芻議新時期園林工程檔案管理方法

韓宏甲

（太原市園林建筑設計研究院，太原030000）

芻議新時期園林工程檔案管理方法

韓宏甲

（太原市園林建筑設計研究院，太原030000）

園林工程檔案是指按照檔案分類原則整理形成的園林建設工程施工過程中的各類信息記錄。園林工程檔案對工程的施工與其建成完工的驗收工作有直接關系，并控制工程質(zhì)量達到預期效果。論文分析了當前園林工程檔案管理中存在的問題?！続bstract】Garden engineering archives refer to the information records in the garden construction process formed in accordance with the archive classification principles.Gardenen gineering archives are directly related to the construction of the project and the acceptance of the completed projects,and they control the expected effects of the project quality.The paper analyzes the problems in the management of garden engineering archives.

園林工程；檔案管理；策略

【DOI】10.13616/j.cnki.gcjsysj.2016.09.072

1 園林工程檔案的含義

園林工程檔案是指按照檔案分類原則整理形成的園林建設工程施工過程中的各類信息記錄。一般包括園林工程建設過程形成的文件資料、施工資料、設計圖紙及影像資料等。園林工程檔案真實反映施工實際情況和工程的施工質(zhì)量，尤其是對隱蔽工程的檢測具有唯一性和不可替代性[1]。另外，園林工程檔案作為園林工程的基礎資料，不僅是用戶使用園林產(chǎn)品的“說明書”，而且還是工程質(zhì)量問題、造價爭議的仲裁、訴訟證據(jù)。

2 園林工程檔案管理的意義

園林工程檔案是工程竣工驗收的重要依據(jù)，沒有合格的工程檔案資料就不可能順利地通過工程竣工驗收，更不可能交付使用。園林工程檔案可為工程的檢查、維護、改造、擴建提供可靠依據(jù)。在對園林工程進行改造時，原始設計文件可以幫助統(tǒng)一園林綠化景觀工程的主題思想，達到更佳的設計效果。園林工程檔案中各級政府機關和具體管理部門的批復文件，是園林工程具有合法性的重要證據(jù)[2]。園林工程檔案資料的完整也是建設單位和施工單位對園林工程后期管理養(yǎng)護的重要依據(jù)。此外，園林行業(yè)主管部門可以根據(jù)園林工程檔案資料的有關指標，對綠地破壞行為進行計量計費。

3 當前園林工程檔案管理中存在的不足

3.1 園林工程檔案管理制度不完善

在實際工作中，大多單位依賴以往的管理經(jīng)驗和做法，需要工作人員口頭相授，工程檔案的收集、整理、保管、利用等方面缺乏完整的科學管理制度。檔案分類整理方面缺乏科學嚴謹?shù)姆诸悩藴?，往往換一次工作人員就變換一次標準，造成檔案查找困難重重，嚴重影響了工作效率。在保管期限和保密制度方面幾乎一片空白[3]，導致檔案價值較低的資料越積越多和重要信息泄露。園林工程涉及專業(yè)較多，沒有針對不同專業(yè)要求的歸檔范圍制定相應標準，導致檔案工作中遇到問題無法及時解決，影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.2 工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

檔案管理工作不受重視，檔案管理人員變動較頻繁，存在工作交接不到位的問題，導致檔案工作缺乏連續(xù)性，現(xiàn)任檔案管理員因不明前任管理員的工作原則，就采用新的檔案分類編號標準，影響了后期的查找利用，使檔案管理工作出現(xiàn)割裂。由于當前檔案學并非熱門專業(yè)，相關人才極其缺乏，多數(shù)單位的檔案員均非檔案專業(yè)，檔案管理的相關知識儲備缺乏，且受教育程度也不一而足，繼續(xù)學習能力有限，大多按部就班，缺乏創(chuàng)新性和主動性，管理思路嚴重滯后，同時也因缺乏必要的崗前培訓，導致操作簡單、管理粗放，對檔案完整和信息安全都有一定程度的影響。

3.3 園林工程檔案不規(guī)范、資料性差

歸檔文件應為原件，而在檔案資料中經(jīng)常會存有復印件；工程文件的實質(zhì)內(nèi)容及深度不能滿足工程勘測、設計、施工等方面的規(guī)定、規(guī)范要求；工程檔案文件書寫用材不規(guī)范，造成園林工程檔案資料保存時間不長的結果；工程文件應筆跡、圖樣清晰，圖表整潔，具名、蓋章手續(xù)完整，而往往竣工資料缺項很多，給園林工程檔案資料造成法律性不強的結果；圖紙應是藍圖，竣工圖應是新藍圖，不能使用計算機出圖的拷貝件等，參建單位不注意、無要求，造成竣工圖紙資料白圖較多[4]。立卷千變?nèi)f化，沒有按統(tǒng)一標準細化完善，歸檔使用的表格大小不一，造成園林工程檔案資料雜亂無章的結果。

4 提高園林工程檔案管理質(zhì)量的策略

4.1 規(guī)范和完善園林工程檔案管理制度

高度重視和加強園林工程檔案資料的基本知識宣傳和教育，對園林工程施工單位技術人員、管理人員、監(jiān)理人員分期分批、有計劃地進行檔案基礎知識和施工資料管理基本要求的專業(yè)培訓，嚴格要求各工程項目部用規(guī)范化、標準化的方式規(guī)整資料，杜絕出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴謹文件。同時，要求園林工程施工技術人員、監(jiān)理人員、項目管理人員、檔案管理人員都要熟知檔案業(yè)務，確保園林工程檔案資料準確、齊全、規(guī)范、真實、可靠。

4.2 加強工程檔案管理和人才培訓

制定規(guī)章明確資料收集范圍，刪減無價值工程資料，減少工作量。由于工程檔案管理工作量大，人員經(jīng)常不固定，在進行工作交接時一定要確保在規(guī)定時間內(nèi)盡快完成交接，以防出現(xiàn)管理“真空”?？茖W嚴謹制定檔案分類標準和編號細則，以便日后查找方便，并定期進行資料核查，防止檔案資料丟失。同時，要抓好檔案管理人才的培養(yǎng)工作，要真正提高檔案管理工作人員的管理水平，擺脫以往經(jīng)驗式的工作方法，應該對工作人員進行新的信息技術手段普及，讓檔案管理更加科學，更加規(guī)范。

4.3 強化園林工程檔案資料的真實完整

項目法人代表要從園林工程項目立項開始就對各階段資料的收集、整理和歸檔工作進行監(jiān)督指導，在管理中要注重對園林工程施工過程與竣工資料整理過程做好同步控制[5]。園林工程參建單位的工程技術人員和項目管理人員要切實負起責任，杜絕先施工后補資料的現(xiàn)象，要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場避免工程實際與資料整理兩張皮。同時建立過程控制獎罰制度，對施工單位的工程資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規(guī)范性進行考核評比。

4.4 重視園林工程檔案資源的信息化開發(fā)

在園林工程檔案管理的實際工作中，除了要對園林工程檔案材料的收集、整理和保管重視外，還要注重對園林工程檔案資源的信息化開發(fā)利用。要真正體現(xiàn)園林工程檔案的重要價值，就應該充分開發(fā)利用工程檔案資源，使之更好地為園林工程建設和工程管理人員服務。在開發(fā)利用的過程中，檔案管理人員要積極主動為園林工程建設服務，勇于打破傳統(tǒng)的借閱方式，充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的時代優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理工作，適應時代需要，開發(fā)相關APP或者公眾號，讓檔案利用更加便捷和高效。

5 結語

園林工程檔案管理的好壞不僅與某一個具體的園林工程建設項目相關，在宏觀上也一定程度地影響了城市園林的發(fā)展建設。園林工程檔案管理方法的改革是一個系統(tǒng)的工程，最根本的就是要改變從業(yè)人員的思想認識；其次要科學嚴謹?shù)刂贫ㄏ嚓P的檔案管理標準、細則、方法，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)；最后要分階段分步驟地推進園林工程檔案資源的信息化開發(fā)。只有如此，園林工程檔案管理才能夠跟上時代的步伐，更好地服務城市園林建設。

【1】李桂英.園林工程檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2015(1)：71.

【2】周建強.園林工程檔案管理存在的問題及對策[J].裝飾裝修天地，2015(10)∶50.

【3】曹珍珍，張玉.加強工程檔案管理對促進建設工程質(zhì)量的價值探討[J].智能城市，2016(5)∶145.

【4】溫惠玲.淺談建設單位工程檔案管理[J].中國科技博覽，2016(11)∶22.

【5】馬恒博，高紅霞.做好園林綠化工程檔案管理的主要途徑[J].建材發(fā)展導向，2015(15)：121-122.

Discussion on the Management Method of Garden Engineering Archives in the New Era

HAN Hong-jia
(Taiyuan Institute of Garden Architecture Design and Research,Taiyuan 030000,China)

garden engineering;archive management;strategy

G271

A

1007-9467（2016）09-0174-02

2016-08-13

韓宏甲（1984～），女，山西太原人，助理館員，從事工程項目檔案管理研究。