圖書清點工作的實踐與探討

謝奇，馬家偉，畢玉俠

（沈陽藥科大學(xué) 圖書館，遼寧 沈陽 110016）

圖書清點或稱為圖書盤點，是指定期或臨時對書庫中圖書的實際數(shù)量進行清點，從而了解圖書的流動情況（在架、外借、遺失、損壞）。同時對實際在架圖書與書目數(shù)據(jù)一一核對，整理排架順序，保證圖書數(shù)量與賬目一致，位置與目錄一致。因此圖書館清點工作非常復(fù)雜也很重要，特別是高校圖書館，由于教師的科研需求、學(xué)生的課業(yè)任務(wù)，使得圖書的使用率遠遠高于普通圖書館，因此，盤點工作更為重要?？梢哉f，圖書清點工作是圖書館準(zhǔn)確掌握館藏圖書的最重要手段[1]。

本文通過對目前幾種常用的圖書清點方法進行比較，提出使用無線條碼槍完成圖書清點工作的方案，最終在6天時間內(nèi)完成了我館30余萬冊在編在架圖書的清點，實踐證明該方法可行，且適用性更強、效率更高，希望該方法能夠給需要進行圖書清點的圖書館提供參考。

1 圖書清點的意義

1.1 掌握館藏圖書狀況

我校圖書館在1994年引進ILAS進行計算機管理，1997年初搬入新館，之后多次進行了書庫調(diào)整，但一直未對圖書進行過全面清點。同時有一段時期，下架的圖書未通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行剔舊等處理。為準(zhǔn)確掌握館藏圖書狀況，為下一步新館搬遷及 RFID標(biāo)簽轉(zhuǎn)換等做好準(zhǔn)備，迫切需要對全館現(xiàn)有圖書進行一次全面清點。

1.2 了解失蹤圖書的情況

在圖書流通閱覽過程中，讀者經(jīng)常發(fā)現(xiàn)通過圖書館書刊目錄檢索系統(tǒng)（OPAC）檢索到所需圖書后，OPAC系統(tǒng)顯示某書庫中有復(fù)本在架，但實際在書架上卻找不到圖書。工作人員定期對書架進行細致整理后，發(fā)現(xiàn)一些書是由于錯架亂架等原因造成的，但還有一部分圖書卻始終找不到。出現(xiàn)這樣的情況原因很多，比如圖書館歷經(jīng)多次館舍及書庫的搬遷和調(diào)整，以及人為偷盜等都可能會造成一些圖書丟失。為了在OPAC系統(tǒng)中準(zhǔn)確標(biāo)記失蹤圖書，減少讀者查到書卻找不到書的情況發(fā)生，對圖書館進行全面清點是非常必要的[2]。

2 現(xiàn)有圖書清點的方法

通過檢索策略“圖書清點or圖書盤點”檢索到相關(guān)論文。文中涉及到的方法主要有以下幾種：

2.1 利用圖書典藏賬或卡片與書架上的圖書逐一進行查對完成清點[3]

這是早期傳統(tǒng)的圖書清點的方法，不僅費時費力，還存在因人為原因?qū)е聢D書漏點造成清點不準(zhǔn)的問題。

目前幾乎所有圖書館都使用圖書自動化管理軟件對館藏圖書進行采編流通借閱全面管理，使用條碼號作為圖書的唯一標(biāo)識，通過掃描條碼號進行圖書清點，所以幾乎沒有圖書館會采用通過卡片進行清點的方式。

2.2 使用工作臺式機和有線條碼槍進行清點[4]

通過書車將書架上的書下架，運送到固定位置的數(shù)臺臺式機上，使用連接有線條碼器掃描條碼在圖書集成管理系統(tǒng)中完成盤點。該方法需要將全館所有圖書全部下架再重新上架，工作量巨大。

2.3 使用筆記本電腦和有線條碼槍進行清點[5]

與方法(2)相比，圖書無需下架，利用筆記本電腦的便攜性進行條碼掃描，降低了圖書上下架的勞動強度，但需要較多筆記本電腦才能較快完成全館圖書清點。

2.4 使用數(shù)據(jù)采集器進行清點[6]

方法（2）（3）都是直接采集條碼的同時進行實時盤點，受限于臺式或筆記本電腦，數(shù)據(jù)采集器應(yīng)運而生。數(shù)據(jù)采集器內(nèi)部具有存儲空間，可以存儲上萬條條碼數(shù)據(jù)，工作人員只需先將圖書的條碼號采集到數(shù)據(jù)采集器中，然后將數(shù)據(jù)商城到電腦中匯總，最后導(dǎo)入圖書館自動化管理系統(tǒng)中完成數(shù)據(jù)對比即可得出清點結(jié)果。通過將條碼采集和條碼清點操作分為2步，減輕了對臺式或筆記本電腦的依賴。該方法比較方便，但數(shù)據(jù)采集器價格較高，且清點結(jié)束后不能二次利用，不適應(yīng)大量采購。

2.5 利用智能手機圖書進行清點[7]

通過在智能手機上安裝相應(yīng)的清點軟件進行條碼采集，然后匯總到圖書館集成系統(tǒng)中完成盤點，與方法（4）類似，由于現(xiàn)在智能手機較為普遍，節(jié)省了采購數(shù)據(jù)采集器的經(jīng)費，但受限于智能手機攝像頭對條碼的識別成功率，效率不高。

2.6 利用RFID技術(shù)進行清點[8]

RFID即無線射頻識別，是一種利用射頻通信實現(xiàn)的非接觸式自動識別技術(shù)。通過手持或者推車式的RFID盤點設(shè)備，直接在書庫書架旁進行遠距離讀取即可獲取該書架所有圖書RFID標(biāo)簽的條碼信息，從而完成盤點。該方法節(jié)省了圖書下架、翻找條碼頁、上架等工作流程，大大提高了工作效率，但前提是需要全館已完成實施RFID。

雖然我館早已采用圖書集成管理系統(tǒng)進行圖書管理，但目前還沒有引進RFID技術(shù)，上述常見方案中僅方法4效率較高、較為可行，但由于數(shù)據(jù)采集器價格較高，且清點工作結(jié)束后除采編需要一個用于圖書外采外，其他都不能再次利用。

通過細致考察及測試，我們發(fā)現(xiàn)使用無線條碼槍完全可以取代專門的數(shù)據(jù)采集器，它具有4大優(yōu)點：1. 帶數(shù)據(jù)采集模式，通過內(nèi)部存儲空間可以臨時存儲圖書條碼號；2. 價格便宜，僅為數(shù)據(jù)采集器價格的1/10；3. 采用激光掃描，識別能力強、掃描景深遠；4. 可二次利用，清點完成后，還可以分配給閱覽室、流通及采編等部門掃描圖書和讀者證條碼時使用。

3 我館采取的圖書清點方案

3.1 清點時間安排

根據(jù)我館實際情況，放假前1個星期學(xué)生借閱量較小、到圖書館主要是自習(xí)備考，我們將清點工作安排在這一個時間段，全館停止圖書借閱，但閱覽室自習(xí)區(qū)開放，計劃使用7天時間每天8個小時完成全館30余萬冊在架圖書的清點，每天約需清點4.5萬冊。

3.2 工作人員及設(shè)備安排

可參與清點的人員共30余人，為保證清點質(zhì)量及效率，按照老中青自由分組，共分為15組，責(zé)任到組，每組按閱覽室及書架號分配工作量，配一把已編號的無線條碼槍；按平均每組3000冊計算，每日共計可完成4.5萬冊圖書，可如期完成圖書清點計劃。

3.3 清點方法

條碼槍由技術(shù)部門提前設(shè)置為數(shù)據(jù)采集模式，為便于清點工作量統(tǒng)計每組每日使用同一設(shè)備，另外配書梯便于采集書架上幾層的圖書條碼，為提高效率，對于一些條碼破損或者有其他問題的圖書統(tǒng)一臨時放置于過道上由其他人員統(tǒng)一收集處理。

3.4 每日數(shù)據(jù)統(tǒng)計

要求每組完成一面或整個書架后、每日中午休息及下午下班后及時將條碼槍交給技術(shù)部門，技術(shù)部門通過專門的接收器將無線條碼槍中的圖書條碼數(shù)據(jù)上傳到電腦txt文本文件中，文件按照書架號+組號命名，便于后期抽查實現(xiàn)質(zhì)量監(jiān)督，采集完條碼數(shù)據(jù)后及時清空數(shù)據(jù)并進行充電等操作。完成每日采集數(shù)量統(tǒng)計匯總后，在第二天開始采集前公布前一天完成清點圖書工作最多的前3組名單。最后通過ilas系統(tǒng)典藏管理中的清點登記單，輸入清點賬號、日期，即可很方便的導(dǎo)出清點登記單，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。

3.5 后期數(shù)據(jù)處理

通過采集到的各書庫圖書條碼，先將流通及閱覽部門已經(jīng)下架的圖書通過批量調(diào)配到閉架書庫；通過館藏圖書單和清點登記賬及已外借圖書清單可以計算出丟失圖書量；通過采集到的條碼順序?qū)?yīng)的圖書清單中的分類號字段可以發(fā)現(xiàn)錯架問題，通過館藏地字段可發(fā)現(xiàn)館藏地址錯誤的圖書，及時糾正。

3.6 清點工作總結(jié)

1.統(tǒng)計圖書數(shù)量，包括全館現(xiàn)有藏書總量、按圖書分類法統(tǒng)計各類圖書數(shù)量、各書庫圖書狀況等；2. 統(tǒng)計丟失或損壞圖書數(shù)量，對確認丟失或損壞無法使用的圖書填寫圖書丟失單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理圖書丟失或損壞注銷手續(xù)，并在圖書館自動化系統(tǒng)中進行標(biāo)識，同時分析丟失原因；3. 撰寫清點工作總結(jié)報告，提出加強館藏圖書保護和改進管理工作的意見。

4 圖書清點工作的體會和建議

在尚未實現(xiàn) RFID的圖書館，圖書清點確實非常辛苦、麻煩，前期一定要做好各種方案及設(shè)備等的準(zhǔn)備工作，選擇最適合本圖書館的方案，在清點過程中盡可能的減少勞動強度，提高效率。特別是由于我館圖書條碼號只貼在書名頁上，每本書都必須要先翻書找到條碼后才能完成掃描，如果在編目時直接在圖書封底也貼上條碼，就可以省略翻書的過程直接掃描封底條碼，則清點速度還可以再提高1倍。

完善激勵及責(zé)任機制。公布每日數(shù)量和質(zhì)量，責(zé)任到人。在這一次清點工作中，深深體會到責(zé)任到人的高效率，大家相互學(xué)習(xí)、你追我趕、甚至為了加快進度爭相中午加班、晚上晚下班等；及時隨機抽查某一列書架某一層圖書進行質(zhì)量監(jiān)督，錯誤率較高的要求重新返工；每日工作前公布前一日清點數(shù)量前3名和抽查質(zhì)量，讓效率高的組介紹經(jīng)驗，提高榮譽感，從剛開始有些組完成不了任務(wù)量到最后每組基本都能夠達到4000冊以上，最終提前1天完成了清點任務(wù)。