淺談房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)采購管理

文/杜巖﹑劉欣 中交投資有限公司 北京100029

淺談房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)采購管理

文/杜巖﹑劉欣 中交投資有限公司 北京100029

房地產(chǎn)企業(yè)的招標(biāo)采購管理是選擇供應(yīng)商的重要手段，也是成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文從房地產(chǎn)企業(yè)總部與項(xiàng)目公司的職責(zé)﹑招標(biāo)采購的準(zhǔn)備工作﹑評標(biāo)及定標(biāo)過程注意事項(xiàng)﹑合同簽訂事宜等幾個方面說明房地產(chǎn)企業(yè)的招標(biāo)采購管理工作。

招標(biāo)采購；供應(yīng)商；評標(biāo)；定標(biāo)；合同

引言

招標(biāo)采購是指按考察﹑入圍﹑發(fā)標(biāo)﹑投標(biāo)﹑開標(biāo)﹑評標(biāo)﹑定標(biāo)的程序確定中標(biāo)單位的采購形式。其內(nèi)涵是遵守規(guī)范的招標(biāo)程序，通過充分﹑公平的競爭，獲得最優(yōu)性價比的產(chǎn)品和服務(wù)的采購模式。招標(biāo)采購管理在房地產(chǎn)企業(yè)中占據(jù)重要地位，招標(biāo)既是擇優(yōu)選擇供應(yīng)商的重要手段，也是成本控制的重要環(huán)節(jié)，這是項(xiàng)目有序開展順利進(jìn)行的有效保證。下面從幾個方面談一談如何做好房地產(chǎn)企業(yè)的招標(biāo)采購管理。

1、明確公司總部與項(xiàng)目公司的職責(zé)

房地產(chǎn)企業(yè)的招標(biāo)采購管理一般分為公司總部與項(xiàng)目公司兩級開展，公司總部和項(xiàng)目公司各有不同職責(zé)。

1.1 公司總部的主要職責(zé)

編制采購管理實(shí)施制度，并依據(jù)執(zhí)行情況進(jìn)行適應(yīng)性修訂；審核各開發(fā)項(xiàng)目合約規(guī)劃﹑采購計劃；負(fù)責(zé)房地產(chǎn)戰(zhàn)略采購的組織工作；審查項(xiàng)目公司審批權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)工作；審批﹑監(jiān)督超項(xiàng)目公司權(quán)限的采購入圍和定標(biāo)工作；協(xié)助各項(xiàng)目公司建立修訂各自的采購管理相關(guān)指引性文件。

1.2 項(xiàng)目公司的主要職責(zé)

依據(jù)公司總部招標(biāo)實(shí)施制度，擬定本項(xiàng)目公司的采購管理作業(yè)指引，并報公司總部備案；組織并負(fù)責(zé)由項(xiàng)目公司主責(zé)的采購工作；編制本項(xiàng)目公司管理的開發(fā)項(xiàng)目采購計劃；協(xié)助公司總部完成各類戰(zhàn)略采購工作。

2、做好充足準(zhǔn)備工作

項(xiàng)目公司應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目合約規(guī)劃編制招標(biāo)采購計劃，采購計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：招標(biāo)項(xiàng)目名稱和采購內(nèi)容；各項(xiàng)招標(biāo)的發(fā)標(biāo)﹑定標(biāo)﹑進(jìn)場等主要時間節(jié)點(diǎn)；各項(xiàng)采購的主責(zé)人﹑配合人﹑采購方式及合約形式等。在單項(xiàng)采購工作實(shí)施前，必須首先明確該項(xiàng)采購對應(yīng)的合約規(guī)劃項(xiàng)目及其目標(biāo)成本。

2.1 考察及入圍單位確定

應(yīng)根據(jù)企業(yè)招標(biāo)的積累建立供應(yīng)商信息庫，供應(yīng)商信息庫現(xiàn)有的合格供應(yīng)商，可不進(jìn)行考察，直接入圍；供應(yīng)商信息庫以外的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行考察?？疾炜赏ㄟ^書面文件審核﹑實(shí)地考察或二者結(jié)合的方式進(jìn)行?？疾煊刹少徶髫?zé)人負(fù)責(zé)組織，參與人可以包括項(xiàng)目公司相關(guān)的工程﹑成本與設(shè)計人員等。完成考察后，相關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫形成考察報告。當(dāng)進(jìn)行工程或貨物類采購時，如設(shè)計認(rèn)為有需要提供樣品，應(yīng)要求被考察供應(yīng)商提供樣品或樣板，經(jīng)設(shè)計確認(rèn)合格后，才可以進(jìn)入入圍名單。

2.2 確定合同形式并編制招標(biāo)文件

在編制招標(biāo)文件前，應(yīng)首先確定合同形式。常規(guī)的合同形式采用方式有：施工圖紙完備﹑施工工藝成熟﹑市場行情穩(wěn)定的情況下，應(yīng)采用固定總價合同形式；當(dāng)施工圖紙不完備或深度不夠時，可以采用模擬清單方式招標(biāo)，但應(yīng)盡量對除模板外的措施費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行包干；當(dāng)采用模擬清單招標(biāo)時，應(yīng)依據(jù)施工圖和合同約定的計價原則完成組價工作，施工總承包工程應(yīng)于60日內(nèi)完成，其它專業(yè)工程于30日內(nèi)完成。

3、做好評標(biāo)工作

評標(biāo)工作是做好招標(biāo)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)由企業(yè)總部牽頭組織項(xiàng)目公司成立評標(biāo)委員會進(jìn)行，評標(biāo)包括技術(shù)標(biāo)評標(biāo)和商務(wù)標(biāo)評標(biāo)。技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)的評標(biāo)應(yīng)分開進(jìn)行。

3.1 技術(shù)標(biāo)評標(biāo)

技術(shù)標(biāo)評標(biāo)的參與人應(yīng)包括：項(xiàng)目相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人﹑項(xiàng)目工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)人﹑項(xiàng)目設(shè)計人員。技術(shù)負(fù)責(zé)人匯總評標(biāo)意見并編寫技術(shù)澄清問卷，視需要可組織技術(shù)澄清會，歷次的澄清答疑文件均將作為招標(biāo)過程文件進(jìn)入合同文本，最后形成技術(shù)標(biāo)評標(biāo)報告。由于在入圍時已對投標(biāo)單位的資格和能力進(jìn)行了確認(rèn)，并統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此在技術(shù)標(biāo)評標(biāo)時原則上不做技術(shù)排名，僅評定“合格”或“不合格”。如技術(shù)標(biāo)中存在重要內(nèi)容缺項(xiàng)或嚴(yán)重技術(shù)缺陷，不響應(yīng)招標(biāo)文件中的關(guān)鍵技術(shù)條款，可給予該技術(shù)標(biāo)“不合格”的評定。因招標(biāo)文件中已規(guī)定了工期，因此只要滿足招標(biāo)文件要求，均應(yīng)視為能夠符合工程進(jìn)度的要求。因此，對主動提出競爭性工期的投標(biāo)單位，不應(yīng)在商務(wù)標(biāo)評標(biāo)中進(jìn)行特別處理。評標(biāo)報告最終需形成符合或不符合本次招標(biāo)技術(shù)要求的結(jié)論。技術(shù)標(biāo)合格的投標(biāo)單位不能少于3家，如發(fā)生合格投標(biāo)單位少于3家的情況，須組織重新招標(biāo)工作。

3.2 商務(wù)標(biāo)評標(biāo)

商務(wù)標(biāo)評標(biāo)的參與人員，原則上人數(shù)不宜超過3人。商務(wù)標(biāo)評標(biāo)中，評標(biāo)人員應(yīng)對算術(shù)錯誤﹑多項(xiàng)﹑漏項(xiàng)﹑單價內(nèi)容描述不清﹑價格不合理﹑清單數(shù)量不準(zhǔn)確以及付款方式等內(nèi)容進(jìn)行澄清，并編寫商務(wù)標(biāo)澄清問卷。歷次的澄清答疑文件均應(yīng)作為招標(biāo)過程文件進(jìn)入合同文本，最后形成商務(wù)標(biāo)評標(biāo)報告，報告需反映各投標(biāo)單位的價格變化情況。為避免投標(biāo)單位在首輪投標(biāo)中虛報高價，對首次開標(biāo)后的最高報價，如果經(jīng)初步評審，次高報價無明顯的漏缺項(xiàng)，且最高報價高出次高報價10%以上的，可以不再對最高報價進(jìn)行評標(biāo)或澄清。此要求必須在招標(biāo)文件中明確。其他投標(biāo)價較高的單位，是否進(jìn)入評標(biāo)或澄清環(huán)節(jié)，由評標(biāo)委員會根據(jù)實(shí)際情況自行確定。但進(jìn)入評標(biāo)和澄清環(huán)節(jié)的投標(biāo)單位，不得少于2家；當(dāng)較低價的投標(biāo)單位報價較為接近時（1%以內(nèi)，且不超過30萬），如確有需要，可以對報價較低的最低價和次低價單位進(jìn)行讓利詢價。評標(biāo)人在讓利詢價前必須向相應(yīng)授權(quán)人詳細(xì)說明原因，授權(quán)人同意后才可以進(jìn)行讓利詢價。根據(jù)詢價后的總價排序，在技術(shù)標(biāo)合格的基礎(chǔ)上，推薦確定中標(biāo)單位；當(dāng)評標(biāo)中發(fā)現(xiàn)最低價高出該項(xiàng)合約規(guī)劃的目標(biāo)成本3%以上時，應(yīng)分析原因，并視情況決定是否組織重新招標(biāo)。若決定不進(jìn)行重新招標(biāo)，以現(xiàn)有投標(biāo)單位定標(biāo)時，必須在定標(biāo)簽報正文中對此情況及目標(biāo)成本調(diào)劑情況作出詳細(xì)說明。

商務(wù)標(biāo)評標(biāo)中，由于投標(biāo)單位的失誤或?qū)φ型稑?biāo)文件的修改，有時需要對投標(biāo)單位的總價進(jìn)行修正才可以排名：

（1）對于本屬于暫定數(shù)量的項(xiàng)目，投標(biāo)單位對數(shù)量做出修正的，應(yīng)將修正的數(shù)額增加或減去，以恢復(fù)招標(biāo)文件給定的暫定數(shù)量。應(yīng)要求投標(biāo)單位對此點(diǎn)進(jìn)行澄清，澄清后對總價進(jìn)行修正；

（2）對于投標(biāo)單位自行增加了承包范圍以外的項(xiàng)目，應(yīng)要求投標(biāo)單位對此部分項(xiàng)目進(jìn)行澄清，澄清后將這部分金額剔除；

（3）投標(biāo)單位的算術(shù)錯誤應(yīng)在澄清中提出，并對其總價進(jìn)行修正；

（4）投標(biāo)單位遺漏的和未報價的項(xiàng)目，應(yīng)在澄清中提出，并對其總價進(jìn)行修正；

（5）投標(biāo)單位單價不合理﹑過高或過低的項(xiàng)目，應(yīng)在澄清中提出，并要求投標(biāo)單位對此部分單價進(jìn)行澄清，澄清后對總價進(jìn)行修正；

（6）在澄清過程中，如招標(biāo)人 對工作內(nèi)容﹑承包范圍﹑工藝和材料檔次，技術(shù)要求﹑投標(biāo)單位責(zé)任作出了調(diào)整，應(yīng)允許投標(biāo)單位進(jìn)行單價和總價的調(diào)整與修正，以修正后的總價參與排名；

（7）如果投標(biāo)單位在澄清中擅自調(diào)整所發(fā)的澄清內(nèi)容之外的項(xiàng)目的報價，自行調(diào)整項(xiàng)的金額將不參與總價的修正，以調(diào)整前的總價作為排名依據(jù)；

（8）在完成澄清﹑總價修正工作后，可以根據(jù)修正后的總價排名，在技術(shù)標(biāo)合格的基礎(chǔ)上，直接推薦確定中標(biāo)單位。

4、定標(biāo)注意事項(xiàng)

最終定標(biāo)按照招標(biāo)文件約定的定標(biāo)原則確定，大多數(shù)定標(biāo)以合理低價中標(biāo)為原則，這個過程中的注意事項(xiàng)包括：

4.1 對不合理低價的判斷應(yīng)堅持謹(jǐn)慎﹑細(xì)致的原則。當(dāng)一個或多個供應(yīng)商的價格被判定為不合理低價時，評標(biāo)人應(yīng)在評標(biāo)報告中對不合理原因作出詳細(xì)說明以及擬推薦的中標(biāo)單位及中標(biāo)價。嚴(yán)禁發(fā)生對不合理低價不做任何說明或只在附件中做出說明而直接另行確定中標(biāo)單位的情況。

4.2 原則上以簽報形式上報公司總部進(jìn)行定標(biāo)事項(xiàng)的流轉(zhuǎn)﹑簽批。定標(biāo)流程的參與人員至少應(yīng)包括采購主責(zé)人﹑采購相關(guān)部門負(fù)責(zé)人﹑項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。當(dāng)有不同意見或情況較為復(fù)雜時，應(yīng)以定標(biāo)會的形式確定，定標(biāo)后以紀(jì)要的形式直接報上一級主管人員審批。

5、根據(jù)定標(biāo)結(jié)果進(jìn)行合同簽訂

確定中標(biāo)單位后，由采購主責(zé)人填寫相關(guān)通知，發(fā)送至中標(biāo)單位。采購主責(zé)人負(fù)責(zé)整理招標(biāo)過程全部的往來函件，形成完整的合同文件，合同審批結(jié)束后，要求對方進(jìn)行簽署蓋章。中標(biāo)單位交回合同文件后，經(jīng)辦人員應(yīng)檢查合同文件有無改動，如無改動，采購主責(zé)人或相關(guān)人員發(fā)起用章申請，經(jīng)項(xiàng)目公司蓋章后完成合同簽訂。

結(jié)語：

明確管控職責(zé)，做好招標(biāo)管理全過程的計劃準(zhǔn)備，入圍供應(yīng)商提前把關(guān)，按照招標(biāo)文件做好技術(shù)標(biāo)與商務(wù)標(biāo)的評標(biāo)工作，在評標(biāo)中及時發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行反饋處理，最終形成評標(biāo)報告，作為定標(biāo)依據(jù)，根據(jù)定標(biāo)結(jié)果簽訂合同，這是整個招標(biāo)采購工作的全過程管理，按照規(guī)范的程序進(jìn)行，對于房地產(chǎn)企業(yè)就會達(dá)到招標(biāo)的目的，選擇出合適的供應(yīng)商，使項(xiàng)目成本可控, 為項(xiàng)目的有序開展提供保證。

[1]中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例.中華人民共和國國務(wù)院令第613號.

[2]中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法.中華人民共和國主席令（九屆第21號）.

[3]王瑞芝.建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo).中國電力出版社,2012.3.

[4]李楓.淺議建筑工程招標(biāo)采購的控制措施[J].中國房地產(chǎn)業(yè).2015.11