有效提高投標(biāo)文件的編寫質(zhì)量

文/劉洪華 通號(hào)（長沙）軌道交通控制技術(shù)有限公司 湖南 長沙 410100

有效提高投標(biāo)文件的編寫質(zhì)量

文/劉洪華 通號(hào)（長沙）軌道交通控制技術(shù)有限公司 湖南 長沙 410100

投標(biāo)文件對(duì)于一個(gè)工程來說起到了至關(guān)重要的作用，投標(biāo)文件的組成部分有很多。作者在對(duì)投標(biāo)文件的編制進(jìn)行了長期的跟蹤和分析，通過不斷分析與對(duì)其的總結(jié)來撰寫本文，本文主要針對(duì)投標(biāo)文件質(zhì)量問題以及對(duì)如何有效提高投標(biāo)文件的編寫質(zhì)量進(jìn)行描述。

投標(biāo)文件；質(zhì)量

1.前言

在針對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行一系列的探討，本文作者深刻的體會(huì)到了招標(biāo)文件的重要性。接下來本文就對(duì)工程招標(biāo)的各個(gè)步驟進(jìn)行詳細(xì)的描述，并對(duì)其中各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題以及如何才能提高其在投標(biāo)文件編寫過程中的質(zhì)量。本文主要對(duì)投標(biāo)前的資料收集、投標(biāo)策劃書的編寫、投標(biāo)過程管理以及投標(biāo)信息庫的建立這幾個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)分析與論述。

2.如何提高投標(biāo)文件的質(zhì)量

2.1 投標(biāo)前期信息收集

（1）經(jīng)營工作包括市場調(diào)查及信息收集處理、項(xiàng)目跟蹤、工程投標(biāo)等階段以及貫穿經(jīng)營承攬全過程的公關(guān)工作、市場維護(hù)工作。

（2）做好區(qū)域內(nèi)工程交易中心的備案工作，研究各行業(yè)、各單位的招投標(biāo)政策，分析把握其市場規(guī)律，統(tǒng)一管理和使用經(jīng)營要素，營造良好的區(qū)域市場環(huán)境，及時(shí)掌握區(qū)域內(nèi)工程項(xiàng)目的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、進(jìn)展動(dòng)態(tài)；篩選重點(diǎn)信息，確定項(xiàng)目跟蹤目標(biāo)，制定年度重點(diǎn)項(xiàng)目跟蹤計(jì)劃和方案，對(duì)工程信息實(shí)施全方位、多層次的跟蹤；

（3）根據(jù)所收集的信息對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行落實(shí)，在依據(jù)其招標(biāo)條件進(jìn)行準(zhǔn)確的準(zhǔn)備，需要按照現(xiàn)行規(guī)定履行審批、核準(zhǔn)、備案的手續(xù)，這些是前期必備的手續(xù)之一。

（4）在進(jìn)行投標(biāo)前對(duì)該項(xiàng)目的大小進(jìn)行判斷，依據(jù)項(xiàng)目實(shí)施需求確定資金投入策劃。有相應(yīng)的資金或資金來源已經(jīng)落實(shí)，資金鏈?zhǔn)钦麄€(gè)投標(biāo)最主要的一個(gè)項(xiàng)目。

（5）在確定投標(biāo)是應(yīng)確定建設(shè)項(xiàng)目法人已經(jīng)成立，這是保證投標(biāo)人的一些安全性問題，在這樣的條件下，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行有效的撰寫可以大大的提高其質(zhì)量，加大投標(biāo)成功的機(jī)率。

（6）其次，對(duì)項(xiàng)目的招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、招標(biāo)組織形式應(yīng)當(dāng)履行核準(zhǔn)手續(xù)的進(jìn)行核準(zhǔn)，這是投標(biāo)前最關(guān)鍵的確定環(huán)節(jié)，多做這一步能夠更加確定招標(biāo)項(xiàng)目的具體目標(biāo)性。

（7）在投標(biāo)時(shí)準(zhǔn)備好投標(biāo)所需要的圖紙及技術(shù)資料，這些都是整個(gè)投標(biāo)文件的一個(gè)技術(shù)支持，它能夠看出投標(biāo)人的一個(gè)技術(shù)信息以及能力。

2.2 投標(biāo)策劃書

組建投標(biāo)小組，制定投標(biāo)工作計(jì)劃，編制投標(biāo)策劃書；投標(biāo)策劃書主要內(nèi)容有：投標(biāo)工作范圍與要求、編標(biāo)人員職責(zé)及任務(wù)分配、投標(biāo)工作的進(jìn)度安排及節(jié)點(diǎn)安排、投標(biāo)所需要的投標(biāo)保證金、證件原價(jià)等辦理、投標(biāo)溝通和信息管理。

2.3 過程管理和投標(biāo)總結(jié)

（1）收到投標(biāo)邀請(qǐng)書并購得招標(biāo)文件后，組織相關(guān)部門及編標(biāo)人員對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定企業(yè)是否有能力滿足招標(biāo)文件要求；安排商務(wù)、施組、報(bào)價(jià)及有關(guān)人員在規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)參加業(yè)主組織的標(biāo)前會(huì)，認(rèn)真研究招標(biāo)文件，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向業(yè)主提交書面答疑資料，澄清問題。

投標(biāo)文件嚴(yán)格遵照招標(biāo)文件及評(píng)標(biāo)辦法要求編制，根據(jù)分工，遵照初審、復(fù)核、終審。

（2）施工組織設(shè)計(jì)

編制施工組織設(shè)計(jì)文件要充分體現(xiàn)針對(duì)性、先進(jìn)性、科學(xué)性、創(chuàng)新性、合理性。要吃透招標(biāo)文件和圖紙，全面收集技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、同類施工工藝工法、指導(dǎo)性施組設(shè)計(jì)等編標(biāo)資料。抓好標(biāo)書的換手復(fù)核工作。

（3）報(bào)價(jià)文件

編制報(bào)價(jià)文件要根據(jù)招標(biāo)文件要求，緊密結(jié)合施工組織設(shè)計(jì)文件，選準(zhǔn)預(yù)算編制辦法和定額，正確使用預(yù)算編制軟件，搞好單價(jià)分析，科學(xué)制定不平衡報(bào)價(jià)方案，準(zhǔn)確計(jì)算工程量清單報(bào)價(jià)，合現(xiàn)制定降造措施，抓好標(biāo)書的復(fù)核工作。加強(qiáng)對(duì)最終報(bào)價(jià)的保密管理，嚴(yán)格控制知情范圍，防止商業(yè)機(jī)密泄露。

（4）商務(wù)文件

編制商務(wù)文件要充分響應(yīng)招標(biāo)文件的要求，注重對(duì)招標(biāo)文件條款的領(lǐng)會(huì)，合理確定投標(biāo)承諾等內(nèi)容，充分利用企業(yè)的資信、業(yè)績等資源，編制好相關(guān)商務(wù)資料，抓好校核、互核，防止出現(xiàn)漏項(xiàng)、錯(cuò)訛等失誤。

（5）投標(biāo)總結(jié)，是對(duì)完成的投標(biāo)全過程情況進(jìn)行回顧、匯總和深入分析，并做出客觀評(píng)價(jià)，以便對(duì)以后的投標(biāo)工作產(chǎn)生導(dǎo)向性。投標(biāo)結(jié)束后，把業(yè)主方資審文件、招標(biāo)文件、答疑補(bǔ)遺、遞交資審申請(qǐng)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄等資料制成電子版本收集歸檔，設(shè)專人負(fù)責(zé)。協(xié)助辦理合同簽訂及投標(biāo)保證金回收等事宜。

2.4 信息庫的建立

完善的基礎(chǔ)資料能夠確保編制標(biāo)書的順利進(jìn)行。加強(qiáng)資料庫的建設(shè)，不斷對(duì)人員、業(yè)績、資信資料進(jìn)行了補(bǔ)充、更新。利用網(wǎng)絡(luò)、工程交易中心、社會(huì)關(guān)系及協(xié)作伙伴設(shè)法收集建設(shè)規(guī)劃及工程信息，建立工程招標(biāo)信息庫。

商務(wù)資料庫：商務(wù)資料更新及歸口管理，資質(zhì)升級(jí)、新簽合同（中標(biāo)通知書和合同協(xié)議書掃描件、項(xiàng)目情況表）、已完工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或業(yè)主提供的業(yè)績證明、大型機(jī)械設(shè)備購置發(fā)票掃描件等資料。

技術(shù)標(biāo)書庫：歷年的投標(biāo)文件，外部標(biāo)書，常規(guī)施工工藝等。

報(bào)價(jià)資料庫：主要含年度工程建設(shè)材料基期價(jià)格、工程預(yù)算定額等報(bào)價(jià)文件，開標(biāo)報(bào)價(jià)記錄。

投標(biāo)信息庫內(nèi)各種信息隨著項(xiàng)目的進(jìn)展變化較快，要保持投標(biāo)信息庫動(dòng)態(tài)管理，內(nèi)容及時(shí)更新。編標(biāo)時(shí)能迅速、準(zhǔn)確地找到所需的資料，提高編標(biāo)的快捷性和準(zhǔn)確性，節(jié)省標(biāo)書編制時(shí)間，提高標(biāo)書編制的質(zhì)量。

2.5 編制招標(biāo)文件應(yīng)堅(jiān)持針對(duì)性原則

針對(duì)性原則，就是要根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的特性編制招標(biāo)文件，力求真實(shí)、明確的反映招標(biāo)項(xiàng)目的真實(shí)情況。招標(biāo)投標(biāo)是在市場經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)行的大宗貨物買賣、工程建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)包與承包、服務(wù)項(xiàng)目的采購與提供時(shí)所采用的一種交易方式。招標(biāo)投標(biāo)涉及的內(nèi)容非常廣泛，差異性是招標(biāo)采購項(xiàng)目的基本特征。例如，大宗貨物的采購和工程建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)包存在著明顯差異，在編寫招標(biāo)文件時(shí)就不能一概而論。在工程建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)中，每個(gè)工程項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)、對(duì)投標(biāo)單位資質(zhì)要求、工期及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求都不一樣，編制招標(biāo)文件必然存在差異。正是由于這種差異性的存在，在編制招標(biāo)文件的過程中就應(yīng)該具有針對(duì)性，針對(duì)不同招標(biāo)項(xiàng)目的個(gè)性要求和實(shí)際情況來編制招標(biāo)文件，如：評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同主要條款、技術(shù)規(guī)格要求、工期及質(zhì)量要求等等。這樣，才能針對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目的個(gè)性特征及需要，編制合格的招標(biāo)文件，通過合理的評(píng)標(biāo)方法和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)選出最適合該招標(biāo)項(xiàng)目的中標(biāo)人。

結(jié)束語：

根據(jù)本文的描述可以看出，在工程投標(biāo)書以及文件的質(zhì)量方面能夠得到提升的空間非常之大。同時(shí)，我們在進(jìn)行一系列的投標(biāo)文件分析中可以發(fā)現(xiàn)，提高其質(zhì)量基本靠各個(gè)方面的細(xì)節(jié)。希望本文對(duì)工程方面項(xiàng)目的投標(biāo)者有一定的幫助。

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