淺析“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下中學(xué)生檔案管理工作

◆孫翠云

(山東省菏澤第一中學(xué))

淺析“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下中學(xué)生檔案管理工作

◆孫翠云

(山東省菏澤第一中學(xué))

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代是一個(gè)充滿機(jī)遇和挑戰(zhàn)的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能適應(yīng)新時(shí)代下檔案管理工作的深度和高度，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作需要有效地整合和科學(xué)地規(guī)范。同時(shí)，也將為檔案管理工作帶來(lái)便捷和科學(xué)合理的管理。中學(xué)階段形成的學(xué)生檔案，不僅是一種以文字記載表格式的個(gè)人成長(zhǎng)史，更是一種信息資源，對(duì)于學(xué)生的進(jìn)入高一級(jí)學(xué)府以及融入社會(huì)發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，中學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化將成為急需探索和實(shí)踐的重要課題。

“互聯(lián)網(wǎng)+” 中學(xué)生 檔案管理

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”學(xué)生檔案管理的重要意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”是以互聯(lián)網(wǎng)為工具，信息流通與共享程度更高，創(chuàng)造性地將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)企業(yè)、產(chǎn)業(yè)相融合，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更高效，提供更精準(zhǔn)、更個(gè)性、人性化服務(wù)的一種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)形態(tài)。在這一新的時(shí)期，檔案管理工作必須要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理的新思路進(jìn)行研究和探索，從而使得檔案管理不再是簡(jiǎn)單的掃描編輯、查詢共享，而是更加高效的發(fā)揮學(xué)生檔案管理價(jià)值。國(guó)務(wù)院總理李克強(qiáng)在全國(guó)人大會(huì)議上作政府工作報(bào)告時(shí)提出，國(guó)家要制定“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略；2015年3月，李克強(qiáng)在回答記者問(wèn)中，再次提到“讓中國(guó)經(jīng)濟(jì)站在‘互聯(lián)網(wǎng)+’的風(fēng)口”。這代表著政府對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的態(tài)度，“互聯(lián)網(wǎng)+”由概念、愿景，上升為一個(gè)正在崛起的偉大民族的國(guó)家戰(zhàn)略。檔案管理從本質(zhì)上說(shuō)是一種信息管理，而互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代歸根到底也是一個(gè)信息時(shí)代，檔案管理更應(yīng)該感到如魚(yú)得水，而不是躡手躡腳。“互聯(lián)網(wǎng)+”將給簡(jiǎn)單的檔案管理模式注入新的活力，而當(dāng)前檔案管理工作如何從過(guò)去簡(jiǎn)單管理模式向“互聯(lián)網(wǎng)+”管理模式有效合理的轉(zhuǎn)型，將是目前檔案工作者的重要課題，意義重大。

二、中學(xué)生檔案管理工作的重要作用

《中華人民共和國(guó)檔案法》中明確規(guī)定：“檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！边@是法理規(guī)定的檔案定義，同時(shí)也明確了檔案管理的重要作用。中華民族的發(fā)展歷程正是各類專家對(duì)不同時(shí)期檔案資料整理、推敲才得以呈現(xiàn)，檔案在我們社會(huì)的各個(gè)方面無(wú)時(shí)無(wú)刻不在發(fā)揮著重要作用。同樣，中學(xué)生檔案具有綜合反映學(xué)生在校期間德、智、體、美多方面發(fā)展的作用，是影響中學(xué)生學(xué)習(xí)階段甚至終身的重要資料。中學(xué)階段形成的學(xué)生檔案是以文字、表格等形式記載學(xué)生個(gè)人的成長(zhǎng)史，是班主任和各科教師了解、掌握學(xué)生學(xué)習(xí)情況的重要渠道，也是中學(xué)為社會(huì)和高一級(jí)學(xué)校提供的真實(shí)信息。當(dāng)前在迅速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢(shì)下管理好中學(xué)生檔案，不但可以充分展現(xiàn)出學(xué)生本人德、智、體的發(fā)展?fàn)顩r，同時(shí)，也可以使學(xué)校的辦學(xué)水平得以提高，學(xué)校教育質(zhì)量得到提升。筆者通過(guò)多年的工作體會(huì)，要搞好中學(xué)生檔案的現(xiàn)代化管理，一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視，加大對(duì)中學(xué)生檔案管理的支持力度；二是學(xué)校檔案管理者要高度負(fù)責(zé)，要有一絲不茍的工作態(tài)度；三是需要廣大師生的密切配合，大家齊心協(xié)力，才能高質(zhì)量地完成中學(xué)生的檔案管理工作，才能更好地發(fā)揮學(xué)生檔案在高校招生、軍隊(duì)征兵、社會(huì)招工及學(xué)校教育教學(xué)管理中的積極作用。

三、目前中學(xué)生檔案管理工作存在的不足

現(xiàn)在的中學(xué)檔案室建設(shè)水平參差不齊，有的學(xué)校存放學(xué)生檔案的柜子仍是其他部門淘汰下來(lái)的，不能滿足保護(hù)檔案的需要，基礎(chǔ)設(shè)施較為缺乏。同時(shí)，在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制和管理體制比較落后，缺乏一個(gè)必要的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)在信息存儲(chǔ)、編輯、傳遞等方面不能與信息管理工作相適應(yīng)，缺乏有效的綜合統(tǒng)計(jì)分析能力，檔案管理的信息化程度偏低，信息化建設(shè)開(kāi)展難度大，學(xué)校的檔案更多的是實(shí)體檔案，大量的實(shí)體資料需要更多的時(shí)間和精力進(jìn)行整理、編排。在進(jìn)行學(xué)生檔案查找時(shí)，管理人員需要從大量的檔案信息中查找所需要的檔案，造成浪費(fèi)大量的時(shí)間。這種工作方式不僅要工作人員付出大量時(shí)間和精力，還嚴(yán)重降低了工作效率。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代中學(xué)生檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的發(fā)展，使數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸引領(lǐng)這個(gè)時(shí)代的潮流。在大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新的新形勢(shì)下，中學(xué)生檔案管理應(yīng)改造升級(jí)傳統(tǒng)管理方式，不斷發(fā)現(xiàn)并利用新的發(fā)展引擎。特別是隨著我國(guó)教育事業(yè)改革的不斷深化，電子信息管理在學(xué)校教育與管理工作中的重要作用日趨明顯。加上高校招生，電子檔案的產(chǎn)生，一些中學(xué)最原始、最基本、最重要的紙制檔案材料已無(wú)法完整地收集與積累。中學(xué)生檔案管理工作已向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，因此學(xué)校應(yīng)加大檔案管理的資金投入，逐步完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立適合本校使用的數(shù)據(jù)資源，統(tǒng)籌學(xué)校檔案信息，健全完善學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。充分利用互聯(lián)網(wǎng)功能，發(fā)揮學(xué)生檔案的存檔備查作用，通過(guò)將檔案目錄等公開(kāi)的內(nèi)容放到網(wǎng)上，學(xué)生、家長(zhǎng)和老師可以通過(guò)學(xué)校網(wǎng)站進(jìn)行查詢，通過(guò)用戶級(jí)別的設(shè)置規(guī)模查閱范圍。除了查閱之外，還可不斷開(kāi)發(fā)新的應(yīng)用方式，只有把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做得盡可能詳細(xì)，可以有效地進(jìn)行這些基本數(shù)據(jù)對(duì)于學(xué)生教育情況的分析和研究。

五、不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)“功在當(dāng)代，利在千秋”的事業(yè)，意義非凡。責(zé)任心是做好檔案管理工作的根本。很多檔案工作者在建立中學(xué)生檔案時(shí)，責(zé)任心不強(qiáng)，檔案歸類缺乏固定的位置，使用時(shí)常常找不到，容易造成檔案丟失或者損毀現(xiàn)象。檔案無(wú)論是對(duì)社會(huì)還是對(duì)個(gè)人而言都是十分重要的，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，筆者建議檔案管理部門，應(yīng)該根據(jù)本學(xué)校實(shí)際工作要求，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)、信息等專業(yè)人才，采取接收其他專業(yè)與檔案專業(yè)并重原則，使其專業(yè)人才與檔案專業(yè)人才知識(shí)互補(bǔ)，適應(yīng)信息化管理的需要。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理人才多元化，提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，提高道德修養(yǎng)，堅(jiān)守自已的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守學(xué)生檔案管理紀(jì)律，做好學(xué)生信息的保密工作。

六、不斷健全完善檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制

學(xué)生檔案既是一個(gè)人成長(zhǎng)中的一段重要經(jīng)歷，也是國(guó)家、社會(huì)、組強(qiáng)選拔人才的重要依據(jù)之一，如果這部分檔案不健全，將造成很大的麻煩。但中學(xué)生的檔案管理涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，從新生入學(xué)起，要統(tǒng)一建檔內(nèi)容，如學(xué)生登記表、中學(xué)生學(xué)籍卡、思想行為考核表、體格檢查表、體育合格情況表、獎(jiǎng)懲材料、入黨入團(tuán)材料等各資料；要及時(shí)建立學(xué)生檔案；要規(guī)范檔案的書寫要求；要制定完善轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)等相關(guān)的各項(xiàng)手續(xù)；要做好考生的組檔等各項(xiàng)工作。

筆者認(rèn)為，在學(xué)校管理中，必須保證檔案管理的規(guī)范化，保證檔案管理工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，在學(xué)校范圍內(nèi)統(tǒng)一各部門管理標(biāo)準(zhǔn)及工作流程。要建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)定，制定并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，以保證工作人員能夠根據(jù)規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)管理。按照國(guó)家檔案法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持依法開(kāi)展檔案工作，明確應(yīng)有的懲罰措施，同時(shí)加大對(duì)檔案管理人員的普法宣傳，讓他們成為檔案法的宣傳員，并對(duì)開(kāi)展檔案工作的必要性和重要性有清晰的把握。要制定并完善中學(xué)生檔案監(jiān)督管理機(jī)制，嚴(yán)格要求每一名檔案管理人員，提高工作效率，促進(jìn)檔案管理工作高效、有序開(kāi)展。要制定嚴(yán)密的保管制度和密級(jí)規(guī)定，確保學(xué)生檔案的存放安全。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，樹(shù)立新型的工作理念，創(chuàng)新工作策略和工作思路，使學(xué)生檔案工作向更高、更強(qiáng)的方向發(fā)展。