廣東科研項目預算跟蹤管理系統(tǒng)設計探討*
——基于用友賬務系統(tǒng)

張?zhí)m萍

（廣東省科技創(chuàng)新監(jiān)測研究中心，廣東廣州　510033）

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廣東科研項目預算跟蹤管理系統(tǒng)設計探討*
——基于用友賬務系統(tǒng)

張?zhí)m萍

（廣東省科技創(chuàng)新監(jiān)測研究中心，廣東廣州510033）

摘要：為了及時、動態(tài)地在項目立項、項目中期檢查、項目驗收階段對項目預算進行事前、事中、事后跟蹤管理，建立科研項目預算信息數(shù)據(jù)庫，與現(xiàn)有的用友賬務銜接，可以為各級用戶提供科研經(jīng)費的動態(tài)檢索、查詢、分析及調控的功能。通過對科研經(jīng)費動態(tài)查詢、不定期分析、預算預警控制等，規(guī)范科研經(jīng)費的預算管理，提高科研項目合同預算的執(zhí)行率，實現(xiàn)預算管理的剛性相關約束，規(guī)范財政資金的使用，提高財政資金的使用效率。

關鍵詞：科研項目；預算跟蹤管理；用友賬務

隨著全球科技經(jīng)濟一體化趨勢的增強，國家對科學事業(yè)的日益重視，科技投入和科研支出日益增加，隨著科技投入力度的不斷增強，同時隨著以部門預算、政府采購和國庫集中支付制度為主要內(nèi)容的預算管理改革的開展，科研所逐步建立起預算管理制度。目前，廣東科研項目的預算數(shù)據(jù)存放在廣東科技業(yè)務綜合管理系統(tǒng)，項目下達后，項目的執(zhí)行數(shù)據(jù)存放在會計信息系統(tǒng)，這些獨立的信息系統(tǒng)如同一個個“信息孤島”，科研經(jīng)費管理的信息無法實時地集成、共享和利用?？蒲许椖拷?jīng)費預算管理都是滯后管理，預算執(zhí)行差異大，預算變更隨意，失去了剛性約束力，而且項目往往是驗收時項目負責人才發(fā)現(xiàn)預算差異大，才急忙申請預算變更手續(xù)。為實現(xiàn)科研項目財務信息的有效共享，在項目管理過程中對項目進行實時跟蹤管理，建立科研項目預算管理系統(tǒng),具有重要的橋梁紐帶作用。

1　預算管理系統(tǒng)的設計思路

1.1預算管理系統(tǒng)的設計目的

為了及時動態(tài)地實現(xiàn)對科研經(jīng)費進行跟蹤管理，及時反映科研經(jīng)費各時點、各階段預算執(zhí)行率、預算差異率，及時發(fā)現(xiàn)科研經(jīng)費經(jīng)費使用中的問題，同時滿足財務人員、項目負責人、各管理層對科研經(jīng)費預算、收支和執(zhí)行情況的了解，提出建設一套科學、合理的適合廣東科研項目預算跟蹤管理系統(tǒng)，以期進一步提高科研項目經(jīng)費管理水平，提高科研項目經(jīng)費使用的合理合規(guī)性和預算執(zhí)行率，提高財政資金的使用效率。

1.2預算管理系統(tǒng)的總體設計框架

本預算管理系統(tǒng)是一個基于用友數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)，用戶無須重新安裝新軟件，只需通過增加預算管理模塊即可訪問。也無需重新錄入科研項目經(jīng)費支出相關原始憑證，通過共享用友數(shù)據(jù)庫賬務信息，完成預算管理系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)庫。預算管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源有三方面：①來源于用友財務模塊數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，主要提供項目支出核算信息；②來源于本模塊數(shù)據(jù)庫，主要提供項目預算信息；③來源于外部導入數(shù)據(jù),主要是參與單位導入項目支出數(shù)據(jù)。

1.3預算管理系統(tǒng)的結構

由圖1所示,科研項目預算跟蹤管理系統(tǒng)結構圖有以下模塊：

（1）登錄模塊，系統(tǒng)登錄模塊是預算管理系統(tǒng)的大門。

（2）系統(tǒng)主界面，用戶登陸成功后,進入系統(tǒng)界面,狀態(tài)欄里會顯示用戶的信息和登錄時間，用戶通過菜單欄選擇進入功能模塊。

系統(tǒng)根據(jù)用戶的職權分配不同的權限，如帳務人員僅具有代碼設置、賬務處理、數(shù)據(jù)查詢的權限,而系統(tǒng)管理員則僅具有系統(tǒng)設置和數(shù)據(jù)庫校驗備份的權限。用戶登錄時,所在用戶組所不具有權限的功能模塊按鈕將變成灰色，無法使用，這樣可以進一步提高系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。

圖1　科研項目預算跟蹤管理系統(tǒng)結構圖

（3）系統(tǒng)設置模塊，該模塊包括用戶設置、用戶密碼修改、數(shù)據(jù)庫連接設置、打印機設置四個子功能模塊。

（4）基礎資料模塊，該模塊包括項目資料設置、項目類別設置、科目對接設置、參與單位信息設置四個子功能模塊。

其中項目類別設置是用來設定科研項目的不同分類的,如“廣東產(chǎn)業(yè)技術創(chuàng)新與科技金融結合專項資金、廣東省公益研究與能力建設專項、廣東省基礎與應用基礎研究專項、廣東省前沿與關鍵技術創(chuàng)新專項、廣東省協(xié)同創(chuàng)新與平臺環(huán)境建設專項”。因為每個科研項目類別的具體管理科目都不相同,因此必須認真區(qū)分設置。

科目設置是本系統(tǒng)中非常重要的一個模塊,直接關系到科研項目預算管理的核心。

（5）賬務處理模塊，該模塊是科研項目預算管理系統(tǒng)的核心部分,具體分為項目科目限額設置和賬務處理兩個子功能模塊。

對科研項目進行預算管理,最重要的就是要對科研項目進行限額控制,明確其收支情況,以便進行實時監(jiān)督和審核，因此,對項目各個科目的分配額度進行準確設置,就能達到監(jiān)督、預警效果。

（6）數(shù)據(jù)查詢及報表模塊，具體分支出支出情況查詢模塊和執(zhí)行情況查詢模塊。

支出情況查詢模塊分為為主承擔單位項目總賬查詢、項目明細賬查詢和參與單位項目明細賬查詢3個模板。財務人員可以通過本模塊查詢到各科研項目的詳細支出情況。

執(zhí)行情況查詢分為項目總預算執(zhí)行情況查詢、主承擔單位項目執(zhí)行情況查詢、參與單位項目執(zhí)行情況。財務管理人員通過項目科目預算額度的設置與執(zhí)行情況的對比、差異分析，可以及時了解到每個項目參與主體每個科目的執(zhí)行情況，及時控制、調整各科目的預算情況，若是因項目開展需要，變更預算，應及時辦理項目預算變更手續(xù)。

2　預算管理系統(tǒng)重點要解決的關鍵問題

2.1科研課題經(jīng)費預算科目與會計科目轉換關系管理

財政廳、科技廳共同制訂定的《廣東省產(chǎn)業(yè)技術創(chuàng)新與科技金融結合專項資金管理辦法》、《廣東省公益研究與能力建設專項資金管理辦法》、《廣東省基礎與應用基礎研究專項資金（省自然科學基金）管理辦法》、《廣東省前沿與關鍵技術創(chuàng)新專項資金管理辦法》、《廣東省協(xié)同創(chuàng)新與平臺環(huán)境建設專項資金管理辦法》要求，將項目課題經(jīng)費分為直接費用和間接費用，其中，直接費用主要是：設備購置、原材料、測試化驗加工費、會議費、差旅費、人員費、知識產(chǎn)權費、專家勞務費、直接支出的其他支出。

科研單位執(zhí)行的是財政部《科學事業(yè)單位會計制度》，明細科目是按照政府分類科目設置，因此導致科研項目的“預算收支科目”與財務賬務處理的“會計科目”口徑不一致。能否合理地將財務賬務處理的“會計科目”歸集匯總到科研項目的“預算收支科目”，能否系統(tǒng)建立經(jīng)費預算科目與會計科目之間的邏輯轉換關系并建立數(shù)據(jù)間的一一對應，決定了科研項目經(jīng)費預算的執(zhí)行率，是決定預算跟蹤管理系統(tǒng)是否有效的關鍵問題。

2.2項目參與單位數(shù)據(jù)的對接

科研項目的參與單位組織形式多元，有企業(yè)、高校、事業(yè)單位、社會團體，每個組織形式的會計核算制度都不一致，因此，在匯總參與單位數(shù)據(jù)的時候就面臨著會計科目核算轉化的問題。考慮到每個組織形式、會計制度、會計核算的不統(tǒng)一性，同時為了保障系統(tǒng)的可開發(fā)性和實操性，應在系統(tǒng)外將參與單位項目數(shù)據(jù)進行初步轉化。參與單位應提供項目明細賬和項目預算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)。財務人員將項目執(zhí)行數(shù)據(jù)轉化為十三個科目的項目數(shù)據(jù)后，再導入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。

2.3預算預警系統(tǒng)的設置

預算預警系統(tǒng)預設置幾層預算預警系統(tǒng)。項目管理人員根據(jù)各項目的預算情況設置項目的預警設置，如果科研經(jīng)費支出單一科目的發(fā)生額超過預算預警百分比，出現(xiàn)警告提示。出現(xiàn)警告提示時，系統(tǒng)歸集超預算的相關數(shù)據(jù)，形成預算分析報表和超預算的明細情況，方便項目負責人及時了解項目預算執(zhí)行情況，了解警告的情況——是支出不規(guī)范、不合理，還是確因項目進展需要？如確因項目進展需要，需及時向項目主管部門提交預算變更申請。

科研項目預算管理是科研項目經(jīng)費過程管理中的重難點，通過建立科研項目預算跟蹤管理系統(tǒng)，可以有效地對項目經(jīng)費實時動態(tài)管理與事前、事中控制，為規(guī)范科研機構的財務管理提供很好的信息化支撐。

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作者簡介：張?zhí)m萍（1987-），女，會計師，碩士，研究方向為預算管理、內(nèi)部控制、科研項目經(jīng)費管理。

*基金項目：廣東省科技計劃項目“科研經(jīng)費財務跟蹤管理研究”（2013B061800013）