商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用

朱晗雪

(渤海大學(xué)外國(guó)語學(xué)院，遼寧 錦州 121000)

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商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用

朱晗雪

(渤海大學(xué)外國(guó)語學(xué)院，遼寧 錦州 121000)

摘要：隨著全球經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國(guó)與他國(guó)的貿(mào)易往來日益頻繁，英語作為國(guó)際通用語言在貿(mào)易活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用，而商務(wù)英語函電的重要性自然不言而喻，商務(wù)英語函電是一種我們常見的商務(wù)交流的手段，它能更加有效、準(zhǔn)確、具體地為貿(mào)易雙方傳遞商務(wù)信息，是貿(mào)易雙方溝通的橋梁。本文總結(jié)了商務(wù)英語函電的特點(diǎn)進(jìn)而分析它在對(duì)外貿(mào)易中的作用。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語函電;特點(diǎn);作用

引言：

伴隨著全球化進(jìn)程的加快,人類社會(huì)就進(jìn)入了一個(gè)科技和經(jīng)濟(jì)空前高速發(fā)展的時(shí)代,商務(wù)英語得到廣泛發(fā)展和運(yùn)用。同時(shí)隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快,各國(guó)之間的貿(mào)易往來日益頻繁,因此,人們對(duì)國(guó)際貿(mào)易越來越重視,這就使得英語函電在外貿(mào)交易中表現(xiàn)的淋漓盡致對(duì)外貿(mào)易已成為衡量一個(gè)國(guó)家是否成功與世界接軌的重要依據(jù),是一個(gè)國(guó)家走向世界的快速通道。對(duì)外貿(mào)易中,我們需要和不同國(guó)家地區(qū)進(jìn)行商務(wù)溝通,能否很好地與其溝通取決于對(duì)商務(wù)函電的掌握。商務(wù)英語函電是國(guó)家之間商務(wù)往來、開展業(yè)務(wù)、合作關(guān)系建立的重要媒介。商務(wù)函電交流的過程就是一個(gè)發(fā)出者順利編碼和接受者順利解碼的過程。商務(wù)英語函電作為對(duì)外貿(mào)易中的媒介和載體，有效的解決著貿(mào)易活動(dòng)中供給與需求方信息不對(duì)稱的弊端，為供需企業(yè)迅速、準(zhǔn)確地傳遞信息，有效的促進(jìn)著對(duì)外貿(mào)易的發(fā)展。

1商務(wù)英語函電概述

1.1商務(wù)英語函電的概念

英語是世界上實(shí)用且最為通用的語言，在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中，信息的傳遞一般也多以英語為主，因此被稱之為商務(wù)英語。商務(wù)英語是經(jīng)濟(jì)全球化的產(chǎn)物，它不同于一般的日常用語，以專業(yè)性、專門性著稱，力求用詞準(zhǔn)確、具體、簡(jiǎn)單明了。商務(wù)英語函電是指人們以對(duì)外貿(mào)易知識(shí)為理論基礎(chǔ)，以商務(wù)英語知識(shí)為表現(xiàn)手段在進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易的活動(dòng)中進(jìn)行書面溝通和交流的網(wǎng)絡(luò)信件等。商務(wù)英語函電是國(guó)際貿(mào)易中通過專業(yè)的國(guó)際貿(mào)易商務(wù)英語貿(mào)易雙方進(jìn)行溝通交流的函電往來。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，商務(wù)英語函電的形式不僅僅局限于紙質(zhì)信件，電子信件已經(jīng)逐步成為商務(wù)英語函電的主要形式。在對(duì)外貿(mào)易中，商務(wù)英語函電的運(yùn)用主要表現(xiàn)在信息的傳遞、處理貿(mào)易活動(dòng)中溝通及聯(lián)絡(luò)雙方感情等方面。主要涉及的內(nèi)容有進(jìn)行商務(wù)洽談、簽訂合作意向、產(chǎn)品采購(gòu)、合同糾紛等多個(gè)方面。商務(wù)英語函電的種類也是非常豐富的，包括答復(fù)函、請(qǐng)求函、詢問函、告知函等等。

1.2商務(wù)英語函電的新特點(diǎn)

商務(wù)英語函電的使用頻率越來越高，所以只有充分了解商務(wù)英語函電的特點(diǎn)才能更好的進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)，使得貿(mào)易順利進(jìn)行。

1.2.1具有明顯的法律特征

對(duì)外貿(mào)易離不開法律的支撐，是保護(hù)對(duì)外貿(mào)易的重要工具。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，法律是約束人們經(jīng)濟(jì)行為的重要準(zhǔn)繩。商務(wù)英語函電是對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中必不可少的工具之一，并且能夠有效的記錄貿(mào)易方的各種行為，具有突出的法律特征和一定的法律效力。商務(wù)英語函電的內(nèi)容一定要符合法律法規(guī)，遵守貿(mào)易合作方國(guó)家的經(jīng)貿(mào)制度。商務(wù)英語函電中術(shù)語的運(yùn)用要遵循國(guó)際慣例，內(nèi)容和表達(dá)的形式一定要得到國(guó)際的認(rèn)可。一旦在對(duì)外貿(mào)易中出現(xiàn)了糾紛問題，商務(wù)英語函電可以作為雙方聯(lián)系中的重要證據(jù)。

1.2.2格式逐步創(chuàng)新

在當(dāng)今新的時(shí)代背景之下，為了適應(yīng)紛繁多變的對(duì)外貿(mào)易需求，商務(wù)英語函電的格式也在不斷創(chuàng)新。外貿(mào)函電的書寫格式越來越走向趨同化和精簡(jiǎn)化。首先是排版方式的便捷化。隨著辦公網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展， 外貿(mào)函電書信體的整體布局和排版也有了較大的改善。理論上只有縮進(jìn)式、齊頭式和綜合式三種方式，但隨著電子商務(wù)的飛速發(fā)展，電子通訊和互聯(lián)網(wǎng)即時(shí)性、高效低耗的特點(diǎn)，人們逐漸摒棄了單一、冗舊的信函格式，越來越多的使用簡(jiǎn)單明了、便于操作、節(jié)省時(shí)間的信函排版格式；其次是附帶文件及抄送的操作的簡(jiǎn)化。在當(dāng)今信息快速發(fā)展的時(shí)代，商務(wù)英語外貿(mào)函電的附件以及抄送只需要添加多個(gè)收件人電子郵件地址，即可將同一外貿(mào)函電發(fā)往所需的多個(gè)對(duì)象，而不用再去復(fù)印或抄寫數(shù)份寄送給不同的人，這樣就大大簡(jiǎn)化了操作過程，還節(jié)約了人力物力財(cái)力；商務(wù)英語信函格式的創(chuàng)新還表現(xiàn)在整體步驟的簡(jiǎn)約化上。

隨著商務(wù)英語函電的發(fā)展與不斷更新，一些陳舊的繁雜的步驟逐步消除。例如，傳統(tǒng)函信函中的“識(shí)別記號(hào)”現(xiàn)在已經(jīng)不再使用了，以前是需要打字、校正人員簽字來確定責(zé)任承擔(dān)，而現(xiàn)在的商務(wù)英語函電已經(jīng)基本上屬于個(gè)人操作，不再需要相關(guān)人員簽字進(jìn)行內(nèi)容確認(rèn)，在網(wǎng)絡(luò)上就可以直接進(jìn)行，方便快捷，大大提高貿(mào)易效率；然而在商務(wù)英語信函創(chuàng)新的同時(shí)，有些內(nèi)容還是不能改變的，例如函電的主題、稱呼、正文、結(jié)尾謙稱等這些主要信息是不能改變的。盡管傳統(tǒng)的外貿(mào)函電格式已經(jīng)發(fā)生了較大的變化和演進(jìn)，創(chuàng)新后的商務(wù)英語函電已經(jīng)能夠勝任國(guó)際間交流支撐的主要任務(wù)，但是從信函的主要構(gòu)成內(nèi)容層面上來講。

1.2.3溝通方式信息化

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的不斷進(jìn)步和快速普及，紙質(zhì)信函已經(jīng)不能滿足當(dāng)今快捷社會(huì)的需求，取而代之的是電子郵件、傳真等形式的現(xiàn)代化電子信函形式，紙質(zhì)信函的主導(dǎo)地位逐漸消失。在先進(jìn)的電子商務(wù)信息時(shí)代，貿(mào)易活動(dòng)者可以通過電子信函迅速完成報(bào)價(jià)，簽訂協(xié)議，網(wǎng)上結(jié)賬等一系列活動(dòng)，大大提高了貿(mào)易活動(dòng)的效率，加快了貿(mào)易速度，更加快速地把握市場(chǎng)信息，使得貿(mào)易利潤(rùn)更大，更加有利可圖。這樣就讓對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)的速度步入另一個(gè)高速階段。

1.2.4文體正規(guī)，語言簡(jiǎn)潔，形式多樣

在經(jīng)濟(jì)節(jié)奏逐漸加快的今天，商務(wù)信函開始省去了客套的話語，開門見山，更加簡(jiǎn)潔，使得雙方都能夠快速表達(dá)和理解其中的內(nèi)涵，加快貿(mào)易的腳步，也提高了商務(wù)活動(dòng)的效率。在商務(wù)英語信函形式方面，由于商務(wù)函電涉及到對(duì)外貿(mào)易的方方面面，函電的書寫者就要掌握不同函電類型的書寫特點(diǎn)和格式。同時(shí)，還要掌握函電的不同發(fā)送形式，如電子郵件、MSN等。

1.2.5受文化因素影響大

商務(wù)英語函電的主要目的就是要讓貿(mào)易雙方進(jìn)行更好的溝通和交流，那么要實(shí)現(xiàn)這一目的就要充分了解對(duì)方國(guó)家或者民族的文化習(xí)俗、背景等相關(guān)的文化知識(shí)。商務(wù)英語函電的內(nèi)容要充分考慮對(duì)方的文化因素，抓住合作方內(nèi)心的真實(shí)想法和合作的欲望，實(shí)現(xiàn)跨文化的溝通無障礙和與不同文化背景下生活的人們產(chǎn)生某種共鳴，達(dá)成貿(mào)易共識(shí)。因此，商務(wù)英語信函的寫作或者翻譯不是簡(jiǎn)單的使用英語表達(dá)出所需內(nèi)容即可的，而是要掌握函電雙方貿(mào)易伙伴的交際技巧特別是跨文化交際能力。

3商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用

隨著對(duì)外貿(mào)易步伐的不斷加快，世界各國(guó)、各大經(jīng)濟(jì)體之間的相互交流增多，那么相應(yīng)的需要處理的相關(guān)信息量就變得很大，在新時(shí)期，加上信息的傳遞更加便捷、迅速，那么商務(wù)英語函電作為貿(mào)易往來的主要溝通方式基本上已經(jīng)完全替換了傳統(tǒng)信函的位置站在了國(guó)際貿(mào)易舞臺(tái)上。因此，商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用日益顯著。下面就分別闡釋商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中發(fā)揮的重要作用：

3.1有利于提高工作效率，節(jié)約成本

在現(xiàn)代國(guó)際貿(mào)易中，商務(wù)英語函電不僅是企業(yè)獲得信息的主要渠道之一，而且是企業(yè)節(jié)約成本、提高效率的工具之一。商務(wù)英語函電的存儲(chǔ)比較簡(jiǎn)單，作為電子文檔管理起來更加簡(jiǎn)單，也更利于管理歸檔，能極大地減少工作量，節(jié)約工作時(shí)間；其次，商務(wù)英語函電更易分類，減少了工作中的出錯(cuò)機(jī)率，降低企業(yè)的損失；商務(wù)英語函電的保存更加長(zhǎng)久，更利于企業(yè)長(zhǎng)期存儲(chǔ)客戶信息，建立長(zhǎng)期有效的聯(lián)系；商務(wù)英語函電在傳輸上具有及時(shí)性，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時(shí)溝通和反饋，大大提高工作效率，減少了企業(yè)的成本。

3.2有利于增強(qiáng)貿(mào)易雙方的溝通和了解

商務(wù)英語函電在國(guó)際貿(mào)易中起著媒介作用，它能準(zhǔn)確、具體地為貿(mào)易雙方傳遞各類商務(wù)信息，為雙方搭建起信息交流的橋梁。在對(duì)外貿(mào)易的過程中，一方可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢意向客戶信息或者經(jīng)過第三方介紹的潛在客戶的聯(lián)系方式，直接通過商務(wù)英語函電訪問對(duì)方。經(jīng)過交流，相互了解之后，就可以與客戶建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系。這樣積累的客戶就越來越多，業(yè)務(wù)量自然也會(huì)隨之上升，最終完成貿(mào)易活動(dòng)，企業(yè)也就會(huì)一步步發(fā)展壯大。除此之外，企業(yè)還可以通過商務(wù)英語函電將業(yè)務(wù)拓展至國(guó)外，在國(guó)際市場(chǎng)上尋求潛在客戶，建立合作，進(jìn)行貿(mào)易往來。商務(wù)英語函電的出現(xiàn)使得國(guó)際貿(mào)易的交流、合作更加方便，加深了雙方的溝通和了解，更好的利于貿(mào)易活動(dòng)的進(jìn)行。

3.3加快了貿(mào)易全球化的進(jìn)程

隨著網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，商務(wù)英語函電的出現(xiàn)有效地打破了時(shí)間和空間的限制，不再使用傳統(tǒng)的繁瑣、費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的貿(mào)易交流方式，大大簡(jiǎn)化了貿(mào)易活動(dòng)的程序，提高了交易的速度，降低了交易的成本，有利于促進(jìn)貿(mào)易全球化的順利實(shí)現(xiàn)。畢竟企業(yè)之間不可能總是面對(duì)面的進(jìn)行交流，而傳統(tǒng)貿(mào)易通訊方式的繁瑣，必然會(huì)阻礙國(guó)家間貿(mào)易的發(fā)展，阻礙貿(mào)易全球化進(jìn)程的速度?，F(xiàn)代商務(wù)英語函電的迅速發(fā)展，成為企業(yè)進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)的良好的支撐點(diǎn)。從此貿(mào)易往來中沒有了時(shí)間和空間等因素的限制，這不僅會(huì)讓原有企業(yè)擴(kuò)大規(guī)模，還會(huì)會(huì)促進(jìn)新的企業(yè)的誕生。隨著對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)的頻繁增加，國(guó)際間的交流日益緊密，國(guó)際間的合作次數(shù)和規(guī)模會(huì)逐步增多，商務(wù)英語函電有效地推動(dòng)著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加快著貿(mào)易全球化的進(jìn)程。

3.4是對(duì)外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的支撐點(diǎn)

在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，越來越多的企業(yè)習(xí)慣于在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上展示自己的企業(yè)，發(fā)布供求信息。商務(wù)英語函電的出現(xiàn)使得合作伙伴間信息傳遞更加快捷。以前國(guó)際貿(mào)易交往中，往往由于信息的不及時(shí)，使得國(guó)際間的供給與需求總是不能夠有效匹配。 商務(wù)英語函電的出現(xiàn)加快了對(duì)外貿(mào)易的發(fā)展，企業(yè)紛紛進(jìn)駐國(guó)外市場(chǎng)， 尋找新的貿(mào)易伙伴，更加迅速地促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng)。

雖然商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用日益凸顯，但是這也對(duì)我國(guó)商務(wù)英語函電的要求也會(huì)與日俱增，對(duì)我們來說也是一大挑戰(zhàn)。企業(yè)對(duì)于商務(wù)性人才的需求越來越多，同樣機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存于商務(wù)英語的各個(gè)環(huán)節(jié)中。對(duì)于商務(wù)英語函電相關(guān)人士來說，不僅要有扎實(shí)的英語基本功底，還要對(duì)商務(wù)英語函電的專業(yè)理論知識(shí)準(zhǔn)確掌握，多多借鑒國(guó)外優(yōu)秀的商務(wù)英語教材，汲取經(jīng)驗(yàn)，把握住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)。

5結(jié)束語

商務(wù)英語函電在現(xiàn)代對(duì)外貿(mào)易中發(fā)揮了巨大的作用,商務(wù)英語函電不僅降低了交易成本,提高了對(duì)外貿(mào)易的效率,增加了對(duì)外貿(mào)易的機(jī)會(huì),隨著我國(guó)國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，商務(wù)英語函電已成為對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，各種涉外合同，協(xié)議，通知等英語商務(wù)信函日益增多。無論對(duì)個(gè)人或企業(yè)來說，一封好的商務(wù)信函會(huì)給同事，供應(yīng)商和客戶留下良好的第一印象，有助于商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行商務(wù)英語函電已成為國(guó)際貿(mào)易中不可或缺的一部分，溝通買賣雙方，傳遞著交易信息，貫穿于國(guó)際貿(mào)易合作的各個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)著國(guó)際貿(mào)易的交流與合作，他起到提高企業(yè)效率、降低成本、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)交流，提高了國(guó)際貿(mào)易合作的進(jìn)程速度，降低貿(mào)易合作過程中的失誤和損失，對(duì)新老客戶的溝通和交流起著促進(jìn)作用。但在當(dāng)今信息時(shí)代大背景下，電子信息技術(shù)的發(fā)展也給商務(wù)英語函電提出了很大的挑戰(zhàn)。商務(wù)英語函電也在不斷的自我更新和完善中，另外我們要為商務(wù)英語函電建立一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不能忽視安全隱患的存在，要注意密碼的使用與更新，防范病毒等的侵襲，增加網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)，防止信息的泄露或者被惡意刪除。相信在不斷地完善中，商務(wù)英語函電對(duì)國(guó)際貿(mào)易的作用會(huì)越來越大。作為目前最常用的國(guó)際貿(mào)易交流工具，商務(wù)英語函電的發(fā)展前景是十分樂觀的，它在國(guó)際貿(mào)易交流和合作的作用和影響力也會(huì)越來越重要。

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中圖分類號(hào):H313

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1671-1602(2016)02-0125-02

作者簡(jiǎn)介：朱晗雪，渤海大學(xué)外國(guó)語學(xué)院，專業(yè)： 英語(商務(wù)英語)，研究方向：商務(wù)英語。