論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑

張群榮（廣東省佛山市高明區(qū)滄江中學(xué)）

論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑

張群榮
（廣東省佛山市高明區(qū)滄江中學(xué)）

檔案管理是學(xué)校日常管理中的一項主要組成部分，中學(xué)檔案管理工作直接關(guān)系學(xué)校的未來發(fā)展，并且學(xué)校的檔案記錄著學(xué)校日常管理以及教育工作開展的所有情況，這對學(xué)校的未來發(fā)展，校內(nèi)教職工的工作開展有著借鑒和指導(dǎo)的作用。

有效性；檔案管理；重要性；中學(xué)

中學(xué)的檔案管理就是對學(xué)校開展的各項活動所形成的具有一定參考價值的聲像、圖表以及文字進行記錄。在檔案中可以真實地反映出學(xué)校在發(fā)展實踐過程中的全部內(nèi)容，是上級進行管理的首要參考材料，因此中學(xué)檔案管理有著重要的地位。

一、中學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容

1.學(xué)生檔案

中學(xué)生學(xué)習(xí)過程中，所有與學(xué)生成長相關(guān)的資料都屬于檔案管理的內(nèi)容。學(xué)校建立學(xué)生的檔案，也是為了展現(xiàn)出對學(xué)生展開教育的過程。學(xué)生檔案的內(nèi)容具體包括：①學(xué)生本人的健康證明、文藝獲獎記錄、參加體育競賽名次、達到國家體育鍛煉的要求、參與體育活動的情況；②學(xué)生參與校內(nèi)外單科競賽的記錄、升學(xué)考試的成績、畢業(yè)成績、在校期間每學(xué)期的考試成績；③有關(guān)入團或入黨的資料、個人愛好特長、懲罰情況、參與某種活動的獲獎情況證明、畢業(yè)登記表、個人操行評價等。

2.教學(xué)檔案

教學(xué)檔案主要是記錄一些學(xué)?，F(xiàn)有的課外活動以及實驗的設(shè)備完善情況、科研成果如何、教育工作怎樣等多方面的真實情況。教學(xué)檔案是評價一個學(xué)校教學(xué)水平好壞的依據(jù)，同時又是學(xué)校實現(xiàn)科學(xué)管理目標(biāo)、教學(xué)質(zhì)量分析、制定發(fā)展規(guī)劃、作出重大決策的重要依據(jù)。教學(xué)檔案的主要內(nèi)容包括：學(xué)生在校外報刊文章發(fā)表的情況、參與各類競賽的獲獎情況；學(xué)生升留級記錄情況；教師教學(xué)重大事件記錄，教師任課情況；各種體育、文藝活動開展記錄；圖書館、實驗室工作紀(jì)律；班級工作紀(jì)律，學(xué)生教育活動、畢業(yè)留影材料；學(xué)校的教師在校外論文發(fā)表的情況；本校出版簡報、刊物記錄；各類典型的教案、公開課視頻、優(yōu)秀教學(xué)經(jīng)驗記錄；科技研究成果，以及研究開展的視頻、照片等；本校編制的教材、校內(nèi)錄制的教學(xué)內(nèi)容等。

3.黨政檔案

只要是與學(xué)校的思想教育工作相關(guān)的信息，在其形成的過程中所記錄下的文件都可以將其納入學(xué)校的黨政檔案管理范圍當(dāng)中。黨政檔案為學(xué)校正確開展教育工作以及以黨的領(lǐng)導(dǎo)路線為基礎(chǔ)進行發(fā)展提供了依據(jù)。通過它可以最快地了解到學(xué)校的實際發(fā)展情況。中學(xué)黨政檔案主要包括：本校中具有保存價值的材料，比如財務(wù)方面的報表、出入賬登記冊、會計憑證等；學(xué)校的房地產(chǎn)證明、契據(jù)以及基建方面的文字圖紙與材料等；考勤表、教職工工作安排表、各類工作制度等；學(xué)校教職工工資調(diào)整、獎懲情況、人事任免等，團員、黨員的上級批復(fù)以及關(guān)系介紹信和存根等；本校的民主黨派、黨、政、工、團與其他組織之間的統(tǒng)計表，學(xué)校的會議記錄、工作安排等；學(xué)校對上級所發(fā)布的文件內(nèi)容的執(zhí)行情況以及是否在黨貫徹的方針的基礎(chǔ)下進行發(fā)展的等；上級所頒布的涉及學(xué)校教育工作、政治管理等多方面的文件材料及其執(zhí)行情況等。

二、學(xué)校中學(xué)檔案管理的重要地位

1.學(xué)校價值觀與自身形象建設(shè)的一部分

學(xué)校建立的檔案是學(xué)校發(fā)展路途中所積攢下來的財富，它擁有豐富的文化底蘊。所以，合理地構(gòu)建學(xué)校的檔案為學(xué)校自身的價值觀及其形象的建設(shè)提供了可靠的依據(jù)。目前，很多學(xué)校的發(fā)展越來越依賴于其構(gòu)建檔案中的信息資源，建立中學(xué)檔案對有利于學(xué)校中存在的一些好人好事以及優(yōu)秀的教職工及學(xué)生精神的宣傳，另外對創(chuàng)新教學(xué)方法、改善學(xué)校管理、維護自身合法權(quán)益等多方面都起到了重要的作用。在學(xué)校的檔案里保留并記錄了學(xué)校教育過程中所積累的優(yōu)秀教學(xué)成果以及教學(xué)經(jīng)驗，在這些檔案里面記錄了學(xué)校所有教職工多年的辛勤汗水，充分地展現(xiàn)了學(xué)校的整體水平，積累了教職工的勞動成果。學(xué)校檔案中存儲了學(xué)校多年發(fā)展以來的管理經(jīng)驗以及獲得的教訓(xùn)，這是在校教職工樹立自身形象、形成正確價值觀的寶貴財富。在檔案中也記錄了優(yōu)秀教職工在學(xué)校的發(fā)展過程中所作出的貢獻，并匯集成了一種精神財富，是學(xué)校進一步發(fā)展的精神支持。對學(xué)校檔案信息的開發(fā)使用，這也是學(xué)校進行檔案管理的一項重要工作。它的開發(fā)與使用包括：開展學(xué)校檔案服務(wù)、檔案編研工作、編制檔案目錄等多種服務(wù)工作。只有充分利用學(xué)校的檔案信息，結(jié)合學(xué)校的各項教育活動的實際情況，這樣才能獲得進一步的發(fā)展。

2.學(xué)校價值觀與自身形象建立的依據(jù)與載體

學(xué)校的檔案是隨著學(xué)校發(fā)展而逐步建立起來的，是了解學(xué)校的第一手材料，這與學(xué)校的價值觀和自身形象的建立有著直接的影響關(guān)系。比如說，宏揚學(xué)校優(yōu)秀教師的先進事跡、進行年終總結(jié)等都離不開學(xué)校的檔案記錄，學(xué)校的檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，為學(xué)校建立正確的價值觀奠定了基礎(chǔ)，從這一點來看，學(xué)校的檔案管理為學(xué)校的價值觀以及自身形象的建立提供了重要的依據(jù)，學(xué)校的檔案在各學(xué)校之間以及學(xué)校的內(nèi)部價值觀及自身形象的建立交流起著重要的媒介作用。所以，可以將學(xué)校的檔案看做是自身價值觀以及自身形象進行交流的載體。

3.學(xué)校價值觀與自身形象建設(shè)的歷史參考與借鑒

學(xué)校的檔案是隨著學(xué)校的發(fā)展逐步建立起來的，它記錄了學(xué)校從形成到發(fā)展至今的整個過程，是學(xué)校的重要信息資源。學(xué)校的價值觀及自身形象的建立離不開作為載體的學(xué)校檔案，檔案中積累了學(xué)校發(fā)展、建設(shè)的經(jīng)驗。從學(xué)校的檔案中，可以看出學(xué)校近幾年的發(fā)展規(guī)律以及學(xué)校的特點。通過對學(xué)校檔案的仔細(xì)分析，可以全面了解學(xué)校教學(xué)改革發(fā)展的演變過程，以便更好地總結(jié)出如何建立價值觀與自身形象。

三、檔案管理的有效途徑

1.充分挖掘資源，加強檔案管理

學(xué)校的檔案是隨著學(xué)校的各項教育活動的展開直接形成的，它充分反映了學(xué)校的構(gòu)建、科研、教學(xué)以及管理等方面的工作情況，積累了學(xué)校全體教職工的勞動結(jié)晶，是學(xué)校建設(shè)的重要資源，它為學(xué)校未來發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)，為上級檢查提供了豐富的可靠材料，為學(xué)校進行教育教學(xué)改革提供了可靠的依據(jù)，擁有一定的利用價值。因此，學(xué)校的檔案管理人員要加強檔案的服務(wù)意識，以最熱情的服務(wù)態(tài)度為學(xué)校全體師生提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；所以要發(fā)散思維、開拓思路，編寫各類檔案信息材料，充實檔案資料信息，提高檔案的服務(wù)范圍以及利用價值。其次就是通過校園網(wǎng)來建立檔案信息資源庫，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，便于檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺的共享。這是學(xué)校進行檔案管理的真實目的。

2.增強人員配備保證檔案管理工作順利進行

學(xué)校的檔案管理工作需要特定的人員去完成，所選的檔案管理工作人員可以是兼職也可以是專職，但無論選哪一方面的人，他們都必須具備良好的服務(wù)態(tài)度、較強的責(zé)任意識、遵守學(xué)校紀(jì)律、忠于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、具有較高的政治覺悟。不可輕視對檔案管理人員的職業(yè)要求。如今檔案管理工作人員必須持有上崗證，學(xué)校應(yīng)為檔案管理人員提供進修學(xué)習(xí)的機會，讓他們更好地掌握中學(xué)檔案管理所應(yīng)具備的基本技能以及基礎(chǔ)知識，學(xué)校也要對檔案管理人員實行監(jiān)督管理，提高他們的業(yè)務(wù)水平、文化素質(zhì)以及政治理念。

3.完善檔案管理的制度

學(xué)校的檔案管理是學(xué)校發(fā)展過程中的一項重要組成部分，如果沒有一項嚴(yán)格制度進行監(jiān)制，那么很難確保學(xué)校的檔案管理工作順利展開。學(xué)校可以制定一些《檔案借閱、查閱制度》等，使得學(xué)校的檔案管理逐步走向規(guī)范化。在制定制度的時候，我們需要注意以下幾點：首先要注意編制的制度是否實用、可靠，然后在實施的過程中不斷進行完善；其次所制定的規(guī)章制度必須做到有序化，對學(xué)校所建立的檔案進行分類管理，形成體系。做好檔案管理過程中信息的移交與接受的任務(wù)，對于移交到學(xué)校綜合檔案室的案卷要建立相當(dāng)明確的賬目，實行交接有清冊；最后則是根據(jù)相關(guān)要求來規(guī)范檔案案卷。從檔案材料所用的紙到之后的收集、管理以及編目等，都力求實現(xiàn)科學(xué)管理、統(tǒng)一要求。

4.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加以重視

學(xué)校的檔案就是在學(xué)校開展教研、黨政管理等各種活動開展的記錄，通過用聲像、圖表以及文字等多種形式記錄其形成過程。中學(xué)的檔案又可以分為聲像檔案、會計檔案、科技檔案、教學(xué)檔案以及文書檔案等，是國家檔案的一項重要內(nèi)容，對學(xué)校的檔案信息進行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理，任何人或者是部門單位都不能拒絕歸檔或者是將其看做是己有，這是《中小學(xué)生檔案管理暫行辦法》中特別強調(diào)的，同時也是《檔案法》中所明令提出的。所以，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予足夠的關(guān)注，將學(xué)校的檔案管理工作放到其應(yīng)有的位置，并將檔案管理工作納入學(xué)習(xí)規(guī)劃建設(shè)的范圍中，實現(xiàn)有總結(jié)、有檢查、有計劃地管理，使得學(xué)校所建立的檔案能夠更好地為學(xué)校服務(wù)。學(xué)校的檔案管理工作的好壞主要取決于領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的支持及檔案管理工作人員的配合，學(xué)校建立完整的網(wǎng)絡(luò)平臺以及健全的規(guī)章制度，才能真正做到檔案管理的穩(wěn)定有序，才能使檔案管理的工作處于良性發(fā)展的狀態(tài)。所以，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注是促進檔案管理完善的關(guān)鍵，否則將會是寸步難行。

總之，學(xué)校要不斷地完善檔案管理工作，努力為學(xué)校的發(fā)展提供更好的教學(xué)服務(wù)，促進學(xué)校獲得更好的發(fā)展。同時，學(xué)校也應(yīng)該加強對檔案管理的重視程度，不斷地發(fā)現(xiàn)并及時地完善檔案管理工作中存在的一些不足，創(chuàng)新檔案管理的方式，以真正實現(xiàn)學(xué)校的進一步發(fā)展。

［1］董靜.加強和改進中學(xué)檔案管理的思考［J］.檔案與建設(shè)，2012（11）.

［2］李曉葉.對中學(xué)檔案管理工作的思考［J］.信息系統(tǒng)工程，2011（1）.

［3］陳傳榮.論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑［J］.商，2015（40）.

·編輯薄躍華