高校網上預約報銷的利弊探析

朱錦珍，　王　凱

(合肥工業(yè)大學 財務部，合肥　230009)

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高校網上預約報銷的利弊探析

朱錦珍，王凱

(合肥工業(yè)大學 財務部，合肥230009)

高校網上預約報銷系統(tǒng)的推行，有效緩解了財務部門報賬壓力，提高了財務工作效率和服務水平。文章通過對網上預約報銷利弊分析，提出了加強財務網絡安全防范、確定報銷單經辦人身份等建議，以期能更好地改進報賬模式，解決高校報銷難問題。

高校；報銷；網上預約；利弊

近年來，隨著高校辦學規(guī)模的擴大和經費來源的多元化，財務核算的工作量與日俱增，給高校財務管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)?！皥筚~難、難報賬”已經成為制約高校內部發(fā)展的一個重大問題。改革傳統(tǒng)報賬方式，提高報賬效率，提升高校財務工作水平乃當務之急。為此，部分高校改革報賬形式，率先推出了網上預約報銷系統(tǒng)。網上預約報銷系統(tǒng)的推行，減少了報銷人員等候時間，提高了財務人員的工作效率，但也存在著一些問題。因此，對高校網上預約報銷利弊進行分析，并適時提出改進建議顯得尤為必要。

一、網上預約報銷的優(yōu)越性

網上預約報銷，是指報賬人員登錄校內網上預約報賬系統(tǒng)，按規(guī)定填寫并提交預約報賬單申請，通過網上預約系統(tǒng)、賬務處理系統(tǒng)、網銀支付系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)對財務數據的自動處理。報賬人員在系統(tǒng)上預約后，通過合適的方式將報銷單據傳遞到財務部門，會計人員審核報銷單據后辦理報銷，自動生成記賬憑證，利用網銀支付系統(tǒng)進行支付。與傳統(tǒng)報銷方式相比，“網上預約報銷”有以下優(yōu)越性:

(1) 縮短了財務人員單筆業(yè)務作業(yè)時間，提高了工作效率在傳統(tǒng)的報賬方式下，財務人員的工作精力大量耗費在零星、小面值票據的歸集、計算、錄入上，如出租車票、過橋過路費等票據面值不高但數量卻很多；此外，近年來日趨增多的出國旅費匯率折算等業(yè)務的報銷也加大了財務人員的工作量，使報銷工作效率下降。網上預約報賬的實施使報銷人員參與到報銷票據的整理、錄入等過程中，并承擔了算賬、記賬、匯率折算輸入等基本工作，同時網上預約報銷系統(tǒng)中設置大量的計算標準能夠自動計算，財務人員僅需通過對系統(tǒng)自動生成的記賬憑證中的報賬信息進行確認、修改和必要的調整，如此以來可以將財務人員從低效、繁瑣的重復勞動中解脫出來，大大節(jié)約了財務人員單筆業(yè)務的辦理時間，提高了工作效率[1]。

(2) 改善了財務人員報賬環(huán)境，提高了服務質量 “網上預約報銷”模式下報銷人員將附有合格原始票據的預約報銷單送至會計核算中心后即可離開，不需像以前那樣在柜臺前排隊，最大程度地減少了報賬人員等待時間，不僅讓教職工體會到網上報銷所帶來的便捷，也使財務人員可以在相對安靜的環(huán)境下工作，報賬環(huán)境得到很大改善。會計人員對系統(tǒng)生成的賬務信息及相關內容確認無誤后，由系統(tǒng)自動生成記賬憑證，經過復核，由出納通過網上銀行及時將報賬款項劃轉至單位或個人的賬戶上，手機短信也同時提示報銷金額、到款時間，既方便報銷人進行查詢，又使報銷工作透明化，提高了服務質量。

(3) 規(guī)避現(xiàn)金風險，保證了資金安全 “網上預約報銷”系統(tǒng)中，票據經審核、復核無誤后，需支付的款項通過“銀校直聯(lián)”系統(tǒng)直接轉入個人銀行卡或單位賬戶，實現(xiàn)無現(xiàn)金報銷。這在很大程度上減少了庫存現(xiàn)金，從而降低或避免了單位和銀行在現(xiàn)金保管及運輸環(huán)節(jié)上存在的風險；與此同時，也省去了出納人員要反復清點現(xiàn)金的過程，解除了報賬人員隨身攜帶大量現(xiàn)金的后顧之憂[2]。和傳統(tǒng)報銷方式相比，網上預約報銷系統(tǒng)減少了現(xiàn)金流動，規(guī)避了現(xiàn)金風險，保證了學校資金的安全。

(4) 實現(xiàn)財務資源共享，提高了財務管理水平 網上預約報賬系統(tǒng)與賬務處理系統(tǒng)的數據具有對接功能，財務資源可以共享。網上預約報賬實施后，財務服務與預算管理、財務核算、網上銀行的互通互聯(lián)，可以對每筆業(yè)務進行清晰展示，便于相關責任人及時對業(yè)務的流通進度進行跟蹤查詢。各部門可以通過網上預約報賬系統(tǒng)，及時了解財務信息，根據各項經費的下達預算控制數進行報銷，保證經費指標及額度的正確使用。財務人員也可以通過網上預約報賬系統(tǒng)對財務活動進行事前、事中、事后的監(jiān)督與分析，對收入、支出、項目需求、績效評價等方面進行管理，確保財務信息的有用性、全面性，提高了財務管理工作水平。

(5) 報銷突破地域和時間的限制，提高了業(yè)務審批效率 只要有網絡，報銷人員就可以突破時間和地域的限制，隨時隨地進行網上報銷，有利于報銷人員合理安排時間。通過網絡審核報銷業(yè)務，使本來多校區(qū)都需安排財務人員帶來的人員緊缺、業(yè)務量不均等問題得到有效緩解。實行網上報銷，相關領導可通過網絡調閱報銷人員上傳的影像單據來完成審批，提高了業(yè)務的審批效率。通過在網上報銷系統(tǒng)中設置審批流程、審批權限等，使不符合流程和審批權限的業(yè)務不能提交，簡輕了財務人員的審核工作量。

(6) 預算達到實時控制的效果，加強了財務監(jiān)督 網上報銷模式下，根據各項經費的具體管理要求，在系統(tǒng)中設置了預算限額，且系統(tǒng)具有自動提示功能，使經費預算得到有效的控制，減輕了財務審核壓力。在網絡報銷狀態(tài)下，經過授權的各個用戶可以通過網絡在線查詢、調閱各種報銷信息。通過報銷信息的共享，建立多部門、多用戶、各級領導廣泛參與的監(jiān)督格局，使高校的財務管理和會計核算的規(guī)范性、透明度得到有效增強，財務事項得到有效監(jiān)督。

二、網上預約報銷的弊端

(1) 存在網絡信息不安全風險 網上預約報賬系統(tǒng)的開放帶來了網絡風險，而財務數據對網絡系統(tǒng)的安全性要求極高。雖然網上預約報賬系統(tǒng)通過高校財務軟件平臺，采用內部局域網，使財務網絡與外網實現(xiàn)了物理分隔。但是，網上預約報銷時，由于與外網的連接，垃圾郵件和病毒郵件肆意傳播，黑客攻擊、系統(tǒng)癱瘓時有發(fā)生，這些都將對財務安全性構成威脅。因此財務軟件平臺和網絡系統(tǒng)的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將影響網上預約報賬順利進行。

(2) 報銷人員身份的不確定增加了財務人員工作量 目前，經費或項目負責人可以直接進行預約，而同一經費或項目的其它報銷人員需要經過經費或項目負責人的授權才能進行預約。在導入網上預約報銷信息自動生成的記賬憑證中，經常會出現(xiàn)記賬憑證的報賬經辦人與有權審批人簽批的預約報銷單經辦人姓名不一致的情況，這就需要財務人員對自動生成的記賬憑證摘要欄中報賬人的姓名逐一進行修改，增加了報賬人的等待時間。而當預約報銷量較多時，財務核算人員在賬務處理系統(tǒng)中提取預約報銷信息時，按網上預約報賬人姓名查找較難[3]，增加了財務人員工作量。

(3) 存在資源浪費和違背會計規(guī)范化現(xiàn)象 預約報銷人的報賬信息若是錄入一筆即進行預約，會出現(xiàn)一張預約號對應一張記賬憑證的情況，易出現(xiàn)資源浪費問題。而若報賬涉及不同項目經費或多種報賬業(yè)務類型，在填寫信息后同時預約，則所有的預約數據自動生成在同一張記賬憑證上。這種報賬預約方式又違背了會計規(guī)范化的相關規(guī)定，即不同內容不同類別的原始憑證不得匯總填制在同一張記賬憑證中；此外，財務人員在受理該類預約報賬業(yè)務時，因票據多經費本混雜，容易出錯，反而降低了工作效率。

(4) 信息錄入不規(guī)范增加了報銷退單風險 財務報賬通常要求報賬人事先對票據進行分類、匯總整理，填寫相應的報銷封面。由于網上預約報銷系統(tǒng)使用的是財務預處理數據庫，因此報銷數據錄入前，要將票據進行歸類匯總，錄入信息要按報賬類型填寫，如辦公費、設備費、交通費等。高校教師雖然學識高，但對財經知識了解較少，況且財經制度的專業(yè)性強，使得多數教職工在票據整理、分類匯總時，存在隨意填寫項目開支范圍、內容，改變資金用途，不按規(guī)范進行填寫等問題，增加了報銷退單風險并降低了報賬的效率，也讓報賬人員對使用預約報賬失去信心。

(5) 溝通不順暢影響了報賬效率 傳統(tǒng)報賬模式下，報賬人員和會計人員進行面對面溝通，有關報銷單據真?zhèn)?、經費使用范圍、領導審批權限等問題可以及時得到解決。實行網上預約報賬后，報賬人員雖可以不用在現(xiàn)場等候，但會計人員在審核單據過程中往往會有一些問題需要詢問報賬人員，這時只能采取電話溝通。如果電話溝通不順利，或意見出現(xiàn)分歧，將直接影響報賬效率。

(6) 原始單據投遞過程存在安全隱患 原始單據承載著大量的經濟信息，是款項支付的依據。如果高校預約報銷設置投遞點不合理，則存在票據被盜，或遭遇惡意破壞的風險。在會計人員退回的不合理、不合法、無法報銷的票據時，報賬人員沒有及時去財務部門將其取回，也存在票據丟失的可能，這樣會引發(fā)財務部門和報賬人員之間的矛盾。

三、優(yōu)化高校網上預約報銷的建議

(1) 加強財務信息網絡安全防范 財務信息至關重要，在使用網上預約報賬系統(tǒng)之后，財務信息和數據的保護尤為關鍵。首先，應采用先進的防火墻、訪問控制、數據加密、身份認證等技術，注意數據傳輸的安全性，加強對網絡的維護和管理；其次，嚴格不同用戶的使用權限，防范信息丟失；再次，還應該利用此系統(tǒng)中的數據信息，建立起相應的預警機制，防止財務風險；最后，提高系統(tǒng)服務器的存儲和計算能力，并及時對服務器進行更新維護。

(2) 確定報銷單經辦人身份 網上預約報銷單的經辦人一旦簽字，需對簽字后的票據內容承擔真實性的責任。因此，在報賬人填寫預約報銷信息的摘要接口模塊中建議增加一欄附加信息功能——“報賬人姓名應為填寫報銷單的在職職工”，提示報賬人填寫信息時，就應確定報賬人的身份。財務部門需在預處理數據庫中增加“報賬人姓名檢索”功能，以確保財務核算人員從賬務處理系統(tǒng)中提取預約報銷信息數據時，可快速定位并提取數據。

(3) 實施報賬申請單的物流化管理 財務審核人員審核過程中遇到不符合規(guī)定的報賬發(fā)票或手續(xù)不齊全的報賬申請，需要打電話通知報賬人取回發(fā)票。而發(fā)票長期無人領回時，財務人員需要反復打電話通知報賬人，電話溝通量巨大。為了解決這些問題，應當建立報賬申請單的物流化管理。通過這個渠道，報賬人能隨時了解申請單所處的狀態(tài)，如電子會簽達到什么狀態(tài)、申請單是否被處理、報賬金額為多少、是否有退票、退票的原因及取回發(fā)票的地點等。報賬申請單的物流化管理為報賬人和財務人員提供了一個溝通的平臺，財務人員可以通過該平臺向報賬人反復發(fā)送信息，解決退票大量積壓的問題[4]。

(4) 優(yōu)化設計網絡預約頁面 預約填寫網絡頁面是報賬人以最為直觀的方式接觸預約系統(tǒng)的部分，此網絡頁面設計好壞直接影響到報賬人心理接受的難易程度。預約頁面設計應簡潔明了，且按日常報銷格式設計，方便報賬人填寫，盡可能省去了與報賬無關的內容；對費用提示信息中的文件、制度等規(guī)范性術語采用通俗化表述，用準確精煉的文字詮釋財務規(guī)定，同時重點突出強調費用填寫的具體事項；對提示操作步驟盡可能地合并和減少，縮短預約報賬操作時間。

(5) 實現(xiàn)原始單據的數字化存儲 高?？蒲姓n題結題時，內部審計和外部審計對原始單據的審查越來越細，需要花費大量的時間來查印相關的原始憑據。但由于憑證裝訂的原因，部分原始憑證查看或復印不方便，進而影響使用效果，查詢效率不高。如果能實現(xiàn)原始單據的數字化存儲，則可直接從系統(tǒng)中調取影像單據進行查看或復制，有助于提高查詢效率。

(6) 定期對報賬人員進行培訓 首先，高校相關主管部門應充分宣傳網上預約報賬系統(tǒng)的便捷性，并適當撰寫簡潔的系統(tǒng)優(yōu)勢說明書，發(fā)布于校園網絡，讓廣大教職員工完成由熟悉到參與的過程；其次，定期舉辦網上報銷系統(tǒng)介紹、財務基礎知識等方面的培訓，并撰寫相應知識信息材料發(fā)放給教職員工；再次，可以邀請相應的專家或技術人員在學校進行專題講座，對每種類型的填報單的具體使用步驟進行說明，尤其對填報事項的填寫過程、入賬處理的各個環(huán)節(jié)以及信息修改操作等內容進行重點講解。

(7) 加強對財務人員的業(yè)務培訓 財務人員的能力和素質直接關系到報賬的質量和效率。應定期對財務人員開展業(yè)務能力培訓，使他們不但能夠準確把握最新的財經政策法規(guī)，還能在業(yè)務培訓中及時溝通和解決日常工作中遇到的疑難問題，將理論知識與實際操作有機結合，進而全面提升財務人員的業(yè)務知識水平，提高教職員工對預約報銷工作的滿意度，營造良好的財務報銷工作氛圍。

四、結束語

高校財務網上預約報銷系統(tǒng)的推行，提高了財務工作效率，提升了服務質量，保證了資金安全，加強了財務監(jiān)督力度，使高校財務管理工作水平得到了很大提升。但實施過程中尚存在一定問題，還需要繼續(xù)改進，不斷完善網上預約報賬模式。此外，隨著財務業(yè)務的不斷增多，使用網上預約報銷系統(tǒng)的教職員工也會越來越多，在相對集中的時間同時訪問財務預約報銷系統(tǒng)，需要強大的服務器的存儲與運算功能，確保財務數據的準確及時傳輸。同時，財務人員要養(yǎng)成記錄和總結的良好習慣，隨時記錄報賬過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，及時反饋給系統(tǒng)開發(fā)商，以便進一步修改程序，豐富操作功能，不斷完善系統(tǒng)軟件。

[1]祝菊鋒. 高等學校網上預約報賬的利弊探討[J].經濟師，2015,(8):102-103.

[2]王蕾. 高校網上預約報銷的探析[J].經濟師，2015,(9):115-116.

[3]林琴珍. 高校實施網上預約報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢及建議[J].福建農林大學學報(哲學社會科學版)，2010,(13)：50-52.

[4]劉莎莎. 新疆高校網上預約報賬帶來的思考[J].現(xiàn)代經濟信息，2014,(7)：158-159.

(責任編輯謝媛媛)

Research on Advantages and Disadvantages of Online Reimbursement Booking in Universities

ZHU Jin-zhen,WANG Kai

(Finance Department, Hefei University of Technology, Hefei 230009, China)

The implementation of online reimbursement booking system in universities alleviates the reimbursement pressure of the finance department effectively, and improves the efficiency and service level of financial work. This paper analyzes the advantages and disadvantages of online reimbursement booking, and proposes some suggestions in this respect including strengthening the financial network security, identifying the expense report manager identity, etc. The study is valuable for improving the reimbursement modes and solving the difficulties in the reimbursement in universities.

university; reimbursement; online booking; advantages and disadvantages

2016-02-02

朱錦珍(1967-)，女，浙江衢州人，會計師。

G647

A

1008-3634(2016)03-0137-04