淺析石油企業(yè)基建檔案建設(shè)與管理

戚穎欣

摘 要：文章首先針對石油企業(yè)環(huán)境中基建檔案的相關(guān)基本內(nèi)容，以及當前呈現(xiàn)的突出特征展開必要的說明和分析，而后進一步在此基礎(chǔ)之上，就如何切實推動石油企業(yè)領(lǐng)域下基建檔案的進一步成熟與發(fā)展加以深入討論，對于切實推動其檔案價值有著毋庸置疑的積極意義。

關(guān)鍵詞：石油；企業(yè)；基建；檔案；管理

石油工業(yè)的發(fā)展，直接關(guān)系到我國國民經(jīng)濟的發(fā)展和穩(wěn)定，其價值不容忽視。而在石油企業(yè)的發(fā)展過程中，諸多工程建設(shè)層出不窮，并且考慮到石油工業(yè)本身的專業(yè)特征，相關(guān)工程會呈現(xiàn)出多專業(yè)結(jié)合的邊緣化狀態(tài)，這種狀態(tài)進一步影響到整個工程在設(shè)計、建設(shè)一直到維護的整個生命周期中的每一個細節(jié)，都呈現(xiàn)出與常規(guī)工程不同的特質(zhì)。而切實對這些工程實現(xiàn)有效管理，直接關(guān)系到石油企業(yè)正常工作的開展以及企業(yè)整體的發(fā)展，甚至于會與石油工業(yè)開采以及加工環(huán)境中的安全水平保持密切聯(lián)系，因此不容忽視。

一、石油企業(yè)環(huán)境中基建檔案特征分析

在石油企業(yè)環(huán)境中，基建檔案貫穿于每一個建設(shè)工程項目的整個生命周期之中，從醞釀、設(shè)計、建設(shè)、竣工、投入使用一直到維護，乃至于報廢，每一個工程的每一個環(huán)節(jié)都與基建檔案保持密切聯(lián)系。但是就目前的情況看，石油企業(yè)本身對于基建檔案的關(guān)注程度仍然有所不足，尤其是在對待基建項目的時候，通常基建檔案僅僅會跟隨項目到投入使用，之后就很少會收集進一步的信息并且加以記錄。而這種狀況，無疑給石油企業(yè)環(huán)境中的基建工程帶來一定的不利影響。

從基建檔案的內(nèi)容角度看，一個完整的基建檔案包括諸多方面內(nèi)容，從項目的可行性調(diào)查、項目的提出、各階段建設(shè)的決策、項目的評估、實地勘測、設(shè)計、調(diào)試、施工、竣工、驗收、使用等方面的資料，一直到投入使用之后的維護記錄等都應(yīng)當包括在內(nèi)。而資料的形式，在當前的信息時代背景之下，除了相對較為傳統(tǒng)和常規(guī)的紙質(zhì)文字和圖片材料以外，電子文件以及聲音、圖像等信息媒體同樣應(yīng)當納入到基建檔案的內(nèi)容范圍中來。即所有能夠?qū)üこ痰恼麄€生命周期的狀態(tài)展開描述和說明的數(shù)據(jù)材料，都應(yīng)當被囊括在內(nèi)，并成為鑒定工程項目質(zhì)量和維護項目的重要依據(jù)。

基建檔案對于石油企業(yè)工作的展開具有不容忽視的價值，是基建工程技術(shù)人員、管理人員在項目建設(shè)中成果的反映。從項目的構(gòu)思和設(shè)計階段開始，基建檔案中形成的信息體系，對于未來的項目工作和維護都將有著至關(guān)重要的支持意義。雖然如此，當前在石油企業(yè)環(huán)境中，對于基建檔案的重視程度仍然有所不足。

首先對于檔案的形成和相關(guān)資料的收集與整理，意識存在不足之處。由于在基建項目的設(shè)計和施工過程中，相關(guān)材料的出現(xiàn)相對比較密集，也相對易于收集和整理；但是到項目投入使用階段之后，對于運行過程的記錄以及對于每一次維護細節(jié)的記錄就開始有所放松，大量數(shù)據(jù)和資料因此流失，對應(yīng)的基建檔案也無法保持完整，其價值必然有所損傷。其次，基建檔案的管理模式相對較為陳舊，目前已經(jīng)成為影響到其管理工作效率以及檔案價值體現(xiàn)的重要因素。雖然石油企業(yè)對于檔案管理相對而言比較重視，但是對于基建檔案的管理通暢并未安排專人展開有針對性的工作，而通常是交由常規(guī)的檔案管理人員一同展開保管。此種工作方式雖然能夠提升檔案保管方面的工作效率，但是考慮到基建檔案本身具有較強的專業(yè)特征，并且其受眾群體，即價值創(chuàng)造群體和檔案信息的使用群體并非石油企業(yè)的管理人員，而是技術(shù)工作者，因此將檔案交由常規(guī)檔案管理人員進行管理并非首選。除此以外，在管理模式方面，信息化建設(shè)仍然有待進一步的深入，這種深入除了常規(guī)的將相應(yīng)材料進行數(shù)字化并且歸檔以外，更為重要的在于要讓這些檔案信息發(fā)揮其自身價值，即面向未來的基建工程項目的維護等相關(guān)工作提供必要支持。因此信息化應(yīng)當更多傾向于面向既有檔案信息的讀取，以及對應(yīng)維護等相關(guān)信息的收錄兩個方面，唯有如此才能切實展開檔案內(nèi)容的豐富和完整化，也才能推動石油企業(yè)環(huán)境下基建檔案管理工作體系的成熟。

二、切實推動石油企業(yè)基建檔案管理工作優(yōu)化

基于上述對于基建檔案管理工作過程中存在的不足展開的分析，可以發(fā)現(xiàn)當前的基建檔案管理工作亟待引起更多的重視和優(yōu)化。具體而言，可以考慮從如下兩個方面展開工作：

首先應(yīng)當加強檔案管理工作意識。石油企業(yè)基建檔案的完整性，直接關(guān)系到基建項目在未來的維護工作整體效果以及安全性等方面特征，因此必須引起足夠重視。針對這一方面的問題，應(yīng)當面向整個企業(yè)展開對于檔案管理和建設(shè)工作意識的加強培訓(xùn)，需要在這一方面加強意識的并不僅僅只有檔案管理工作人員，同時還應(yīng)當包括對應(yīng)的，與基建工程會有所接觸的工作人員以及技術(shù)人員。他們會幫助發(fā)現(xiàn)基建工程運行過程中的細微變化與特征，并且加以記錄，同時也應(yīng)當將維護工作本身的過程和操作細節(jié)包括在內(nèi)。除此以外，對于相關(guān)接觸到基建項目的工作以及技術(shù)人員，還應(yīng)當對其展開宣傳，培養(yǎng)他們使用檔案信息的習慣，并且為其留出對應(yīng)的數(shù)據(jù)查詢接口，方便數(shù)據(jù)查詢。

其次應(yīng)當進一步建立健全基建檔案管理體制。參建部門應(yīng)根據(jù)項目的特點以及檔案管理的需求建立專門的檔案管理機構(gòu)，并配備專職人員進行管理，同時確保專職檔案管理人員能夠?qū)ο嚓P(guān)技術(shù)領(lǐng)域的知識有所了解，保證與技術(shù)人員的順暢溝通。除此以外，還應(yīng)當注重基建檔案在形成和使用等多個方面的及時性、規(guī)范性和有效性。為保證基建檔案管理工作順利開展，可將基建檔案管理工作納入工程項目管理中，明確規(guī)定資料移交、資料歸檔的時間，對于超出規(guī)定時間的單位，依據(jù)規(guī)定進行處罰。唯有賞罰分明才能切實推動基建檔案管理工作體系的發(fā)展與成熟。

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