規(guī)范化合同管理與企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)系探討

摘要：在講究“契約精神”的當(dāng)今社會，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)長足穩(wěn)健發(fā)展，必須實(shí)行規(guī)范化、科學(xué)化的合同管理。確保有效的合同管理能夠使合同制為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、約束行為、保障利潤等作用，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化；合同管理；企業(yè)發(fā)展；企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)；企業(yè)形象 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：F274 文章編號：1009-2374（2016）08-0156-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.08.080

規(guī)范化的合同管理不僅是對企業(yè)自身發(fā)展而進(jìn)行的一項(xiàng)具備保障功能的企業(yè)內(nèi)部管理功能，還應(yīng)看到規(guī)范的合同管理對塑造良好負(fù)責(zé)的企業(yè)形象所發(fā)揮的對外形象塑造的外延功能。對企業(yè)間的合作關(guān)系來說，要想得到對方企業(yè)對本企業(yè)的信任，就必須展示出本企業(yè)在履行合同制方面的堅(jiān)守，充分體現(xiàn)出本企業(yè)的“契約精神”，只有這樣才能夠在前期贏得合作企業(yè)的認(rèn)同，并長期保持友好合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙方企業(yè)的共贏。本文將就規(guī)范化合同管理與企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)系展開論述，著重探討規(guī)范化合同管理對企業(yè)發(fā)展的作用，以及實(shí)現(xiàn)規(guī)范化合同管理的有效途徑，希望能為規(guī)范化合同管理在發(fā)揮促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展功能時提供一些理論參考。

1 規(guī)范化合同管理對企業(yè)發(fā)展的作用

1.1 規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

合同制為企業(yè)自身以及與企業(yè)合作的個人、團(tuán)體或者其他企業(yè)提供了一項(xiàng)保障雙方利益的屏障，在合同制的保護(hù)下，一旦合作雙方存在違背合同規(guī)定的行為，則必然會受到合同制的約束，對自己的違約行為承擔(dān)相應(yīng)的后果。因此，合同制是企業(yè)合作時的公平公正的天平，在雙方就某一問題達(dá)成意見一致時，便進(jìn)行合同的簽約，為彼此提供利益保障以及行為約束，在最大程度上幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避。但是由于合同制所具備的強(qiáng)大的利益保障性，一些企業(yè)在擬定合同之時便通過措辭含糊或者語句歧義等手段，設(shè)置合同漏洞，一旦合作對象沒有仔細(xì)研讀合同，進(jìn)行了簽約，這樣便使得一些企業(yè)有機(jī)可乘，利用合同漏洞進(jìn)行與合作方原意相悖的經(jīng)營活動，不僅損害了合作方的利益，還破壞了合同的公平性、公開性。因此，為了保障企業(yè)自身在簽署合同時不受到合同漏洞的牽絆，企業(yè)就必須規(guī)范化自身的合同管理，在簽署合同之前，仔細(xì)閱讀每條款項(xiàng)，對存在疑問的地方一定要與合作方進(jìn)行詢問，必要時需要重新商定合作款項(xiàng)，以保障企業(yè)的合法利益不受到損害，幫助企業(yè)規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 提升企業(yè)形象

自古以來，我國從商者的經(jīng)營信條便是“誠信為先”，企業(yè)的經(jīng)營只有看重誠信并真正按照誠信的理念做事，才能夠樹立起良好的企業(yè)口碑，打造出負(fù)責(zé)任的企業(yè)形象。企業(yè)對自身的合同管理進(jìn)行規(guī)范化，也是塑造企業(yè)形象的一個重要途徑。當(dāng)前，合同已經(jīng)成為維系企業(yè)合作關(guān)系不可或缺的因素，企業(yè)能否遵循合同公約、是否具備契約精神已經(jīng)成為衡量一個企業(yè)綜合實(shí)力的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。因此，企業(yè)必須提升對合同的重視程度，規(guī)范化合同管理，力爭在擬定合同、完成合同之時都始終將遵循合同規(guī)定作為經(jīng)營信條，這對提升企業(yè)形象具備重要意義。重視合同作為企業(yè)的一項(xiàng)無形資產(chǎn)，會在很多時候?yàn)槠髽I(yè)的競爭力加分。規(guī)范化合同管理是為了讓企業(yè)的合同管理更加科學(xué)化、專業(yè)化，這是為合作伙伴提供的一項(xiàng)誠意十足的“邀請函”。要想塑造企業(yè)負(fù)責(zé)任的企業(yè)形象，企業(yè)就必須將規(guī)范合同管理提上日程。

2 加強(qiáng)規(guī)范化合同管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的途徑

2.1 強(qiáng)化法律風(fēng)險(xiǎn)意識，規(guī)范合同管理

強(qiáng)化法律意識是規(guī)范合同管理的重要前提和基礎(chǔ)，只有對法律心存敬畏，才會在進(jìn)行合同管理時嚴(yán)格遵守法律要求，使得合同的擬定、簽署和遵循過程都在法律允許范圍內(nèi)進(jìn)行。與此同時，企業(yè)還必須強(qiáng)化自身的法律風(fēng)險(xiǎn)意識，隨著合同違約現(xiàn)象的大量滋生，合同糾紛也成為了多數(shù)企業(yè)不得不面對的一項(xiàng)事務(wù)，為了避免企業(yè)在合同糾紛上面浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力，企業(yè)就必須具備一定的法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測和規(guī)避意識。首先，企業(yè)在規(guī)范合同管理時應(yīng)該遵循全面性的原則，將所有可能發(fā)生的合同違約狀況羅列清楚并賦予違約責(zé)任；其次，對已經(jīng)發(fā)生的合同違約事件，企業(yè)應(yīng)該在第一時間及時解決，若是我方違約，應(yīng)該及時查明違約負(fù)責(zé)人、違約原因、違約造成的后果大小，然后制定相應(yīng)的違約急救措施，力爭將違約帶來的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，若是他方違約，企業(yè)在明確違約具體事項(xiàng)的前提下，應(yīng)要求違約方盡快商洽違約賠償，可以通過讓違約方提供抵押擔(dān)?；蛘邔⒖蛻舯ＷC金額度調(diào)高的方式，盡量將我方企業(yè)的違約損失降到最低。在熟知法律條文的基礎(chǔ)上，提升企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)防控與規(guī)避意識，并將其運(yùn)用到合同管理的相關(guān)條例中去，使得合同管理更加科學(xué)化與專業(yè)化，走向規(guī)范性。

2.2 建立完善的管理體制，規(guī)范合同管理

2.2.1 制定合同管理制度，保障合同管理職能。合同管理涉及到多個環(huán)節(jié)，因此若想實(shí)現(xiàn)合理有效的合同管理，就必須對合同管理涉及的每個環(huán)節(jié)認(rèn)真仔細(xì)研究，制定出嚴(yán)密的合同管理制度，使得合同管理職能的實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。比如，在與合作方簽訂合同時，要對合作企業(yè)進(jìn)行資質(zhì)調(diào)研，確保對方企業(yè)的實(shí)力具備與我方企業(yè)合作的資質(zhì)。并且要對對方企業(yè)的合同遵循狀況進(jìn)行相關(guān)調(diào)查，確保對方企業(yè)是嚴(yán)格遵守合同規(guī)定，具備“契約精神”的誠信企業(yè)，避免與誠信缺失的企業(yè)簽約，對企業(yè)的合作形成較大的合作隱患。對合作企業(yè)的前期調(diào)研都符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)后，便要對合同條目進(jìn)行擬定，因此，在此之前，一定要確保擬定的條目都是與對方企業(yè)商討確定之后確定實(shí)施的內(nèi)容，嚴(yán)格杜絕單方面更改合同條目內(nèi)容或者條目擬定時措辭含糊的現(xiàn)象發(fā)生，全力捍衛(wèi)我方企業(yè)的誠信負(fù)責(zé)的企業(yè)形象。在簽訂由對方擬定的合同時，應(yīng)該仔細(xì)研讀合同的每個條例，對表述不恰當(dāng)?shù)牡胤奖仨毊?dāng)場提出異議，由雙方再次討論決定。對一些涉及資金額巨大或者大型的工程承包的抵押性質(zhì)的合同以及生產(chǎn)經(jīng)營類型的合同，在簽署之時不僅要仔細(xì)研讀合同內(nèi)容，還要按照相關(guān)法律條例的規(guī)定，進(jìn)行抵押登記以及鑒證手續(xù)的辦理，確保合同的簽署能夠滿足嚴(yán)密性以及合法性的相關(guān)合同管理

要求。

2.2.2 建立健全合同管理機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化合同管理職能。為了保證合同管理規(guī)范化的實(shí)施效果，必須保證合同管理的相關(guān)事宜能夠得到高效、負(fù)責(zé)的管理，因此，必須健全企業(yè)的合同管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)的合同管理部門并不明確，因此造成了企業(yè)的合同管理工作秩序混亂，在出現(xiàn)合同糾紛時由于多個管理負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)的扯皮推諉，無法對合同管理問題實(shí)現(xiàn)有效解決，因此也突出了建立健全合同管理機(jī)構(gòu)的必要性。企業(yè)應(yīng)該設(shè)置專門的合同管理委員會，并設(shè)置專業(yè)的法律部門，作為其專門的法律顧問，規(guī)范合同管理的各項(xiàng)工作的落實(shí)狀況，保證合同管理的合法性，以此強(qiáng)化合同管理職能，實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化。

2.2.3 明確職責(zé)分工，協(xié)調(diào)工作機(jī)制。合同管理涉及到企業(yè)運(yùn)行的方方面面，因此，為了保障企業(yè)管理工作有條不紊地進(jìn)行，保障工作責(zé)任到人和問責(zé)到人，實(shí)現(xiàn)有效的合同管理效果監(jiān)督，企業(yè)應(yīng)該明確合同管理工作人員的具體職責(zé)，將合同管理工作進(jìn)行明確分工，盡量避免一個工作由多人負(fù)責(zé)實(shí)施或者一個人負(fù)責(zé)多項(xiàng)工作的分工現(xiàn)象。合同的擬定、簽署、審核等工作崗位都由一定人數(shù)的專人負(fù)責(zé)，既可以保證工作質(zhì)量的高效性，還可以避免合同管理由少數(shù)人霸占管理或者多數(shù)人扯皮推諉現(xiàn)象的產(chǎn)生，最終實(shí)現(xiàn)高效有序的規(guī)范化合同管理。

2.2.4 制定有效的激勵與約束機(jī)制，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一。合同管理的規(guī)范性要想保持長久的活力，就必須注重激勵與約束機(jī)制的建立。對合同管理工作人員來說，如果不設(shè)置相關(guān)的約束機(jī)制，那么合同管理的質(zhì)量便不能得到有效保證。如果缺乏相關(guān)的激勵機(jī)制，員工的工作激情便很難長久保持，長此以往，員工的工作便會產(chǎn)生懈怠，影響工作質(zhì)量，也影響企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。所以必須建立一定的激勵與約束機(jī)制，為每位員工都灌注遵循合同法的認(rèn)知理念，這樣可以保障員工在為企業(yè)工作時能夠按照合同約定約束自己的行為，對員工違反企業(yè)的規(guī)定的情況，則要嚴(yán)格按照相關(guān)條例予以問責(zé)甚至懲罰。與此同時，也要建立相對應(yīng)的激勵機(jī)制，當(dāng)員工的工作為企業(yè)挽回經(jīng)營損失、維護(hù)了企業(yè)形象或者員工的工作為企業(yè)帶來較大收益時，都應(yīng)該對員工進(jìn)行一定的獎勵。

3 結(jié)語

規(guī)范的合同管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的持續(xù)健康發(fā)展注入長久的動力支持，因此企業(yè)必須重視本企業(yè)合同管理的規(guī)范化，并嚴(yán)格遵循合同契約，講究契約精神，為本企業(yè)塑造出負(fù)責(zé)任、講誠信的企業(yè)形象。另外，為了使企業(yè)運(yùn)行得到安全保障，在進(jìn)行合作時，企業(yè)需要對合作企業(yè)進(jìn)行相關(guān)的調(diào)查，確保其具備良好的契約精神，能夠嚴(yán)格遵循合同要求，只有合同雙方共同遵循，合同的公平性才能夠真正得以實(shí)現(xiàn)。

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作者簡介：樊永剛（1969-），男，供職于中國石油天然氣第一建設(shè)公司，研究方向：工程市場開發(fā)及招投標(biāo)。

（責(zé)任編輯：秦遜玉）