線的工作人員進(jìn)行有效的溝通和確認(rèn)，保證資料的有效性和真實(shí)性。

3.2檔案資料的整理

專業(yè)的咨詢公司在對(duì)高速公路竣工資料進(jìn)行整理過程中需要根據(jù)國家交通部制定的《交通部公路工程項(xiàng)目竣工文件編制辦法》、國家檔案局指定的《中華人民共和國檔案法》和指揮部制定的《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制級(jí)檔案管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定對(duì)建設(shè)工程資料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理。具體過程包括對(duì)收集到的資料，按照規(guī)范要求進(jìn)行分類整理，然后再以合同規(guī)定的內(nèi)容為依據(jù)，對(duì)檔案文件進(jìn)行神話處理，例如將高速公路竣工圖紙進(jìn)行電腦繪制然后存檔，部分高速公路的施工、監(jiān)理資料也需要重新裝載成冊(cè)，對(duì)于一些重要的文件內(nèi)容還需要用電腦進(jìn)行打印匯總并進(jìn)行存檔。此外，對(duì)于高速公路施工的原始資料也要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分和整理，其他資料按照對(duì)應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)整理成冊(cè)。

3.3工程竣工資料歸檔

咨詢公司選擇具有資深經(jīng)驗(yàn)的管理人員，成立檔案管理小組，通過科學(xué)、有效的管理方法對(duì)高速公里竣工資料進(jìn)行分類、組卷和編目。檔案的標(biāo)題、卷內(nèi)的目錄等內(nèi)容通過專人進(jìn)行錄入并且有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核通過后在對(duì)該檔案資料進(jìn)行裝訂，整個(gè)整理和審核過程有指揮部委派的人員進(jìn)行監(jiān)督和檢查。對(duì)于其他的資料以及音像資料則需要專業(yè)管理人員進(jìn)行收集和整理，其中部分音像檔案還需要經(jīng)過特殊處理制成不同類型的圖片、畫冊(cè)以及影碟等，從而有效地提升高速公路竣工資料的使用價(jià)值。

4　　結(jié)束語

高速公路竣工資料檔案是整個(gè)工程的真實(shí)反映，在工程建設(shè)過程中，檔案管理必須能夠緊跟工程進(jìn)度、對(duì)每一項(xiàng)施工環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤記錄以證明工程質(zhì)量。在高速公路運(yùn)營過程中，工程管理養(yǎng)護(hù)部分根據(jù)工程檔案的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行日常的管理和保養(yǎng)工作，與此同時(shí)在施工過程的一些重要控制參數(shù)也可以通過檔案資料進(jìn)行逐一體現(xiàn)。因此，高速公路竣工資料有非常重要的使用價(jià)值，其整理和歸檔都需要進(jìn)行有效的劃分和管理，才能提升檔案管理工作的實(shí)際效果。

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中圖分類號(hào)：U415.1，G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.06.015

收稿日期：2016-4-6

作者簡(jiǎn)介：張文霞（1977-），女，漢族，甘肅臨洮人，大學(xué)本科，工程師，主要研究方向：公路工程資料管理。