信息時代強化高校檔案管理工作的策略分析

劉 波

（內蒙古建筑職業(yè)技術學院 內蒙古呼和浩特 010030）

信息時代強化高校檔案管理工作的策略分析

劉 波

（內蒙古建筑職業(yè)技術學院 內蒙古呼和浩特 010030）

信息技術的發(fā)展對新時期檔案管理工作帶來了一定的影響，提升了檔案管理的水平，增強了傳統(tǒng)檔案管理的效率，同時也對傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。高校檔案作為高校發(fā)展的重要資源，記錄著高校的輝煌歷史和成就，也包含著千萬學子的信息，傳承和發(fā)揚著高校的精神，其重要性是不可忽視的。為此，需要加強高校檔案管理，不斷創(chuàng)新管理方式，積極應對信息化帶來的挑戰(zhàn)，增強檔案管理的綜合水平。

信息時代 高校 檔案管理 策略

信息時代的發(fā)展促進了高校檔案管理從實體化走向信息和實體結合的管理模式?，F(xiàn)代信息技術在高校檔案管理中的應用可以實現(xiàn)信息傳遞的網(wǎng)絡化，有利于突破傳統(tǒng)檔案管理的限制，將計算機終端連接起來，從而形成計算機檢索網(wǎng)絡系統(tǒng)。為此，高校檔案管理應該有效把握時代的脈搏，發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢，加強傳統(tǒng)檔案管理方式的全面改革，才能夠促進高校檔案管理的持續(xù)發(fā)展。[1]

一、信息時代對高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1．電子檔案的安全性受到威脅

電子文件的出現(xiàn)使得電子檔案的管理內容發(fā)生了較大的變化，電子檔案具有信息和載體相分離的特性，通過多媒體技術的應用使得電子檔案信息的存在形成呈現(xiàn)多樣化的狀態(tài)。信息化時代的電子文檔是相對獨立的，內容方便修改，并且整體文檔的缺乏固定性，嚴重影響到電子檔案的原始性和憑證作用。學校日常檔案管理工作隨意性較大，導致檔案的內容和數(shù)據(jù)都無法得到有效的保障。[2]

2．檔案立卷制度受到沖擊

信息技術的發(fā)展對我國高校沿用多年的檔案立卷制度形成沖擊，傳統(tǒng)的案卷級管理方式發(fā)生了改變，出現(xiàn)了文件級管理，文件不裁不訂等方式都是為了適應計算機管理的基本要求。傳統(tǒng)的檔案立卷制管理方式對高校檔案管理帶來方便的同時也阻礙了檔案管理的發(fā)展，由于缺乏統(tǒng)一的管理制度，在信息技術的探索使用中，各高校的檔案保管工作都是各司其職，導致檔案保管和統(tǒng)計整理呈現(xiàn)混亂的狀態(tài)。[3]

3．對檔案管理人員的綜合素質要求提升

信息時代的到來對高校檔案管理人員提出了更高的要求。由于檔案管理中應用到現(xiàn)代化設備，作為檔案管理人員，首先應該具備先進的管理技術。檔案管理人員綜合素質的提升還包括理論水平和實際工作能力的提升，計算機應用能力的提升等。高校檔案人員僅憑原有的管理知識和經驗無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的基本要求，也不能適應社會發(fā)展中對檔案管理人員的基本需要。

二、信息化背景下強化高校檔案管理的策略

1．轉變檔案管理理念

檔案管理工作是一門社會性的學科，有其自身的理論和發(fā)展規(guī)律，作為檔案管理人員，應該正確認識到檔案管理工作在整個高校管理工作中的重要性。并且認識到信息化技術在檔案管理工作中應用的優(yōu)勢。在管理職能上，由傳統(tǒng)的管理型向著服務型職能轉變，以服務促進管理，以管理促進服務發(fā)展。同時，檔案管理人員還應該樹立創(chuàng)新意識和質量管理意識，增強自身的信息化技術應用水平，采用信息技術加強檔案形成的全過程控制，抓好每一個檔案制作的環(huán)節(jié)，避免檔案操作中出現(xiàn)錯誤信息，從而保證檔案信息的準確性和真實性。

2．加大檔案管理模式的優(yōu)化

信息時代的到來使得數(shù)字化信息技術被廣泛的推廣，給社會各個方面帶來了影響。這種背景下，高校檔案管理工作也應該不斷加強改革，才能更好地適應時代發(fā)展的要求。數(shù)字化檔案成為當前高校檔案管理工作的發(fā)展要求。加大高校檔案管理模式的優(yōu)化，采用數(shù)字化的檔案管理模式，不僅可以提升高校檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，還能夠實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和智能化。采用數(shù)字化的檔案管理模式實現(xiàn)了信息技術和網(wǎng)絡技術的雙重結合，使得兩種技術的優(yōu)勢得到最大限度的發(fā)揮，有利于增強檔案管理的便捷性和高效性。高校檔案管理中建立數(shù)字化的管理模式，需要加強電子信息技術的充分利用，以計算機和網(wǎng)絡技術作為基礎支撐技術，加強檔案管理工作模式的創(chuàng)新，最終實現(xiàn)檔案管理的智能化和數(shù)字化的發(fā)展。[4]

3．加強檔案管理體制的完善和創(chuàng)新

信息時代背景下，高校檔案管理工作應該摒棄傳統(tǒng)的管理制度和方法，采用新的檔案管理制度，才能夠真正的做到與時俱進，緊跟時代發(fā)展的步伐，滿足學校檔案管理的根本要求。高校領導要起到帶頭作用，組織學校教師和相關管理人員開展以創(chuàng)新為主的學術活動，增強師生的創(chuàng)新意識，并且鼓勵檔案管理人員不斷嘗試新的管理方式，從而調動他們加強檔案管理工作的積極性和創(chuàng)造性。此外，在檔案管理體制方面，需要做到明確分工，建立崗位責任制，確定檔案管理的具體目標，采取目標管理的方式，加強內部管理機制的完善。高校還可以加強同企業(yè)之間的溝通和交流，引進企業(yè)先進的檔案管理制度，將其應用到高校檔案管理過程中，增強檔案管理的整體效率。為了增強檔案信息的安全性，需要建立檔案信息防護機制，對檔案信息的借閱進行登記，避免信息出現(xiàn)外漏的現(xiàn)象，同時加強計算機系統(tǒng)的安全防護管理工作，從而保障檔案信息的安全性和檔案管理的規(guī)范性。

結語

新時期高校檔案信息管理應該發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢，作為檔案管理人員，需要根據(jù)學校的實際檔案管理狀況，有針對性的制定檔案管理策略。一個合格的檔案管理人員還應該具備現(xiàn)代信息技術的應用能力，增強自身在檔案管理方面的服務意識，不斷審時度勢，緊跟時代發(fā)展的步伐，做好檔案管理工作流程。同時，還應該轉變檔案管理模式和手段，信息技術在檔案管理工作中被廣泛應用，但是文件和檔案的關節(jié)點問題仍然嚴重的困擾著人們，檔案管理工作尚不能夠生成完整的文件，為此，需要轉變管理模式，將文檔的后端管理模式前移，并且對文檔工作實施全程控制管理，有利于增強整個檔案管理的質量，促進學生檔案管理的全面發(fā)展。

[1]單英. 淺談信息時代高校檔案管理改革[J]. 遼寧師專學報(社會科學版),2015,06∶131-132.

[2]商桂君. 信息時代高校檔案管理服務模式創(chuàng)新[J]. 赤峰學院學報(自然科學版),2016,10∶153-154.

[3]薛英,高紅雁. 信息時代高校檔案管理安全性研究[J]. 民營科技,2012,08∶198.

[4]景通. 論信息時代高校檔案管理注意的問題[J]. 科學中國人,2016,12∶81.

劉波，男，碩士，助理館員