以F公司為例談企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整中崗位說(shuō)明書(shū)的修訂

闕衍盛

摘 要：企業(yè)組織結(jié)構(gòu)重建背景下，眾多企業(yè)在編制崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)存在著不少的問(wèn)題。企業(yè)崗位說(shuō)明書(shū)修訂應(yīng)當(dāng)首先做好修訂前的準(zhǔn)備工作，確定組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程，修訂部門(mén)職責(zé)；然后收集崗位信息，擬定崗位說(shuō)明書(shū)初稿；最后對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)初稿進(jìn)行審查與修訂。

關(guān)鍵詞：崗位說(shuō)明書(shū)；組織結(jié)構(gòu)調(diào)整；工作分析

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，許多大型企業(yè)需要轉(zhuǎn)變管理方式， 調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)集約化、扁平化管理。在組織結(jié)構(gòu)調(diào)整背景下，對(duì)公司原有崗位設(shè)置及每個(gè)崗位的職責(zé)進(jìn)行科學(xué)梳理，修訂崗位說(shuō)明書(shū)成為當(dāng)務(wù)之急。本文將以公司F為例，探析企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整中，如何高質(zhì)量地完成崗位說(shuō)明書(shū)的修訂。

一、崗位說(shuō)明書(shū)的定義

首先我們先說(shuō)明一下工作分析，工作分析（job analysis） 是一種系統(tǒng)地收集與崗位有關(guān)信息的過(guò)程，包括工作職責(zé)、任職資格、工作環(huán)境、工作強(qiáng)度以及工作的其他特征。工作分析的直接結(jié)果是崗位說(shuō)明書(shū)，就是客觀地給崗位（Job）畫(huà)像。

崗位說(shuō)明書(shū)也叫工作說(shuō)明書(shū)或職位說(shuō)明書(shū)，它說(shuō)明了任職者應(yīng)該做什么，如何去做，在什么樣的條件下工作，這些工作對(duì)任職者的要求是什么等等。

二、修訂崗位說(shuō)明書(shū)的意義和原因

（一）企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整必然帶來(lái)業(yè)務(wù)流程和人員配置的巨大變化，修訂崗位說(shuō)明書(shū)是適應(yīng)企業(yè)改革需要的重要工作。首先，修訂崗位說(shuō)明書(shū)有助于員工明確工作職責(zé)、清晰績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)、知曉任職要求、找準(zhǔn)學(xué)習(xí)資源、明確努力方向；有助于管理者更好地了解組織結(jié)構(gòu)調(diào)整后員工應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作，認(rèn)清自己的管理職責(zé)和權(quán)限，從而考核更清晰、輔導(dǎo)更有效，并且更易達(dá)成共識(shí)，避免責(zé)任推諉、相互扯皮。其次，崗位說(shuō)明書(shū)是一切人力資源管理工作的基礎(chǔ)，可以為企業(yè)有效開(kāi)展招聘、培訓(xùn)和員工能力提升等工作提供依據(jù)；同時(shí)崗位說(shuō)明書(shū)將為職位價(jià)值評(píng)估、構(gòu)建全員績(jī)效管理體系和提煉員工關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)提供便利。

（二）隨著企業(yè)組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，F(xiàn)公司原版崗位說(shuō)明書(shū)存在不少問(wèn)題，如許多部門(mén)設(shè)置與崗位分工發(fā)生變化；部分職責(zé)描述不清晰；工作內(nèi)容沒(méi)有呈現(xiàn)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)與要求，缺乏工作好壞評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)崗位知識(shí)技能要求不明確，任職資格過(guò)于籠統(tǒng)等。為適應(yīng)F公司發(fā)展的需要，進(jìn)一步明確和細(xì)化崗位職責(zé)，優(yōu)化崗位管理體系，提升崗位分析結(jié)果對(duì)績(jī)效考核的指導(dǎo)，細(xì)化任職資格，明確培訓(xùn)方向的目的；公司從管理基礎(chǔ)抓起，開(kāi)展崗位說(shuō)明書(shū)的梳理修訂。

三、修訂崗位說(shuō)明書(shū)中遵循的原則和問(wèn)題分析

（一）遵循原則

1.功能最優(yōu)原則。修訂后的崗位說(shuō)明書(shū)能夠客觀、真實(shí)反映各崗位信息，不遺漏重要內(nèi)容，能滿足公司人力資源管理需要。

2.規(guī)范性原則。文字表述力求簡(jiǎn)潔明了，使用規(guī)范用語(yǔ)，避免使用籠統(tǒng)且含糊不清的語(yǔ)句。

3.結(jié)合實(shí)際原則。結(jié)合公司實(shí)際，在充分調(diào)查基礎(chǔ)上修訂崗位說(shuō)明書(shū)。

4.遵循法律法規(guī)原則。遵循勞動(dòng)法、勞動(dòng)合同法等相關(guān)法規(guī)規(guī)定，保障職工合法權(quán)益。

（二）可能存在問(wèn)題分析

1.編制工作說(shuō)明書(shū)的準(zhǔn)備工作不足。一是沒(méi)有做好修訂崗位說(shuō)明書(shū)的宣傳動(dòng)員工作，公司員工沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工作說(shuō)明書(shū)的重要性，在工作分析過(guò)程中敷衍了事。二是修訂崗位說(shuō)明書(shū)通常被認(rèn)為是人力資源管理部門(mén)的事情，其他部門(mén)配合不力。三是沒(méi)有事先結(jié)合公司實(shí)際情況確定崗位說(shuō)明書(shū)的模板，給最后形成崗位說(shuō)明書(shū)初稿帶來(lái)很多不必要的麻煩。四是缺乏對(duì)參與編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的員工培訓(xùn)。

2.跨部門(mén)業(yè)務(wù)接口關(guān)系不明確，職責(zé)交叉與遺漏問(wèn)題突出。在沒(méi)有清晰界定部門(mén)職能之前便收集工作信息編寫(xiě)說(shuō)明書(shū)，容易造成職責(zé)的交叉與遺漏，為日后部門(mén)之間以及崗位之間的互相扯皮與推諉留下隱患。

3.崗位信息的收集方法選擇不當(dāng)。收集崗位信息最常用的方法是問(wèn)卷調(diào)查法，此外還有訪談法、觀察法、關(guān)鍵事件法、工作日志法、資料分析法等，各種方法都有其適用性。企業(yè)在工作分析時(shí)，沒(méi)有考慮自身的實(shí)際情況，并未從當(dāng)前管理水平、員工素質(zhì)和崗位性質(zhì)等差別去決定采取哪種信息收集方法，沒(méi)有科學(xué)的工作分析，企業(yè)無(wú)法理順各部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限。

4.工作說(shuō)明書(shū)的審查修訂工作不到位。企業(yè)對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)的初稿審查工作做得比較粗淺，只是局限于格式、用語(yǔ)是否統(tǒng)一規(guī)范，沒(méi)有依據(jù)業(yè)務(wù)流程圖、部門(mén)職能說(shuō)明書(shū)審查，更沒(méi)有與相關(guān)部門(mén)主管進(jìn)行討論，以致雖然花費(fèi)不少精力但編制出的說(shuō)明書(shū)并不能用在實(shí)處。

四、F公司崗位說(shuō)明書(shū)的修訂

F公司成立于上世紀(jì)90 年代，近年來(lái)，隨著F公司的不斷發(fā)展，公司進(jìn)行了部分的機(jī)構(gòu)調(diào)整和流程再造，過(guò)程中增加了不少的崗位，原有崗位的職能也發(fā)生了變化。在組織結(jié)構(gòu)和人員配置上進(jìn)行了比較大的調(diào)整前，公司下設(shè)職能部門(mén)18個(gè)， 長(zhǎng)期職工4120 人、外包人員865人。根據(jù)上級(jí)公司對(duì)F公司定員編制情況的規(guī)定，F(xiàn)公司對(duì)機(jī)構(gòu)、人員進(jìn)行了調(diào)整，職能部門(mén)精簡(jiǎn)為15個(gè)，相應(yīng)的人員調(diào)整配置工作已完成。本著適合本企業(yè)、趨利避害、高效科學(xué)的編制原則，本文嘗試為A 公司編制工作說(shuō)明書(shū)提供總體思路和具體操作步驟。

1.工作說(shuō)明書(shū)修訂前的準(zhǔn)備工作。該項(xiàng)工作獲得F公司領(lǐng)導(dǎo)層的支持和推動(dòng)，并由人力資源主管、其他職能部門(mén)主管和外部聘請(qǐng)的工作分析專家組成工作分析小組。該小組確定崗位說(shuō)明書(shū)的模板，編制工作說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)撰寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)初稿的崗位任職者和牽頭組織相關(guān)部門(mén)共同審核工作說(shuō)明書(shū)初稿并修訂發(fā)布。

2.確定組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程。編制好部門(mén)職責(zé)，明確組織結(jié)構(gòu)，與經(jīng)理和部門(mén)主管進(jìn)行溝通等方式來(lái)加深對(duì)公司業(yè)務(wù)流程的理解，梳理業(yè)務(wù)流程，防止職責(zé)的交叉與遺漏。

3.收集崗位信息，擬定工作說(shuō)明書(shū)初稿。F公司采用目標(biāo)管理的思路，在參照部門(mén)職責(zé)和梳理部門(mén)業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，讓各部門(mén)召開(kāi)討論會(huì)，對(duì)本部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行分解，明確崗位職責(zé)，并按照本部門(mén)的崗位設(shè)置情況選定本崗位的崗位說(shuō)明書(shū)擬稿人。

4.對(duì)工作說(shuō)明書(shū)初稿進(jìn)行審查與修訂。工作分析小組主要對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)初稿存在的問(wèn)題、基本格式進(jìn)行審查，并分析匯總崗位說(shuō)明書(shū)存在的問(wèn)題，提出修改建議。在初步審查并修改后，工作分析小組要對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行第二次審查，重點(diǎn)是依據(jù)公司業(yè)務(wù)流程圖、部門(mén)職責(zé)進(jìn)行修訂，對(duì)于有問(wèn)題的地方做好記錄。

5.管理層進(jìn)行訪談，全面審查與修訂崗位說(shuō)明書(shū)。定稿之前，還需要和部門(mén)主管進(jìn)行具體訪談。訪談的內(nèi)容主要是對(duì)部門(mén)內(nèi)外流程接口所涉及的工作職責(zé)進(jìn)行訪談，討論與流程規(guī)定相矛盾之處，確定崗位的職責(zé)范圍和職責(zé)描述。與部門(mén)主管完成訪談后，工作分析小組應(yīng)對(duì)有跨部門(mén)職責(zé)的崗位按流程進(jìn)行歸類。為了保證審查歸類的科學(xué)性，還必須與總經(jīng)理召開(kāi)討論會(huì)，對(duì)歸類的崗位職責(zé)進(jìn)行討論和確認(rèn)，隨后工作分析小組再對(duì)所有的工作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行全面審查與修訂。

6.崗位說(shuō)明書(shū)修訂內(nèi)容及成果。F公司主要改進(jìn)了崗位設(shè)置目的和任職資格要求等內(nèi)容，增加了工作職責(zé)的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)、崗位績(jī)效指標(biāo)和主要制度流程等內(nèi)容，其中主要有以下改進(jìn)內(nèi)容及成果：

（1）梳理部門(mén)組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)。項(xiàng)目組通過(guò)對(duì)各部門(mén)主管和員工的訪談，對(duì)部門(mén)組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)的進(jìn)行重新梳理，不少部門(mén)還利用此項(xiàng)目開(kāi)展的契機(jī)重新梳理的處室內(nèi)部的職責(zé)分工。員工明確了企業(yè)要自己“做什么”的問(wèn)題，也避免了崗位說(shuō)明書(shū)中與員工的做的不一致的形式化問(wèn)題。

（2）梳理崗位績(jī)效指標(biāo)和工作職責(zé)的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。為了促進(jìn)企業(yè)所有員工的行動(dòng)與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略保持一致，項(xiàng)目組還對(duì)崗位的主要績(jī)效指標(biāo)和工作職責(zé)的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的梳理，明確了員工對(duì)工作“怎么做”“做到什么標(biāo)準(zhǔn)”的問(wèn)題，強(qiáng)化員工為企業(yè)敢擔(dān)當(dāng)，勇奮斗的品質(zhì)。

（3）梳理崗位素質(zhì)能力和知識(shí)課程體系。項(xiàng)目組擴(kuò)展崗位素質(zhì)能力和知識(shí)課程體系，梳理了各崗位的學(xué)習(xí)資源。通過(guò)學(xué)習(xí)資源需求調(diào)研，全面收集與部門(mén)、崗位相關(guān)的各種學(xué)習(xí)資源需求，并通過(guò)進(jìn)一步的溝通與驗(yàn)證，建立與職業(yè)生涯發(fā)展相一致的分層級(jí)的學(xué)習(xí)資源庫(kù)，給員工指明了學(xué)習(xí)的方向，為企業(yè)發(fā)展提供源源動(dòng)力。

五、結(jié)語(yǔ)

崗位說(shuō)明書(shū)的編制是一項(xiàng)枯燥乏味、繁瑣而具體的工作，但如果能將上述方面的工作很好地落到實(shí)處，緊緊結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略，爭(zhēng)取修訂時(shí)所需的多種資源，抓住工作分析的重點(diǎn)，便能得到相對(duì)滿意的效果。希望本文能為其他的組織編制工作說(shuō)明書(shū)提供參考。

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