互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下出版社ERP系統(tǒng)在編務(wù)工作中的實踐
——以高質(zhì)高效為前提

施建嵐（廈門大學(xué)出版社，福建 廈門 361008）

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互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下出版社ERP系統(tǒng)在編務(wù)工作中的實踐
——以高質(zhì)高效為前提

施建嵐
（廈門大學(xué)出版社，福建 廈門 361008）

摘 要：近些年來，計算機技術(shù)取得了前所未有的進(jìn)步，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的信息化建設(shè)也逐步成為衡量出版單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要條件。在如此大環(huán)境下，各出版單位紛紛將企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)提上了日程。本文介紹了使用ERP系統(tǒng)來實施編務(wù)工作的意義，以及在高質(zhì)高效的前提下通過ERP實施編務(wù)工作的幾點策略。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境；ERP系統(tǒng)；編務(wù)工作

引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為整個行業(yè)改革的一個重要手段，ERP系統(tǒng)的有效實施將幫助出版社各部門實現(xiàn)信息溝通、數(shù)據(jù)共享，為出版社的經(jīng)營決策提供及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考，提高出版企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟效益。

一、使用ERP系統(tǒng)來實施編務(wù)工作具有十分重要的意義

首先，ERP系統(tǒng)的實施有助于將圖書數(shù)據(jù)串聯(lián)在一起，減少數(shù)據(jù)孤島，避免了各個部門信息的不對稱。對于編務(wù)工作而言，從選題開始，經(jīng)過的三審三校、書號、CIP每個流程都相對獨立，而ERP系統(tǒng)可使原本獨立的編務(wù)流程的所有數(shù)據(jù)聯(lián)系在一起，甚至直到編務(wù)下游的印制、發(fā)行、財務(wù)工作等環(huán)節(jié)。

其次，使用ERP系統(tǒng)能提高編務(wù)與行政主管部門之間的互動質(zhì)量。編務(wù)與行政主管部門的日常互動主要包括選題申報、書號及CIP申領(lǐng)。針對這三個環(huán)節(jié)，主管部門分別開發(fā)了相應(yīng)的填報軟件，同時開放了相應(yīng)的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入接口，出版單位可通過ERP系統(tǒng)與相關(guān)軟件對接，提高工作效率，也減少了人工操作所帶來的差錯。

最后，使用ERP系統(tǒng)還能提高市場的反饋速度，保證服務(wù)質(zhì)量。具體在編務(wù)工作中，通過使用ERP系統(tǒng)能及時將市場、讀者反饋的信息反映給編輯和作者，這些信息能使出版單位能更好地面向市場，服務(wù)讀者。

二、ERP系統(tǒng)在編務(wù)工作中的實施策略

編務(wù)管理包括了以下幾大部分：選題、合同、三審、ISBN 及CIP、申請費用。

第一，選題是編務(wù)的基礎(chǔ)工作。在ERP系統(tǒng)，能夠設(shè)定選題流程的狀態(tài)，規(guī)范選題的審批流程，還能將行政主管部門對選題的審批意見反饋到系統(tǒng)中去，做到對選題的審核過程有據(jù)可查。選題流程還應(yīng)考慮到與新聞出版總局相關(guān)系統(tǒng)的對接，不僅要將選題申報系統(tǒng)中的必填字段納入選題上報的表單中，還應(yīng)考慮將ISBN及CIP系統(tǒng)的部分必填字段也納入進(jìn)來，盡可能地減少編輯在下游編務(wù)環(huán)節(jié)的重復(fù)操作，提高工作效率。不僅如此，在完善ERP系統(tǒng)中圖書印刷工價信息的前提下，申報選題時可附帶加入成本預(yù)算表，再結(jié)合預(yù)估的定價，計算出大致的保本印數(shù)，用數(shù)據(jù)決策，而不是依據(jù)經(jīng)驗判斷，達(dá)到對選題的選擇作出科學(xué)判斷的目的。

第二，選題列選后，出版社應(yīng)與作者簽訂出版合同，而合同也是ERP系統(tǒng)中十分重要的環(huán)節(jié)，同時也是編輯、印制及稿酬流程申請和審核的依據(jù)。在合同填報時，應(yīng)以本出版社的格式化合同作為模板，并且對部分固定格式進(jìn)行校驗（數(shù)字、日期、金額等），以保證數(shù)據(jù)的正確性。在合同的執(zhí)行過程中，可提取合同中的部分?jǐn)?shù)據(jù)做校驗（如填寫印制單時，紙張規(guī)格須與合同一致），亦可提取合同中的時間數(shù)據(jù)做相關(guān)事務(wù)提醒（如在合同所約定支付作者稿酬時間的前3天提醒相關(guān)人員申報稿酬單）。由此可見，合同與下游流程的關(guān)聯(lián)，在很大程度上減少了因違反合同而產(chǎn)生的差錯，也降低了出版單位的法律風(fēng)險。

第三，三審流程是編務(wù)工作中最關(guān)鍵的部分，其關(guān)系到出版物在內(nèi)容層面是否能達(dá)到出版要求。責(zé)任編輯在收到稿件后，可通過ERP系統(tǒng)登記稿件信息，作為檔案保留，之后則可進(jìn)入三審流程。ERP系統(tǒng)可以查找相關(guān)部門及角色，準(zhǔn)確地定位出相關(guān)選題的復(fù)審及終審人員。在三審流程中，責(zé)編、復(fù)審及終審需將自己的審稿意見填入系統(tǒng)，最終由總編輯審核是否允許發(fā)稿，再由系統(tǒng)打印出固定格式的三審意見表作為選題的檔案附件。通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行三審流程，整個過程不用手寫材料，快捷便利，且信息資料保存完整，這使得三審的效率有了很大的提升。當(dāng)然，三審流程并不是越快越好，ERP系統(tǒng)可對三審的時間做出一定的控制，杜絕出現(xiàn)“三審一日游”的情況。

第四，在稿件三審?fù)瓿汕铱偩庉嫲l(fā)稿后，ERP系統(tǒng)可自動生成ISBN申請單，并通過任務(wù)提醒編務(wù)人員導(dǎo)出ERP系統(tǒng)的EXCEL文件，導(dǎo)入行政主管部門的ISBN系統(tǒng)中，開始申領(lǐng)ISBN。在取得ISBN后，ERP系統(tǒng)還可保存ISBN系統(tǒng)的條碼信息，以便印制部門使用。CIP的申請流程與ISBN申領(lǐng)相似，將ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出的XML文件導(dǎo)入CIP申報系統(tǒng)。在CIP申領(lǐng)完成后，ERP系統(tǒng)將會保存CIP核準(zhǔn)信息文件，還可自動獲取核準(zhǔn)信息中的核準(zhǔn)號及分類號。由于在選題申報過程中，責(zé)任編輯已經(jīng)將與ISBN及CIP相關(guān)的信息填入系統(tǒng)中，因此，在申請ISBN及CIP時，整個操作可直接由編務(wù)完成。這減輕了責(zé)編和編務(wù)的負(fù)擔(dān)，使編輯能更專注于策劃及書稿，減少了人工差錯，同時縮短了出版周期，提高了編輯和編務(wù)的協(xié)作程度及整體的工作效率。

第五，費用申請包括了作者稿酬及編輯過程中所產(chǎn)生的各種勞務(wù)費用，這也是編務(wù)工作之一。對于作者稿酬，ERP系統(tǒng)可從合同信息中提取稿酬發(fā)放的時間、標(biāo)準(zhǔn)等來提醒責(zé)任編輯開具稿酬單。對于其他各種勞務(wù)費用，如編審費、校對費、裝幀設(shè)計費等，則可在ERP系統(tǒng)中設(shè)定相應(yīng)發(fā)放規(guī)則（如按千字、按圖幅數(shù)、按碼數(shù)計費），由填報人員申請。使用ERP系統(tǒng)，可不打印費用領(lǐng)取單之外（財務(wù)在費用領(lǐng)取后需要使用該單據(jù)作為憑證附件）的其他紙質(zhì)材料，同時費用審核過程中的選題信息、合同信息、作者信息等均可在ERP系統(tǒng)中查詢到。

三、結(jié)語

在21世紀(jì)，信息技術(shù)的進(jìn)步、經(jīng)濟的發(fā)展都使出版單位面臨越來越大的機會和競爭。而提升質(zhì)量，提高效益，是出版社在新形勢下的必然選擇，實施ERP系統(tǒng)是該選擇的必然結(jié)果。所以，出版單位必須認(rèn)清新形勢，轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，借助科技發(fā)展的力量做好出版事業(yè)，迎接新挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］ 屈炳耀.出版企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)從戰(zhàn)略層面出發(fā)［J］.出版發(fā)行研究，2012，12（2）：24-26.

［2］ 董鵬，等. ERP管理思想及其發(fā)展趨勢探析［J］.石油工業(yè)計算機應(yīng)用，2012，12（3）：10-13.

作者簡介：施建嵐（1984—），女，福建廈門人，本科，中級職稱，主要研究方向：新聞出版。

中圖分類號：G239.21

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1674-8883（2016）03-0195-01