信息時代高職檔案管理探索

柴艷艷

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

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信息時代高職檔案管理探索

柴艷艷

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

摘要：信息時代信息技術(shù)的發(fā)展十分迅猛，再運用傳統(tǒng)的方法去管理海量的檔案是極其不科學(xué)的，也是不符合時代發(fā)展需要的，高職檔案管理工作至關(guān)重要，提出目前檔案管理上存在的一些問題，提出信息時代檔案管理工作的策略，雖然但是在隨之而來的是大量的文件和檔案。

關(guān)鍵詞：高職；檔案；管理

1信息時代高職檔案管理存在問題

1.1檔案管理制度的不完善

因為我們國家實行社會保障制度的時間較短，因此，當(dāng)前的社會保障體系還不完善，由于制度的不完善，就會導(dǎo)致一些行政主管部門對社保檔案的忽略，就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視，使檔案管理者沒有信心，沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大，盡管管理人員的工作環(huán)節(jié)得到改變，但是，雖然在計算機的調(diào)節(jié)下得到變化，但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥，乏味，而且工作任務(wù)也很煩累。又因為在檔案管理工作上，國家沒有給出一定的評判標(biāo)準(zhǔn)和績效，檔案管理機構(gòu)又過于細(xì)化，因此，盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴(yán)格，但由于行政部門的不重視，使檔案管理工作無法更好地為社會穩(wěn)定作出較大的貢獻。

1.2利用現(xiàn)代的計算機技術(shù)

現(xiàn)在，我們已經(jīng)進入網(wǎng)絡(luò)時代，計算機的使用，使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲。但是，即使計算機，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)達到普及的階段，但檔案管理依然存在著很多問題。形成的原因很簡單，依然是機構(gòu)的分散性。因為各個機構(gòu)都有自己的組織和行為準(zhǔn)則，行為規(guī)范，彼此間很少有能資源共享的系統(tǒng)。分散的部門間互又缺乏信任，這就使彼此間的系統(tǒng)筑起堡壘，難以使得資源智能交換或共享利用。

1.3對檔案管理統(tǒng)一管理

由于沒有對檔案管理進行統(tǒng)一的管理，對檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在檔案管理的這一方面出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺乏管理。隨著時代的發(fā)展和社會的變遷，國家的制度中的條款已經(jīng)不再適合現(xiàn)代檔案管理工作了，因此，在地方的一些機構(gòu)中，他們自己制定了一些檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，這就使檔案的管理工作更加混亂，增加了檔案管理工作的難度。

2加強高職院校檔案管理的措施

2.1發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢

計算機和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化產(chǎn)品已經(jīng)成為二十一世紀(jì)不可缺少的產(chǎn)物，所以現(xiàn)代化信息技術(shù)也就隨之不斷發(fā)展。各行各業(yè)都會在高職的運行過程中產(chǎn)生大量的文件，而這些文件往往對高職來說都具有重要的價值，只有對這些文件進行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時不得不說的就是傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法，滿足現(xiàn)代化的需求，而且傳統(tǒng)檔案管理方法也滿足不了在信息技術(shù)方面的需求，所以我國高職將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰(zhàn)。檔案管理體制的改革也對檔案管理的相關(guān)人員提出了更高的要求，認(rèn)識上要有所提升的同時，在信息技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)上也要有所提升，從而以最大限度發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢。

2.2解決傳統(tǒng)檔案管理的不足

之所以高職在檔案管理過程中還存在許多缺點，是因為大多數(shù)高職還意識不到高職對檔案管理工作的缺失。首先，現(xiàn)代化進程不斷推進，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數(shù)據(jù)也就不斷增多，所以更多的現(xiàn)代化技術(shù)就應(yīng)該被營運到檔案管理工作中，而做到二者的有機結(jié)合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數(shù)據(jù)和文件都出現(xiàn)過被盜、更改和銷毀等現(xiàn)象，為了更好地保存這些材料和數(shù)據(jù)，就必須要對檔案管理工作人員進行強化。

2.3順應(yīng)時代發(fā)展

檔案在我國的發(fā)展過程中起著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內(nèi)容和任務(wù)的作用，這是一項重要的任務(wù)，因為他起到保護文化財富的作用，同時更是能夠造福子孫后代的偉大事業(yè)。另一方面，檔案管理工作的任務(wù)還有為其他行業(yè)提供有效的信息資料，這是為現(xiàn)代化建設(shè)提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項工作都能順利進行，檔案就必不可少，這是時代發(fā)展的必然要求，只有充分發(fā)揮檔案的價值才有可能科學(xué)有效地對社會的發(fā)展風(fēng)險力量。

2.4增強檔案意識，健全管理制度

增強檔案意識，健全管理制度，首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，把檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳，結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使工作者增強檔案意識，形成良好的人事檔案工作氛圍；健全制度，規(guī)范人事檔案管理。建立完善檔案制度，是檔案管理工作逐步規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證；建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證檔案工作順利開展。

為了提高教職工的檔案意識，從二方面著手：一是通過利用，促進檔案意識的提高。在平時各種檢查、驗收中通過檔案利用，使教師們看到檔案實實在在的作用。二是進行培訓(xùn)，通過檔案培訓(xùn)班普及檔案知識，使一線教師了解檔案、重視檔案;同時利用其它培訓(xùn)班機會，講解檔案知識，如：利用輔導(dǎo)員黨建、黨務(wù)工作培訓(xùn)會議，講解如何做好基層支部黨建、黨務(wù)檔案工作;在畢業(yè)生班主任會議上，講解如何做好學(xué)生檔案工作等。同時，把整個學(xué)年材料收集完整，制作規(guī)范的系部檔案帶到現(xiàn)場，使教職工有比較直觀、感性的認(rèn)識。二是強化隊伍建設(shè)，提升現(xiàn)代管理手段，形成網(wǎng)絡(luò)管理。隨著高職院?？蒲袡n案工作認(rèn)識程度的加強，科研檔案隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高，為高職院?？蒲袡n案工作正常開展提供了可靠的組織保障；圍繞學(xué)?？蒲兄行墓ぷ骱椭攸c科研項目，根據(jù)科研檔案需求信息，編制適合當(dāng)前科研研究發(fā)展的檔案編研資料，著眼于現(xiàn)代管理，提高系統(tǒng)整體水平。在保障和保密的基礎(chǔ)上主動服務(wù)，深化科研檔案編研的層次；管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現(xiàn)代化設(shè)備得以及有效利用，人員和科研管理技術(shù)得以顯著提升。

2.5建立有效的激勵機制

穩(wěn)定檔案管理隊伍建立檔案管理有效激勵機制的核心問題是增強檔案管理人員工作的主動性、事業(yè)心和成就感。激勵機制的建立必須因地制宜，因人、因事、因時而定：一是要根據(jù)不同人的不同需要以及同一人在不同時期的不同需要來建立激勵機制；二是要根據(jù)不同的任務(wù)來確立激勵機制。激勵機制包括考核、評價、獎勵、懲罰等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又可以運用不同手段和方法，相應(yīng)也會產(chǎn)生不同的效果。激勵機制要做到物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合，物質(zhì)性的激勵要量化、可操作，要逐漸打破對檔案管理人員按級別、工齡等“資歷”考評、獎勵、晉升的方法，將檔案管理工作作為院校專業(yè)技術(shù)管理工作列入績效考核內(nèi)容，其考核津貼及其職稱晉升與檔案管理工作業(yè)績、工作量、工作性質(zhì)緊密結(jié)合起來，逐步建立健全對檔案管理人員進行“專業(yè)業(yè)績”考核。如對檔案兼職管理者，可根據(jù)檔案整理與收集、工作效率、管理手段與技術(shù)改進、檔案研究成果等各項指標(biāo)對檔案工作人員進行考核，根據(jù)考核結(jié)果進行考評和獎勵，這樣就能調(diào)動兼職檔案管理人員的主動性、積極性，讓他們用心用腦，盡職盡責(zé)地工作。高職院校要建立檔案管理團隊崗位職責(zé)、職稱職務(wù)聘任制度，逐漸將檔案管理團隊的成員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案系列的職稱聘任制度，激勵管理團隊的專業(yè)化、職業(yè)化方向發(fā)展。同時重視對檔案管理軟硬件建設(shè)，要對檔案管理隊伍實行優(yōu)惠政策，改善檔案工作環(huán)境，加大對檔案工作硬軟件設(shè)備的投入，加大對檔案管理工作的宣傳力度，營造檔案管理隊伍的文化氛圍，給檔案管理人員以精神上的富足感。

2.6檔案管理工作的必然趨勢

在近些年的檔案管理工作中，現(xiàn)代化的技術(shù)水平和現(xiàn)代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進展提供了支持。在發(fā)展的過程中，一方面，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)工藝和管理理念形成了各種不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術(shù)的引進和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理制度也日趨完善，并且對于各種新技術(shù)的實現(xiàn)都起到了重要作用。

參考文獻：

[1]高職院校科研檔案管理存在的問題與對策,2011-7.

作者簡介：柴艷艷(1982.8-)，女，職稱：助教，助理人力資源管理師。

中圖分類號:g648

文獻標(biāo)志碼：A

文章編號：1671-1602(2016)10-0143-02