做好接待外方拍攝管理工作的思考

付為民

（作者單位：中央電視臺海外傳播中心）

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做好接待外方拍攝管理工作的思考

付為民

（作者單位：中央電視臺海外傳播中心）

摘 要：接待工作是一項服務(wù)性較強(qiáng)的工作，對外國來賓的接待工作更要注重服務(wù)的意識和服務(wù)的質(zhì)量，它在一定程度上體現(xiàn)了接待方的管理水平好壞、協(xié)調(diào)能力大小和管理效率高低。同時，它還代表了一個國家的形象。對外賓的接待工作應(yīng)該講究細(xì)化，即在每個環(huán)節(jié)上精益求精、力求完美，這樣才能體現(xiàn)出中方的熱情與誠意及得到外賓的一致認(rèn)可。本文從接待外賓工作中所存在的部分問題出發(fā)，分析了接待外賓工作中應(yīng)注意的問題及做好接待外賓工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：外賓接待；拍攝；管理

1 接待外方綜合協(xié)調(diào)工作中存在的主要問題

1.1 突發(fā)性事件較多，影響工作效率

在對外方接待工作中，有大量工作屬于突發(fā)性、緊急性事件，此類事情無法提前規(guī)劃和安排。對接待工作人員來說，主要工作內(nèi)容還是按照提前安排好的接待流程進(jìn)行，一旦出現(xiàn)突發(fā)性事件或外賓有額外的需求，接待人員的工作便很容易處于一個忙亂和無序的狀態(tài)，這大大影響了綜合部外賓接待工作的效率和發(fā)揮協(xié)調(diào)與服務(wù)作用。[1]綜合部的協(xié)調(diào)工作屬于流程作業(yè)，這種工作性質(zhì)需要接待工作人員具有高度的責(zé)任感、豐富的接待經(jīng)驗和對工作的積極主動性，才能確保接待工作順利進(jìn)行。

1.2 崗位職責(zé)難明確

辦公室接待工作中普遍存在一個問題，由于突發(fā)性事件較多，導(dǎo)致有的崗位工作內(nèi)容繁重，有的崗位工作內(nèi)容不飽和，崗位職責(zé)也難以明確，降低了整個接待工作的效率。同時，接待工作需要處理的細(xì)節(jié)性問題較多，比如外賓臨時找接待人員幫辦某件緊急事情，或?qū)ο麻降沫h(huán)境有異議等，都需要接待人員主動幫助解決這類問題，對這種臨時性緊急要求，可能不屬于服務(wù)這位外賓接待人員的崗位職責(zé)，但出于接待禮儀，接待人員必須額外處理這類緊急性事件。

1.3 模式較為粗放

綜合部的接待工作屬于服務(wù)性較強(qiáng)的綜合型工作，接待外賓的工作內(nèi)容需要從外賓的“食、住、行、用”等多方面考慮。優(yōu)秀的接待人員會提前了解每位外賓的生活、工作習(xí)慣及各種喜好，并根據(jù)每位外賓的這些特點，制定個性化服務(wù)方案，同時，根據(jù)多年工作經(jīng)驗，提前做好應(yīng)對突發(fā)性事件的措施。但由于接待工作的崗位職責(zé)難以明確，接待人員往往缺乏工作主動性和較強(qiáng)的服務(wù)意識，工作模式較為粗放，在繁重緊急的接待工作中，僅僅是忙于應(yīng)付，將大量的時間和精力放在了處理日常突發(fā)性事務(wù)中。

2 接待外方拍攝工作中應(yīng)注意事項

2.1 重視禮賓工作

在接待外賓工作中，很多人認(rèn)為禮賓工作非常簡單和單調(diào)，甚至有些瑣碎。但長期從事接待服務(wù)的工作人員或經(jīng)歷過被接待的人員就會知道，禮賓工作是完成所有重大外交任務(wù)必不可少的重要環(huán)節(jié)。它需要有很強(qiáng)的政策性和很細(xì)致的工作作風(fēng)，更需要有高度的責(zé)任心。禮賓工作稍有疏忽，便會在外賓面前制造尷尬或造成很壞的對外影響，在中國歷史上就有幾次外賓接待工作，在禮賓方面出現(xiàn)疏忽，給陪同領(lǐng)導(dǎo)和外賓造成尷尬的現(xiàn)象。1964年，越南總理范文同率黨政代表團(tuán)訪華，并參加中華人民共和國成立15周年慶?；顒?，在訪華過程中，接待人員安排了在火車上就餐的活動，但工作人員卻忘了通知下榻飯店將食物送到火車上，致使陪同領(lǐng)導(dǎo)和越南總理沒能吃上豐盛的早餐，給中國陪同團(tuán)造成了難以言狀的尷尬。[2]接待外方工作就像一部機(jī)器，而禮賓工作則是這部機(jī)器的一個重要組成部分，只有機(jī)器的各個部件順利運轉(zhuǎn)，才能生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。

2.2 準(zhǔn)確翻譯兩國語言

兩國進(jìn)行文化交流，必不可少的中間人就是翻譯人員。翻譯人員是連通兩國友好關(guān)系的橋梁，同時也是兩國形象和文化實力的代表。在對外交流過程中，對譯員最基本的要求即是準(zhǔn)確翻譯兩國語言，將發(fā)言人的說話意圖完整、準(zhǔn)確的傳遞給聽眾。但譯文想要達(dá)到較高的準(zhǔn)確度，需要翻譯人員熟練掌握目標(biāo)語言的文化背景，發(fā)言人的說話態(tài)度、語音語調(diào)、說話停頓次數(shù)等，才能較為準(zhǔn)確的選擇對應(yīng)譯語，[3]不至于因為文化背景和用詞習(xí)慣等的不同，給兩國關(guān)系造成一定的影響。

2.3 找準(zhǔn)角色定位

接待工作人員應(yīng)將自己定位為服務(wù)人員，不管是為外賓安排食、住、行或辦公用品，還是做中外兩方的溝通協(xié)調(diào)工作，都需要有較強(qiáng)的服務(wù)意識。在接待工作中，為外賓安排食、住、行等工作，并不是一件簡單、易操作的事，如果是粗放型的為外賓預(yù)定星級酒店、提前在約定的地方接送外賓、提前為外賓安排工作行程等，那這份接待工作可以定位為簡單、具體和沒有技術(shù)含量的事情。但是，優(yōu)秀的接待工作需要考慮更多的細(xì)節(jié)，為客戶安排有創(chuàng)新性的活動，考慮每一位外賓的特點，用出色的服務(wù)體現(xiàn)出接待人員的專業(yè)素養(yǎng)和細(xì)心熱情的態(tài)度，讓外賓感受到中方的誠心與誠意。[6]

3 做好接待外方拍攝工作的具體措施分析

3.1 提前準(zhǔn)備接待工作，充分考慮細(xì)節(jié)安排

正所謂“未雨綢繆，有備無患”，對接待工作而言，也正是如此。提前做好外賓接待準(zhǔn)備，才能確保接待工作順利能順利開展。首先，綜合部在接到來訪者通知后，應(yīng)立即向上級領(lǐng)導(dǎo)通報，并著手了解來訪者具體情況，主動與對方取得聯(lián)系，清楚掌握來訪者人數(shù)、性別、年齡、身份、聯(lián)系方式和安排等，并制定出相關(guān)來訪人員明細(xì)表，在對方時間方便的情況下與對方溝通，了解對方在食物、住房、行程等方面有什么特殊要求或有所顧忌的細(xì)節(jié)等，根據(jù)不同人員的特點，做好充分的準(zhǔn)備工作。其次，根據(jù)來訪者的具體信息，做出精細(xì)化的接待方案，具體分配相關(guān)接待人員和接待人員的工作職責(zé)，并著手安排所需的材料、迎接工作、食宿宴請、座談參觀、安全保衛(wèi)、宣傳報道、拍照留念、結(jié)束送行等工作。最后，在嚴(yán)格地組織協(xié)調(diào)工作和方案制定完畢后，送至領(lǐng)導(dǎo)審查評定，并及時通知相應(yīng)的接待工作人員，明確告知其具體內(nèi)容及職責(zé)，確保接待人員在接待工作中有章可依，有條不紊的順利開展接待工作。[7]

3.2 熱情、細(xì)致地完成接待工作

在具體的接待過程中，要將工作精細(xì)化，具體到每一個細(xì)節(jié)的處理。

首先，對迎賓工作環(huán)節(jié)，綜合部要提前安排好車輛，并根據(jù)來訪者不同的地位和身份，安排不同的接待人員迎接，接待人員一定要提前到達(dá)約定地點，以示誠意與禮貌。接到來訪者后，接待人員要主動向來訪者介紹具體的行程安排，使來訪者對自己的行程有一個大致的了解，同時，接待人員還應(yīng)主動征求來訪者的意見或建議，進(jìn)行充分考慮后，決定是否臨時更改行程安排，在整個迎賓過程中，接待人員一定要保持熱情的服務(wù)態(tài)度，積極主動地為來訪者介紹相關(guān)情況。[4]

其次，在會議接待環(huán)節(jié)，接待人員根據(jù)與會人員數(shù)量提前安排好會議地點，選擇合適的會議房間，以及提前準(zhǔn)備會議所需材料和物品。對待房間的選擇，要充分考慮房間的大小與與會人員數(shù)量的匹配度，提前調(diào)配好房間的光線、溫度、會議音響和多媒體播放設(shè)備，同時注意房間內(nèi)茶飲的供應(yīng)、座位的擺放、花草盆景的擺放等，對茶水的選擇還需根據(jù)不同的季節(jié)，不同人員的特點等選擇合適的茶水，盡力為來訪者打造一個舒服、適宜的會議環(huán)境。[7]

再次，在食宿安排環(huán)節(jié)，接待人員根據(jù)來訪者的具體信息，了解不同的來訪者對食宿方面有什么特殊要求，根據(jù)這些特點盡量給來訪者安排合適的食宿，同時，將就餐安排、房間號、下榻酒店周邊環(huán)境、周邊交通、日程安排和作息時間等一并送到來訪者手中。[5]在對來訪者的飲食方面要注重衛(wèi)生，綜合部工作人員可以適當(dāng)跟酒店經(jīng)理特別交代或請求進(jìn)入酒店后廚查看一下衛(wèi)生情況，同時，特意囑咐酒店接待人員對來訪者的某些食物禁忌要多加留意，在食物安排方面可以適當(dāng)突出地方特色，給來訪者耳目一新的感覺，也能激起來訪者對中國食物的興趣和食欲。對就餐安排，則可結(jié)合來訪者不同的飲食習(xí)慣和來訪者身份地位安排座位序號，使來訪者通過食宿的安排感受到接待人員的精心服務(wù)。

最后，在送行禮儀環(huán)節(jié)，來訪活動結(jié)束后，接待人員應(yīng)提前安排好送行車輛，并通知司機(jī)提前在來訪者下榻的酒店前等候，綜合部接待人員應(yīng)陪同來訪者一同前往機(jī)場、車站或碼頭。在來訪者登機(jī)、上車或上船前，根據(jù)不同國家的禮儀特征做好送行禮儀或按一定的順序與來訪者一一握手話別，讓來訪者感覺整個接待過程親切、熱情、細(xì)致、舒適。[8]

3.3 及時、全面地做好工作總結(jié)

在接待工作完成后，綜合部應(yīng)及時地對此次來訪工作進(jìn)行全面總結(jié)，對工作中表現(xiàn)出色的方面，應(yīng)繼續(xù)保持，對有問題的部分，進(jìn)行反思，力求在下一次接待工作中改進(jìn)，并取得進(jìn)步。同時，綜合部還應(yīng)不斷探索和創(chuàng)新接待方式，將接待工作做得更加精細(xì)和完美。只有對每次接待工作進(jìn)行全面深刻的總結(jié)和不斷探索創(chuàng)新，才能不斷積累接待經(jīng)驗，提高接待服務(wù)質(zhì)量，使接待工作得到外賓的認(rèn)可。[9]

4 結(jié)語

綜上所述，接待工作是一項細(xì)致的工作，并非簡單地按照過往經(jīng)驗和流程進(jìn)行粗放型的食、宿和行程的安排，接待工作要做好，必須將它精細(xì)到每一個細(xì)節(jié)中，只有將接待工作做到精細(xì)化，貼心化，才能不斷提高接待工作效率和接待水平，才能不斷得到外賓的認(rèn)可和提高國家在國際上的形象。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖慧敏.論精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì),2013(4).

[2]李家忠.禮賓工作很重要接待外賓遇到的尷尬事[J].世界博覽,2014(22).

[3]萬青.辦公室國際交流工作中的中英社交語用失誤及對策[J].改革與開放.2012(16).

[4]張麗麗.淺談接待工作的有效開展[J].經(jīng)濟(jì)視野,2014(20).

[5]李鯉,許克新,李深.大學(xué)醫(yī)院外賓接待工作的經(jīng)驗與體會[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新.2012(23).

[6]李小濱,張鵬.國有企業(yè)辦公室的綜合協(xié)調(diào)工作探析[J].中國化工貿(mào)易,2015(21).

[7]周蓉,關(guān)于國企辦公室工作管理的精細(xì)化分析[J].企業(yè)文化(中旬刊),2015(8).

[8]丁秀霞.辦公室綜合協(xié)調(diào)工作之我見[J].勝利油田黨校學(xué)報,2013(5).

[9]申恒卿，做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(2).

作者簡介：付為民（1966-），男，浙江衢州人，本科，副譯審。研究方向：翻譯。