出生醫(yī)學(xué)證明檔案的歸檔范圍與整理方法

王占偉+管先海+宋朝存

摘 要：文章以南樂縣檔案館為例，梳理出了出生醫(yī)學(xué)證明檔案的歸檔范圍：基本文件材料和其他文件材料；并且詳細(xì)論述了出生醫(yī)學(xué)證明檔案的整理原則和整理館藏出生醫(yī)學(xué)證明檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循的10個(gè)步驟：組卷、編制案卷頁碼、編制卷內(nèi)文件目錄、填寫卷內(nèi)備考表、案卷裝訂、填寫案卷封面和案卷號、編制案卷目錄、裝訂案卷目錄、編制檔號、裝盒。

關(guān)鍵詞：出生醫(yī)學(xué)證明檔案；歸檔范圍；整理方法

出生醫(yī)學(xué)證明檔案是指國家統(tǒng)一印制，以省、自治區(qū)、直轄市為單位統(tǒng)一編號，助產(chǎn)機(jī)構(gòu)出具的，證明嬰兒出生狀態(tài)、血親關(guān)系，申報(bào)國籍、戶籍，取得公民身份號碼的法定醫(yī)學(xué)證明存根及相關(guān)信息、申領(lǐng)材料等具有保存價(jià)值的文件材料。本文以南樂縣檔案館為例，就出生醫(yī)學(xué)證明檔案的歸檔范圍與整理方法談?wù)劰P者的看法。

1 出生醫(yī)學(xué)證明檔案的歸檔范圍

就南樂縣檔案館而言，館藏出生醫(yī)學(xué)證明檔案的歸檔范圍主要包括兩個(gè)方面：一是基本文件材料，包括助產(chǎn)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表；二是其他文件材料，包括未按時(shí)申領(lǐng)《出生醫(yī)學(xué)證明》情況說明、親子鑒定證明、派出所出具的證明材料，以及其他應(yīng)當(dāng)保存的相關(guān)文件材料及《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)登記本。具體來說，出生醫(yī)學(xué)證明文件材料又分為首次簽發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)三種情況。首次簽發(fā)的應(yīng)有《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表；換領(lǐng)的應(yīng)有《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表及原《出生醫(yī)學(xué)證明》等相關(guān)材料；補(bǔ)領(lǐng)的應(yīng)有《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表、補(bǔ)領(lǐng)《出生醫(yī)學(xué)證明》書面情況說明等相關(guān)材料。

2 出生醫(yī)學(xué)證明檔案的整理方法

2.1 出生醫(yī)學(xué)證明檔案的整理原則

就南樂縣檔案館而言，我們在整理館藏出生醫(yī)學(xué)證明檔案時(shí)遵循以下三大原則：一是以各簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》助產(chǎn)機(jī)構(gòu)（即各級醫(yī)院、衛(wèi)生院）為檔案的獨(dú)立的立檔、立卷單位原則；二是以一個(gè)新生兒為對象作為一件進(jìn)行整理原則；三是按照《出生醫(yī)學(xué)證明》編號順序排列文件原則。出生醫(yī)學(xué)證明檔案的保管期限為永久。出生醫(yī)學(xué)證明檔案在本機(jī)構(gòu)保管滿五年之后，應(yīng)向縣級國家檔案館移交。

2.2 出生醫(yī)學(xué)證明檔案的整理步驟

就南樂縣檔案館而言，我們在整理館藏出生醫(yī)學(xué)證明檔案時(shí)遵循以下10個(gè)步驟：

2.2.1 組卷。一般按照100個(gè)編號（100個(gè)新生兒對象）的文件材料組成一卷。按照《出生醫(yī)學(xué)證明》編號順序排列文件。

2.2.2編制案卷頁碼。對排列好的卷內(nèi)文件材料用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁號。

2.2.3 編制卷內(nèi)文件目錄。以一個(gè)新生兒為對象作為一件進(jìn)行編制卷內(nèi)目錄的一個(gè)條目，《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表為正面，把《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、有效身份證件復(fù)印件粘貼于《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表正面的指定區(qū)域處或反面，其他材料附于后面；填寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄要置于卷內(nèi)文件首頁之前。卷內(nèi)文件目錄式樣見表1，表中項(xiàng)目具體填寫要求是：①序號：填寫卷內(nèi)文件材料排列的順序編號；②出生醫(yī)學(xué)證明編號：填寫出生醫(yī)學(xué)證明存根編號；③責(zé)任者：填寫立檔單位名稱；④新生兒：填寫新生兒姓名；⑤母親：填寫新生兒母親姓名；⑥父親：填寫新生兒父親姓名；⑦出生日期：填寫新生兒出生日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2013年5月7日標(biāo)注為“20130507”；⑧發(fā)證日期：填寫出生醫(yī)學(xué)證明發(fā)放日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日；⑨頁號：填寫每件文件首頁所對應(yīng)的頁號，最后一件文件填寫該件起止頁號；⑩備注：對需要說明情況的文件材料在備注欄內(nèi)標(biāo)注，換、補(bǔ)發(fā)出生醫(yī)學(xué)證明的情況在備注欄內(nèi)注明“換發(fā)”或“補(bǔ)發(fā)”，廢證在備注欄內(nèi)注明何時(shí)作廢；如需要說明的情況在備注欄內(nèi)填寫不下，則標(biāo)注“*”號，并將需要說明的情況填寫在備考表中。

2.2.4 填寫卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表式樣見表2，表中項(xiàng)目具體填寫要求是：①本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；立卷后發(fā)生上述情況的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)填寫說明并簽名、標(biāo)注時(shí)間；②立卷人：由本案卷的整理者簽名；③檢查人：由本案卷質(zhì)量審核者簽名；④立卷時(shí)間：填寫本案卷的立卷完成日期。卷內(nèi)備考表置于卷末。

2.2.5案卷裝訂。案卷按照“案卷封面——卷內(nèi)目錄——文件材料——卷內(nèi)備考表——封底”的順序裝訂，裝訂卷時(shí)要先去掉文件材料上的金屬物，然后裝訂成卷。

2.2.6 填寫案卷封面和案卷號。案卷封面式樣見表3，表中項(xiàng)目具體填寫要求是：①全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱，全宗名稱可以直接印在封面上；②填寫該案卷出生醫(yī)學(xué)證明起止編號；③廢證編號：填寫該案卷中各廢證編號；④起止日期：填寫該案卷出生醫(yī)學(xué)證明發(fā)放的起止日期，中間以“～”連接；⑤件數(shù)、頁數(shù)：填寫該案卷立卷完成時(shí)卷內(nèi)文件的總件數(shù)和總頁數(shù)，立卷后發(fā)生變化的在“卷內(nèi)備考表”中說明；⑥廢證頁碼：填寫該案卷中廢證頁碼；⑦全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼；⑧類別號：填寫出生醫(yī)學(xué)證明檔案類別標(biāo)識及出生醫(yī)學(xué)證明檔案所屬年度，如2013年度的出生醫(yī)學(xué)證明檔案，以“CSZ·2013”表示；⑨案卷號：填寫案卷的順序編號，案卷排列從每年1月1日開始，按照出生醫(yī)學(xué)證明編號每100個(gè)編號的文件材料組成一卷，案卷號從1卷開始，依次排卷。

2.2.7編制案卷目錄。編制出生醫(yī)學(xué)證明檔案案卷目錄，出生醫(yī)學(xué)證明檔案案卷目錄見表4，表中項(xiàng)目按照整理完畢的案卷相應(yīng)項(xiàng)目填寫。

填寫案卷封面（案卷標(biāo)題）。出生醫(yī)學(xué)證明檔案案卷目錄封面式樣見表5，表中項(xiàng)目按照整理完畢的案卷的相應(yīng)項(xiàng)目要求填寫；“編制單位”填寫該目錄的編制單位名稱；“編制日期”填寫該目錄的編制時(shí)間。

2.2.8裝訂案卷目錄。按照把一年的案卷目錄排在前面，把每年的卷內(nèi)目錄按照出生醫(yī)學(xué)證明編號順序依次排在后面。

2.2.9 編制檔號。出生醫(yī)學(xué)證明檔案檔號的編制方法如下：①檔號的結(jié)構(gòu)為“全宗號—類別號—案卷號—出生醫(yī)學(xué)證明編號”；②全宗號為立檔單位標(biāo)識，由檔案館確立；③類別號由出生醫(yī)學(xué)證明檔案的類別標(biāo)識、出生醫(yī)學(xué)證明檔案所屬年度構(gòu)成，并列成分之間用“·”分開，如2015年出生醫(yī)學(xué)證明檔案的類別號為“CSZ·2015”；④案卷號為同一全宗、類別的出生醫(yī)學(xué)證明檔案的案卷流水號，從1開始編制；⑤出生醫(yī)學(xué)證明編號既作為文件自身內(nèi)容和屬性的體現(xiàn)，在檔號中也代替文件順序號形式存在。

2.2.10 裝盒。把裝訂好成卷的檔案按檔號順序?qū)⑵溲b入檔案盒，并準(zhǔn)確填寫檔案盒正面和盒脊各個(gè)項(xiàng)目。裝盒時(shí)要根據(jù)案卷厚度也可將若干連續(xù)的案卷裝入同一檔案盒進(jìn)行保管。

檔案盒正面式樣見表6，表中項(xiàng)目具體填寫要求是：“全宗名稱”填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱，也可以直接印在封面上。

檔案盒盒脊式樣見表7，表中項(xiàng)目具體填寫要求是：①全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼；②類別號：填寫出生醫(yī)學(xué)證明檔案類別標(biāo)識及出生醫(yī)學(xué)證明檔案所屬年度；③案卷號：填寫本盒內(nèi)的出生醫(yī)學(xué)證明檔案起止案卷；④起止編號：填寫本盒內(nèi)出生醫(yī)學(xué)證明的起止編號；⑤盒號：填寫檔案盒的排列順序號（此項(xiàng)至檔案館后填寫）。

另外，就南樂縣檔案館而言，出生醫(yī)學(xué)證明檔案的封面、備考表、目錄等都是A4紙，檔案盒大小尺寸都是國家標(biāo)準(zhǔn)。目前，南樂縣檔案館正推進(jìn)使用計(jì)算機(jī)管理出生醫(yī)學(xué)證明檔案，建立出生醫(yī)學(xué)證明電子檔案數(shù)據(jù)庫。

（作者單位：王占偉，宋朝存，南樂縣檔案局；管先海，濮陽市檔案局 來稿日期：2015-10-19）