高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化中的問(wèn)題與對(duì)策探討

張亞玲

（新疆巴音郭楞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館 新疆巴音郭楞 841000）

高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化中的問(wèn)題與對(duì)策探討

張亞玲

（新疆巴音郭楞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館 新疆巴音郭楞 841000）

隨著當(dāng)下社會(huì)的信息化發(fā)展，高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，不可逆轉(zhuǎn)，但是我國(guó)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化過(guò)程中依然存在著一定的問(wèn)題和不足，有必要采取一定措施去維護(hù)和完善，才能夠徹底實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化水平，進(jìn)而提升高校檔案管理工作的水平。本文主要從檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵和特點(diǎn)，檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題和不足，最后提出加強(qiáng)高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的可行路徑和舉措。

高校學(xué)生 檔案管理現(xiàn)代化 基本內(nèi)涵

高校學(xué)生檔案作為學(xué)生的重要資料庫(kù)，包含了學(xué)生的家庭、學(xué)校表現(xiàn)等各方面的信息資料，是學(xué)生求職應(yīng)聘的重要參考信息，因此，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。而當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展需要高校學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理方式，以提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。[1]

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵和特點(diǎn)

學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，顧名思義就是高校通過(guò)利用現(xiàn)代化的設(shè)備，現(xiàn)代化的管理手段和方法對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行整理、歸納、匯總等一系列工作，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢(shì)，提高高校學(xué)生檔案管理的水平。結(jié)合高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的定義可以發(fā)現(xiàn)，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化相比較與傳統(tǒng)的檔案管理模式，存在有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

第一，采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備?，F(xiàn)代化的檔案管理工作借助的是現(xiàn)代科技設(shè)備，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)、掃描儀等各種現(xiàn)代科技設(shè)備全部應(yīng)用到學(xué)生檔案管理的工作中去。這種現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用，為檔案管理工作的開(kāi)展提供了物質(zhì)保障，不僅減輕了人工的負(fù)擔(dān)，而且能夠提高工作的效率。[2]

第二，采用現(xiàn)代化的管理隊(duì)伍和技術(shù)。現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化管理的工作人員隊(duì)伍，通過(guò)現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行處理，這就需要工作人員具備現(xiàn)代化操作的水平和能力，利用現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行各項(xiàng)工作，嚴(yán)格遵守現(xiàn)代化的各種流程，規(guī)范操作，提高工作進(jìn)度，完善檔案管理。[3]

第三，檔案現(xiàn)代化管理的共享性和便利性。學(xué)生的檔案作為就業(yè)的重要依據(jù)，在參加招聘時(shí)起著重要的作用，學(xué)生檔案的現(xiàn)代化管理能夠保證招聘單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)可以及時(shí)的掌握學(xué)生的各種資料，非常的便利，能夠通過(guò)數(shù)據(jù)篩選，對(duì)比和分析，迅速便捷的找到參考數(shù)據(jù)，為用人單位和學(xué)生都提供了便利的條件。

二、當(dāng)下高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的問(wèn)題和不足

雖然高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展的趨勢(shì)，但是當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化工作中依然存在以下幾點(diǎn)不足：

第一，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的理念不成熟，重視程度不夠。高校目前把精力都重點(diǎn)投入到教學(xué)當(dāng)中去，對(duì)于學(xué)生檔案的現(xiàn)代化管理重視程度不高，而現(xiàn)代化的檔案管理需要投入足夠的人力、物力才能夠形成。目前，學(xué)校不能夠很好的開(kāi)展這項(xiàng)工作，依然采取傳統(tǒng)的管理模式，不重視檔案管理的各項(xiàng)工作，疲于應(yīng)付，學(xué)生檔案管理工作停滯不前，丟失和造假的現(xiàn)象依然屢禁不止。

第二，缺乏專業(yè)化的檔案管理人員，設(shè)備技術(shù)更新較慢?，F(xiàn)代化檔案管理依靠的是現(xiàn)代化的設(shè)備、技術(shù)和方法，因此，需要專業(yè)的現(xiàn)代化管理人才，需要具備專業(yè)的能力和素養(yǎng)，而傳統(tǒng)的人員老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)明顯落后，不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。另外，由于引進(jìn)現(xiàn)代設(shè)備需要大額的資金，高校投入力量不足，資金欠缺，現(xiàn)代化設(shè)備的配置不齊全，影響到工作的開(kāi)展。

第三，現(xiàn)代化管理的制度法規(guī)不健全，評(píng)價(jià)體系尙需完善?，F(xiàn)代化檔案管理工作的開(kāi)展需要有制度和法規(guī)作為保障，但是當(dāng)下高校在規(guī)章制度的制定還不明確，導(dǎo)致工作無(wú)法順利開(kāi)展，尤其是缺乏嚴(yán)格的評(píng)價(jià)體系，導(dǎo)致員工的工作積極性不高，工作形式化嚴(yán)重，影響了檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)際效果。

三、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的可行路徑和舉措

為了提高當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化水平，切實(shí)加強(qiáng)高校的檔案管理工作，有必要進(jìn)行以及幾點(diǎn)嘗試和探索：

第一，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的重視程度，加大資金扶持，確保工作的開(kāi)展。學(xué)校要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的重視程度。俗語(yǔ)有云“巧婦難為無(wú)米之炊”，所以高校要加強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代管理的資金投入力度，確保學(xué)校引進(jìn)現(xiàn)代化管理的技術(shù)和設(shè)備，確保工作的順利開(kāi)展。

第二，完善現(xiàn)代化管理隊(duì)伍，配備專業(yè)的技術(shù)人才?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要專業(yè)的人才，只有具備現(xiàn)代化設(shè)備的操作能力和素養(yǎng)，才能夠?yàn)殚_(kāi)展此項(xiàng)工作奠定人才基礎(chǔ)，有的學(xué)校雖然引進(jìn)了高端設(shè)備，但是工作人員不懂操作，導(dǎo)致設(shè)備形同虛設(shè)，現(xiàn)代化的檔案管理工作無(wú)法開(kāi)展，所以，要建立一支高素質(zhì)、懂操作、業(yè)務(wù)嫻熟的專業(yè)人才隊(duì)伍。

第三，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，確?，F(xiàn)代化檔案管理的規(guī)范化開(kāi)展，同時(shí)，指定科學(xué)的評(píng)價(jià)體制，確保管理實(shí)效。現(xiàn)代化檔案管理工作的開(kāi)展要有一定的規(guī)章制度來(lái)維護(hù)，無(wú)論是檔案的歸納、提取、修改或者是派遣要有明文規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保工作的有法可依，有據(jù)可循。而且，只有嚴(yán)格考核評(píng)價(jià)體系，才能夠保證工作人員的工作效率和積極性，不斷提高工作水平，確保通過(guò)考核，不受到任何的懲罰。[4]

結(jié)語(yǔ)

鑒于高校學(xué)生檔案管理的重要性，以及開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，高等院校必須要完善一系列的舉措和措施，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的水平，這樣不僅能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的困難，而且能夠提高學(xué)生檔案管理的水平和檔次，對(duì)于高校的現(xiàn)代化管理也是進(jìn)一步加深和推進(jìn)，因此，高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化是符合歷史發(fā)展趨勢(shì)的正確做法，即使工作中存在著一定的問(wèn)題，也必須要努力的克服，才能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化，為學(xué)生就業(yè)求職提供全面、可靠、可信的檔案資料。

[1] 黃引娣,劉輝. 淺談高等學(xué)校教務(wù)管理人員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)與能力 [J]. 科技信息. 2014 (01)：78-79.

[2] 陳一紅. 雷亞旭,梁文麗.高校檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新研究——以學(xué)生檔案管理為例 [J]. 黑龍江史志. 2015 (13):45-46.

[3] 劉昆鵬,王玉武. 現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型現(xiàn)實(shí)下的高校檔案館功能建設(shè)研究 [J]. 科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì). 2013 (12)：65-66.

[4] 金明輝.,何玉梅,安春平.創(chuàng)新高校檔案管理工作服務(wù)于教學(xué)科研 [J]. 佳木斯大學(xué)社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào). 2016 (05):56-57.

張亞玲，新疆巴音郭楞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館館員，1973年1月出生，研究方向：檔案管理，女