地質檔案的數(shù)字化利用與保密方法探討

林惠玲

（廣東省地質科學研究所，廣東廣州　510080）

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地質檔案的數(shù)字化利用與保密方法探討

林惠玲

（廣東省地質科學研究所，廣東廣州510080）

摘要：隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，地質檔案建設工作取得了顯著成就，隨著信息技術的發(fā)展與進步，地質檔案建設的數(shù)字化與信息化程度明顯增強，極大地促進了檔案建設的科學化與高效化，為我國地質勘探與開發(fā)有序進行創(chuàng)造了條件。本文將對地質檔案的數(shù)字化利用與保密方法進行分析，從而表現(xiàn)新時期做好檔案數(shù)字化建設與利用的重要性。

關鍵詞：地質檔案；數(shù)字化利用；保密方法

0　前言

通常來說，地質檔案的利用與保密都是有檔案管理人員負責的。鑒于地質檔案數(shù)量大、種類多、涉及的范圍廣，將關系到國家與社會穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展，具有明顯的戰(zhàn)略性與目標性。當前，信息化已經(jīng)是時代發(fā)展的一個必然趨勢，加強地質檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理能夠真正順應地質檔案建設需求，提高了檔案利用效率。

1　地質檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國地質檔案建設的有序進行，我國地質檔案資料得到了長期積累，在漫長的歲月中形成了非常多的科研報告資料、地質勘探資料以及各種豐富多樣的檔案信息資料，為人們認識資源、開采資源提供了信息與資料支持，對于推進我國資源利用、開采起到了積極作用，更對我國資源研究、資源規(guī)劃提供了資料，在降低勘察成本、優(yōu)化投資、環(huán)境保護上起到了重要作用。

我國在上世紀80年代末，對所管轄的地質檔案進行整理與優(yōu)化，推動我國地質檔案管理與建設的規(guī)范化、制度化。但是，大部分的檔案信息都是以紙質形態(tài)存在，這些紙質的地質檔案資料代表著那個年代地質檔案建設的成果。到了20世紀，開始轉變檔案存放形式，嘗試使用光盤存放檔案資料。鑒于檔案存放期限與檔案使用壽命的制約，很多檔案在被人翻閱時，會受到人為損傷或破壞，并且環(huán)境變化也會使檔案遭到不同程度的損傷。比如，頻繁的復印、摘抄、調整位置或者翻閱，會使紙質檔案逐漸變薄，這些都是人為損傷的體現(xiàn)；溫度、濕度條件變化，灰塵堆積等都會縮短地質檔案的使用壽命。還有一方面，隨著時間延長，紙質檔案出現(xiàn)變質是不可避免的，會出現(xiàn)紙質發(fā)黃、變脆、老化［1］。而使用計算機對檔案進行管理則可以對溫度、濕度進行自動調節(jié)與控制，確保檔案適應環(huán)境的能力增強，進而使檔案的利用率提高，防止出現(xiàn)檔案遭到損傷，使檔案原件得到完好保存。

2　地質檔案數(shù)字化建設思路

2.1對數(shù)字化基礎工作進行規(guī)范

地質檔案數(shù)字化就是指應用計算機、數(shù)碼相機設備、掃描儀等數(shù)字化設備對地質檔案中的圖片、文字、膠片等進行加工與處理，可以將聲音、圖像轉換為數(shù)字形式，將其存入到磁盤、光盤當中，能夠隨時使用計算機對圖像進行處理加工。

2.1.1構建其數(shù)字化地質檔案工作管理體系

（1）建立健全數(shù)字化工作機構。

在進行檔案的數(shù)字化建設當中，要結合地質工作部門的實際情況，從數(shù)字檔案的特征出發(fā)，建立其檔案管理機構，在機構中做好對人員、設施的配備，保持資金、設施的齊全，為檔案的數(shù)字化利用奠定基礎，同時也是做好檔案數(shù)字化建設的關鍵一步［2］。

（2）對運行環(huán)境進行規(guī)范。

要制定出符合地質檔案數(shù)字化建設要求的工作體系與制度，比如，數(shù)字化檔案管理制度、檔案備份管理制度、數(shù)字化檔案利用制度、檔案利用的身份確認制度、網(wǎng)絡安全管理制度等，切實保障數(shù)字化檔案建設有序開展，實現(xiàn)檔案的建設的高效、健全、有序，使各項制度運行符合規(guī)范。

在檔案數(shù)字化建設中，還要建立起數(shù)字化利用平臺，加強對相關軟件的配置與管理，可以使用數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)進行管理，能夠將相互關聯(lián)的地質檔案信息結合起來，提高了檔案的利用效率［3］。

鑒于數(shù)字檔案存放方式都是光盤、磁盤形式的，與傳統(tǒng)紙質檔案保存有本質區(qū)別，對檔案存放環(huán)境提出了更高要求：在專用的防磁柜中可以存放光盤、磁盤，防磁柜具有防潮、防電功能，能夠防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。此外，檔案存放方式也有所改變，由過去的紙質儲存變?yōu)榱斯獗P儲存，極大縮小了存放空間，在檔案備份上也更加方便、及時，可以定期對整體磁盤進行檢查，進一步確保檔案信息安全。

2.2利用信息網(wǎng)絡對網(wǎng)絡系統(tǒng)地質成果信息進行發(fā)布

網(wǎng)絡技術能夠將分散的信息集中利用，能夠將不同載體中、不同位置的信息資源整合起來，再使用網(wǎng)絡進行連接，確保能夠及時存儲與利用。地質成果發(fā)布將不受時間、空間的限制，只需要使用電腦就能夠查閱到所有相關檔案信息。

局域網(wǎng)：在地質檔案管理當中，局域網(wǎng)的利用優(yōu)勢較多，通過網(wǎng)絡能夠及時發(fā)布或者共享檔案信息，完成對檔案信息的公布與移交［4］。管理人員還能夠按照實際情況自由添加新的項目，自行制作統(tǒng)計表或者統(tǒng)計圖，對檔案數(shù)量進行統(tǒng)計，使檔案利用效率提高，共享功能增強，檔案資源得到優(yōu)化利用。

因特網(wǎng)：完成檔案數(shù)據(jù)的拷貝以后，可直接傳輸?shù)椒掌鹘K端上，再通過身份確認，獲得瀏覽資格的用戶能夠隨時在網(wǎng)頁上查看檔案信息，對于檔案數(shù)字化利用與開發(fā)有劃時代的意義。

3　地質檔案保密方法

3.1做好檔案室的檔案保密工作

首先，要按照地質檔案資料的密級程度分級管理檔案資料；在檔案資料打印、復制、領域過程中要進行嚴格審批、登記；打印完密級文件以后要加密保存；按照檔案資料的權限查閱，查閱的合同要將復印件或印章去掉。其次，在辦理各種事宜的時候，要攜帶檔案原件辦理，并要有檔案室工作人員的陪同；檔案室要按照統(tǒng)一手續(xù)辦理文件資料，確保文件資料不外泄。最后，定期對各部門的文件資料進行分類與檢查。

3.2定期對各部門的文件資料進行保密檢查

各部門要確保不在私人通信中涉及到較多的秘密檔案；不要使用非保密本記錄秘密；不在非保密場所談論檔案秘密；不私自向無關部門泄露秘密；禁止使用公用電話或者明碼電報辦理密級事務；禁止攜帶秘密檔案游玩或者到共同場所探親訪友。最后，工作人員要加強對檔案保密知識的學習，掌握檔案輕重緩解的分類方法。不斷提升自身業(yè)務素養(yǎng)，利用閑暇時間多去學習檔案保密管理方面的知識，使知識能夠轉化為實踐，收獲到實踐成果；部門領導要定期組織人員培養(yǎng)，加強與其他部門的合作與交流。定期對檔案人員進行業(yè)務考核，使其認識到自己的業(yè)務能力，掌握未來學習方向。各級部門負責人要不斷提高領導能力，將“一把手”負責制落實到位，始終堅持“誰負責、誰管理”的原則，對各崗位職責有明確認識，始終將安全責任制作為檔案安全保密工作的出發(fā)點，并要將這一工作制度貫徹到檔案收集、存儲、利用、編制研究的各個領域［5］。最后，要遵循“安全第一、預防為輔”的工作原則，防微杜漸，杜絕出現(xiàn)違規(guī)利用、私自更改、故意損毀等不良現(xiàn)象。要加強對各級人員的安全教育，及時開展安全講座與教育培訓，讓各級人員都了解檔案安全保密工作的重要性，向各級人員講解檔案泄露的危險性，使安全意識深入人心，將檔案安全責任落實到位。加強日常管理與監(jiān)督檢查的結合，可以定期組織管理人員對檔案工作進行統(tǒng)一檢查，檢查檔案數(shù)量、存儲環(huán)境、檔案利用方式等，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，檔案管理與保密工作的薄弱環(huán)節(jié)要重點檢查，對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的隱患進行排查，防止隱患的進一步惡化［5］。

3.3加強地質原始資料的安全保密措施

原始地質資料對地質研究具有珍貴價值，是不可重復利用的珍貴資源，更是國家耗費巨資、地質勘探人員付出辛勤勞動獲取的珍貴成果，因此，加強對地質資料的保密顯得至關重要。首先，在開展野外工作過程中，收集的資料要及時整理、認真保存、防止出現(xiàn)成果流失。

3.4加強地質資料電子文檔安全保密的方法

對于驗收合格的電子文檔，可以按照資料保管規(guī)定，對電子文檔進行整理與填寫，進而生成電子文檔登記表，對高標準或者高質量的文檔進行存儲。完成了電子文檔的質量檢查以后，合格的文檔可以錄入、存儲，沒有用的電子文件可以全部銷毀，確保電子資料的完整有序。在對電腦完成體檢與優(yōu)化以后，確保

沒有病毒以后，可以使用兼容方式實現(xiàn)檔案的錄制，確保電子檔案的清晰、完整、可讀取。在檔案掃描過程中，要隨時利用隨時掃描，掃描完以后要及時保存好，防止檔案外泄。

4　結束語

總之，地質檔案保密與數(shù)字化利用是確保地質檔案建設更為科學、合理的關鍵，必須提高對地質檔案數(shù)字化利用效率，加強檔案保密工作的管理。

參考文獻：

［1］張春艷.基層檔案信息化工作離數(shù)字檔案館有多遠——以隆回縣為例［J］.檔案時空，2014（2）：28-30.

［2］北京市檔案館檔案原件調閱率大幅下降數(shù)字化檔案成為利用主角［J］.云南檔案，2011（9）：12-12.

［3］李揚新.“數(shù)字化檔案信息利用效益”的研究——數(shù)字化檔案信息特點及其利用效益特征［J］.蘭臺世界，2011（20）：2-3.

［4］潘玉民，何宏甲.論電子時代檔案信息資源利用的新特點——利用者的視角

［5］張靜.校園數(shù)字化建設系統(tǒng)架構的檔案數(shù)字化服務平臺建設［J］.現(xiàn)代情報，2010，30（11）：59-61，64.

作者簡介：林惠玲（1967-），女，經(jīng)濟師，大專，從事檔案工作。