護理人員電子檔案的應(yīng)用分析

盧志文

護理人員電子檔案的應(yīng)用分析

盧志文

目的 探析護理人員電子檔案的應(yīng)用效果。方法 分析2006年1月～2016年1月電子檔案在南昌大學(xué)第二附屬醫(yī)院的使用情況。結(jié)果 電子檔案利于護士個人檔案資料的保存、利于精準(zhǔn)查詢每位護士的信息、能夠及時更新護士的各種信息、方便護理管理者查詢各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)、利于護理管理者開展工作。結(jié)論 電子檔案能夠有助于醫(yī)院護理人員管理工作的開展，值得大力推廣。

護理人員；電子檔案；醫(yī)院；管理

1 護士電子檔案的內(nèi)容

1.1 基本信息

1.1.1 一般情況 姓名、性別、出生年月、身份證號碼、政治面貎、婚姻狀況、身體狀況、外語水平、參加工作時間、調(diào)入本單位時間、家庭地址、聯(lián)系電話、編制、鞋碼、最高學(xué)歷、科室、職稱、醫(yī)院編號、注冊證號、首次注冊時間、在職情況、在讀學(xué)歷等。

1.1.2 可根據(jù)實際情況隨時增加內(nèi)容的項目 學(xué)習(xí)簡歷、職務(wù)、技術(shù)職稱、工作簡歷、考核成績、護理缺陷登記、好人好事、獎懲情況、論文情況、進修情況、參加學(xué)術(shù)會議情況、年度考核情況、繼續(xù)教育考核、課題（科研情況）等。

1.2 基礎(chǔ)信息錄入 基礎(chǔ)信息錄入中包含科室信息維護一項，即全院各護理單元的名稱可以隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大及時增加[6]。2011年醫(yī)院新住院大樓投入使用后，臨床科室大量增加，護理單元也從原來的26個增加至51個。在護士檔案中也相應(yīng)增加了新的護理單元。方便護理人員調(diào)整崗位時及時更新。

1.3 查詢分析

1.3.1 個人信息查詢 在護士檔案程序的基本信息查詢中輸入護士姓名或護士醫(yī)院編號即可查詢該護士所有資料，包括一般情況和所有基本信息中包含的內(nèi)容。

1.3.2 護士花名冊查詢 通過花名冊查詢，可以將全院護理人員的信息匯總成一份表格，再將表格導(dǎo)出，就可以進行相關(guān)的統(tǒng)計和分析工作。

1.3.3 組合信息查詢 通過選擇性字段查詢，可以將符合相關(guān)條件的人員篩查出來，還可以將查到的信息導(dǎo)出、打印。

1.3.4 其它查詢分析 內(nèi)容較多，包括護士成績查詢、護士科室查詢、論文查詢、課題成果查詢、缺陷登記查詢、好人好事查詢、鞋碼查詢、年度考核查詢、進修情況查詢、各項比例分析等，可根據(jù)需要進行查詢，并可將查詢結(jié)果數(shù)據(jù)導(dǎo)出、打印等[7]。

1.4 系統(tǒng) 系統(tǒng)中包括系統(tǒng)密碼修改和數(shù)據(jù)備份。用戶可以根據(jù)需要進行密碼修改。護士電子檔案在使用一定時間以后要將數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)遺失[8]。

2 護士電子檔案在使用過程中不斷更新改進

2.1 個人信息的增減 增加了護士注冊證號和護士層級 為準(zhǔn)確保存護士相關(guān)信息，在信息科工程師的幫助下，修改了護士電子檔案程序，將護士注冊證號、護士層級加入了護士檔案。2012年國家衛(wèi)計委開展優(yōu)質(zhì)護理活動后，要求對護士要進行崗位管理，在此基礎(chǔ)上本院實行了護士分層級管理培訓(xùn)，護理人員根據(jù)相應(yīng)的條件分為N0、N1、N2、N3、N4五個等級，并在護士電子檔案中增加了護士所屬層級項目。

2.2 人員的增減 2009年以前護士電子檔案錄入的是已注冊的護士信息，2009年起本院開始招聘規(guī)范化培訓(xùn)護理人員，招聘條件是高中起點大專以上學(xué)歷，身高160cm以上，體檢合格，還須經(jīng)過嚴(yán)格的考試和面試。從2009年開始，規(guī)培護士的信息也納入護士電子檔案。

2.3 科室的增減 2011年醫(yī)院新大樓投入作用以后，本院護理單元從26個增加至51個，科室增加后，護理人員工作科室全部更新到了新的科室。

2.4 減少了理論和操作考試成績的登記 由于護理人員從2016年的四百余人猛增至一千兩百余人，護士每年進行兩次理論考試，一次操作考試，且規(guī)范培訓(xùn)護理人員每季度理論考試一次。如果將成績?nèi)夸浫霗n案，工作量非常大，故2011年起檔案程序中不再登記理論和操作考試成績。所有護理考試成績均以excel的形式保存在護理部相關(guān)的資料夾中。

3 討論

3.1 護士電子檔案使用過程中發(fā)生的問題

3.1.1 護士同名同姓的較多 如目前本院有三個李珍、三個胡婷、兩個劉婷、兩個范麗娟等，為區(qū)分她們，將她們按年齡大小順序分為胡婷1、胡婷2、胡婷3和劉婷大、劉婷小等。

3.1.2 電腦運行過程中會出現(xiàn)中毒、死機等現(xiàn)象 為防止護士電子檔案中資料的遺失，電子檔案程序設(shè)計時設(shè)置了一個備份的功能。護理部每個月要對護士電子檔案的內(nèi)容進行備份，以防信息遺失。

3.1.3 護士電子檔案信息系統(tǒng)有時會出現(xiàn)登錄不了、信息錄入不準(zhǔn)確等情況 這時候就要立即聯(lián)系信息科的工程師來解決難題。

3.2 體會 護士電子檔案系統(tǒng)運用近十年，為護理部對護理人員的信息管理提供了很多方便。護士電子檔案在使用過程中，不斷更新改進，對于需要增加的內(nèi)容及時添加，對于不適合發(fā)展需要的內(nèi)容進行刪減，與時俱進，適合時代發(fā)展的需要。

3.2.1 利于護士個人檔案資料的保存 利用電子信息系統(tǒng)可以存儲大量的人員信息，目前本院有1200余名護理人員，如果用紙質(zhì)材料制作檔案，將是一個非常龐大的工程。

3.2.2 利于精準(zhǔn)查詢每位護士的信息 通過護士電子檔案，只要輸入護士的姓名，該護士的所有信息立即出現(xiàn)在界面上，一目了然，節(jié)約了人力物力和時間。

3.2.3 及時更新護士的各種信息 如工作科室的調(diào)整、外出進修學(xué)習(xí)的時間和內(nèi)容、學(xué)歷的提升、護士層級的提升等。

3.2.4 方便護理管理者查詢各類統(tǒng)計數(shù)據(jù) 本院每年均會給護士發(fā)放一雙護士鞋，在購買護士鞋前，只要在查詢分析中選中“鞋碼查詢”，再選中“數(shù)據(jù)導(dǎo)出細(xì)明”或“數(shù)據(jù)導(dǎo)出匯總”，導(dǎo)出護士鞋的信息，再稍加整理，護士鞋的總數(shù)量、各種鞋碼的數(shù)量立即可以統(tǒng)計出來，包括每位護士的鞋碼，每個護理單元的總數(shù)，每個護理單元各種鞋碼的數(shù)量均統(tǒng)計了出來，節(jié)省了護士長統(tǒng)計本科室護士鞋碼上交護理部，再由護理部統(tǒng)計總數(shù)上報給鞋廠廠家的時間。節(jié)約了大量人力和物力，節(jié)約了大量的時間。

3.2.5 利于護理管理者迅速掌握第一手資料，為護理人才的選拔、培養(yǎng)和使用提供依據(jù)。

[1] 楊慧莉.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2013,19(10):26-27.

[2] 李桂英.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用于護士績效考核體會[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2013,19(3):13-14.

[3] 劉維維，郭秀英，趙海珍，等.護理人員能力進階分層培訓(xùn)與資質(zhì)認(rèn)定考核檔案的設(shè)計與應(yīng)用[J].中華現(xiàn)代護理雜志,2014,49(17)：2049-2051.

[4] 劉英霞，賈麗娜.探討醫(yī)院檔案信息化的管理[J].中國病案,2012, 13(2):68-69.

[5] 王嵐，何琳，趙岳.電子健康檔案研制及其在連續(xù)護理模式中的應(yīng)用[J].中國護理管理,2009,9(7):54-56.

[6] 盧志文，郭梅清，劉海燕.運用信息系統(tǒng)建立和科學(xué)管理護士電子檔案的探討[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2008,5(31):19.

[7] 黃炯，馮志仙，謝瓊，等.基于JCI標(biāo)準(zhǔn)下的護士檔案信息系統(tǒng)軟件的構(gòu)建和應(yīng)用[J].中華醫(yī)院管理雜志,2013,29(9)：712-713.

[8] 徐湘，李玉龍，郭朝利.持續(xù)改進與細(xì)節(jié)管理在護士檔案管理中的應(yīng)用評價[J].中華現(xiàn)代護理雜志,2010,16(11):1331-1332.

江西省衛(wèi)生計生委科技計劃 （20155264）

10.3969/j.issn.1009-4393.2016.29.005

江西 330006 南昌大學(xué)第二附屬醫(yī)院護理部 （盧志文）

醫(yī)院護理是醫(yī)院開展醫(yī)療衛(wèi)生工作不可或缺的重要組成部分，也可以說是醫(yī)院工作的半壁江山[1]。從醫(yī)院醫(yī)護人員的成分構(gòu)成上看，醫(yī)院的護理人員約占醫(yī)院總?cè)藬?shù)的1/3，更是占到醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的約半數(shù)[2]。根據(jù)2008年5月12日開始施行的《中華人民共和國護士條例》，以及衛(wèi)生部《中國護理事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要2005-2010》的規(guī)定，醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員總數(shù)的一半應(yīng)為護理工作崗位的人員，接受過專業(yè)教育和培訓(xùn)的護理人員要達到全部護理人員的70%以上[3]。由此可見，醫(yī)院護理人員在醫(yī)院中所占比重和地位是非常重要的。因此，護理人員檔案建設(shè)與研究就成為重要內(nèi)容[4]。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用,檔案管理呈現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化、管理規(guī)范化、服務(wù)產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展,電子檔案管理系統(tǒng)是一個采用文檔電子化、影象數(shù)字化、辦公無紙化以及信息網(wǎng)絡(luò)化等先進技術(shù),與紙質(zhì)檔案的利用相比,具有更快捷、更方便,存儲空間小的特點，且對保存場地的面積要求不高[5]。電子檔案在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用很廣，并取得了良好的效果。

南昌大學(xué)第二附屬醫(yī)院于2006年1月開始正式啟用護理人員電子檔案，到2016年1月，已經(jīng)過十年的運行，取得了一定的經(jīng)驗，仍存在一些不足，為我們今后改進工作程序和工作方法提供了依據(jù)。