基于網(wǎng)上競價的審批流程的優(yōu)化

吳何琛

（南京信息工程大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處，江蘇 南京210044）

基于網(wǎng)上競價的審批流程的優(yōu)化

吳何琛

（南京信息工程大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處，江蘇 南京210044）

運(yùn)用網(wǎng)上競價的采購方式，不僅能大幅度降低采購成本，而且采購過程公開透明，易于監(jiān)管。目前，越來越多的事業(yè)單位都紛紛采用網(wǎng)上競價系統(tǒng)。本文結(jié)合南京信息工程大學(xué)對網(wǎng)上競價系統(tǒng)為期一年半的使用經(jīng)歷，探討其審批流程的優(yōu)化。

網(wǎng)上競價；設(shè)備采購；審批流程；事業(yè)單位；審批表

0 引言

自2015年年初起，我校便開始使用高校網(wǎng)上競價平臺進(jìn)行儀器設(shè)備的采購工作。2016年5月10日至5月15日，我校實驗室與設(shè)備管理處安排本人參加在西安舉辦的2016年全國高校網(wǎng)上競價培訓(xùn)交流會。期間，本人有幸參與了包括北京大學(xué)、上海交通大學(xué)、東南大學(xué)等五十一所高校在內(nèi)的分組討論會，期間一百二十五名各高校代表進(jìn)行了廣泛的交流，特別是對競價系統(tǒng)的使用過程中遇到的各種問題進(jìn)行了深入討論，這使得本人對網(wǎng)上競價的審批流程有了一些新的想法。

1 網(wǎng)上競價采購方式概述

所謂的網(wǎng)上競價，是指通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布采購信息、供應(yīng)商參與報價、網(wǎng)上競標(biāo)、公布采購結(jié)果等采購活動全過程的總稱。在競價時間截止前，采購人不清楚有哪些供應(yīng)商參與了競價，供應(yīng)商也不知道自己的競價對手是誰、報價是多少。競價時間截止后，采購人根據(jù)供應(yīng)商所報的價格、售后服務(wù)、用戶評價等信息初選供應(yīng)商。采購方利用供應(yīng)商之間的相互競爭，最終得到最優(yōu)的市場價格，以達(dá)到節(jié)省采購成本的目的[1]。

2 網(wǎng)上競價的審批流程

當(dāng)用戶決定要購買的設(shè)備后，首先需要立項，即下載填寫立項審批的表格，經(jīng)相關(guān)部門審批后（經(jīng)費(fèi)主管部門、財務(wù)部門、歸口部門等），才可以購買。

然后，在網(wǎng)上競價系統(tǒng)填寫需購設(shè)備的相關(guān)信息，通知?dú)w口部門發(fā)布競價。競價結(jié)束后，由用戶初選供應(yīng)商，再經(jīng)過一審和二審后才可以正式購買。

在報銷前，用戶還需進(jìn)行固定資產(chǎn)登記，并填寫招標(biāo)情況匯總表和驗收報告，經(jīng)相關(guān)部門審批后（學(xué)院/處、歸口部門、招標(biāo)部門等），方可報銷。

3 網(wǎng)上競價審批過程中遇到的問題

南京信息工程大學(xué)使用網(wǎng)上競價招標(biāo)采購模式已有一年半，期間遇到不少問題，而且一再重復(fù)難以解決，現(xiàn)匯總?cè)缦拢?/p>

（1）大部分教師采購設(shè)備的次數(shù)較少，不清楚新近的采購流程，對近期的重要采購?fù)ㄖ埠苌訇P(guān)注，以至于在采購過程中多次遇到困難，甚至常常有未經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)就已經(jīng)通過其他途徑采購?fù)暝O(shè)備的情況。

（2）有相當(dāng)比例的教師認(rèn)為審批過程經(jīng)常變動、太過繁瑣，經(jīng)常出現(xiàn)特意安排好時間進(jìn)行審批卻找不到相關(guān)審批負(fù)責(zé)人的情況。

（3）大部分教師認(rèn)為采購相關(guān)的各種表格過于復(fù)雜信息量太多，不知道該怎么填寫，也缺少時間去專門學(xué)習(xí)。

（4）近一半的教師往往選擇學(xué)生助理協(xié)助審批，這些學(xué)生因缺乏相關(guān)采購經(jīng)驗，往往要消耗行政工作人員的大量解說時間。

作為負(fù)責(zé)網(wǎng)上競價工作的一線行政辦公人員，本人統(tǒng)計后發(fā)現(xiàn)在日常的網(wǎng)上競價工作中，至少有80%的時間是用于回復(fù)用戶的各種問題，即便發(fā)布過詳細(xì)的工作流程也很少被用戶采納。

考慮到當(dāng)前中國事業(yè)單位的采購方式不斷與時俱進(jìn)，無論是校內(nèi)專門安排的招標(biāo)培訓(xùn)還是全方位覆蓋的招標(biāo)流程通知，對于絕大多數(shù)極少進(jìn)行采購的教師而言，都不是需要重點關(guān)注的工作內(nèi)容，故而成本偏高效果偏弱。如果能讓采購用戶無需培訓(xùn)就能輕易完成采購工作、采購審批的流程和填表簡單明了，這樣就能大幅度提高采購工作的效率。

4 對網(wǎng)上競價審批流程優(yōu)化的思考

應(yīng)對審批過程中遇到的各種問題，本人認(rèn)為主要有兩種可行的解決思路：1、網(wǎng)上辦公審批模式；2、優(yōu)化審批流程。

相比較而言，采用網(wǎng)上辦公能從根本上解決審批流程的各種復(fù)雜難題。采購用戶和審批工作人員可以通過電腦或智能手機(jī)，在任何時間任意地點進(jìn)行立項、審批、采購、驗收和報銷工作，無論是多么繁瑣的審批流程都能輕易完成，事業(yè)單位可以隨時根據(jù)新近政策調(diào)整審批步驟。

但是，采用這種審批方式會缺少附有審批工作人員簽字的紙質(zhì)憑證，這會對監(jiān)察、審計等經(jīng)費(fèi)監(jiān)管工作帶來新的挑戰(zhàn)。此外，對事業(yè)單位而言，目前還缺少相關(guān)的政策支持，因此有必要在條件成熟后才進(jìn)行這方面的嘗試。

優(yōu)化審批流程，是目前對事業(yè)單位而言較為可行的低成本辦法?？紤]到不同金額的采購項目要求不一樣，可以單獨(dú)對網(wǎng)上競價的采購項目進(jìn)行優(yōu)化。

本人經(jīng)過反復(fù)比較，認(rèn)為可以將立項審批表和驗收報告合并在一張表上，且由競價網(wǎng)自動生成招標(biāo)情況記錄，這樣最為簡便。按照南京信息工程大學(xué)招標(biāo)方式的簡化如下（括號內(nèi)為示例）：

（五）復(fù)印件留底□申報單位 ■□歸口部門 □財務(wù)部門 □招標(biāo)部門……

各事業(yè)單位可以根據(jù)需要調(diào)整字體和內(nèi)容，除意見/簽字/蓋章的部分要空好行距外，縮減其他字體，以便在一兩張紙上完成。然后，通知全校教師按照新的網(wǎng)上競價審批表進(jìn)行采購。

用戶下載審批表后，從上往下輸入采購信息、經(jīng)費(fèi)來源和驗收項，打印后先交由經(jīng)費(fèi)主管部門審批，然后便在網(wǎng)上競價系統(tǒng)填寫采購信息。經(jīng)費(fèi)主管部門匯總半個工作日的審批表后，依次由財務(wù)部門、歸口部門等相關(guān)單位進(jìn)行統(tǒng)一審批，審批完成后，由歸口部門發(fā)布競價信息。用戶看到競價信息發(fā)布后即可去歸口部門取回審批表。

通過這種集中統(tǒng)一審批的方式，可以最大幅度減少用戶和行政工作人員的工作量，用戶若有緊急需求也可以自行去各部門審核。采購?fù)瓿珊?，驗收審批環(huán)節(jié)也可以采用集中統(tǒng)一審批的方式完成。

財務(wù)部門現(xiàn)場完成報銷工作后，可以將審批表復(fù)印若干份，交由用戶和各相關(guān)部門留底，除審批工作外所有文件遞交工作均可以由學(xué)生助理完成。

［1］邱煒韜，田傳軍．網(wǎng)上競價在高校儀器設(shè)備采購中初探［J］．實驗室研究與探索，2010，29(11):348-350．

［責(zé)任編輯：李書培］

吳何?。?987.05—），男，碩士，南京信息工程大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處，研究實習(xí)員，主要負(fù)責(zé)設(shè)備招標(biāo)采購工作和實驗室管理工作。