干部人事檔案專項審核和專項清理工作中的問題及其對策探究

馬妙儀

（廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺中心，廣東廣州　510033）

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干部人事檔案專項審核和專項清理工作中的問題及其對策探究

馬妙儀

（廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺中心，廣東廣州510033）

摘要：人事檔案是了解、考察、提升任用干部的依據(jù)，干部的基本信息、政治思想情況、工作經(jīng)歷、日常表現(xiàn)均記錄在案。其中的“三齡二歷一身份”是干部人事檔案的重要內(nèi)容，在專項審核和清理干部檔案的工作中，“三齡二歷一身份”也是重點檢查的內(nèi)容。就檔案審核清理工作中的“三齡二歷一身份”進行認定，介紹了檔案審核清理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的改進措施。希望可以有助于檔案審核清理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；“三齡二歷一身份”；審核

近年來政府部門十分重視對官員的人事檔案審查，究其原因是干部檔案存在造假問題，尤其是對“三齡二歷一身份”的審核，成為了檔案審查的重點。

1　“三齡二歷一身份”的認定

1.1“三齡二歷一身份”的界定

在干部的人事檔案中，“三齡”指的是年齡、工齡、黨齡，“二歷”指的是學(xué)歷、工作經(jīng)歷，“一身份”指的是干部身份。它們是檔案管理的核心，也是選拔人才的重要依據(jù)［1］。

1.2對“三齡”的認定

1.2.1年齡

對年齡的認定主要是依據(jù)檔案中最早記載的出生年月。在檔案中材料齊全且有組織批復(fù)的，直接按照檔案中的出生日期給予認定。對于材料不齊全、沒有按程序批復(fù)的情況，就以最早的記錄為主。對于公農(nóng)歷生日的記載，早前就有規(guī)定要按公歷生日為準，農(nóng)歷生日可換算為公歷生日。組織審查的個人出生日期，要由干部本人認定。若出現(xiàn)異議，本人可提供相關(guān)原始材料，按程序申請重新審核。

1.2.2工齡

對工齡的認定主要依靠的是參加工作時間的記錄，包括檔案中的入伍登記表、招工表、政審表、轉(zhuǎn)正定級表等材料的記載進行審查認定［2］。

1.2.3黨齡

對于入黨時間的認定是以開支部大會確定為預(yù)備黨員后計算的，而黨齡則是從轉(zhuǎn)正之后算起，預(yù)備期須滿一年才可轉(zhuǎn)正，不可因個人情況提前轉(zhuǎn)正。

1.3對“二歷”的認定

1.3.1學(xué)歷

干部的學(xué)歷的認定要以教育部規(guī)定的相關(guān)學(xué)歷、學(xué)位管理政策為主。其中包括全日制教育與在職教育兩種。全日制學(xué)歷是按國家招生政策錄取的，教育部認可的在校學(xué)習(xí)形式，包括九年義務(wù)教育、高中教育、職高、大學(xué)、研究生等不同層次的教育形式。在職教育是邊工作邊學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)方式，包括自考、成考、在職研究生等。

干部的學(xué)歷認定材料要齊全，入學(xué)、在學(xué)、畢業(yè)的各種材料都需審查。其中包括各階段成績單、入學(xué)登記表、畢業(yè)登記表、畢業(yè)論文、畢業(yè)證、學(xué)位證等材料。對于2001年以后畢業(yè)的干部，各種學(xué)歷材料要在學(xué)信網(wǎng)上可查詢。自考、成考等非全日制的學(xué)習(xí)方式，個人要到省教育廳學(xué)歷認證中心開具證明認證學(xué)歷的真實性。政府規(guī)定要嚴格對學(xué)歷的審核，避免出現(xiàn)材料不真實、偽造學(xué)歷學(xué)位的情況。

1.3.2工作經(jīng)歷

干部的工作經(jīng)歷要根據(jù)檔案中的工作證明材料進行認定，包括個人履歷表、審批表等。尤其是有工作單位變動的干部，要對每一段工作經(jīng)歷進行核實。

1.4對“一身份”的認定

干部身份的確認，主要是看成為干部的時間、相關(guān)材料的記錄等，要對其提干的資格、材料、程序是否真實進行認定。對于工人轉(zhuǎn)干、軍人轉(zhuǎn)干、單位提干等不同情況轉(zhuǎn)入干部隊伍的個人，需根據(jù)個人具體工作情況提供實際的相關(guān)材料證明。

2　人事檔案審核清理中存在的問題

2.1個人信息不準確

對于干部身份的確認，個人信息的審核是其中重要的組成部分。然而，在實際的工作中，有些干部不重視信息的填寫，有時填寫公歷日期，有時填寫農(nóng)歷日期，出現(xiàn)出生日期不一致的情況。更有甚者填寫不認真，出現(xiàn)錯別字情況或字跡太過潦草看不清年月日的問題。

在實際工作中，我們常常會遇到檔案年齡與自身年齡不符的情況，究其原因還是因為個人利益，如入學(xué)、招聘有年齡限制，個人未達到年齡要求時，很多人都會修改出生日期，將年齡報大一些以滿足入學(xué)、招工要求。還有的遇到退休、升職的年齡限制時，又會出現(xiàn)將年齡填小的情況［3］。

2.2單位管理的問題

各單位對于檔案的管理不上心，有時會出現(xiàn)工作漏洞，造成材料短缺，信息不符的情況。

2.2.1材料不齊全

有些干部同志在參加工作時，原始的檔案材料不齊全，尤其是入黨的相關(guān)證明沒有放入檔案中，無法準確認定其黨齡。還有的大學(xué)畢業(yè)后，沒有將報到證及時存入單位，需要認定工作時間時缺少工作報道日期的依據(jù)。還有一些臨時工轉(zhuǎn)正檔案不齊全，在后期工作中無法確定具體工齡的狀況。

2.2.2檔案管理不規(guī)范

正規(guī)的單位都設(shè)有檔案管理員，負責(zé)管理單位員工的全部檔案。但一般單位只有一兩個檔案管理員，他們?nèi)粘５墓ぷ髁看?、人手不足，并不能及時將全部檔案歸類整理校對，使許多檔案都未來得及審核其真實性［4］。

此外，檔案管理方式落后，大多單位依然采取原始的管理方式，制約了檔案管理的有效率，才使得檔案堆積越來越多，管理工作出現(xiàn)漏洞。

2.2.3檔案轉(zhuǎn)移管理不嚴格

隨著我國政策的改革，各級干部開展互相借調(diào)學(xué)習(xí)，在跨地區(qū)、跨行業(yè)的交流中，需要將原始的檔案整理好轉(zhuǎn)移到新的工作地。就在這轉(zhuǎn)移檔案的過程中，很容易出現(xiàn)各種問題，比如有的檔案轉(zhuǎn)移不及時，還停留在原始單位，隨著單位的改革，原始單位合并取消，這就很容易出現(xiàn)檔案找不到的情況。

有的干部因為學(xué)習(xí)和工作的需要，將學(xué)習(xí)時期的檔案與工作檔案分開放置，分散保存，在單位統(tǒng)計干部情況時造成檔案不完整現(xiàn)象。國家規(guī)定個人不得隨意帶走、更改檔案內(nèi)容，但有的同志完全不了解政策情況，單位管理也不嚴格，任由個人帶走檔案，隨意拆封修改信息，破壞了檔案的真實性［5］。

2.2.4單位對干部材料審核把關(guān)不嚴

干部個人對檔案的重視程度不夠，經(jīng)常會出現(xiàn)各種填寫錯誤問題。但很多單位也沒有意識到檔案管理的重要性，對干部檔案材料的審核把關(guān)不嚴，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)一些問題。干部自身填寫基本情況后，單位相關(guān)人員沒有及時檢查填寫情況，使材料出現(xiàn)很多未填寫的空白。此外，對于材料的歸檔要有單位蓋章認證，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字才可生效，很多單位沒有及時辦完手續(xù)，疏忽了歸檔工作，影響了檔案管理審核的效率。

2.3其他問題

2.3.1檔案員自身問題

對于檔案管理員自身而言，許多人沒有專業(yè)的檔案管理知識，就直接從事了檔案管理的工作。在后期的工作中，單位沒有及時開展培訓(xùn)教育，檔案管理員自己也缺乏對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，使得觀念落后，不會運用先進的知識、科學(xué)的管理手段開展工作，造成工作效率低的問題。

2.3.2信息不一致問題

由于干部個人的真實信息與檔案管理員所掌握的檔案信息不同，有時會造成信息不一致的情況。在干部的個人信息專項審核中，常常出現(xiàn)個人工作經(jīng)歷、出生日期、工齡等情況與人事部記載不一致的問題。這種問題的出現(xiàn)，給干部的專項審核工作添加了麻煩，增加了認定的程序過程。

3　改進干部人事檔案管理的措施

對于干部人事檔案的審核與清理工作，主要還是要圍繞“三齡二歷一身份”進行認定，改進檔案管理的工作方法，全面審核檔案材料的真實性。

3.1加強對檔案管理的重要性認識

檔案記載了每個職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、思想情況、個人業(yè)績等方方面面的內(nèi)容，是聘用、選拔干部的重要依據(jù)，需要個人和單位高度認識其重要性。正規(guī)單位的每個人都應(yīng)有相應(yīng)的檔案記錄，個人成長與經(jīng)歷在檔案中都可查詢，不論提干或轉(zhuǎn)業(yè)都可隨時審查個人的日常表現(xiàn)情況。檔案是對過去經(jīng)歷的記錄，一般都由個人親自填寫相關(guān)信息，再由單位人事部人員進行校對、整理，以避免出現(xiàn)記錄錯誤的情況。

檔案記載具有一定的權(quán)威性，是組織審查干部的重要手段。單位和個人都要高度重視人事檔案的管理，保持檔案記載的真實性與可靠性，加強檔案管理的規(guī)范性，才能更好地開展干部的選拔、聘用工作。

3.2把檔案管理工作落到實處

各級單位要在思想上高度認識檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的效率，把檔案管理工作落到實處。檔案管理員要利用先進的信息系統(tǒng)和科學(xué)的管理手段加強對檔案的管理。制定檔案管理規(guī)章制度，確認檔案的齊全、完整、真實。克服檔案管理的各種難題，規(guī)范檔案管理的秩序，把檔案編號記錄在信息系統(tǒng)中，可使相關(guān)人員隨時找到需要審核的檔案。

有條件的單位要為檔案管理的工作提供更好地放置環(huán)境，設(shè)置不同部門不同職位的人員檔案歸檔存放地，以便隨時查閱。

3.3健全人事檔案制度

一般單位都會建立人事檔案管理的制度，但隨著經(jīng)濟的發(fā)展、政策的改革，許多舊的制度無法跟上時代的需求，這就要求各單位要根據(jù)具體的工作情況，與時俱進的修改舊的制度，不斷創(chuàng)新健全新的人事檔案管理制度。嚴格規(guī)范檔案的借閱、復(fù)印、查看制度，根據(jù)不同時期的需求及時更新新的制度，加強檔案的管理。

3.4提高檔案管理員個人素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)

隨著科技的進步，各單位對專業(yè)性人才的需求越來越重視。各個崗位都應(yīng)設(shè)置專業(yè)性的高素質(zhì)人才，不論生產(chǎn)技術(shù)崗、財務(wù)管理崗還是檔案管理崗都應(yīng)如此。很多單位的檔案管理員個人素質(zhì)不高且不是專業(yè)的檔案管理教育背景，缺乏專業(yè)的知識，更不具備利用先進設(shè)備的能力。面對這種問題，各單位要高度重視對檔案管理員的培育工作，接收專業(yè)性的檔案管理工作者，并對老的管理員進行定期專業(yè)的培訓(xùn)教育，使檔案管理員能夠更新舊觀念，學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)，提高個人素質(zhì)與專業(yè)技能，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，高效的開展檔案管理工作［6］。

3.5進一步落實個人檔案信息

對于個人的檔案信息，尤其是歷史性的檔案，常常會出現(xiàn)記錄模棱兩可的情況，面對這種問題，各單位要組織專門的審查人員對材料進行審核，可深入到個人的居住地、社區(qū)進行實地了解。對于出現(xiàn)好幾個不同記錄的出生日期，或者陰陽歷記錄不同的問題，也應(yīng)派專人進行核查，把材料上交上級部門，由上級部門認定最終的干部信息，徹底核查清理不明確的檔案信息。

4　結(jié)語

干部人事檔案的專項審核和專項清理工作是對各級干部自身情況的一次大檢閱，尤其是對干部“三齡二歷一身份”的認定是近年來檢閱工作的重點。檔案審核清理的工作是一項長期艱巨的任務(wù)，需要各級相關(guān)人員不斷改進舊有的落后觀念，更新新知識、新理念，與時俱進的利用各種現(xiàn)代化管理手段開展檔案管理工作。只有這樣，才能更好地為各級干部的任用、選拔提供最真實有效的憑證。

參考文獻：

［1］陳穎旻.如何完善干部人事檔案的審核程序［J］.蘭臺世界，2015 （3）.

［2］王璇.干部“三齡二歷一身份”認定過程中的重點及難點探討［J］.中小企業(yè)管理與科技，2015（6）.

［3］王治燕，邢珂.創(chuàng)新工作機制建立管用措施強化干部“三齡一歷”管理［J］.蘭臺內(nèi)外，2010（1）.

［4］明文梅.高校干部檔案“三齡兩歷一身份”認定審核的有效途徑［J］.中國冶金教育，2014（6）.

［5］計婷婷.干部檔案清理與“三齡二歷一身份”的審定［J］.檔案與建設(shè)，2014（11).

［6］任春霞.對干部人事檔案專項清理的探討［J］.山西經(jīng)濟管理干部學(xué)院學(xué)報，2014（12）

作者簡介：馬妙儀（1976-）,女，館員，本科，從事文書檔案和干部檔案管理、檔案信息化和檔案信息資源開發(fā)與利用工作。