淺析即時(shí)通訊軟件在教務(wù)管理中的應(yīng)用

李海菁

【摘 要】將即時(shí)通訊軟件引入教務(wù)管理工作，實(shí)現(xiàn)通知傳達(dá)、文件資料共享、信息溝通和公眾信息發(fā)布等，有助于以管理者為中心開(kāi)展建設(shè)性工作，有助于信息互聯(lián)和資料共享。但此類(lèi)軟件對(duì)硬件有依賴(lài)，對(duì)個(gè)體的信息技術(shù)素養(yǎng)有要求，安全保密性和真實(shí)可靠性難以全面保障，軟件的穩(wěn)定性和功能性難以周全。即時(shí)通訊軟件僅僅是一種信息溝通的輔助手段，在教務(wù)管理工作上，仍然需要回歸管理工作本身。

【關(guān)鍵詞】即時(shí)通訊軟件；教務(wù)管理；應(yīng)用

0 概述

即時(shí)通訊軟件是以軟件為工具，依靠互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)通信平臺(tái)，通過(guò)多平臺(tái)、多終端的通信技術(shù)，以多種信息格式來(lái)實(shí)現(xiàn)同平臺(tái)或跨平臺(tái)的高效率、低成本的綜合通信溝通服務(wù)[1]，其代表產(chǎn)品有QQ、微信、MSN、Skype等。此類(lèi)軟件就內(nèi)在技術(shù)而言隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而迅速發(fā)展。與此同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)活動(dòng)越來(lái)越豐富，社會(huì)個(gè)體和工作團(tuán)體的需求越來(lái)越廣泛并個(gè)性化。這些需求使即時(shí)通訊軟件對(duì)各種實(shí)踐活動(dòng)的幫助在涉足的范圍上越來(lái)越廣，程度上越來(lái)越深并且越來(lái)越貼近現(xiàn)實(shí)，即時(shí)通訊軟件的“工具”作用越發(fā)顯現(xiàn)。

高校教務(wù)管理工作在以傳統(tǒng)的、單機(jī)化的信息工具來(lái)提高工作效率的同時(shí)，更可利用互聯(lián)的、移動(dòng)的即時(shí)通訊軟件來(lái)改進(jìn)工作方法，使工作更為有效和高效。

首先，教務(wù)管理工作具有嚴(yán)謹(jǐn)和時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)，將即時(shí)通訊軟件引入教務(wù)管理工作，為從業(yè)人員提供必要的技術(shù)平臺(tái)和信息支持，有利于迅速提高工作效率，實(shí)現(xiàn)工作的主動(dòng)性、靈活性和創(chuàng)造性，加強(qiáng)信息溝通與共享，減少差錯(cuò)。其次，教務(wù)管理工作繁忙瑣碎，教務(wù)管理人員負(fù)責(zé)溝通和協(xié)調(diào)各教學(xué)部門(mén)間的人力、物力等，信息互通十分頻繁。通過(guò)即時(shí)通訊軟件能夠使工作個(gè)體之間更為科學(xué)地關(guān)聯(lián)在一起，使教務(wù)管理工作減少內(nèi)耗，從而使工作更為高效。再次，教務(wù)管理人員工作壓力大、工作任務(wù)重，有各自的工作職責(zé)和工作范圍，或多或少存有一定的封閉性，即時(shí)通訊軟件有助于建立教務(wù)管理人員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。當(dāng)然，隨著此類(lèi)軟件的廣泛使用，隨之而來(lái)的安全性、穩(wěn)定性等諸多問(wèn)題也需要引起足夠的重視。

1 即時(shí)通訊軟件在教務(wù)管理中的具體應(yīng)用

以筆者所在的金陵科技學(xué)院為例，以QQ為代表的即時(shí)通訊軟件目前已廣泛應(yīng)用于學(xué)校管理的方方面面：如教務(wù)管理、學(xué)生工作管理、黨務(wù)管理、人事管理、科研管理、行政管理等等。各二級(jí)學(xué)院從事相同崗位的工作人員自發(fā)組建QQ群，所在群的管理人員一般亦為該項(xiàng)工作的學(xué)校管理人員，如教務(wù)處、學(xué)生處、組織部、人事處和科研處的管理人員。以QQ群為技術(shù)依托，各部門(mén)工作人員溝通信息、下達(dá)通知、反饋處理結(jié)果、共享文件等常規(guī)管理工作得以實(shí)現(xiàn)。以本校教務(wù)管理工作為例，學(xué)校的教務(wù)管理主管部門(mén)是教務(wù)處，負(fù)責(zé)調(diào)度、指揮和協(xié)調(diào)全校教學(xué)管理工作。全校有商學(xué)院、人文學(xué)院、基礎(chǔ)課部等近二十個(gè)二級(jí)學(xué)院，在教務(wù)處的管理下開(kāi)展教務(wù)工作?！敖虅?wù)人員交流”QQ群是其開(kāi)展日常管理工作的載體。該群創(chuàng)建于2009年，其成員以教務(wù)處各科室的工作人員和各二級(jí)學(xué)院從事教務(wù)管理的教務(wù)秘書(shū)為主，現(xiàn)成員數(shù)已有60余人。

1.1 通知傳達(dá)

學(xué)校教務(wù)主管部門(mén)將內(nèi)部的日常工作通知在QQ群中發(fā)布，讓二級(jí)學(xué)院所有教務(wù)秘書(shū)周知，教務(wù)秘書(shū)反饋收悉狀況，從而形成信息環(huán)路。同時(shí)避免了內(nèi)部工作通知在公共網(wǎng)站上發(fā)布所造成的不必要的麻煩。例如：教務(wù)處在QQ群中發(fā)布編排下學(xué)期課表的通知，該通知可以文字、表格等多種形式呈現(xiàn)，各二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書(shū)能夠?qū)崟r(shí)收取并反饋確認(rèn)收悉，從而使教務(wù)處掌握發(fā)送和接收狀況，確保信息發(fā)送不遺漏，提高了通知傳達(dá)的效率。由于課表編排或者考試編排屬于內(nèi)部管理事務(wù)，涉及的信息較敏感，不便在公共網(wǎng)站上發(fā)布，通過(guò)QQ群發(fā)布則很好地避免了這一點(diǎn)，僅限內(nèi)部人員下達(dá)上傳，確保了信息的內(nèi)部權(quán)限。

1.2 文件資料共享

QQ群的一個(gè)重要功能是文件共享，文字、表格、圖片、視頻等多種格式的文件均可置于共享文件內(nèi)供所有群成員采用。除上述通知可被共享外，工作中常用的固定格式表格、文本等亦可共享并被內(nèi)部采用。例如：在課表編排階段，針對(duì)更換任課教師的操作，教務(wù)處可將更換教師申請(qǐng)表置于共享文件內(nèi)，供需要的二級(jí)學(xué)院下載使用，這樣既統(tǒng)一了格式，又方便了二級(jí)學(xué)院開(kāi)展工作，同樣亦限定了共享文件的使用范圍。

1.3 信息溝通

該信息溝通是一種松散的信息溝通，不需要以通知的形式上傳下達(dá)，亦不需以文件的形式共享，僅僅是一種簡(jiǎn)單的信息交流形式。同樣以課表編排工作為例，現(xiàn)實(shí)中教務(wù)秘書(shū)往往會(huì)遇到如下情況：某教師在本學(xué)院上課，由本學(xué)院教務(wù)秘書(shū)根據(jù)約定編排上課時(shí)間，同時(shí)該教師也在其他二級(jí)學(xué)院上課，由其他二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書(shū)排課，此種情形需要兩個(gè)學(xué)院的教務(wù)秘書(shū)溝通并確定排課時(shí)間。而這種溝通無(wú)需以通知或文件共享的形式實(shí)現(xiàn)，只需要在QQ群中以點(diǎn)對(duì)點(diǎn)聊天的形式即可完成，而且更為重要和便捷的是，可以在消息記錄里留下信息以備忘。

1.4 公眾信息發(fā)布

除了固定終端使用QQ實(shí)現(xiàn)上述功能外，移動(dòng)終端的手機(jī)QQ也是重要補(bǔ)充，基本可以實(shí)現(xiàn)全天候的在線(xiàn)狀態(tài)以確保信息不遺漏。除此之外，近年發(fā)展迅猛的微信手機(jī)客戶(hù)端軟件也越來(lái)越多地滲入到教務(wù)管理工作中。以本校為例，2015年1月，為配合第五次教學(xué)工作會(huì)議的召開(kāi)，教務(wù)部門(mén)創(chuàng)建了“金科院第五次教學(xué)工作會(huì)議”的微信公眾號(hào)，通過(guò)該平臺(tái)，參會(huì)人員在手機(jī)上便可查看會(huì)議通知、會(huì)議班車(chē)及時(shí)間安排、會(huì)場(chǎng)及簽到處示意圖和會(huì)議的重要文件等，極大地方便了教務(wù)人員的會(huì)務(wù)安排和參會(huì)人員的信息獲取。

2 即時(shí)通訊軟件在教務(wù)管理使用中的積極方面

2.1 有助于以管理者為中心開(kāi)展建設(shè)性工作

即時(shí)通訊軟件使用形式喜聞樂(lè)見(jiàn)，有助于團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神的養(yǎng)成，有利于激發(fā)工作者的積極主動(dòng)創(chuàng)造性和個(gè)性化，有利于建立融洽的個(gè)體工作關(guān)系。教務(wù)管理工作QQ群從一開(kāi)始便是自發(fā)形成。首先，QQ軟件最初并不是為工作而誕生，它最初僅為便于網(wǎng)友間交流信息的通訊軟件，軟件所蘊(yùn)含的氛圍是輕松的。其次，QQ群與工作相關(guān)聯(lián)是自發(fā)的，最初并無(wú)行政通知或指令等形式要求建立和加入，加入只會(huì)更方便，不加入則不便。因此，依托QQ群交流工作信息，實(shí)現(xiàn)某種管理功能在一定程度上是輕松的。管理人員除了工作之外，可以在QQ群上用文字或圖片等形式放松心情、聯(lián)絡(luò)感情甚至是發(fā)牢騷，只要符合網(wǎng)絡(luò)交流的一般規(guī)則，并無(wú)其他約束性事項(xiàng)來(lái)限制教務(wù)管理人員在QQ群上的信息內(nèi)容，這一點(diǎn)是其他專(zhuān)用工作軟件辦不到的。例如，教務(wù)秘書(shū)在工作繁忙、工作壓力大時(shí)可發(fā)送一些輕松幽默的文字、圖片、視頻等，這樣在客觀上調(diào)適了教務(wù)人員的心理，有助于工作效率的提高。再如，教務(wù)秘書(shū)可在QQ群上交流個(gè)人工作心得體會(huì)，提出工作意見(jiàn)和建議，尋求他人幫助并得以解決，從而激發(fā)教務(wù)管理人員的主動(dòng)性、創(chuàng)造性和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。

2.2 有助于信息互聯(lián)和資料共享

個(gè)體與團(tuán)體之間的文字對(duì)話(huà)、郵件通信、語(yǔ)音通話(huà)、視頻交流、文件傳輸和圖片發(fā)送，以及在此過(guò)程中的各種活動(dòng)均可記錄、保存與備忘。信息媒體的形式是多種多樣的，而且任何操作及信息都會(huì)留有記錄，這是QQ群操作的一大優(yōu)勢(shì)，極大地便利了教務(wù)人員對(duì)信息的使用、記錄、保存與備忘。在即時(shí)通訊軟件介入教務(wù)管理工作之前，信息溝通的主要方式是電話(huà)、電子郵件或者單方向的網(wǎng)站信息發(fā)布，它們的劣勢(shì)顯而易見(jiàn)：電話(huà)主要是語(yǔ)音，媒體形式單一且不便備忘；電子郵件效率較低；網(wǎng)站信息發(fā)布是單向的，效率也較低。而通過(guò)QQ群管理日常教務(wù)工作，可以排除上述傳統(tǒng)信息交流的劣勢(shì)。例如可以實(shí)時(shí)傳遞文本、表格、圖片，可以實(shí)現(xiàn)語(yǔ)音和視頻，可以兼容電子郵件形式，教務(wù)秘書(shū)可以查看此前任何一天或任何一次消息記錄，所有教務(wù)管理信息得以記錄和備忘。

3 即時(shí)通訊軟件在教務(wù)管理使用中的消極方面或需要注意的問(wèn)題

任何事物都是一分為二的，在看到即時(shí)通訊軟件給教務(wù)管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也應(yīng)看到此類(lèi)軟件的劣勢(shì)：

3.1 對(duì)硬件的依賴(lài)和對(duì)個(gè)體信息技術(shù)素養(yǎng)的高要求

和其他軟件一樣，在使用上很大程度要依賴(lài)于硬件的支撐和軟件使用者本身的技術(shù)素養(yǎng)。在現(xiàn)實(shí)中，當(dāng)電腦出現(xiàn)硬件故障，或者電腦、手機(jī)處于斷電狀態(tài)，如果過(guò)分依賴(lài)于即時(shí)通訊軟件管理日常教務(wù)事宜，整個(gè)工作將會(huì)處于停滯狀態(tài)。因此在使用此類(lèi)軟件的同時(shí)應(yīng)做好傳統(tǒng)管理形式的備份。

3.2 安全保密性和真實(shí)可靠性難以全面保障

QQ等即時(shí)通訊軟件并非專(zhuān)業(yè)辦公軟件，在安全性、保密性和真實(shí)可靠性等方面必須加以考慮，不能將所有的教務(wù)管理事宜都通過(guò)QQ群來(lái)實(shí)現(xiàn)，尤其涉及考務(wù)管理、試卷管理等方面。因此有如下不成文的規(guī)則需要遵守：群成員的加入必須有管理員的審核，排除無(wú)關(guān)人員進(jìn)入；通知的發(fā)布需要主管部門(mén)審核，不能隨意發(fā)布；考務(wù)等敏感信息禁止通過(guò)即時(shí)通訊軟件傳遞和管理；重要信息仍需傳統(tǒng)形式溝通。

3.3 軟件的穩(wěn)定性和功能性難以周全

軟件功能固化，軟件使用的穩(wěn)定性、常態(tài)性和回執(zhí)性難以保證。由于QQ等即時(shí)通訊軟件并非定制軟件，僅僅是一種大眾化的通訊軟件，因此就專(zhuān)業(yè)工作而言，功能較單一，無(wú)法個(gè)性化地適應(yīng)專(zhuān)業(yè)工作，它的定位僅僅是一種工作上的輔助工具。同時(shí)軟件的穩(wěn)定性也要考慮，避免由于軟件方的原因，如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中斷、故障或限制等對(duì)工作造成影響。另外也需看到，由于各種主客觀原因，QQ群的成員是松散的，無(wú)法要求或保證所有成員在工作時(shí)間全部在線(xiàn)，因此工作的可靠性、常態(tài)性和回執(zhí)性也需要充分考慮。

4 結(jié)語(yǔ)

在使用此類(lèi)即時(shí)通訊軟件管理教務(wù)事宜并體驗(yàn)其便捷的同時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)管理工作的本體是管理者，專(zhuān)業(yè)辦公軟件（如教務(wù)管理系統(tǒng)）是工具，即時(shí)通訊軟件僅僅是一種信息溝通的輔助手段，在教務(wù)管理工作上，仍然需要回歸管理工作本身。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫翌，編著.IM（即時(shí)通信）技術(shù)在圖書(shū)館中的應(yīng)用[M].上海：上海交通大學(xué)出版社，2010：1.

[責(zé)任編輯：王楠]