淺析財務共享服務在行政事業(yè)單位的應用

王春科（陜西省公路局路政執(zhí)法總隊 陜西西安 710068）

淺析財務共享服務在行政事業(yè)單位的應用

王春科（陜西省公路局路政執(zhí)法總隊 陜西西安 710068）

20世紀80年代，福特公司建立了世界上第一個財務共享服務中心，共享服務的理念開始生根、發(fā)芽到逐步成長壯大。在國內，中興通訊最早將這一先進管理模式引入并建立了自己的財務共享服務中心。目前，財務共享服務的管理模式在國內外很多大型集團公司已經廣泛應用。本文通過對財務共享服務的介紹，淺談了財務共享服務的在行政事業(yè)單位的適用范圍、財務共享服務的優(yōu)點及積極作用、基本構架以及如何在規(guī)模以上行政事業(yè)單位應用財務共享服務等，為規(guī)模以上行政事業(yè)單位應用財務共享服務提供可供參考的信息。

行政事業(yè)單位；財務共享服務；優(yōu)點；應用

【DOI】10．19312/j．cnki．61-1499/c．2016．07．037

財務共享服務是近年來發(fā)展起來的會計核算和財務報告業(yè)務管理的新方式。隨著市場的不斷發(fā)展，許多企業(yè)的規(guī)模日益擴大、業(yè)務類型不斷增加、企業(yè)分公司或子公司不斷增多，財務人員數(shù)量也隨之越來越多，管理費用增大，因此，財務共享服務中心管理模式應運而生。它是將不同地點的分支機構的會計核算和財務報告業(yè)務集中到共享服務中心來處里，這樣既保證了會計記錄和報告的內容規(guī)范、結構統(tǒng)一，而且由于不需要在各個分支機構都設會計崗位，節(jié)省人工等成本。目前，這種管理模式在許多跨國公司和國內大型集團公司中已經推廣和發(fā)展，給傳統(tǒng)的管理模式也帶來了不少沖擊。筆者認為，財務共享服務同樣適用于我國規(guī)模以上行政事業(yè)單位。

一、財務共享服務的在行政事業(yè)單位應用范圍

財務共享服務適用于規(guī)模以上事業(yè)單位，所謂規(guī)模以上行政事業(yè)單位是指履行某一特定的行政或公共管理職能且分支機構多、空間分布分散的行政事業(yè)單位。具體分為

1．全國范圍內垂直管理的行政事業(yè)單位，比如：人民銀行、證監(jiān)會、保監(jiān)會、電監(jiān)會、海關、鐵道、能源局、海洋局、民航局、外匯管理局、郵政局、國家稅務局等單位。

2．省以下垂直管理的行政事業(yè)單位，比如：地稅、工商、質監(jiān)、氣象、藥監(jiān)局、煤礦安全監(jiān)察局等單位。

二、行政事業(yè)單位財務共享服務的優(yōu)點以及積極作用

1.提升組織核心價值，支持單位發(fā)展規(guī)劃

規(guī)模以上行政事業(yè)單位按照編制部門的批復在不同地區(qū)成立分支機構，例如：國家稅務系統(tǒng)在中央設立國家稅務總局、各?。ㄖ陛犑校?、計劃單列市設立省級（市級）國家稅務局、各地級市（州）設立市（州）級國家稅務局、各縣設立縣級國家稅務局等。像國家稅務局全國垂直管理或地方稅務局省以下垂直管理的單位可以將日常重復性的工作通過財務共享服務中心提供的服務完成。這樣可以使更多地財務人員從會計核算中解放出來，把主要精力放在為單位的高效運轉和高層領導的戰(zhàn)略決策提供高質量的財務決策支持。業(yè)務部門的人員也能夠把主要精力集中在單位中心工作上，促進單位中心業(yè)務的發(fā)展。另外一方面，當新的分支機構設立的時候，共享中心還能快速、有效的為新設立的分支機構提供財務服務，提高資源整合的速度，達到資源最有配置。

2.提高單位財務管理水平和工作效率

通過建立財務共享服務中心，可以統(tǒng)一分支機構的財務業(yè)務流程以及業(yè)務標準、可以監(jiān)控各分支機構的所有財務數(shù)據(jù)和財務指標，財務數(shù)據(jù)的匯總、分析不再費時費力。而且財務共享中心具有一定的流程審批權限，這樣既可以及時將跨地區(qū)、跨部門的數(shù)據(jù)進行整合，又可以起到單位內部權力制衡的作用。同時，財務人員相對集中，便于單位提供相關知識培訓，培訓費用會大幅度降低、培訓效果也會顯著提高。財務信息以網絡系統(tǒng)平臺傳遞更加迅速、準確，提高了財務管理的水平和效率。

3.降低單位運行成本

通過建立財務共享服務中心，原來各分支機構的財務部門將被取消或者人員縮減，僅保留一小部分人員負責單據(jù)收集整理錄入等工作。財務管理的絕大部分工作將被轉移至財務共享服務中心。在單位整體業(yè)務量不變的情況下，運用財務共享信息平臺，可以減少財務人員和中間管理層的數(shù)量。同時，在財務共享服務中心建立新型的組織結構和制定合理的激勵制度，可以顯著地提高財務核算的效率，減少各單位的工作量，節(jié)約人工成本，形成一個良性的發(fā)展態(tài)勢。

4.再造會計核算流程

財務共享服務通過會計流程再造，實現(xiàn)了單位經濟業(yè)務數(shù)據(jù)的共享，減少數(shù)據(jù)處理的重復性環(huán)節(jié)，打破現(xiàn)有的信息孤島；滿足單位“統(tǒng)一領導、集中管理”模式的要求，通過信息化平臺強化了財務集中管理，拓展了會計管理職能，實現(xiàn)由核算型會計向管理型會計的過渡，增強財務決策能力；確保了財務信息與業(yè)務信息輸出同源，提高了財務信息的有用性，可以為單位決策提供支持。

5.創(chuàng)新了會計隊伍建設理念

傳統(tǒng)模式下，會計人員只需要懂會計專業(yè)知識，將個人主要精力投入繁重的會計核算中。隨著財務共享服務的實施，所有財務業(yè)務分工更細，工作簡單化、標準化、流程化，基礎工作不再需要具備會計知識，所有工作都是在流程化和信息化過程中執(zhí)行，只需要按標準的流程操作。這促使會計隊伍的建設在理念上要創(chuàng)新，培養(yǎng)全局的視角組織策劃能力、專業(yè)判斷和綜合決策能力、環(huán)境適應能力和協(xié)作能力等復合型會計人才成為必然。同時，還要有宣講的技能，溝通的技巧，使得會計人員職業(yè)道路將會更加寬廣。

6.建立價值創(chuàng)造型財務管理模式

財務工作不僅僅以提高會計信息質量為主，財務轉型應該朝向更具價值的方向邁進，即價值創(chuàng)造型財務管理模式，價值創(chuàng)造意味著提供更多支持決策的信息。通過財務共享服務，將更多地財務資源(會計人員資源)與其他部門結合起來，將單位財務管理職能中的“服務”職能通過標準化、流程化來實現(xiàn)，將重心向“管理”傾斜，為單位創(chuàng)造更多地價值。

三、行政事業(yè)單位財務共享服務的基本架構

1.構建基于全面精細化預算管理的財務管理體系

以全面預算管理的信息化為源頭，構建財務信息化管理體系，收入預算、經費支出預算、科研經費預算、國庫資金計劃預算、基建修購預算、資產購置預算等申報、執(zhí)行、監(jiān)控等環(huán)節(jié)的信息化管理，實現(xiàn)精細化財務管理。

2.構建基于OA網絡系統(tǒng)的財務辦公體系

通過OA網絡辦公系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工紙質（存貯介質）信息傳遞處理財務信息。實現(xiàn)財務報銷、勞務發(fā)放網上申報、設備網上申購及入賬、科研預算申報、結題等網上服務平臺。

3.構建單位與銀行實時互聯(lián)的支付體系

傳統(tǒng)的支付方式，比如現(xiàn)金、支票和匯票業(yè)務工作效率很低，人工占用大。通過“銀企互聯(lián)”模式，實現(xiàn)財務無現(xiàn)金報賬和網上收款，提升銀行信息反饋質量和工作效率。

4.構建與單位各業(yè)務系統(tǒng)互聯(lián)互通的信息傳遞體系

財務部門和單位其他部門的信息交互越來緊密，交互的信息量越來越大，為了提高信息交互的質量，需要在單位數(shù)據(jù)化平臺上建立財務管理信息交互平臺，實現(xiàn)人事、科研、資產、后勤等財務信息實時交互，旨在實現(xiàn)單位財務數(shù)據(jù)的集成和共享，解決單位財務管理中信息孤島現(xiàn)象。

5.構建為單位各部門實時提供信息服務的財務發(fā)布信息體系

財務信息化平臺的一個重要方面，就是要給單位各級領導和員工提供準確、即時的財務信息，為各級領導管理提供決策依據(jù)。主要提供信息包括：財務信息網站發(fā)布的各類信息，通過手機、微信或各種智能終端發(fā)布的文字信息、語音信息等各類信息。

四、如何構建行政事業(yè)單位財務共享服務中心

1.建立完善的網絡系統(tǒng)以及單位信息系統(tǒng)作為IT平臺

共享服務的本質是由信息網絡技術推動的單位管理模式的變革與創(chuàng)新。在財務領域，它是基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺、統(tǒng)一的OA系統(tǒng)、統(tǒng)一的會計核算方法、統(tǒng)一的操作流程來實現(xiàn)的。只有通過信息技術平臺來強化內部控制、提高效率，實現(xiàn)集中管理。所有的原始單據(jù)的影像掃描件都要通過該平臺傳遞到財務共享中心，統(tǒng)一的OA系統(tǒng)是財務共享服務平臺搭建成功的必要條件，它將所有的財務制度統(tǒng)一鑲嵌在數(shù)據(jù)庫中，由信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一的設定，保證總部戰(zhàn)略規(guī)劃得到貫徹落實。

所以必須建立一個財務共享服務的信息平臺，分支機構把數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)，就能做到事前提示、事中控制、事后評價；在平臺上建立財務模版，盡可能地取消人工作業(yè)，既可以通過業(yè)務數(shù)據(jù)自動生成有用的財務信息；按照既定財務標準執(zhí)行，減少偏差及各部門可能的暗箱操作，降低各種隱含風險；通過設置讓系統(tǒng)自動提示例外和預警；利用數(shù)據(jù)的開放性建立各種數(shù)據(jù)共享借口和平臺，滿足各方面不同需求；通過系統(tǒng)定期生成不同要求的報表及特殊報表等。

2.需要單位主要領導改變思維觀念并堅定的支持

財務共享服務中心建立實質就是一種改革，改革勢必帶來對原有管理模式和部分人員固化利益的沖擊。它并非由財務部門主動發(fā)起，而是由于單位進一步深化管理改革而產生。隨著單位規(guī)模日益擴大、業(yè)務的增加，各個財務機構的財務人員及管理費用也快速增加。由此導致財務效率低、設備投資重復、內控風險激增，總部統(tǒng)一協(xié)調財務越來越困難。當這些問題嚴重阻礙單位發(fā)展時，傳統(tǒng)的財務管理模式與單位的發(fā)展要求不相適應。

實施財務共享成功的最重要因素是有效的管理創(chuàng)新和思維方式的改變，這需要高層管理人員及員工強有力的支持。需要對現(xiàn)有財務管理組織架構、操作流程、財務制度等方面進行較大的調整，不可避免地會觸及現(xiàn)有內部利益格局。

財務共享服務也帶來思想觀念上的變革，需要打破一些傳統(tǒng)的習慣和認識：一是打破我國行政事業(yè)單位組織體系中“大而全、小而全”的傳統(tǒng)觀念，按照專業(yè)化、流程化、集約化的標準調整內部組織結構，實施流程再造；二是打破依賴手工操作、紙質文件簽名審批的傳統(tǒng)習慣，大力推行電子化審批，并以嚴密的安全措施，增強電子化操作的可信度和可靠性；三是打破害怕公開、透明、習慣遮遮掩掩的落后心里，大力宣傳正確的財務理念，加強陽光財務建設。

3.構建財務共享中心工作體系，必需進行系統(tǒng)范圍內的財務制度統(tǒng)一和財務處理流程梳理工作

如果沒有一個統(tǒng)一的制度政策，即使進行組織架構改革，仍然會出現(xiàn)問題。所以必須要有統(tǒng)一規(guī)范的財務作業(yè)標準和流程，通過有效整合后，把制度政策配套起來植入到系統(tǒng)中去，保證單位業(yè)務部門按照制度和政策去運轉，并根據(jù)外部環(huán)境和內部管理的需要不斷完善與改進。制訂財務報賬管理辦法等規(guī)章制度和操作手冊，對財務共享服務中心的工作職責、報賬流程、審批權限、財務會計檔案管理等進行明確規(guī)定，確保有章可循，規(guī)范操作。

財務共享服務中心建立的過程，實質就是財務流程再造。共享服務中心流程管理的主要思路是建立流程管理機制，進而規(guī)劃、衡量、優(yōu)化這個機制，使之真正實現(xiàn)穩(wěn)定高效。因此需要進一步優(yōu)化財務業(yè)務審批流程，按照電子化報賬的要求，在OA系統(tǒng)設置財務報賬模塊，設計電子化和手工審批相結合的流程；通過培訓和宣講，使全體員工知曉和掌握財務報賬要求，提高財務事由審批的效率。財務共享服務中心實施最為普遍的業(yè)務流程包括應付賬款、應收賬款、總賬管理、資產管理、現(xiàn)金管理、費用報銷等。財務共享服務中心最核心的管理就是對流程的管理。

目前，財務共享服務在世界500強企業(yè)以及國內大型國有企業(yè)集團已經廣泛使用并取得公認的好評。我們也期待該服務能在規(guī)模以上行政事業(yè)單位得到應用，進一步發(fā)揮財務共享服務降低成本、提高效率的作用，把規(guī)模以上行政事業(yè)單位財務處理能力、管理水平、管理效率提升到一個新的平臺。

[1]陳虎 孫彥叢．《財務共享服務》ISBN 978-7-5095-5582-8

[2]何瑛．《企業(yè)財務流程再造新趨勢：財務共享服務》[J] 財會通訊2010年第06期

[3]張君瑞等．《財務共享服務模式研究與實踐》[J]管理案例研究與評論2008年6月

[4]劉婷媛．《企業(yè)財務共享服務管理模式探討》[J]財會研究2007年第2期

王春科（1973--）男，陜西扶風人，高級會計師、審計師，陜西省會計領軍（后備）人才；陜西省路政執(zhí)法總隊財務審計處負責人、商洛路政執(zhí)法支隊副支隊長。