醫(yī)院開展固定資產(chǎn)常態(tài)化盤點的思考
——以河南省腫瘤醫(yī)院為例

韓斌斌 馬穎奇 陳淑慧

醫(yī)院開展固定資產(chǎn)常態(tài)化盤點的思考
——以河南省腫瘤醫(yī)院為例

韓斌斌 馬穎奇 陳淑慧

固定資產(chǎn)常態(tài)化盤點在保障公立醫(yī)院資產(chǎn)安全完整，發(fā)揮資產(chǎn)使用效益和提升醫(yī)院管理水平方面有重要的作用。筆者以河南省腫瘤醫(yī)院的實踐為例，闡述了常態(tài)化盤點開展的必要性、實施條件、具體做法和所取得的成效，并討論和思考了未來改進的方向。

固定資產(chǎn);常態(tài)化盤點;信息化

固定資產(chǎn)常態(tài)化盤點是以固定資產(chǎn)賬目為依據(jù)，將按月、季、年進行的清查落實到平時，以一種不間斷的、持續(xù)改進的方式對全院固定資產(chǎn)進行循環(huán)盤點，核準(zhǔn)醫(yī)院資產(chǎn)家底、及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理中的問題，從而實現(xiàn)賬實相符、資產(chǎn)管理不斷優(yōu)化的一種工作手段。盤點的內(nèi)容包括醫(yī)院所擁有或者控制的房屋及建筑物、專業(yè)設(shè)備、一般設(shè)備以及其他符合《醫(yī)院財務(wù)制度》定義的所有固定資產(chǎn)。

1 常態(tài)化盤點的必要性

固定資產(chǎn)在醫(yī)院資產(chǎn)中占有相當(dāng)比例，與固定資產(chǎn)相關(guān)的折舊費用和維保費用對醫(yī)院運營結(jié)果也具有較大的影響，不管是從會計工作的要求，還是從公立醫(yī)院資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀來看，都有必要實施常態(tài)化盤點。

1.1 常態(tài)化盤點是保證會計信息質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)［1］

會計信息的生成包括記賬、登賬、對賬、編制會計報表這四個步驟。隨著會計電算化的實施，“記賬”、“登賬”、“編制報表”這三個步驟被遷移到線上，并且，三個步驟實現(xiàn)自動化一體化，“對賬”環(huán)節(jié)被跳過，而對賬環(huán)節(jié)是保障核算準(zhǔn)確的重要驗證。在HRP信息化條件下，大部分記賬工作也可隨著業(yè)務(wù)的發(fā)生自動完成。在這種情況下，“賬實”核對這項工作就顯得非常的必要，因為常態(tài)化盤點作為固定資產(chǎn)“價值管理”和“實物管理”的連接點，能夠依據(jù)價值信息來驗證實物信息，從而保證財務(wù)報表信息的正確可靠。

1.2 常態(tài)化盤點是保證醫(yī)院資產(chǎn)管理質(zhì)量的重要機制

醫(yī)院固定資產(chǎn)管理鏈條長、環(huán)節(jié)多，涉及的部門多、崗位多，如果部門間分工不夠明確、環(huán)節(jié)間銜接不到位、或者某部門、某崗位履職不正確、不及時、不嚴(yán)謹(jǐn)、不盡責(zé)，資產(chǎn)的安全和運行效率就容易出問題。而對于資產(chǎn)品種眾多、資產(chǎn)數(shù)量巨大的醫(yī)院來說，等問題暴露時，往往損失已經(jīng)發(fā)生［2］。常態(tài)化盤點從結(jié)果出發(fā)，通過循環(huán)的、持續(xù)的賬實核對工作和問題追蹤、問責(zé)機制，在不斷的計劃、執(zhí)行、檢查、改進的過程中形成PDCA管理閉環(huán)，促進固定資產(chǎn)管理水平不斷提高，逐漸實現(xiàn)固定資產(chǎn)精細(xì)化管理［3］。

2 常態(tài)化盤點的做法

2.1 建立并完善保障措施

開展固定資產(chǎn)的常態(tài)化盤點工作量大、任務(wù)繁瑣、涉及的部門和崗位多，要做好盤點工作并取得資產(chǎn)管理水平的持續(xù)改進，需要在以下兩個方面做好保障。

第一，組織保障。盤點是實物管理和價值管理的結(jié)合，需要實物管理部門和價值管理部門共同進行。盤點工作是基于賬務(wù)的實物核對，因而，盤點工作建議由財務(wù)部門牽頭，物資管理部門(包括醫(yī)療裝備、后勤保障、信息中心等部門)共同參與［4］。如果醫(yī)院成立有資產(chǎn)管理科，則建議由該部門牽頭組織。同時，由于常態(tài)化盤點是一項日常性工作，每周、每月都要開展，經(jīng)驗和配合度會影響盤點的效率和質(zhì)量，盤點小組成員一定時期內(nèi)要保持相對固定。

第二，機制保障。要確保常態(tài)化盤點工作切實起到落實醫(yī)院管理的作用，就要按照PDCA循環(huán)管理的要求，建立起有效的反饋和責(zé)任機制。

建立常態(tài)化反饋改進機制。在醫(yī)院管理實務(wù)中，造成固定資產(chǎn)賬實不符的原因，要么是制度規(guī)定不夠細(xì)化、職責(zé)權(quán)限不夠明確，要么因為是流程設(shè)計不夠順暢、科學(xué)，要么是崗位履職不及時、不正確。盤點人員要定期總結(jié)、深入分析，追溯、跟蹤業(yè)務(wù)流程，使用“品管圈”、“魚骨圖”等工具，給醫(yī)院提交資產(chǎn)管理辦法修訂建議，這樣才能從源頭上避免新問題的出現(xiàn)。

例如，我院發(fā)現(xiàn)，部分資產(chǎn)盤盈是因為供應(yīng)商沒有通過驗收環(huán)節(jié)就直接將資產(chǎn)配送到使用科室，使用科室因為成本方面的考慮并不及時反饋。根據(jù)這個情況，醫(yī)院修訂了細(xì)節(jié)規(guī)定，要求采供辦不直接通知供應(yīng)商，而是每天將采供單傳遞給庫房人員，由庫房通知供應(yīng)商送貨并辦理驗收手續(xù)。

又如，我們發(fā)現(xiàn)盤盈的另外一個重要原因是基建工程移交時，將建設(shè)期間購買的設(shè)備和家具(例如電梯、空調(diào)等)計入“基建工程”原值一并核算，盤點時就會發(fā)現(xiàn)不少“多余出來的資產(chǎn)”。根據(jù)這種情況，我們完善了基建工程決算制度，要求決算移交之前，由財務(wù)部和審計部牽頭，基建辦、設(shè)備科、后勤科、保衛(wèi)部等部門共同參與，進行分類資產(chǎn)核實、剝離，補建資產(chǎn)賬，補打資產(chǎn)標(biāo)簽。

建立責(zé)任機制［5］。每件資產(chǎn)都需指定責(zé)任科室和責(zé)任人，責(zé)任科室和責(zé)任人對資產(chǎn)的安全完整負(fù)責(zé)，同時規(guī)定，資產(chǎn)交接先于人事交接，當(dāng)責(zé)任人更換科室或者退休、調(diào)離時，人力資源部需依據(jù)資產(chǎn)小組的簽字方能辦理人事變動手續(xù)，倒逼資產(chǎn)責(zé)任人先完成資產(chǎn)交接。對于由于管理不善等原因出現(xiàn)的資產(chǎn)盤虧，要建立責(zé)任掛鉤機制，科室負(fù)責(zé)人要寫明原因，醫(yī)院要對相關(guān)人員實行責(zé)任追究。

2.2 做好盤點規(guī)劃和盤點前準(zhǔn)備

要對盤點周期、順序、質(zhì)量有一個整體的規(guī)劃，以保障盤點的進度和質(zhì)量。盤點周期根據(jù)資產(chǎn)規(guī)模來確定，最好一輪不要超過2年;盤點順序可以按照樓宇空間位置、也可以按照科室類別;盤點質(zhì)量要求包括過程嚴(yán)謹(jǐn)、表單完整、處理及時、反饋到位，最大限度保障資產(chǎn)安全完整。在組織盤點時，要避開臨床醫(yī)技科室的業(yè)務(wù)高峰時段，提前與科室約定好盤點時間，打印好各類資產(chǎn)賬面盤點表，通知科室資產(chǎn)管理員準(zhǔn)備好科室臺賬、相關(guān)資料和所有房間鑰匙。

2.3 豐富現(xiàn)場盤點的工作內(nèi)涵

現(xiàn)場盤點是盤點的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它決定清查小組能否得到準(zhǔn)確的盤點結(jié)果，全面發(fā)現(xiàn)存在的管理問題并給出正確的管理建議。要實現(xiàn)這個目標(biāo)，就要改變以往資產(chǎn)清查走馬觀花、勾完交差的做法，從三個方面完成現(xiàn)場盤點工作。一是要“查清楚”:盤點小組要對照盤點表逐房間驗看實物，核對使用年份、規(guī)格型號，如實登記相符、盤虧、盤盈情況，避免出現(xiàn)錯盤、漏盤，做到資產(chǎn)賬實“實質(zhì)相符”。二是要“問明白”:就發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況要與科室資產(chǎn)管理員、責(zé)任人進行溝通，弄明白每件資產(chǎn)盤盈、盤虧的原因。三是要“指導(dǎo)到位”:對于因為不及時辦理出入庫、轉(zhuǎn)移交接手續(xù)等原因形成的盤盈盤虧，要指導(dǎo)資產(chǎn)管理員補辦相關(guān)手續(xù)，對于標(biāo)簽脫落或漏打標(biāo)簽的資產(chǎn)要通知相關(guān)人員盡快補打、重新粘貼，要及時解答資產(chǎn)管理員提出的相關(guān)問題，并主動介紹資產(chǎn)管理責(zé)任落實的相關(guān)政策。

2.4 做好盤后事宜和定期回顧

盤點結(jié)束后，盤點小組要及時將盤點結(jié)果導(dǎo)入系統(tǒng)，產(chǎn)出實盤、相符、盤盈、盤虧四張報表，并要求科室負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字;根據(jù)盤點結(jié)果及時更新資產(chǎn)總賬和科室臺賬，正確計算科室運營成本;就盤點中發(fā)現(xiàn)的資產(chǎn)閑置及使用不飽和的情況及時反饋給資產(chǎn)管理科室，便于調(diào)劑或者多部門共享。

針對盤點情況，盤點小組應(yīng)定期撰寫盤點報告，提交給醫(yī)院決策層和相關(guān)部門。報告包括需要提交醫(yī)院處理的盤盈盤虧匯總結(jié)果，也包括根據(jù)原因追溯分析提出的優(yōu)化流程和分工調(diào)整的制度修訂建議［6］。盤點小組還要定期就如何提高盤點效率和質(zhì)量組織討論，使盤點流程和內(nèi)容逐步標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。我院采取品管圈的方法，使每科室現(xiàn)場盤點時間由平均184分鐘降低為120分鐘。

2.5 做好信息化支持

由于醫(yī)院固定資產(chǎn)品種多樣、專業(yè)性強，部分資產(chǎn)不容易識別，需要管理的屬性又包括品名、規(guī)格、價值、年限、位置、責(zé)任人等諸多內(nèi)容，手工盤點效率低下且容易出現(xiàn)錯漏、內(nèi)容不全面的情況，因此信息化支持在常態(tài)化盤點中至關(guān)重要。信息系統(tǒng)至少要在兩個方面起到支撐作用，一是支持使用RFID(無線射頻識別技術(shù))或條形碼技術(shù)，盤點時逐房間按次序進行掃碼，提高盤點的效率和準(zhǔn)確度［7］。二是盤點報表自動生成?，F(xiàn)場掃碼完成后，系統(tǒng)應(yīng)自動生成資產(chǎn)實盤表;要和財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)對接，自動生成資產(chǎn)相符、資產(chǎn)盤盈、資產(chǎn)盤虧三張報表及相關(guān)查詢報表［8］。

3 效果與討論

3.1 常態(tài)化盤點達(dá)到的效果

3.1.1 基本實現(xiàn)賬實相符 經(jīng)過兩年的時間，在完成第一輪常態(tài)化盤點之后，河南省腫瘤醫(yī)院已經(jīng)理清了之前由于新樓啟用、科室搬遷、管理不規(guī)范等歷史原因而帶來的固定資產(chǎn)賬目問題，摸清了家底，基本實現(xiàn)科室資產(chǎn)臺賬清晰，全院固定資產(chǎn)賬實相符。

3.1.2 實現(xiàn)固定資產(chǎn)制度、流程的持續(xù)改進 河南省腫瘤醫(yī)院在常態(tài)化盤點中發(fā)現(xiàn)入賬信息錄入不規(guī)范、資產(chǎn)調(diào)劑不規(guī)范、報廢不及時是導(dǎo)致科室資產(chǎn)賬實不符的主要原因。針對這些情況，我院加強了“資產(chǎn)入門關(guān)”、“內(nèi)部轉(zhuǎn)移關(guān)”、“資產(chǎn)報廢關(guān)”三個環(huán)節(jié)的管理，要求:資產(chǎn)驗收入庫時，要對照合同和實物，準(zhǔn)確記錄資產(chǎn)價值、型號規(guī)格、使用科室等信息，尤其是廠家贈送的資產(chǎn)也要登記入賬;資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移時，要求使用科室辦理交接手續(xù)，資產(chǎn)管理部門審批，及時在信息系統(tǒng)中調(diào)整，杜絕資產(chǎn)的隨意變動;資產(chǎn)報廢時，要求使用科室及時申請、辦理相關(guān)報批手續(xù)，資產(chǎn)管理科室及時組織鑒定并及時回收、統(tǒng)一保管和處理報廢資產(chǎn)。

3.1.3 資產(chǎn)管理意識大大加強 實地盤點過程中，來自財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門組成的盤點小組通過和使用科室資產(chǎn)責(zé)任人、資產(chǎn)管理員密切溝通，傳達(dá)資產(chǎn)制度制定方的管理理念和方法，實現(xiàn)制度由上及下的推廣;同時，通過對資產(chǎn)新購、轉(zhuǎn)移、報廢、標(biāo)簽管理等問題的正確處理方法，資產(chǎn)與科室成本、獎金的關(guān)系，資產(chǎn)丟失、損壞所面臨的處罰措施等相關(guān)政策的講解和引導(dǎo)，逐步培養(yǎng)使用部門、資產(chǎn)管理部門良好的資產(chǎn)管理習(xí)慣，最終形成積極的管理文化，使各部門從原來的排斥、消極應(yīng)對，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榕浜?、主動的參與。

3.2 常態(tài)化盤點存在的不足

3.2.1 對資產(chǎn)效能關(guān)注不足，盤點內(nèi)涵有待豐富目前常態(tài)化盤點的焦點仍是核對賬實、摸清家底，對資產(chǎn)明顯閑置和效能明顯不足的情況也做了關(guān)注，但是資產(chǎn)的效益實施情況卻沒有客觀全面的評價。從價值管理的角度來看，資產(chǎn)購買活動只要完成，醫(yī)院成本就已產(chǎn)生，如果資產(chǎn)不能給醫(yī)院帶來預(yù)期的經(jīng)濟回報，閑置、毀損和丟失帶來的浪費效果等同的。

3.2.2 信息化工具使用的不夠充分，盤點手段有待優(yōu)化 常態(tài)化盤點工作主要包括盤點、資料整理和溝通三部分，后者必須由盤點人員來完成，而盤點和資料整理則可以通過信息化手段來實現(xiàn)，既可以有效提高效率，又可以降低錯誤機率。

3.2.3 空間資源沒有被重視，盤點范圍有待擴大

對醫(yī)院而言，所有稀缺的都是需要進行管理的，房屋空間資源無疑也是醫(yī)院經(jīng)過經(jīng)濟投入形成的稀缺資源。雖然房屋建筑物形成的房間幾乎不存在盤盈盤虧的可能，但對寸土寸金的醫(yī)院而言，讓每個房間充分使用，發(fā)揮效能也應(yīng)該列入管理計劃。在盤點過程中，我們也發(fā)現(xiàn)，一方面是住院床位緊張，一方面不乏部分房間放置雜物或長期空置的現(xiàn)象?；谶@種情況，河南省腫瘤醫(yī)院自今年下半年開始，啟動了房屋登記和資產(chǎn)管理計劃，一方面為院內(nèi)每個房間登記編號，明確責(zé)任科室和責(zé)任人，實現(xiàn)動態(tài)管理;另一方面，將房間內(nèi)的資產(chǎn)和房間關(guān)聯(lián)，為資產(chǎn)建立更清晰的坐標(biāo)。

［1］韓斌斌.公立醫(yī)院固定資產(chǎn)實施精細(xì)化管理的思考［J］.中國醫(yī)院，2015，19(9):58-60.

［2］周 晗，高 山.基于內(nèi)部控制的公立醫(yī)院資產(chǎn)管理模式研究［J］.中國醫(yī)院，2016，20(4):27-29.

［3］張友舜.PDCA循環(huán)在醫(yī)院固定資產(chǎn)賬實管理中的應(yīng)用［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2016，16(8):1229-1230.

［4］黃 堅，陳偉全，管玉梅，等.精益管理在我院固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2015，15(12):135-137.

［5］鄭峰斌，陳慧娟，鄭 煒，等.大型醫(yī)療機構(gòu)資產(chǎn)管理組織機構(gòu)的建立與實踐［J］.經(jīng)濟師，2015(3):257-261.

［6］張允譯.醫(yī)院資產(chǎn)清查工作的實踐與優(yōu)化［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2016(18):12-13.

［7］彭丹丹，張蓓，閆 華，等.HRP架構(gòu)下醫(yī)院固定資產(chǎn)盤點系統(tǒng)建設(shè)與完善——基于北京大學(xué)人民醫(yī)院實踐［J］.中國醫(yī)療設(shè)備，2013，28(4):17-19.

［8］周 鈺，繆建成，吳 攀，等.支持混合條碼技術(shù)的醫(yī)院固定資產(chǎn)動態(tài)管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2016，37(6):57-60.

A Consideration about Hospital How to Develop the Normalized Inventory of Fixed Assets-Using Cancer Hospital of Henan for Example

HAN Binbin，MA Yingqi，CHEN Shuhui

Normalized inventory of Fixed Assets has a great effect on ensuring the safety and integrity of assets，simultaneously proving use efficiency and management.The article taking the practice of Cancer Hospital of Henan for example，elaborates the necessity，conditions，specific practices and the result of producing normalized inventory of fixed assets，at the same time thinks about and discusses the improve direction.

Fixed assets;Normalized Inventory of Fixed Assets;Information

Cancer Hospital of Henan，Zhengzhou，Henan450008，China

R197.322

:Adoi:10.3969/j.issn.1671-332X.2016.12.044

河南省軟科學(xué)研究計劃項目(編號:162400410089)

韓斌斌 馬穎奇 陳淑慧:河南省腫瘤醫(yī)院 河南鄭州 450008