淺談醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)與管理

摘要：隨著我國(guó)醫(yī)療改革的不斷深入，當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資源管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代的需求。為此，加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)與管理成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)前一項(xiàng)緊迫改革的任務(wù)。文章探討了當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)過程中存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出了積極有效的管理措施和建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；檔案資源建設(shè)；檔案資源管理；醫(yī)療改革；檔案事業(yè) 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G253 文章編號(hào)：1009-2374（2016）07-0164-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.07.083

在經(jīng)濟(jì)全球化、信息高速發(fā)展的時(shí)代背景下，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息自動(dòng)化已經(jīng)成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。但是從當(dāng)前的情況來看，我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理自動(dòng)化水平不高，還存在著很多弊端和漏洞，根本無法滿足日益增長(zhǎng)的現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)需求。為此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門應(yīng)該要努力借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，采取各種科學(xué)合理的檔案管理措施，借此從根本上進(jìn)一步提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

1 當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)中存在的主要問題

1.1 檔案信息化建設(shè)意識(shí)不高

很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案信息化建設(shè)意識(shí)不足，只注重本院的經(jīng)濟(jì)效益和業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽略對(duì)檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當(dāng)成是醫(yī)院管理中一個(gè)重要的組成部分，導(dǎo)致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展和大力普及，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)步伐也得到了加快。很多醫(yī)院都已經(jīng)從過去手動(dòng)管理逐步轉(zhuǎn)型為計(jì)算機(jī)管理，并開始創(chuàng)建醫(yī)院局域網(wǎng)、應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及醫(yī)院信息系統(tǒng)等來對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是由于部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不夠深入，檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理信息化水平還較為落后。

1.2 缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理是否規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個(gè)決定性因素。但從實(shí)際的檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴(yán)格的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，導(dǎo)致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用這些工作環(huán)節(jié)的時(shí)候無法可依、無據(jù)可循，整體管理工作毫無秩序、混亂不堪。在很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，人事管理系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)等層次與所屬的部門實(shí)際要求不符，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。例如：檔案管理的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的方式與接口存在著技術(shù)問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息沒有得到有效的轉(zhuǎn)換、對(duì)接以及共享，這些都給醫(yī)院檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化管理產(chǎn)生了不同程度的阻礙。

1.3 缺乏統(tǒng)一的軟件應(yīng)用系統(tǒng)

很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。例如文書檔案、基礎(chǔ)檔案等都是由檔案部門來進(jìn)行保管和儲(chǔ)存，健康檔案以及財(cái)務(wù)檔案等都是由保健科與財(cái)務(wù)科來進(jìn)行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個(gè)管理工作沒有統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)作為指導(dǎo)，在操作過程中形式不一，大大降低了檔案的信息化水平，最終導(dǎo)致很多文檔的缺失。同時(shí)很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)所應(yīng)用的管理軟件還較為落后，部分還依然應(yīng)用單機(jī)版系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致系統(tǒng)難以順利的實(shí)現(xiàn)兼容、對(duì)接、升級(jí)以及更新，給系統(tǒng)維護(hù)增加了難度，以至于無法滿足現(xiàn)代化管理的需求。

1.4 醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限

經(jīng)濟(jì)決定上層建筑，只有以強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)作為后盾，各項(xiàng)工作才得以順利開展。醫(yī)療機(jī)構(gòu)也不外乎此，加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，是順利實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要保障。但是，從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入是非常有限的，如果僅僅依靠當(dāng)?shù)刎?cái)政的預(yù)算來購(gòu)置大量的先進(jìn)設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，資金投入的局限性導(dǎo)致檔案管理部門所需的設(shè)備無法得到完善，加之現(xiàn)有設(shè)備在逐漸老化和陳舊，成為了檔案管理工作順利實(shí)現(xiàn)信息化的絆腳石。

1.5 檔案管理人員專業(yè)技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)偏低

很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案的管理工作沒有形成一個(gè)全面正確的認(rèn)識(shí)，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)還采用兼職人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。很多管理人員的知識(shí)文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，加之年齡較大，導(dǎo)致他們無法正常使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案管理，這些因素都對(duì)檔案的信息化的建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。此外，部分管理人員責(zé)任心缺失，缺乏創(chuàng)新精神，不符合現(xiàn)代檔案管理工作人員的規(guī)定與要求。

2 加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理的有效措施

2.1 努力完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

為了要充分發(fā)揮出檔案部門的管理作用，應(yīng)該要努力完善檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施的配置。例如掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)一級(jí)數(shù)碼相機(jī)等這些設(shè)備都應(yīng)該缺一不可，實(shí)現(xiàn)檔案部門數(shù)字化管理，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)處理的能力，確保檔案部門具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能。同時(shí)，還要努力完善影像存貯系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，配置完善各種子系統(tǒng)，應(yīng)用各種現(xiàn)代化新型軟件，進(jìn)一步滿足現(xiàn)代化管理的需求。在收集、分類、歸檔、查閱、存儲(chǔ)等工作環(huán)節(jié)上充分利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理，從根本上來提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)同時(shí)保留傳統(tǒng)保管方式

充分借助計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作。在檔案查詢以及存儲(chǔ)方面，應(yīng)該要努力提高檔案的信息化和數(shù)字化水平。由于當(dāng)前的電子文檔依然不具備法律作用和憑證作用，為此還無法完全替代實(shí)物文檔。所以在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，除了要努力加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)水平之外，還應(yīng)該要適當(dāng)保留傳統(tǒng)檔案保管工作方式，把重要的實(shí)物檔案保管好，確保電子文檔和紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行歸檔保存，方便日后的查找和閱讀，充分保證紙質(zhì)文件自身所具備的憑證以及法律作用。

2.3 提高檔案信息安全管理性

在檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，還應(yīng)該要重視信息的安全管理工作，保證檔案在網(wǎng)絡(luò)保管中具有高效的安全性。檔案屬于一種原始性的文件，應(yīng)保證文件的完整性，防止文件在途中被惡意篡改。為此，檔案管理部門的工作人員一定要努力提高自身的管理技術(shù)水平，采用利用防火墻、網(wǎng)關(guān)等技術(shù)來提高檔案的安全性，防止檔案受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊以及黑客的不法侵入。在整個(gè)檔案的網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)當(dāng)中，設(shè)置出難以破解的密碼權(quán)限，采用數(shù)字簽名、實(shí)臉認(rèn)證等高級(jí)機(jī)密技術(shù)，對(duì)電子文檔實(shí)行嚴(yán)密的防護(hù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件以及實(shí)物檔案的保管，把其放置在保險(xiǎn)箱內(nèi)，保險(xiǎn)箱設(shè)置好密碼，防止密碼的外泄。任何人想要得到查詢文件，需要經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字，方可由檔案部門管理工作人員提供。此外，對(duì)于各種檔案數(shù)據(jù)需進(jìn)行備份，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的監(jiān)測(cè)以及維護(hù)工作，保證檔案的安全性。

2.4 擴(kuò)大基礎(chǔ)設(shè)施資金的投入

基礎(chǔ)設(shè)施的完善離不開強(qiáng)大資金支持。為此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)要努力通過各種渠道來擴(kuò)大資金的投入。在資金籌集的過程中，不能完全依賴于財(cái)政的預(yù)算，還應(yīng)該要力促政府的檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入，努力爭(zhēng)取把檔案信息化建設(shè)的項(xiàng)目加入到專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)當(dāng)中去，獲得更多的資金支持。首先，醫(yī)療機(jī)構(gòu)本身應(yīng)該要努力地利用現(xiàn)有的資源，創(chuàng)建出一個(gè)多元化的檔案信息工程系統(tǒng)。例如，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的相關(guān)部門可以通過與電子部門的洽談與協(xié)商，爭(zhēng)取獲得電信部門在網(wǎng)絡(luò)上的支持，獲取他們提供的各種優(yōu)惠政策；其次，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理部門在采購(gòu)設(shè)備的同時(shí)，應(yīng)該要根據(jù)自身的實(shí)際能力合理購(gòu)買信息設(shè)備，確保信息設(shè)備具有強(qiáng)大的實(shí)用性和有效性；最后，檔案管理部門在對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新的同時(shí)，應(yīng)該要努力提高對(duì)現(xiàn)有設(shè)備的利用率。通過多渠道的努力，爭(zhēng)取利用有限的資源發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益。

2.5 提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

聘用具有一定知識(shí)文化的人員專門負(fù)責(zé)檔案的管理工作，同時(shí)醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)努力為他們構(gòu)建各種學(xué)習(xí)的平臺(tái)和深造的機(jī)會(huì)，定期地對(duì)他們進(jìn)行檔案管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，促使他們與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，促使他們掌握最先進(jìn)的檔案管理模式和技術(shù)并在實(shí)際管理工作中得以應(yīng)用。此外，醫(yī)院管理部門還應(yīng)該要采取獎(jiǎng)勵(lì)的機(jī)制，激發(fā)他們工作的積極性，促使他們追求更高的職業(yè)理想，在實(shí)際檔案管理工作中，要求他們秉持高度責(zé)任心，在工作崗位中做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。提高他們的信息化意識(shí)和管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)新人才的培養(yǎng)力度，為醫(yī)院的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保醫(yī)院檔案各項(xiàng)管理工作得以順利開展與實(shí)施。

3 結(jié)語

綜合上述可知，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設(shè)重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限、檔案管理人員素質(zhì)偏低等問題。為此，只有在針對(duì)這些問題上努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理工作順利實(shí)現(xiàn)信息化，根本上提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的工作水平。

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作者簡(jiǎn)介：陳洋華（1977-），女，廣東梅縣人，廣州市惠愛醫(yī)院館員，研究方向：檔案。

（責(zé)任編輯：周 瓊）