基于內(nèi)部控制的物業(yè)公司管理研究

梁　瑩

(牡丹江大學(xué) 財(cái)會(huì)與金融學(xué)院，黑龍江　牡丹江　157000)

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基于內(nèi)部控制的物業(yè)公司管理研究

梁瑩

(牡丹江大學(xué) 財(cái)會(huì)與金融學(xué)院，黑龍江牡丹江157000)

內(nèi)部控制作為一種管理手段，在當(dāng)今社會(huì)被重視的程度越來越高。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展及各個(gè)行業(yè)改革的不斷深化，如何有效的解決當(dāng)前公司內(nèi)部控制中存在的問題，便成為當(dāng)前公司面對(duì)的一個(gè)迫切而重要的課題。文章以內(nèi)部控制理論為基礎(chǔ)，對(duì)該物業(yè)公司的內(nèi)部控制進(jìn)行研究，對(duì)其現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對(duì)公司的內(nèi)部控制存在的問題進(jìn)行重新的設(shè)計(jì)，以強(qiáng)化公司的內(nèi)部控制。

物業(yè)公司；內(nèi)部控制；設(shè)計(jì)

內(nèi)部控制作為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的約束機(jī)制，貫穿于公司管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是現(xiàn)代公司提高經(jīng)營(yíng)效率、保護(hù)財(cái)產(chǎn)安全、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)不可或缺的管理手段。內(nèi)控制度直接關(guān)系到公司的生存與發(fā)展，但是目前公司內(nèi)部控制實(shí)務(wù)與經(jīng)濟(jì)管理的要求相比存在較大差距，原有的內(nèi)部控制已經(jīng)不能滿足管理的要求。本文將就物業(yè)公司內(nèi)控方面存在的問題進(jìn)行研究分析，重新設(shè)計(jì)。

一、內(nèi)部控制的概述

1.內(nèi)部控制的涵義

根據(jù)COSO報(bào)告，內(nèi)部控制應(yīng)理解為：“由管理當(dāng)局設(shè)計(jì)(devised)，董事會(huì)核準(zhǔn)，董事會(huì)、管理當(dāng)局和其他員工共同實(shí)施(maintained)的，旨在為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)提供合理保證的一個(gè)過程(process)”。因此，內(nèi)部控制是要達(dá)到目的的一個(gè)過程，它影響著人的行為，相應(yīng)組織內(nèi)的人員對(duì)內(nèi)部控制都有其所在的責(zé)任，同時(shí)相對(duì)于管理層而言，內(nèi)部控制只能提供合理的保證，而不是絕對(duì)的保證。內(nèi)部控制系統(tǒng)是保證企業(yè)管理者用來授權(quán)與指揮經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的方法之一，同時(shí)也是各種的信息資料和制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，只要企業(yè)存在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制。

2.物業(yè)公司內(nèi)部控制的必要性

內(nèi)部控制作為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的自我調(diào)節(jié)和制約的內(nèi)在機(jī)制，處于企業(yè)的重要位置?？梢哉f，內(nèi)部控制的健全與否、是否得到有效實(shí)施，是一個(gè)公司經(jīng)營(yíng)成敗的關(guān)鍵。完善的內(nèi)部控制在加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、維護(hù)財(cái)產(chǎn)安全、提高經(jīng)濟(jì)效益和保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)可靠等方面發(fā)揮著極其重要的作用。

物業(yè)公司需要充分考慮各下屬公司資金余缺，合理使用資金，進(jìn)行集權(quán)化管理，抓住機(jī)遇，做出預(yù)測(cè)和計(jì)劃，為了確保公司能夠按照預(yù)定計(jì)劃運(yùn)行與發(fā)展，公司就必須要建立良好的內(nèi)部控制。在目前物業(yè)公司處在轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制、建立現(xiàn)代企業(yè)制度的新形勢(shì)下，良好的內(nèi)部控制的建立有利于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合理化、規(guī)范化；有利于促使企業(yè)完善內(nèi)部管理控制體系；有利于促進(jìn)企業(yè)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，有助于保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制的轉(zhuǎn)變和管理體制的提升。

二、物業(yè)公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

1.物業(yè)公司業(yè)務(wù)簡(jiǎn)介

物業(yè)公司主要業(yè)務(wù)涉及園林綠化、房建維修、物業(yè)管理、更改工程、物業(yè)租賃等方面。園林綠化是由林務(wù)分公司負(fù)責(zé)，主要是對(duì)各業(yè)務(wù)小區(qū)的綠化服務(wù)，并對(duì)其他綠化工程進(jìn)行承包；房建維修由各分公司維修隊(duì)負(fù)責(zé)，按照維修計(jì)劃對(duì)各區(qū)進(jìn)行房建維修；物業(yè)管理這一項(xiàng)業(yè)務(wù)由各分地區(qū)子公司的物業(yè)部門實(shí)現(xiàn)，物管費(fèi)由物業(yè)管理費(fèi)收繳處按月收繳；更改工程是針對(duì)現(xiàn)有工程的不恰當(dāng)處進(jìn)行變更，由房建大修等負(fù)責(zé)；物業(yè)租賃則是對(duì)公司所有的閑置房屋進(jìn)行出租，增加公司收入來源。

2.物業(yè)公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題分析

物業(yè)公司根據(jù)自己的發(fā)展需要建立了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。

內(nèi)部環(huán)境方面：公司治理結(jié)構(gòu)逐步完善，管理水平顯著提升；集團(tuán)公司有統(tǒng)一的人員需求方案，經(jīng)過完備的考核過程由集團(tuán)下令分至各下屬公司；公司具有較完善的權(quán)責(zé)分工和制衡機(jī)制，為內(nèi)控的實(shí)施提供了保障。

控制措施方面：各項(xiàng)工作按照公司規(guī)定進(jìn)行，各部門嚴(yán)格行使職權(quán)與承擔(dān)責(zé)任，具有較完善的內(nèi)部報(bào)告制度，及時(shí)提供業(yè)務(wù)中的重要信息，全面反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。

信息與監(jiān)督方面：公司信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，包括了會(huì)計(jì)信息，經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)信息，工程信息，人員變動(dòng)信息等，同時(shí)通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與集團(tuán)公司進(jìn)行信息溝通，及時(shí)掌握了上級(jí)的政策與要求，公司通過例會(huì)、報(bào)告、電話等方式在縱向與橫向間傳遞這些信息，及時(shí)做到信息共享，保證溝通順暢。

但是隨著了解的深入，意識(shí)到內(nèi)部控制在公司中的某些方面的應(yīng)用狀況仍存在著一些問題。

第一，預(yù)算控制方面。 預(yù)算的制定過程沒有全員參與，廣大職工對(duì)公司情況無法正確認(rèn)識(shí)，只是機(jī)械地完成任務(wù)，導(dǎo)致完成預(yù)算的質(zhì)量不高。季度、年度預(yù)算執(zhí)行不嚴(yán)格，存在著一定的隨意性，使有限的資金無法用在恰當(dāng)?shù)氖虑樯?，有時(shí)還會(huì)造成超額使用，影響了公司發(fā)展，需要加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行控制。對(duì)于計(jì)劃和實(shí)際工作中存在的差額只是在資金決算書簡(jiǎn)單地進(jìn)行說明，沒有深入研究，沒有充分利用預(yù)算信息的反饋功能對(duì)公司預(yù)算進(jìn)行有效控制。第二，物管費(fèi)收繳方面。目前公司在物管費(fèi)收繳方面存在著許多問題，例如，收費(fèi)員收到物業(yè)管理費(fèi)是否能夠全部、按時(shí)足額上繳，是否有拖繳、挪用現(xiàn)象，財(cái)務(wù)人員無法進(jìn)行時(shí)時(shí)有效的監(jiān)控；如果物管費(fèi)的記賬和會(huì)計(jì)是一個(gè)人，會(huì)使物業(yè)管理費(fèi)的收入按收付實(shí)現(xiàn)制方法結(jié)算當(dāng)期損益，就不能真實(shí)、客觀地反映各會(huì)計(jì)期間的收入。第三，內(nèi)部監(jiān)督方面。 物業(yè)公司缺少自己的內(nèi)部控制監(jiān)督體系，沒有專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)督人員，一般情況下由集團(tuán)派遣審計(jì)組到各下屬單位來進(jìn)行審計(jì)，這對(duì)本公司來說是一種外部監(jiān)督檢查，雖然能發(fā)現(xiàn)一些問題，但是公司自身無法進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，在時(shí)間上和效果上受到限制，因此影響了內(nèi)部控制的功能。

三、強(qiáng)化物業(yè)公司內(nèi)部控制管理的建議

1.加強(qiáng)預(yù)算控制設(shè)計(jì)

預(yù)算控制是公司內(nèi)部控制的重要組成部分。以預(yù)算編制為基礎(chǔ)，通過建立信息反饋系統(tǒng)，來監(jiān)督其執(zhí)行的進(jìn)度情況，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差以及其原因，并采取措施來糾正偏差的一系列活動(dòng)。公司應(yīng)該進(jìn)行預(yù)算管理，建立預(yù)算控制體系。預(yù)算控制的過程主要是對(duì)預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、差異分析和責(zé)任考核等環(huán)節(jié)的管理和控制。為了使公司在內(nèi)部控制上能完整、順利地進(jìn)行。

在制定了預(yù)算后，應(yīng)將其根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況和總預(yù)算的進(jìn)度，細(xì)分為半年度、季度、月度預(yù)算，以確保預(yù)算的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)需要注意按照實(shí)際情況的變化作出符合實(shí)際的安排。預(yù)算執(zhí)行過程中，公司應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算要求進(jìn)行，各預(yù)算業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格按照職責(zé)分工按預(yù)算實(shí)施控制，預(yù)算外項(xiàng)目未經(jīng)規(guī)定程序?qū)徟宦刹坏脠?zhí)行。

2.強(qiáng)化物管費(fèi)收入管理

作為物業(yè)公司，物業(yè)管理費(fèi)收入是公司的主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收入。內(nèi)控制度是規(guī)范物業(yè)管理費(fèi)收入的方式，各會(huì)計(jì)期間物業(yè)管理費(fèi)的正確計(jì)算，已是物業(yè)公司各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作中一項(xiàng)重要內(nèi)容。因此，考慮公司目前的物管費(fèi)收入情況，公司急需建立一個(gè)良好的控制流程來保證物管費(fèi)的收繳。應(yīng)加強(qiáng)收款控制、審核點(diǎn)控制、原始憑證控制、制證控制、清算控制等。

3.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

物業(yè)公司要建立自己的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)(一般為內(nèi)部審計(jì)部門)對(duì)公司內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督檢查：可以隨時(shí)、全面地了解、掌握內(nèi)部控制的實(shí)際執(zhí)行情況及執(zhí)行效果；可以找出控制弱點(diǎn)，對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行更新完善；可以不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善內(nèi)部控制理論和實(shí)務(wù)操作程序。內(nèi)部控制的內(nèi)部監(jiān)督應(yīng)分為調(diào)查、測(cè)試和評(píng)價(jià)三個(gè)階段。 在調(diào)查階段，通過審閱公司規(guī)章制度、上年度的審計(jì)工作底稿或現(xiàn)場(chǎng)詢問、實(shí)地觀察等方式，調(diào)查了解公司是否遵循了不相容職務(wù)控制、業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化控制和復(fù)查核對(duì)控制等程序。 在測(cè)試階段，在調(diào)查的基礎(chǔ)上，為了了解內(nèi)部控制是否發(fā)揮作用、是否被嚴(yán)格執(zhí)行而進(jìn)行內(nèi)部控制設(shè)計(jì)測(cè)試和內(nèi)部控制執(zhí)行測(cè)試。 在評(píng)價(jià)階段，對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果提出建議。

在內(nèi)部監(jiān)督的進(jìn)行過程中注意的事項(xiàng)有：第一，檢查和評(píng)價(jià)時(shí)若遇到重大缺陷或重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理；第二，公司應(yīng)當(dāng)結(jié)合檢查報(bào)告分析缺陷產(chǎn)生的原因，并針對(duì)性地提出和實(shí)施改進(jìn)方案，不斷完善內(nèi)部控制；第三，公司應(yīng)該結(jié)合內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)進(jìn)行內(nèi)部控制自我評(píng)估，了解公司在一段時(shí)期內(nèi)的內(nèi)部控制狀況。

四、總結(jié)

內(nèi)部控制貫穿于公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面，只要公司存在經(jīng)濟(jì)管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，內(nèi)部控制就應(yīng)是公司工作中的重點(diǎn)和目標(biāo)，因此就需要建立和完善內(nèi)部控制。我們通過對(duì)物業(yè)公司內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制在公司經(jīng)濟(jì)控制系統(tǒng)中起著保證、促進(jìn)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)等重要作用, 加強(qiáng)公司內(nèi)部控制已成為企業(yè)自身生存發(fā)展的需要。但要確保內(nèi)部控制對(duì)公司管理的作用，就須科學(xué)合理的保證公司內(nèi)部的組織業(yè)務(wù)流程，因此實(shí)行內(nèi)部控制時(shí)，一定要結(jié)合好本公司的自身特點(diǎn)和管理要求，合理妥當(dāng)?shù)匕才殴镜臉I(yè)務(wù)流程，進(jìn)行科學(xué)地內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，才能發(fā)揮好內(nèi)部控制的作用，提高本公司經(jīng)營(yíng)能力，更好地參與市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)。

[1]劉曉蕓．內(nèi)部控制理論國內(nèi)外研究狀況分析[J]．北方經(jīng)貿(mào)，2005(1)：25-26．

[2]潘煜雙．基于公司治理的內(nèi)部控制[J]．理論研究，2005(2)．

[3]趙旭．財(cái)務(wù)收支審批制度設(shè)計(jì)[J]．經(jīng)濟(jì)師，2008(12)：162-163．

[4]王金麗．國有企業(yè)內(nèi)部控制的特殊問題與相關(guān)建議[J]．會(huì)計(jì)之友，2008(7)：67-68．

[5]陳建杰．對(duì)我國現(xiàn)行企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的建議[J]．經(jīng)濟(jì)師，2007(8)．

[責(zé)任編輯冒潔生]

On the Internal Control of Property Company Management

LIANGYing

(Mudanjiang University,Mudanjiang 157000,China)

As a management tool, Internal control in today’s society is becoming more and more important.With all sectors of economic development and deepening of reform, how to effectively resolve the current internal control problems, will become the company is faced with an urgent and important issue.In this paper, based on the theory of internal control, the property company's internal control studies, their analysis of the status quo, in view of the existence of the company's internal control over some of the issues re-design in order to strengthen the company’s internal control.

property company；Internal Control；design

2015-10-04

梁瑩，牡丹江大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)副教授，主要從事會(huì)計(jì)學(xué)研究。

F27

A

2095-0292(2016)01-0089-03