基于員工薪酬發(fā)放的醫(yī)院內(nèi)部控制制度的探究

徐春玲

基于員工薪酬發(fā)放的醫(yī)院內(nèi)部控制制度的探究

徐春玲

本文從醫(yī)院員工薪酬發(fā)放的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了員工薪酬發(fā)放過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，提出建立和完善醫(yī)院內(nèi)控制度的具體措施。有效的內(nèi)部控制，可以防止錯(cuò)誤舞弊的發(fā)生，保護(hù)資金的安全，保護(hù)職工的切身利益。

員工薪酬；發(fā)放風(fēng)險(xiǎn)；內(nèi)部控制建立

2012年11月財(cái)政部頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，并于2014年1月1日全面實(shí)行，標(biāo)志著風(fēng)險(xiǎn)管控理念在行政事業(yè)單位的引入和強(qiáng)化成為了現(xiàn)實(shí)。加強(qiáng)內(nèi)部控制是防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防貪污腐敗的有效手段。醫(yī)院員工薪酬是按照有關(guān)規(guī)定支付給員工（含離退休人員）的各種薪酬，包括工資、津貼補(bǔ)貼、績效工資等，以及代扣代繳的社會(huì)保障金以及個(gè)人所得稅等[1]。目前，公立醫(yī)院的員工薪酬支出占總支出的比重很大，因而在員工薪酬發(fā)放過程中，建立有效的內(nèi)部控制，可以防范錯(cuò)誤舞弊的發(fā)生，保護(hù)資金的安全，保護(hù)職工的切身利益。

1 員工薪酬發(fā)放的目前狀況

1.1 發(fā)放及代扣的項(xiàng)目復(fù)雜多樣 公立醫(yī)院屬于非營利性的事業(yè)單位，按照國家規(guī)定的工資項(xiàng)目發(fā)放。因?yàn)橐郧澳甓壤鄯e的各種津貼、補(bǔ)貼的發(fā)放，獎(jiǎng)金、績效的發(fā)放，科研費(fèi)的發(fā)放，勞務(wù)費(fèi)的發(fā)放以及各種補(bǔ)貼等的發(fā)放，每月員工薪酬單上體現(xiàn)的工資項(xiàng)名目繁多，工資發(fā)放增項(xiàng)和代扣減項(xiàng)多達(dá)幾十項(xiàng)。

1.2 發(fā)放人員的類別多樣各異 我國的三級(jí)甲等醫(yī)院人數(shù)大多在千人以上，發(fā)放薪酬的人員包括在編人員，合同制人員、離退休人員、外聘人員、返聘人員、研究生人員以及新增的基地培訓(xùn)人員等多種身份，人員類別不同，執(zhí)行的薪資標(biāo)準(zhǔn)不同、資金支付渠道也不同。

1.3 發(fā)放的工作量大且時(shí)間緊張 醫(yī)院薪酬的發(fā)放流程是每月由人事部門給財(cái)務(wù)部門下發(fā)工資變動(dòng)通知書，由財(cái)務(wù)部門加工整理后錄入、匯總、相關(guān)人員審核、院領(lǐng)導(dǎo)簽批、最后銀行代發(fā)，整個(gè)過程往往只有幾天時(shí)間，一方面工資調(diào)整變化工作量大，另一方面受軟件限制，薪酬錄入工作只能由1人操作完成，要保證在短短的幾天內(nèi)準(zhǔn)確及時(shí)完成薪酬發(fā)放是比較困難的。

2 員工薪酬發(fā)放過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 員工薪酬發(fā)放流程不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn) 發(fā)放員工工資是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及多個(gè)部門、多個(gè)工作人員。沒有規(guī)范的流程、明確的崗位責(zé)任制，將會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)問題相互推諉，發(fā)生潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 員工薪酬審核流程不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn) 員工薪酬由工資會(huì)計(jì)1人錄入、匯總，審核人員抽查復(fù)核的工作方式，容易發(fā)生失誤，甚至發(fā)生舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。有些醫(yī)院員工薪酬的發(fā)放，整個(gè)工作流程有工資會(huì)計(jì)1人完成，審核人員進(jìn)行部分抽查復(fù)核的方式，因?yàn)闆]有進(jìn)行全面復(fù)核，錄入人員錄入失誤是不容易被發(fā)現(xiàn)的。同時(shí)也有發(fā)生舞弊的可能，導(dǎo)致內(nèi)控失效。

綜上所述，內(nèi)控制度的篤實(shí)尤為重要。

3 員工薪酬發(fā)放的內(nèi)控制度建立和完善

3.1 人事部門的控制

3.1.1 員工薪酬的發(fā)放由人事部門集中管理。人事部門統(tǒng)一管理醫(yī)院的員工薪酬的預(yù)算以及發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，其他部門不可以進(jìn)行有關(guān)員工薪酬的人員支出。

3.1.2 進(jìn)行工資總額控制。一是每月由人事部按照預(yù)算進(jìn)行月度薪酬總額控制，績效工資和其他臨時(shí)支出不得超過當(dāng)月工資額度。二是每月人事部門計(jì)算當(dāng)月工資總額，并登記備存。

3.1.3 在人事部門的信息系統(tǒng)中記載所有員工薪酬及變動(dòng)情況明細(xì)，每月和財(cái)務(wù)部門對(duì)賬。

3.2 財(cái)務(wù)部門的控制

3.2.1 不相容崗位相分離制[2]。（1）薪酬錄入人員、審核人員、審批、出納人員相互分離。（2）人事部門傳送給財(cái)務(wù)部門的工資調(diào)整變化的原始資料，要建立資料交接登記制度，雙方在登記簿上簽字交接。財(cái)務(wù)部門工資錄入人員依據(jù)原始資料進(jìn)行工資錄入工作、審核人員也要依據(jù)原始資料進(jìn)行審核工作，避免錄入失誤和遺漏，提高準(zhǔn)確度。（3）工資軟件中的“月結(jié)”權(quán)限由復(fù)核人員完成，其他人員無法再更改工資數(shù)據(jù)庫。（4）錄入人員由軟件系統(tǒng)輸出銀行代發(fā)數(shù)據(jù)后，上傳銀行代發(fā)工資，復(fù)核人員進(jìn)行核對(duì)銀行回傳的發(fā)放成功人員數(shù)據(jù)。

3.2.2 工資薪酬發(fā)放進(jìn)行全面復(fù)核控制[3]。（1）首先，復(fù)核人員與人事部門薪酬系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，包括對(duì)上月工資發(fā)放明細(xì)，逐人、逐項(xiàng)進(jìn)行一次全面核對(duì)，保證人員及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。然后，在此基礎(chǔ)上對(duì)以后月份的人員和工資情況進(jìn)行核對(duì)。（2）通過工資軟件程序中生成的《工資變動(dòng)情況表》，對(duì)比不同期間工資變化情況，包括人員的增減、工資項(xiàng)目的金額增減變化等的明細(xì)表、匯總表。（3）復(fù)核人員把工資變動(dòng)明細(xì)表和人事部門的變動(dòng)資料進(jìn)行核對(duì)，同時(shí)通過工資變動(dòng)匯總表核對(duì)工資總額的變動(dòng)，這樣大大減少了人為復(fù)核的差錯(cuò)。（4）核對(duì)每月工資人數(shù)的變化，實(shí)際發(fā)放人數(shù)與人事部門調(diào)整應(yīng)相符。

3.2.3 工資薪酬發(fā)放備查簿控制。建立工資發(fā)放備查簿，登記需要分期發(fā)放或分期代扣工資的明細(xì)賬，包括人員姓名、工資項(xiàng)目、時(shí)間期限、總金額和分月金額。每月更新備查簿，然后進(jìn)行錄入工作，錄入完成后、和人事部門的當(dāng)月變化以及延續(xù)的變化一一核對(duì)，防止發(fā)生紕漏。

3.2.4 定期輪崗控制[4]。財(cái)務(wù)人員長期從事一個(gè)崗位的工作，首先，會(huì)產(chǎn)生倦怠，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)工作形成一種慣性思維；其次，已掌握了所在崗位存在的漏洞與缺陷，可能產(chǎn)生舞弊行為，造成醫(yī)院資產(chǎn)的損失，損壞醫(yī)院的社會(huì)公信力。所以，從事工資薪酬崗位的財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期輪崗，及早發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全。

3.2.5 工資薪酬發(fā)放環(huán)節(jié)的控制。（1）建立大額資金發(fā)放聯(lián)簽制度，每月進(jìn)行工資薪酬發(fā)放時(shí)，需要錄入人員、審核人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、人事部門負(fù)責(zé)人、主管院長、院長聯(lián)名簽字，出納才可以進(jìn)行付款。（2）在大額資金聯(lián)簽后附當(dāng)月《工資薪酬匯總情況表》，包括上月實(shí)發(fā)金額、人數(shù)、人員類別，當(dāng)月增減變動(dòng)情況，當(dāng)月實(shí)發(fā)情況。該方法便于領(lǐng)導(dǎo)審批，同時(shí)，財(cái)務(wù)部門和人事部門相互牽制、共同確認(rèn)當(dāng)月工資薪酬發(fā)放情況[5]。

3.3 信息化的控制

3.3.1 工資薪酬系統(tǒng)中各個(gè)崗位權(quán)限劃分及口令設(shè)定，是保障內(nèi)控安全的有效屏障[3]。各崗位權(quán)限的設(shè)定要相互牽制，而權(quán)限控制主要是通過口令進(jìn)行。一般情況下財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或其委托人掌握操作人員口令，信息部門掌握服務(wù)器口令。每天服務(wù)器自動(dòng)備份外，系統(tǒng)管理員也要進(jìn)行當(dāng)天的備份管理，雙重備份可以有效地防范和控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.3.2 建立統(tǒng)一的部門名稱和人員名稱字典庫，利用軟件系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，避免人為錄入的失誤。人事部門傳送的工資薪酬通知單，有些醫(yī)院是手工書寫，不規(guī)范，容易造成誤讀。醫(yī)院建立字典庫，設(shè)置統(tǒng)一的部門名稱、部門編碼、人員姓名、人員編碼、人員類別等信息，所有部門使用統(tǒng)一的字典庫，部門之間數(shù)據(jù)的傳遞，通過只讀加密文件進(jìn)行，然后打印文檔，簽字蓋章存檔。財(cái)務(wù)部門只需進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入即可，不用進(jìn)行數(shù)據(jù)的二次加工處理，減少人為原因造成的差錯(cuò)，提高工作效率。

3.4 工資薪酬監(jiān)督的控制

3.4.1 員工工資薪酬單發(fā)放到個(gè)人手中。每月的員工工資明細(xì)條，由財(cái)務(wù)處打印，員工領(lǐng)取的透明化管理方式發(fā)放到個(gè)人手中，使職工對(duì)自己的工資情況明明白白，方便及時(shí)核對(duì)，充分發(fā)揮員工監(jiān)督的作用[6]。

3.4.2 審計(jì)部門和內(nèi)部稽核崗的控制。三級(jí)甲等醫(yī)院設(shè)有內(nèi)部審計(jì)部門和財(cái)務(wù)稽核崗位，應(yīng)充分發(fā)揮其監(jiān)督作用，對(duì)薪酬發(fā)放的制度、環(huán)節(jié)、和事項(xiàng)等進(jìn)行審計(jì)和稽核，充分發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督作用。

3.4.3 職工代表大會(huì)公開員工薪酬信息。工資薪酬具體執(zhí)行的相關(guān)政策和文件精神、醫(yī)院績效考核管理細(xì)則等事項(xiàng)，要通過職代會(huì)的表決、公開，依照具體規(guī)定實(shí)施，信息公開可以震懾各種舞弊行為，發(fā)揮廣大職工的監(jiān)督作用。

醫(yī)院員工薪酬的發(fā)放是一項(xiàng)復(fù)雜繁重的系統(tǒng)工程。從醫(yī)院的實(shí)際情況出發(fā)，建立一套有效的工資薪酬內(nèi)部控制制度，是預(yù)防貪污腐敗的有效手段，是醫(yī)院在安全、有序的環(huán)境下健康發(fā)展的重要保證。

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10.3969/j.issn.1009-4393.2016.16.005

吉林 132011 北華大學(xué)附屬醫(yī)院財(cái)務(wù)處（徐春玲）