論信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

付曉洲

（天水公路管理局，甘肅　　天水　741000）

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論信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

付曉洲

（天水公路管理局，甘肅天水741000）

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時代隨之來臨，信息化為檔案管理的發(fā)展與改革提供了一個嶄新而又充滿挑戰(zhàn)的信息環(huán)境，做好檔案管理工作也就顯得更加重要和緊迫。而我國現(xiàn)行的檔案管理服務(wù)，還存在著很多亟待解決的問題，這些不僅影響著檔案管理工作的正常運(yùn)行，也在一定程度上制約著日益增長的經(jīng)濟(jì)文化需求。作為新時期檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)充分利用科技發(fā)展帶來的新技術(shù)、新資源和新的管理體系，進(jìn)而滿足當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展對于檔案信息的需要。因此，實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新服務(wù)便成為當(dāng)前檔案管理改革發(fā)展中急需解決的新挑戰(zhàn)、新課題。要實(shí)現(xiàn)并加快檔案管理方法的不斷創(chuàng)新，提高檔案管理的信息化、規(guī)范化、安全化水平，當(dāng)務(wù)之急就是建立健全新的檔案管理機(jī)制體制，同時廣泛運(yùn)用新技術(shù)和新的知識系統(tǒng)。本論述通過對當(dāng)代檔案管理體制和服務(wù)現(xiàn)狀的深入分析，詳細(xì)闡述了在信息環(huán)境下如何有效的創(chuàng)新檔案管理，希望能解決當(dāng)今檔案管理工作中存在的一些問題。

關(guān)鍵詞：信息環(huán)境；檔案管理；服務(wù)領(lǐng)域

0　　引言

檔案管理，就是對信息的有效處理。做好此項(xiàng)工作，能夠幫助在發(fā)展過程中有效預(yù)見和規(guī)避問題，也能有效加快經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)步伐，這就需要不斷推動檔案管理改革創(chuàng)新進(jìn)程，切實(shí)提高檔案管理工作水平。

隨著世界范圍內(nèi)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化時代也隨之到來，這給檔案管理工作提出了更高的要求，社會對檔案管理工作也越來越重視。但是，就我國現(xiàn)如今檔案管理的實(shí)際情況而言，多為傳統(tǒng)化管理，而傳統(tǒng)的檔案管理由于其落后的管理方式方法，已經(jīng)越來越不能滿足時代發(fā)展的需要，且在很大程度上制約了社會的發(fā)展。因而，加快信息時代下的檔案管理創(chuàng)新已經(jīng)成為迫在眉睫的大事。本論述通過對現(xiàn)行檔案管理工作體制和現(xiàn)狀的深入分析，從創(chuàng)新發(fā)展的角度出發(fā)，闡述了信息化環(huán)境中如何有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，以期能為加快檔案管理改革進(jìn)程、提高檔案管理工作水平提供一定的參考借鑒作用和行之有效的方式途徑。

1　　新時期創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

創(chuàng)新作為時代發(fā)展動力，對于推動改革、發(fā)展有著舉足輕重的作用，檔案管理工作也不例外。信息化技術(shù)的普及，對檔案管理工作提出了更高要求，很多原有的管理制度、管理方式方法已經(jīng)明顯適應(yīng)不了發(fā)展的需要和要求，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作效率和綜合服務(wù)水平，就迫切需要對其進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

2　　創(chuàng)新服務(wù)理念

檔案管理同其他有形商品一樣，也需要滿足不同消費(fèi)者的需求。時代在進(jìn)步，不斷發(fā)展的信息化賦予檔案管理很多新的意義，也越來越偏向于服務(wù)。因此，為滿足客戶對檔案管理的不同需求，檔案管理部門也需要在日常的管理過程中進(jìn)一步更新服務(wù)理念，推動檔案事業(yè)更好更快發(fā)展。

一是檔案管理人員在管理工程中要不斷提升自身和部門的創(chuàng)新能力；二是管理人員要切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識，為消費(fèi)者提供更好的檔案服務(wù)；三是檔案管理部門應(yīng)當(dāng)適時建設(shè)滿足信息化時代下的創(chuàng)新人才隊(duì)伍，使相關(guān)檔案管理人員不僅要具備足夠的理論知識，也要不斷學(xué)習(xí)和掌握新時代信息化管理手段，同時積極總結(jié)管理工作經(jīng)驗(yàn)，為團(tuán)隊(duì)整體發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的軟實(shí)力保障。這樣就可以最大化實(shí)現(xiàn)檔案材料在信息時代的使用價值。

3　　創(chuàng)新管理方式

3.1建立網(wǎng)頁版檔案

為方便檔案檢索、提高管理效率，目前，我國許多單位都已經(jīng)開始利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上服務(wù)，這種方式已經(jīng)逐漸成為社會和單位檔案管理的一種重要形式。檔案管理部門通過進(jìn)行單位內(nèi)部局域網(wǎng)檔案管理，將檔案統(tǒng)一集中制作為網(wǎng)頁，將各種有用信息積極促織，利用互聯(lián)網(wǎng)的便利性，將檔案管理系統(tǒng)與企事業(yè)單位網(wǎng)站相連接，實(shí)現(xiàn)單位信息的網(wǎng)上檢索，在為檔案使用者提供更好服務(wù)的同時，也為檔案管理者提供了便利。在進(jìn)行檔案工作時，要以網(wǎng)頁或網(wǎng)站為基礎(chǔ)，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢盡快建立完善檔案信息及電子文件全文數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)站對電子文件實(shí)施管理與利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化、數(shù)字化、自動化、法制化和規(guī)范化。比如，建立好檔案數(shù)據(jù)庫以后，檔案管理部門在網(wǎng)頁輸入目錄管理數(shù)據(jù)就能進(jìn)行檔案的增加和修改，而檔案用戶也可以在網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫公開部分查詢檔案目錄和檔案信息，方便了用戶的查詢與檢索；同時，檔案管理部門可加強(qiáng)與宣傳部門的相互協(xié)作，將單位內(nèi)部各項(xiàng)工作、活動開展錄像制作為數(shù)字檔案，建立視頻檔案，這樣不僅可以方便宣傳部門的宣傳，也可以方便各部門之間的協(xié)調(diào)銜接和交互配合，推動單位整體工作更加高效開展。

3.2建立檔案管理中心

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與其他企事業(yè)單位的信息管理部門之間加強(qiáng)溝通聯(lián)系，建立綜合性電子檔案管理中心，將該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），進(jìn)而將兩部分合成一個整體，作為企事業(yè)單位的共同信息資源庫，將極大的方便各種不同的信息的整合與利用。此檔案管理中心可以集中管理不同網(wǎng)頁或者網(wǎng)站內(nèi)的單位電子文件，在內(nèi)部實(shí)行資源共享，及時增加、修改檔案；對外實(shí)行限制性的檔案查詢和利用，從而實(shí)現(xiàn)整個電子信息的資源共享。這種管理方式具有檔案涉及面廣、內(nèi)容全面豐富、利用率高、使用方便等諸多優(yōu)點(diǎn)。

3.3電子檔案的自動處理

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案可通過在各個電腦單機(jī)上的下載和上傳，輕松實(shí)現(xiàn)檔案文件、資料的收集、管理和處理工作，越來越受到檔案管理部門的青睞。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，在建立起數(shù)據(jù)庫檔案以后，及時在數(shù)據(jù)庫網(wǎng)頁上建立數(shù)據(jù)上傳工作窗口，這樣可以第一時間收集到數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，然后傳到數(shù)據(jù)庫中從而實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔工作。完成歸檔以后，檔案部門管理人員應(yīng)當(dāng)及時對從終端收集到的信息進(jìn)行歸納整理，在網(wǎng)頁上編制相應(yīng)的專題，并提供數(shù)據(jù)查詢服務(wù)。不難看出，電子檔案在極大的方便使用者通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速檢索查找的同時，也可以實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與使用者之間進(jìn)行信息交流，為檔案管理部門與服務(wù)對象提供便捷的互動共享和資訊服務(wù)。

4　　拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域

4.1信息服務(wù)社會化

信息化的進(jìn)步推動了社會的進(jìn)步，在這個過程中，檔案管理的服務(wù)面也逐漸擴(kuò)大，由原來的單一對象服務(wù)逐步趨于社會化。這個轉(zhuǎn)變的發(fā)生，是由于在社會化進(jìn)程中，特別是在信息社會化的過程中，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也促使信息變得越來越復(fù)雜多樣，人們對各類信息的需求也與日俱增。在此情況下，如果依然使用之前傳統(tǒng)的檔案管理方式，必將出現(xiàn)信息處理不及時、不高效等問題，因而電子化、信息化服務(wù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會檔案管理的必然趨勢和又一重要功能，信息服務(wù)的社會化將進(jìn)一步強(qiáng)化和拓展，這也必將為電子檔案管理的深入發(fā)展提供了更為廣闊的空間和更加強(qiáng)大的推力。

4.2檔案管理產(chǎn)業(yè)化

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案信息已經(jīng)不再是簡單的信息，檔案管理人員也不再是單純的保管員，信息化的進(jìn)步已經(jīng)成為一種財(cái)富，與之相應(yīng)，檔案人員已經(jīng)成為檔案信息財(cái)富的擁有者。信息資源在不斷的被開發(fā)，檔案管理人員的財(cái)富也在不斷增值，從這個角度來看，檔案館（室）也不再是單純的信息存儲機(jī)構(gòu)，逐步演化成一個集信息收藏、管理、共享和交流于一體的綜合中心，一個不斷擴(kuò)大的財(cái)富網(wǎng)。在信息時代，檔案管理改革創(chuàng)新的大方向理應(yīng)是信息化道路，信息化進(jìn)程也要求檔案管理信息服務(wù)要趨于產(chǎn)業(yè)化，對檔案信息進(jìn)行收集、處理、存儲、檢索和服務(wù)，形成一條產(chǎn)業(yè)化實(shí)體道路。而對于檔案信息的開發(fā)而言，我們應(yīng)當(dāng)樹立起服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，將經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為活動主場，全力出擊，為產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)提供全新的理論支撐。比如：開發(fā)新的科技信息，給企業(yè)帶來新的技術(shù)產(chǎn)品，幫助他們建立自己的數(shù)據(jù)庫；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，幫助企業(yè)建立新的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，調(diào)整服務(wù)狀態(tài)；開發(fā)新的市場信息，為企業(yè)提供更多的營銷機(jī)會等，從各個角度幫助企業(yè)完成產(chǎn)業(yè)化。

4.3信息資源共享化

在傳統(tǒng)檔案管理過程當(dāng)中，檔案是相對獨(dú)立的，沒有形成一個統(tǒng)一的整體，而隨著信息時代的來臨和發(fā)展，信息總量在急劇增長、種類在日趨多元，任何部門都不可能將所有信息整合。因此，檔案管理工作必須打破以前那種各部門各自為政的混亂局面，通過協(xié)同聯(lián)動、整合資源、共同調(diào)節(jié)，建立起一個完整有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的信息資源和檔案管理體系，為最終實(shí)現(xiàn)一體化管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。各企業(yè)之間相互配合、共同努力，建立一個聯(lián)合目錄，從而實(shí)現(xiàn)資源共享和信息交流，這也是信息化進(jìn)程的前提條件和核心內(nèi)容。

5　　結(jié)束語

信息化的深入發(fā)展給檔案管理帶來了很多變化和諸多要求，也給信息化研究提出了新的挑戰(zhàn)和希望，更是極大地豐富了我國現(xiàn)階段的檔案管理學(xué)術(shù)氛圍，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

目前，隨著信息化進(jìn)程的加快，各種網(wǎng)絡(luò)的外環(huán)境諸如網(wǎng)路的搭建、網(wǎng)站的建立已經(jīng)初步具備，與此同時，學(xué)校、政府、企業(yè)、學(xué)術(shù)網(wǎng)站之間的聯(lián)系也在網(wǎng)絡(luò)中不斷融合，為形成統(tǒng)一的檔案管理體系創(chuàng)造了必要條件，我們有理由相信，檔案管理的信息化進(jìn)程也將越來越順利，檔案管理也會越來越高效，越來越完備。

綜上所述，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的意義重大，信息化在帶來了便利的同時，也給我們進(jìn)一步實(shí)行信息化檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。為此，檔案管理部門和人員必須以高度的責(zé)任感、使命感和緊迫感，與時俱進(jìn)、多措并舉，努力加快檔案管理創(chuàng)新發(fā)展步伐，不斷提高檔案管理工作的整體水平。

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分類號：G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.06.004

收稿日期：2016-4-25

作者簡介：付曉洲（1979-），男，漢族，甘肅張家川人，大學(xué)本科，助理檔案館員，主要從事檔案管理工作。