民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

康艷俠

(河南醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校，鄭州 451191)

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民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

康艷俠

(河南醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校，鄭州 451191)

[關(guān)鍵詞]民辦高校；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

民辦高校檔案與公辦高校檔案同樣具有檔案的屬性——原始記錄性，它記錄了民辦高校的成長(zhǎng)和發(fā)展歷程，是學(xué)校各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和綜合反映，它既是民辦高校長(zhǎng)期教學(xué)活動(dòng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校在以后的各項(xiàng)工作中不斷完善的重要依據(jù)。但是民辦高校辦學(xué)歷史較短，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)疲于建設(shè)，檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，檔案管理存在諸多問(wèn)題。

1　高校檔案管理的涵義

高校檔案管理是檔案員用科學(xué)的方法和原則管理檔案，提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)工作。保管檔案的目的就是為了利用，從而創(chuàng)造更多的價(jià)值為學(xué)校服務(wù)。檔案管理分為八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：收集工作，整理、鑒定工作，保管工作，檢索工作，檔案信息編研工作，提供利用工作，檔案統(tǒng)計(jì)工作，檔案登記工作等。

2　民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]?！案咝n案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！庇纱丝梢?jiàn)高校檔案工作至關(guān)重要。

隨著《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的施行，為民辦高校檔案工作提供了法律依據(jù)，也為檔案事業(yè)健康發(fā)展提供了良好氛圍，民辦高校的檔案建設(shè)也因此逐漸走上正軌。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的意識(shí)日漸增強(qiáng)，檔案隊(duì)伍在不斷壯大，業(yè)務(wù)水平也逐漸提高。但從整體上看，目前民辦高校檔案管理工作還存在著與民辦高校教育事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方，需要不斷地加強(qiáng)和改進(jìn)。問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1歸檔意識(shí)淡薄，檔案材料丟失嚴(yán)重由于民辦高校起步較晚，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)過(guò)分強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案工作的地位和作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，導(dǎo)致大量反映學(xué)校發(fā)展軌跡的重要材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，特別是建校初期的基建材料丟失嚴(yán)重。

2.2多數(shù)未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理民辦高校的檔案管理，雖然按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)行分類(lèi)保管，由于未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，存在以下共同問(wèn)題：①學(xué)籍檔案歸學(xué)生處管理。②財(cái)務(wù)部門(mén)形成的財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)處管理。③儀器設(shè)備檔案不完善，沒(méi)有形成獨(dú)立的類(lèi)別來(lái)保管。因此，不能有效保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。

2.3電子文件管理，缺乏技術(shù)與設(shè)備支持大多數(shù)民辦高校檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式，很少有民辦高校的檔案完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，造成大量的電子文件(檔)仍然保存在各職能部門(mén)，高校信息無(wú)法整合。原因有四：①電子文件歸檔意識(shí)薄弱，檔案部門(mén)缺乏超前的意識(shí)和對(duì)信息化這個(gè)大環(huán)境的認(rèn)識(shí)，不能與時(shí)俱進(jìn)。②電子檔案管理制度不健全導(dǎo)致電子文件歸檔效果差。③缺乏技術(shù)與設(shè)備支持。④民辦高校融資渠道單一，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理資金。

2.4收集材料不齊全收集工作是民辦高校檔案管理工作的起點(diǎn)，收集工作的好壞，不僅直接關(guān)系檔案的數(shù)量和質(zhì)量，而且影響檔案價(jià)值的充分發(fā)揮[2]。有調(diào)查表明，檔案管理八大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)最難完成的就是收集工作。民辦高校檔案管理制度不健全，歸檔范圍不明確，各類(lèi)檔案收集不全，重要文件丟失沒(méi)有相應(yīng)的問(wèn)責(zé)制度。另外，文件材料是否移交，移交材料是否齊全完整，與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員沒(méi)有多大關(guān)系，漠視檔案管理也是重要原因。

2.5檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相差較大，人員不穩(wěn)定民辦高校教職工流動(dòng)性較大，檔案管理人員的編制極少。其他各部門(mén)只設(shè)兼職檔案員，由教學(xué)秘書(shū)或行政秘書(shū)兼任，因缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，教學(xué)工作繁忙，民辦高校的基層檔案工作常處于擱淺狀態(tài)。另一方面，因兼職檔案員更換頻繁，檔案管理工作一直無(wú)法健全。

2.6檔案利用意識(shí)薄弱，造成檔案“重歸檔輕利用”[3]檔案保管的目的是提供利用，利用率高說(shuō)明檔案的價(jià)值大。如果學(xué)校的檔案收集齊全、完整，整理規(guī)范，但沒(méi)有部門(mén)和教職工查閱利用，這些檔案就會(huì)變成“死”檔案，沒(méi)有任何價(jià)值。

3　改善民辦高校檔案管理工作難點(diǎn)

3.1實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化民辦高校實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是一項(xiàng)艱巨的系統(tǒng)工程，做好檔案管理工作不能只靠檔案部門(mén)的努力，它涉及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院、系、部門(mén)和工作人員等各個(gè)層面，需要全校教職員工共同努力，否則便無(wú)法形成良好的檔案管理制度。這對(duì)民辦高校來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重要挑戰(zhàn)，它要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須有大局觀，有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展眼光。而現(xiàn)實(shí)情況是檔案管理工作經(jīng)常被忽視，甚至忽略。

3.2開(kāi)發(fā)檔案資源，利用檔案資源提升學(xué)校形象檔案見(jiàn)證和記錄著一個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷史，利用好檔案資源對(duì)提升學(xué)校形象具有重要作用，而對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)則需要相關(guān)人員有較高的綜合素養(yǎng)。如何在現(xiàn)有的檔案資源基礎(chǔ)上，借助各種方式和手段，從多個(gè)角度來(lái)展現(xiàn)學(xué)校的優(yōu)勢(shì)和特色，提升學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)學(xué)生的自豪感，這是關(guān)乎學(xué)校發(fā)展的重要內(nèi)容，需要檔案工作人員有敏銳的眼光、獨(dú)特的視角，需要把握社會(huì)和高等教育發(fā)展的趨勢(shì)，需要掌握最新的科技動(dòng)態(tài)，同時(shí)還必須得到學(xué)校的支持。

4　加強(qiáng)民辦高校檔案管理的對(duì)策

民辦高校的辦學(xué)機(jī)制與辦學(xué)環(huán)境決定了其實(shí)現(xiàn)高效率、低開(kāi)支的管理目標(biāo)更為強(qiáng)烈，勢(shì)必要求檔案管理人員捕捉各類(lèi)檔案信息資源，借鑒公辦高校檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。一方面，開(kāi)展與公辦院校檔案部門(mén)的交流合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，少走彎路；另一方面，利用現(xiàn)有條件整合資源，進(jìn)行創(chuàng)新和嘗試，從中摸索出一條適合民辦高校檔案管理的新方法。

4.1提高歸檔意識(shí)領(lǐng)導(dǎo)重視和加強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)是做好檔案管理工作的重要保證，民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)不但要有超前的教育理念和辦學(xué)模式，還要有超強(qiáng)的檔案意識(shí)。在建校初期就應(yīng)當(dāng)成立校級(jí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成一個(gè)重視檔案、支持檔案工作的良好局面。檔案管理人員的檔案意識(shí)也要加強(qiáng)，只有深刻認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，才會(huì)努力做好檔案的收集工作。同時(shí)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和兼職檔案員要互相支持，互相配合，共同努力，才能做好民辦高校的檔案管理工作。

4.2完善檔案管理制度一要加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要制定并完善檔案形成和歸檔的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定做出明確、具體的規(guī)定。二要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。即要求檔案管理的收集、整理、保管、利用、鑒定、登記等各個(gè)環(huán)節(jié)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的方法進(jìn)行，按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，做到民辦高校檔案管理工作有法可依，有章可循。三要把檔案制度的實(shí)施放在重要位置，明確各檔案員的職責(zé)，從制度上督促檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

4.3加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)隨著民辦高校體制改革和招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，計(jì)算機(jī)技術(shù)以其快速、便捷的優(yōu)勢(shì)被廣泛應(yīng)用于教學(xué)、科研、管理工作中，電子文件大量產(chǎn)生，多數(shù)民辦高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公[4]。民辦高校應(yīng)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，可以建立數(shù)字檔案室。參照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況制定適合自己的電子文件歸檔制度，對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，根據(jù)電子檔案的特性，從維護(hù)其真實(shí)性、完整性、安全性等方面統(tǒng)籌考慮，制定電子文件的接收、檢驗(yàn)、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等各項(xiàng)制度，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為重點(diǎn)工作來(lái)完成。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能打破檔案利用上的局限性，使檔案利用從封閉走向開(kāi)放，從傳統(tǒng)的保管和利用走向信息的采集、全方位的服務(wù)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4.4強(qiáng)化檔案收集的齊全、完整民辦高校在檔案材料的收集過(guò)程中，一要健全規(guī)章制度，為收集工作提供制度保障；二要強(qiáng)化兼職檔案員的檔案收集意識(shí)，認(rèn)真協(xié)助檔案室將分散在各部門(mén)的檔案材料按時(shí)收集齊全，移交至檔案室；三要工作步調(diào)一致，確保文件材料收集的及時(shí)、系統(tǒng)、完整；四要尊重檔案的原始記錄性，力求反映學(xué)校的真實(shí)面貌，不收集造假文件，保持檔案材料的真實(shí)性。

4.5提高檔案管理人員素質(zhì)民辦高校的檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作[5]。首先，民辦高校應(yīng)積極引進(jìn)具有豐富檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、精通檔案業(yè)務(wù)的中高級(jí)人才。其次，聘請(qǐng)省、市級(jí)檔案部門(mén)或檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的教授、專(zhuān)家來(lái)學(xué)校講學(xué)，辦理培訓(xùn)班等，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平。再次，民辦高校還應(yīng)建立完善的檔案工作激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)和支持檔案工作人員參加繼續(xù)教育、學(xué)術(shù)科研、評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)職務(wù)等。最后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，增加檔案管理人員的編制，并保持人員穩(wěn)定。

4.6積極拓展檔案服務(wù)工作的廣度和深度，做好“利用”工作[6]檔案工作的最終目的是“利用”。民辦高校檔案管理人員要更新觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式，突出服務(wù)這條主線，提供多渠道的檔案服務(wù)，緊緊抓住“利用”這一環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，做好“利用”文章。檔案部門(mén)可以建立檔案陳列、展覽服務(wù)，有目的地開(kāi)展檔案編研工作。民辦高校應(yīng)抓住藝術(shù)評(píng)估、成人教育評(píng)估、人才培養(yǎng)工作評(píng)估等機(jī)遇，配合學(xué)校校史辦公室建立校史展覽館，編寫(xiě)校志、大事記、年鑒等專(zhuān)題材料，使其成為學(xué)校對(duì)外宣傳的一個(gè)窗口。

5　結(jié)束語(yǔ)

隨著民辦教育事業(yè)的發(fā)展，各級(jí)民辦高等學(xué)校檔案管理工作的重要性越來(lái)越突出，加強(qiáng)檔案管理需要學(xué)校及各級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的支持，需要全體教職員工樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，把檔案工作貫穿于各項(xiàng)工作的始終。只有這樣，才能保證民辦高校檔案的完整、規(guī)范、原始和系統(tǒng)。

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[責(zé)任編校：趙唯賢]

收稿日期：2015-06-22

作者簡(jiǎn)介：康艷俠(1979-)，女，本科，副研究館員，從事圖書(shū)管理及圖書(shū)、檔案相關(guān)理論研究等工作。

[中圖分類(lèi)號(hào)]G 270

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]B

[文章編號(hào)]1008-9276(2016)03-0259-03