高職院校教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

張宏亮

（洛陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南洛陽(yáng)471000）

高職院校教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

張宏亮

（洛陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南洛陽(yáng)471000）

以提升高職院校教學(xué)檔案管理工作水平為出發(fā)點(diǎn)，簡(jiǎn)要介紹教學(xué)檔案的基本價(jià)值、收集范圍，并針對(duì)教學(xué)檔案管理中存在的若干問(wèn)題提出一些具體措施和建議。

高職院校；教學(xué)檔案；管理工作

教學(xué)檔案是各院校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究過(guò)程中直接形成和積累的具有保存價(jià)值的重要資料，包括各種文字、圖表、聲像等不同形式的材料。高等職業(yè)院校的教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的真實(shí)記載，是教學(xué)研究的原始數(shù)據(jù)庫(kù)，也是評(píng)判高職院校教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的有力憑證，還可為決策提供重要參考依據(jù)?？梢?jiàn)，檔案是一種不可再生的珍貴資源，檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的重要工作［1］。加強(qiáng)高職院校的教學(xué)檔案管理，能夠體現(xiàn)出教學(xué)檔案的寶貴價(jià)值，激活教學(xué)檔案中沉淀的豐富信息資源，提高教學(xué)檔案的服務(wù)功能和發(fā)展能力［2］。

1　教學(xué)檔案的基本價(jià)值及收集范圍

1.1教學(xué)檔案的基本價(jià)值

教學(xué)檔案有兩種基本價(jià)值：（1）歷史憑證價(jià)值。教學(xué)檔案是教學(xué)和管理活動(dòng)的原始記錄，真實(shí)可靠，具有法律效力；（2）情報(bào)信息價(jià)值（或參考價(jià)值）。教學(xué)檔案中所儲(chǔ)備的豐富信息可為各項(xiàng)工作提供借鑒和參考，更可以為重要決策提供依據(jù)。

1.2教學(xué)檔案的收集范圍

高職院校日常教學(xué)、管理、科研等工作中所產(chǎn)生的材料并不需要全部列入歸檔范圍，而應(yīng)根據(jù)其對(duì)今后的工作是否有價(jià)值進(jìn)行篩選。教學(xué)檔案的歸檔范圍包括：（1）指導(dǎo)計(jì)劃類(lèi)。包括上級(jí)教育主管部門(mén)及院校下達(dá)的政策性、指導(dǎo)性文件及有關(guān)規(guī)定，還有教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課表、課程進(jìn)度表、教學(xué)日志等；（2）學(xué)籍管理類(lèi)。包括學(xué)生基本信息表、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況、學(xué)生畢業(yè)論文和學(xué)位授予資料等；（3）教師業(yè)務(wù)類(lèi)。包括教學(xué)改革進(jìn)展情況、教學(xué)研究計(jì)劃與總結(jié)、課題申請(qǐng)立項(xiàng)與結(jié)題、各種獎(jiǎng)勵(lì)及成果資料等；（4）過(guò)程監(jiān)控類(lèi)。包括課程成績(jī)統(tǒng)計(jì)、聽(tīng)課評(píng)課記錄、教學(xué)情況檢查記錄、教學(xué)反饋、課程教學(xué)總結(jié)、實(shí)習(xí)總結(jié)等資料；（5）教學(xué)資料類(lèi)。包括自編教材、教學(xué)參考資料、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、習(xí)題集、試題庫(kù)（試卷庫(kù)）、試卷分析及各種多媒體資料等；（6）其他類(lèi)。包括學(xué)生座談會(huì)記錄整理分析、畢業(yè)生跟蹤調(diào)查、教學(xué)工作會(huì)議記錄、教科研活動(dòng)記錄等。

2　教學(xué)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

2.1檔案管理工作理念落后

高職院校領(lǐng)導(dǎo)到教師及教學(xué)管理人員主要重視教學(xué)、管理和科研工作，認(rèn)為檔案管理不是主要工作，不能帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，與教學(xué)科研相比無(wú)關(guān)緊要，能應(yīng)付評(píng)估檢查就行。一些教師及教學(xué)管理人員只注重做事、完成任務(wù)，認(rèn)為資料的收集、整理與自己無(wú)關(guān)，致使有些事情已經(jīng)做了且做得很好，卻沒(méi)有留下文字記錄的痕跡，有關(guān)資料也無(wú)人收集和整理，有些教學(xué)檔案記錄“有頭無(wú)尾，有始無(wú)終”，還有一些資料散落在個(gè)人手中。長(zhǎng)期以來(lái)，教師及管理人員只重視收藏“紅頭文件”、有關(guān)證書(shū)，而忽視教學(xué)會(huì)議、教學(xué)活動(dòng)、教材建設(shè)、教研與科研等過(guò)程的記錄和有關(guān)資料的留存。

2.2教學(xué)檔案管理制度不健全

高職院校的教學(xué)檔案主要來(lái)源于日常教學(xué)和管理活動(dòng)中所形成的文件和材料，其管理貫穿于日常教學(xué)和管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)［3］。由于院校一些部門(mén)級(jí)的檔案管理制度及考核標(biāo)準(zhǔn)不健全，存在隨意性和盲目性，致使部門(mén)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺少清晰的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如收集內(nèi)容不清晰、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、歸檔時(shí)間和要求不具體等，加之平時(shí)積累不足，使檔案歸檔情況參差不齊，如歸檔材料不齊全、不規(guī)范、不系統(tǒng)，甚至造成教學(xué)檔案的遺失現(xiàn)象。

2.3資料收集缺少預(yù)見(jiàn)性

檔案原始資料的收集具有較強(qiáng)的時(shí)效性，資料收集不齊全、不規(guī)范，檔案質(zhì)量必然受到影響。有些院系在教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行之前沒(méi)有明確的計(jì)劃和設(shè)計(jì)，多是等教學(xué)活動(dòng)結(jié)束后，才將現(xiàn)有的資料進(jìn)行收集，整理時(shí)發(fā)現(xiàn)有些記錄不詳細(xì)（內(nèi)容、數(shù)據(jù)漏填等），有些記錄不一致（標(biāo)準(zhǔn)、格式不統(tǒng)一等），有些記錄缺失（未記錄、未留存、未拍照錄像等），甚至還存在為迎接檢查匆忙加班加點(diǎn)突擊進(jìn)行收集、補(bǔ)救工作的現(xiàn)象，使歸檔材料的原始性和真實(shí)性大打折扣。

2.4教學(xué)檔案的利用率低

教學(xué)檔案的信息可為教學(xué)改革及管理水平的提升提供大量有價(jià)值的原始數(shù)據(jù)和參考信息，但各院系的檔案管理員做的多是保管員的工作，對(duì)檔案資料的價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，沒(méi)有能力去提取這些信息，且他們投入到檔案管理工作的時(shí)間和精力有限，難以對(duì)檔案工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，致使這些珍貴的資料長(zhǎng)期閑置，沒(méi)有充分發(fā)揮其功效。

3　提升教學(xué)檔案管理水平的對(duì)策

3.1完善教學(xué)檔案管理制度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，健全高職院校教學(xué)檔案管理制度，規(guī)范教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、利用的規(guī)范化流程，積極推動(dòng)教學(xué)檔案的精細(xì)化管理，重點(diǎn)加強(qiáng)督查實(shí)施，嚴(yán)格落實(shí)考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，不斷提升教學(xué)檔案的管理質(zhì)量。首先，大力宣傳教學(xué)檔案的重要價(jià)值，通過(guò)列舉一些鮮活的實(shí)例，使每位教師及管理人員認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是具有潛在和現(xiàn)實(shí)作用的寶貴財(cái)富［4］；其次，讓每位教師及管理人員形成主動(dòng)收集、管理的意識(shí)，在完成工作的同時(shí)，及時(shí)進(jìn)行記錄和整理有關(guān)材料和數(shù)據(jù)，做到教學(xué)管理和檔案管理同步進(jìn)行；最后，定期加強(qiáng)監(jiān)督檢查，獎(jiǎng)懲分明，更好地調(diào)動(dòng)檔案管理員的工作積極性，不斷提升教學(xué)檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作從經(jīng)驗(yàn)型管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化管理的轉(zhuǎn)變。

3.2建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行預(yù)見(jiàn)性管理

應(yīng)結(jié)合院系實(shí)際，成立以主管領(lǐng)導(dǎo)、中層領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、檔案收集員組成的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確各層級(jí)檔案管理責(zé)任人及崗位職責(zé)，落實(shí)檔案管理責(zé)任制。檔案主管部門(mén)應(yīng)做好預(yù)見(jiàn)性管理，即在檔案材料立卷歸檔前，明確歸檔范圍，預(yù)先布置檔案收集的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、要求及整理時(shí)間，制訂有關(guān)教學(xué)培訓(xùn)、教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)等檔案收集清單，按照統(tǒng)一編號(hào)、格式、記錄要求等，對(duì)各層級(jí)檔案管理員、檔案收集員（包括教師等）進(jìn)行培訓(xùn)，確保教學(xué)檔案收集的及時(shí)性、完整性及系統(tǒng)性，并定期對(duì)提交的檔案材料按照教學(xué)檔案考核標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施檢查、驗(yàn)收，提高教學(xué)檔案歸檔質(zhì)量。

3.3建立檔案資料收集-整理-歸檔-提取一體化的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，提高工作效率

教學(xué)檔案原始資料的收集是做好教學(xué)檔案管理最基礎(chǔ)的工作，沒(méi)有原始資料收集的全面性、真實(shí)性和系統(tǒng)性，就沒(méi)有教學(xué)檔案的科學(xué)性和指導(dǎo)性［5］。各院系教學(xué)和教學(xué)管理工作既有連續(xù)性，又有很強(qiáng)的階段性和周期性，因此，要逐步建立資料收集-整理-歸檔-提取一體化的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，推行文檔與數(shù)據(jù)一體化［6-7］、紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理［8］，不僅可避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，更可保證文檔內(nèi)容的完整性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性、檔案提取的簡(jiǎn)便性，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

3.4加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與各院系的合作，提高檔案的利用價(jià)值

檔案管理部門(mén)、各院系檔案管理員要有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)和行動(dòng)，密切關(guān)注各院系教學(xué)管理、教學(xué)、科研等發(fā)展動(dòng)態(tài)，提前主動(dòng)與相關(guān)人員溝通，明確他們的所需，及時(shí)提供教學(xué)檔案資料，還可采取預(yù)約服務(wù)、上門(mén)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等方式，促進(jìn)教學(xué)檔案的流通性［9］。通過(guò)合作，讓檔案管理部門(mén)及各院系的檔案管理員成為教學(xué)管理、教學(xué)、科研的參與者和合作者，讓檔案資料、檔案管理者等從被遺忘的角落進(jìn)入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和教師的視線中。同時(shí)，必須重視檔案管理人員的培養(yǎng)，采取定期培訓(xùn)和平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方式抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，著重提高他們的管理能力、創(chuàng)新能力［5］。

［1］魏欣.以法為宗知古今——航天檔案工作者的培訓(xùn)心得［N］.中國(guó)航天報(bào)，2013-11-12.

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［3］姚峰，范紅輝.從教學(xué)評(píng)估透視院系教學(xué)檔案建設(shè)與管理問(wèn)題［J］.唐山學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（5）：96-98.

［4］金芳，劉慶泉.論高校評(píng)估與二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理［J］.遼寧經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，2008（1）：74.

［5］白雪.關(guān)于做好黨校教學(xué)檔案管理工作的思考和建議［J］.科技信息，2012（15）：261.

［6］劉芳，周晉陽(yáng).對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的思考［J］.中共山西省委黨校學(xué)報(bào)，2006（3）：69-71.

［7］楊佳音.高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析［J］.科學(xué)中國(guó)人，2016（8）：106.

［8］谷露.教學(xué)檔案信息化管理研究［J］.亞太教育，2016（4）：180.

［9］潘海燕.現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理模式探索［J］.江蘇科技信息，2016（9）：11-12.

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1671-1246（2016）22-0040-03