基于IC理念的檔案信息資源共享

周偉??

關(guān)鍵詞：信息資源共享；IC；檔案信息資源共享；信息共享共建

摘要：文章以CNKI數(shù)據(jù)庫為檢索對象，利用文獻計量方法，對檔案類8種核心期刊近10年發(fā)表的檔案信息資源共享的相關(guān)文獻增長的內(nèi)在成因進行分析，將IC建設(shè)理念引入檔案信息資源共享之中。檔案信息資源共享受到國家政策、法規(guī)、理念及管理體制等多種因素的制約，IC建設(shè)理念對檔案信息資源共享在共享機制、共享目標(biāo)、共享策略三方面具有一定的啟示。

中圖分類號：G250.7文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2017）03-0002-03

我國檔案管理工作條塊分割現(xiàn)象嚴(yán)重，影響到檔案信息交流、共享和利用。近年來，檔案信息資源共享在檔案界已得到普遍認(rèn)可，也是檔案學(xué)研究的一個重要領(lǐng)域。1957年，我國信息資源領(lǐng)域就提出“共享”的概念，學(xué)者們也積極地將信息資源共享的理論與實踐引入該領(lǐng)域，豐富、活躍和拓展了檔案學(xué)研究內(nèi)容。檔案信息資源共享，是指在有效整合包括數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案、影像檔案等的基礎(chǔ)上運用計算機掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，實施科學(xué)管理以實現(xiàn)檔案信息社會化共享[1]。檔案信息資源共享以檔案資源數(shù)字化及有效整合為目的，是檔案社會化的一個重要標(biāo)志。它是以計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、移動通信技術(shù)等為前提，以檔案數(shù)字化加工、整合為基礎(chǔ)，進行檔案信息交流、共享與傳播，其實質(zhì)是以用戶為中心、以網(wǎng)絡(luò)為工具、以利用為目的，開發(fā)、整合及加工檔案信息資源，方便用戶使用的全新檔案管理模式。

1文獻調(diào)查

筆者在CNKI數(shù)據(jù)庫中設(shè)置檢索條件：“主題=檔案信息+共享”，檢索時間：1995—2015年，期刊來源：《中文核心期刊目錄總覽2014版》G27欄目下8種檔案類核心期刊。經(jīng)逐一篩查，剔除非相關(guān)文獻，獲得有效數(shù)據(jù)300條。

從圖1可以看出，我國檔案信息資源共享研究成果呈逐年上升趨勢，自2008年起論文數(shù)呈現(xiàn)快速增長趨勢，其中2008年有13篇，到2013年達到41篇。論文分布情況與國家實施檔案信息數(shù)字化戰(zhàn)略有密切關(guān)系，《政府信息公開條例》指出檔案信息作為政府信息的一部分，政府有義務(wù)實行檔案信息公開，民眾有權(quán)利查閱、利用檔案信息。但民眾日益增長的檔案信息需求與檔案信息資源共享程度之間的矛盾逐漸加深，檔案信息資源共享的深度有待進一步加強，研究的廣度有待進一步拓展。

從已發(fā)表的學(xué)術(shù)成果可知：檔案信息資源共享研究具有程式化模式，即研究從“表象”到“本質(zhì)”。筆者認(rèn)為，檔案信息資源共享研究應(yīng)突破傳統(tǒng)思維定式，積極引入其他學(xué)科新理念、新方法，如將IC理念引入檔案信息資源共享研究領(lǐng)域，豐富研究視野，拓展研究領(lǐng)域，跨學(xué)科尋找切入點。

2IC概念與檔案信息資源共享

2.1IC概念

信息共享空間（Information Commons，簡稱IC），是20世紀(jì)90年代出現(xiàn)的，具有很強的時代背景，是西方國家嘗試的一種新型信息服務(wù)方式，其核心理念為開放存取、資源整合、協(xié)同創(chuàng)新，由專業(yè)學(xué)科館員、計算機技術(shù)人員、網(wǎng)絡(luò)工程師等共同支持，目的在于培育用戶信息素養(yǎng)、提升用戶信息技能、打造具有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)意識的協(xié)作團隊，是促進用戶自我學(xué)習(xí)、自由交流、共同協(xié)作、合作研究的“一站式”服務(wù)設(shè)施和協(xié)作學(xué)習(xí)環(huán)境[2]。該理念的產(chǎn)生為高校圖書館的信息服務(wù)提供了全新的服務(wù)模式，其理念主要為：用戶參與、個性化門戶、聚合互動、用戶體驗。其主要體現(xiàn)為：多媒體服務(wù)、協(xié)同學(xué)習(xí)服務(wù)、參考咨詢服務(wù)、數(shù)據(jù)研究服務(wù)、讀者培訓(xùn)服務(wù)，而這些服務(wù)都是需要用戶廣泛參與的。這些服務(wù)擴展了傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容，借助于網(wǎng)絡(luò)不斷豐富服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)重心，實現(xiàn)“以資源服務(wù)”向“以用戶需求驅(qū)動”模式的轉(zhuǎn)變，最大限度地滿足用戶的信息需求。

2.2IC與檔案信息資源共享分析

2.2.1共性分析。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，地域信息化水平、信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)參差不齊，數(shù)字鴻溝不斷加劇。信息共享既可以縮小數(shù)字鴻溝帶來的信息貧瘠和信息分化，又可實現(xiàn)資源共享，二者在本質(zhì)屬性、共享原則、目標(biāo)要求上具有一致性。IC的初衷是關(guān)于圖書信息資源共享的理念，是一種協(xié)同、共創(chuàng)和分享的服務(wù)模式[3]。檔案信息資源與文獻信息資源同宗同源，共享是二者的價值追求，該屬性決定其本質(zhì)是相同的。檔案信息資源是社會信息的一個重要組成部分，檔案信息資源共享以公眾檔案利用需求為出發(fā)點，以檔案信息共享為目的，實現(xiàn)檔案信息最大限度的共享，其過程需要相關(guān)部門通力合作，構(gòu)建檔案信息門戶網(wǎng)站，建立“一站式”檔案信息檢索平臺，化被動為主動挖掘潛在用戶需求，探索新的服務(wù)模式，實現(xiàn)沉睡的“檔案信息”變成“源頭活水”，促進整個社會的信息流動與共享。

2.2.2外在驅(qū)動。檔案信息記錄人們從事檔案實踐的點點滴滴，承載著檔案活動各種有價值的記錄，是國家信息資源寶庫的重要組成部分。信息自由獲取是人類的基本信息權(quán)利，是縮小數(shù)字鴻溝實現(xiàn)知識自由、信息共享的愿望，更是在政府信息公開環(huán)境下檔案信息資源共享應(yīng)秉承的理念。檔案信息共享提升了檔案資源使用效率，實現(xiàn)檔案資源合理配置，發(fā)揮檔案資源“源于民，用于民”的初衷?！度珖鴻n案信息化建設(shè)綱要》和《全國城建檔案信息化建設(shè)實施綱要》兩項政策中都提及推進檔案信息資源共享，并把“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”作為指導(dǎo)方針，把“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資源共享”作為一項重要原則[4]。其外部環(huán)境包括：政策支持、社會需求、信息化發(fā)展等。

2.3檔案信息資源共享的現(xiàn)狀分析

實現(xiàn)檔案信息社會化共享是檔案信息資源開發(fā)的最終目的。《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》和《關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》的文件精神指出：發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及移動互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，拓展檔案信息資源開發(fā)利用方法、手段，優(yōu)化共享流程，做好頂層設(shè)計，加強和推進檔案信息社會化共享工作。2016年，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（以下簡稱《綱要》），《綱要》指出：檔案工作要樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，主動適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)，抓住機遇、改革創(chuàng)新，為全面建成小康社會做出應(yīng)有貢獻?！毒V要》還指出：加快檔案管理信息化進程，結(jié)合“數(shù)字中國”“中國記憶”等戰(zhàn)略規(guī)劃，加快信息技術(shù)與檔案工作的深度融合，積極嘗試“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理、檔案共享工作的創(chuàng)新，全國50%的縣區(qū)要建成數(shù)字檔案館，積極開展大數(shù)據(jù)、智慧管理、智能樓宇管理等技術(shù)與檔案管理工作的跨界融合，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化開發(fā)與服務(wù)水平，建成一批具有國際先進水平的企業(yè)數(shù)字檔案館，啟動國家級電子（數(shù)字）檔案館系統(tǒng)項目建設(shè)。《綱要》還強調(diào)：檔案信息化建設(shè)要與政務(wù)信息化建設(shè)積極融合，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)管理規(guī)范。

電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange，簡稱EDI），是將商業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)化和格式化，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行交換和處理的一項計算機技術(shù)[5]。隨著信息處理技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息的共享可以借鑒EDI的理念與方法，實現(xiàn)檔案信息資源共享，其核心是建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換格式及信息共享標(biāo)準(zhǔn)。向立文[6]認(rèn)為，EDI對商業(yè)文件的標(biāo)準(zhǔn)和格式做統(tǒng)一要求可以為檔案信息資源共享、數(shù)字化及傳播提供保障。 韓春梅[7]闡述了檔案信息資源共享的策略方法及服務(wù)手段，認(rèn)為實現(xiàn)檔案信息資源共享應(yīng)從檔案信息資源整合入手，建立統(tǒng)一的檢索標(biāo)準(zhǔn)、制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，開發(fā)“一站式”檢索平臺，方便用戶檢索利用，提高檔案信息服務(wù)的廣度和深度。

3IC理念對檔案信息資源共享的啟示

3.1共享機制的啟示

機制是一項系統(tǒng)化工程正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)與保障，實現(xiàn)檔案信息資源共享須構(gòu)建科學(xué)的共享機制。IC理念強調(diào)圖書館應(yīng)調(diào)動一切可用資源（硬件資源、軟件資源、計算機專家、學(xué)科館員等）為用戶所用，隨時隨地共享圖書館內(nèi)的可用資源。硬件條件應(yīng)包括數(shù)字化需要的計算機、掃描儀器、磁盤陣列、光盤塔、鏡像服務(wù)器以及門戶網(wǎng)站；軟件保障是指檔案信息資源共建、共享中所涉及的各種管理軟件，在軟件環(huán)境建設(shè)上要堅持自主研發(fā)與購買相結(jié)合，充分考慮兼容性和可拓展性，兼顧數(shù)據(jù)安全管理，做好鏡像備份、系統(tǒng)清理。檔案信息資源共享機制從策略和行動上指出共享的方法和舉措[8]。檔案信息化是順因時代發(fā)展趨勢，在國家信息化建設(shè)的框架下實施的，其建設(shè)過程涉及多個部門，還涉及檔案信息資源的生產(chǎn)者和傳播者。IC將圖書館內(nèi)的軟硬件資源整合起來，它建立起適應(yīng)信息化要求的管理與服務(wù)動態(tài)機制，符合目前倡導(dǎo)的“大眾創(chuàng)新，萬眾創(chuàng)業(yè)”的社會大環(huán)境，這種動態(tài)的機制也正是實現(xiàn)檔案信息資源共享所缺乏的。我國開發(fā)檔案信息資源20多年來，還沒有形成統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展、合作共建的大好局面，檔案信息資源共享的理論和實踐還處于摸索階段，缺乏科學(xué)完善的工作機制、成熟的共享機制和穩(wěn)定的運行程序，沒有形成具有推廣價值的成功案例。要建立起科學(xué)規(guī)范的共享機制，應(yīng)適應(yīng)社會化發(fā)展的需要，實現(xiàn)動態(tài)管理，應(yīng)引起政府部門的高度重視。從系統(tǒng)論的角度分析，IC是通過用戶參與、協(xié)同合作與頭腦風(fēng)暴營造和諧、舒適的信息環(huán)境；從管理角度分析，構(gòu)建檔案信息資源共享機制應(yīng)從組織計劃、項目實施、團隊運作、經(jīng)費保障及評價體系等方面確保檔案信息資源共享見成效。

3.2共享目標(biāo)的啟示

IC是計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)展、圖書館空間服務(wù)再造、信息服務(wù)理念轉(zhuǎn)型的產(chǎn)物。IC的建設(shè)目標(biāo)與檔案信息資源共享的目標(biāo)是一致的，都是利用空間再設(shè)計、資源再整合、理念再轉(zhuǎn)變來實現(xiàn)用戶信息需求的?！墩畔⒐_條例》的頒布進一步促進了公眾獲取信息、實現(xiàn)自我權(quán)益的意愿和行動，信息資源共享理念深入人心，傳統(tǒng)的信息獲取方式已無法滿足人們的需求，便捷有效的信息交流方式是人們的時代追求。檔案信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)是“以人為本”“共建共享”，整合不同載體的檔案資源，充分利用互聯(lián)網(wǎng)軟硬件技術(shù)，在各部門及相關(guān)專家協(xié)同合作下，培育公眾的檔案信息素養(yǎng)，滿足公眾對檔案信息資源與服務(wù)的需求。如：淮安市檔案局通過對臺商檔案資源深入整合，促進了臺商檔案信息共享工程建設(shè)，對臺商臺資企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理、有效整合，貫徹市政府提出的臺商“滿意100%”的服務(wù)口號，打造“南有昆山、北有淮安”的臺商聚集高地[9]。

3.3共享策略的啟示

IC建設(shè)策略強調(diào)資源整合、空間設(shè)計、理念轉(zhuǎn)型，這對于檔案信息資源共享具有指導(dǎo)意義：①資源整合是基礎(chǔ)。搜集各類型檔案資源是基礎(chǔ)工作，包括各種紙質(zhì)、音像、聲像等檔案信息資源，分門別類地進行數(shù)字化整理、加工，數(shù)字格式選擇上應(yīng)充分考慮信息保真、便于上傳下載、方便存貯等。②頂層設(shè)計是向?qū)?。檔案信息資源共享是一項復(fù)雜而艱巨的任務(wù)，政府職能部門需做好頂層設(shè)計，包括制度規(guī)定、人員調(diào)配、機構(gòu)設(shè)置和戰(zhàn)略規(guī)劃，倡導(dǎo)團隊協(xié)作、人人有為、精誠配合的工作理念[10]；檔案信息資源共享需多部門協(xié)同合作，創(chuàng)建一個快速、高效的信息檢索環(huán)境；在檔案信息資源整合的基礎(chǔ)上利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用協(xié)同作業(yè)的方法，將各種資源要素有機融合并優(yōu)化，這是一個服務(wù)優(yōu)化、結(jié)構(gòu)優(yōu)化及體系重構(gòu)的過程。③服務(wù)用戶是根本。服務(wù)用戶作為檔案信息資源共享的最終歸宿，貫穿于整個資源共享的始終。用戶對檔案信息資源共享的評價尤為重要，好的評價是激發(fā)檔案管理工作熱情的不竭動力。

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（編校：崔萌）