“互聯(lián)網(wǎng)+”下的高校教務(wù)管理效率提升的研究

韓臻

【摘 要】教務(wù)管理規(guī)范化是學(xué)校管理規(guī)范化不可或缺的重要組成部分，本文將從高校教務(wù)管理工作具有的特點(diǎn)，從教務(wù)管理人員所從事的工作角度分析了當(dāng)前高校教務(wù)管理工作存在的問題，并結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)教務(wù)管理隊(duì)伍提出更高的要求，不斷完善教務(wù)管理的監(jiān)督執(zhí)行體系、重視教務(wù)管理團(tuán)隊(duì)合作，有效提升高校教務(wù)管理效率與質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】高校；教務(wù)管理；有效提升

中圖分類號(hào)： G647.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2018）20-0147-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.20.065

【Abstract】The standardization of educational administration is an indispensable part of the standardization of school management. This article will analyze the problems of educational administration in universities from the point of view of the work carried out by educational administrators， and combine with the actual working conditions. Put forward higher requirements for the educational administration team， continuously improve the supervision and implementation system of educational administration， attach importance to the cooperation of the educational administration team， and effectively improve the efficiency and quality of educational administration in universities.

【Key words】Colleges and universities； Administrative management； Effective promotion

教務(wù)管理是運(yùn)用管理學(xué)知識(shí)和教育教學(xué)方法論的原理，充分發(fā)揮管理的五大職能，分別是計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。這五部分將融入到教育教學(xué)各環(huán)節(jié)中。在工作中要不斷的對(duì)教學(xué)過程各要素加以統(tǒng)籌規(guī)劃，在運(yùn)用管理職能使之有序運(yùn)行。教務(wù)管理涉及人才培養(yǎng)方案制訂、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃管理、教學(xué)組織管理、教學(xué)質(zhì)量管理、日常教學(xué)秩序監(jiān)控、學(xué)生教務(wù)管理、成績管理、排課管理、論文管理等基本環(huán)節(jié)。通過規(guī)范的教務(wù)管理和優(yōu)化簡(jiǎn)便的教學(xué)流程，不斷地為教育教學(xué)服務(wù)，從而達(dá)到提高人才培養(yǎng)的質(zhì)量為目標(biāo)的工作。

1 教務(wù)管理的工作特點(diǎn)

教務(wù)管理從始至終貫穿于整個(gè)教育教學(xué)，在學(xué)校教學(xué)管理中起著重要的作用。同時(shí)，教務(wù)管理又區(qū)別于高校的其他管理模式，例如：學(xué)生管理、黨務(wù)管理、公寓管理、行政管理等。教務(wù)管理具有以下幾方面的特點(diǎn)：

（1）復(fù)雜性：高校教務(wù)管理工作主要有，教學(xué)質(zhì)量檢查及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、試卷管理、學(xué)籍管理、成績管理、排課管理、論文管理、教學(xué)檔案管理、畢業(yè)生資格審查、畢業(yè)證和學(xué)位證的發(fā)放、實(shí)習(xí)實(shí)踐、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等教務(wù)管理環(huán)節(jié)。全流程的教務(wù)管理，在任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題都會(huì)帶來嚴(yán)重的后果。

（2）時(shí)效性：教務(wù)管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是緊密聯(lián)系的，又具有一定的周期性。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了脫節(jié)滯后都將會(huì)影響到下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作。比如說學(xué)生的成績未能及時(shí)錄入、實(shí)踐課程未能順利開出、考試安排未能及時(shí)通知到學(xué)生，這些都是教學(xué)事故，都會(huì)影響到學(xué)生的正常畢業(yè)。

（3）專業(yè)性：從事教務(wù)管理的人員應(yīng)具備較強(qiáng)的工作溝通能力、語言表達(dá)能力、組織能力。需要學(xué)習(xí)一定的管理學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、心理學(xué)、教育學(xué)、時(shí)間管理、情緒管理等方面的知識(shí)。

從教務(wù)管理的工作特點(diǎn)可以看出，這項(xiàng)工作是比較繁雜、流程較多、時(shí)效性較強(qiáng)、專業(yè)性較精的工作。因此在工作的過程中會(huì)存在一些問題，接下來將從以下幾點(diǎn)分析。

2 教務(wù)管理工作存在的問題

（1）高校教務(wù)管理的績效考評(píng)制度不夠靈活，不能有效的激發(fā)員工的學(xué)習(xí)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。高?，F(xiàn)有的考核機(jī)制是以年度考評(píng)為主的，周期較長，維度單一，不能時(shí)時(shí)促進(jìn)

員工的積極性。考核主要是以部門主管的考核為主，同伴互評(píng)，客戶打分為輔的形式開展的。同時(shí)，月度績效獎(jiǎng)金不能體現(xiàn)出本月的績效完成情況，年度績效獎(jiǎng)金人員之間相差不大，并不能有效的激勵(lì)員工的積極性。在實(shí)際的工作中，每位員工由于工作分工不同，工作強(qiáng)度也不相同。日常瑣碎的工作占用了大量的時(shí)間，學(xué)習(xí)的時(shí)間不能有效保證。為了確保日常工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，在創(chuàng)新意識(shí)方面欠缺。對(duì)于教務(wù)管理人員的職稱晉升高校未做出有效的指導(dǎo)，得不到職業(yè)的晉升空間以及生涯規(guī)劃指導(dǎo)。

（2）信息化的教務(wù)管理系統(tǒng)操作流程繁瑣，影響了教務(wù)管理運(yùn)行效率。同時(shí)，信息化的教務(wù)管理系統(tǒng)在更深層的數(shù)據(jù)挖掘方面的功能未能全面開啟。教務(wù)管理缺乏工作數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，缺乏高效率地把學(xué)校教學(xué)活動(dòng)和各種資源有機(jī)地結(jié)合起來，達(dá)到實(shí)時(shí)和動(dòng)態(tài)管理，在一定程度上阻礙了教育教學(xué)的深化改革。信息化的教務(wù)管理系統(tǒng)的功能開發(fā)第一步應(yīng)了解客戶的需求，或是一線教務(wù)管理人員的需求，以解決工作中的實(shí)際問題。如何讓系統(tǒng)能夠更好的為教學(xué)管理服務(wù)，這是我們面臨的最重要的問題。從而利用信息化的手段解決實(shí)際工作中的問題，應(yīng)該帶來的是更多的便利。

（3）教務(wù)管理人員的工作缺少系統(tǒng)化培訓(xùn)以及指導(dǎo)。從事教學(xué)管理一線的員工對(duì)于業(yè)務(wù)的熟練性欠佳，不善于優(yōu)化流程，缺少大膽創(chuàng)新的精神，缺少系統(tǒng)化的培訓(xùn)和專業(yè)性的指導(dǎo)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題不能深入的解決，得過且過，即使培訓(xùn)過的內(nèi)容也不能有效的利用在工作中，造成效率低下，不愿意改變的現(xiàn)象。每位員工對(duì)工作的要求不經(jīng)相同，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求是我們必須遵守的，在信息化的時(shí)代也應(yīng)該采取高效的辦公方式，以解決實(shí)際的問題。

3 教務(wù)管理人員的現(xiàn)狀分析

（1）崗位設(shè)置情況分析。以某高校為例，該高校設(shè)置1個(gè)負(fù)責(zé)教務(wù)的職能部門，10個(gè)二級(jí)學(xué)院，各二級(jí)學(xué)院設(shè)置教務(wù)崗位，主任1名，員工4-5人。又根據(jù)每個(gè)學(xué)院的具體情況及其特色，將事項(xiàng)又進(jìn)行分工，按照工作的類別或是按照工作的時(shí)間不同，分配給不同的員工。同時(shí)梳理各崗位職責(zé)，崗位職責(zé)清晰，有標(biāo)準(zhǔn)的工作流程。即使有標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，在工作繁忙的時(shí)候也會(huì)顯得有些混亂，沒有頭緒，不能游刃有余。

（2）員工年齡及工齡結(jié)構(gòu)分析。員工年齡偏大，10年以上的員工占到了60%，5年以上員工占到了25%，3年以上的員工占到了15%。新進(jìn)員工基本上沒有。剛畢業(yè)的大學(xué)生基本無人愿意承擔(dān)教務(wù)管理工作，尤其是90后的員工，他們追求的是一種更加自由，充滿挑戰(zhàn)性的工作，不愿意沉浸的在繁瑣的與人交往且機(jī)械式的工作。對(duì)于年齡偏大的員工來說，他們對(duì)于接受新鮮事物以及在信息化的操作上有著不愿意改變的特點(diǎn)。按照自己的工作方式和方法，機(jī)械式的工作，缺少大膽創(chuàng)新的意識(shí)以及前進(jìn)的動(dòng)力。

（3）員工職稱及學(xué)歷結(jié)構(gòu)分析。教務(wù)人員的職稱10%有助教職稱，5%有講師職稱，無職稱的占到了85%，那么作為高校的一名教師并且從事較長的教學(xué)管理工作，沒有評(píng)職稱對(duì)于個(gè)人的成長和發(fā)展帶來了一些困惑。在學(xué)歷方面，85%的教務(wù)管理人員是本科學(xué)歷，15%的人員有研究生學(xué)歷。長期從事教務(wù)管理工作使人在學(xué)術(shù)方面不能深入的鉆研，同時(shí)在競(jìng)爭(zhēng)力方面不是很強(qiáng)。

4 提升高校教務(wù)管理效率和質(zhì)量的措施

4.1 建立高校教務(wù)管理人員的考評(píng)制度

有效的激勵(lì)才能給予更多的動(dòng)力，首先要縮短考評(píng)的周期，由周期為年度的考核形式改為實(shí)行月度考評(píng)，采用月度績效獎(jiǎng)金的制度來體現(xiàn)員工每月的工作完成情況。建議采用積分制的形式，設(shè)立積分獎(jiǎng)勵(lì)制度，積分累加得分。充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，發(fā)揮員工的工作自主性。開展優(yōu)秀教務(wù)工作者評(píng)選工作， 對(duì)教務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)豐富、熱心服務(wù)師生的教務(wù)工作者， 堅(jiān)持精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)相結(jié)合的原則。

4.2 加速信息化的建設(shè)

建立高效的教務(wù)管理信息化平臺(tái)，及時(shí)和客戶溝通，了解客戶需求，切實(shí)的站在客戶的角度提供可行的方案。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)便、易操作，教務(wù)管理人員操作起來也方便。建議設(shè)置系統(tǒng)學(xué)生客戶端，學(xué)生可以自由的查詢所要信息，學(xué)生歷年的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績記錄、成長軌跡等。同時(shí)，系統(tǒng)要有一定的穩(wěn)定性，對(duì)于原始的記錄要永久保留，不能遺失。這就對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性提出了更高的要求。

4.3 加強(qiáng)員工的培訓(xùn)與指導(dǎo)

學(xué)校為員工提供更多的培訓(xùn)和指導(dǎo)，有針對(duì)性的開展培訓(xùn)。不論是老員工還是新員工，在面臨新事物的時(shí)候都會(huì)產(chǎn)生距離感，不愿意去接受新事物，也不愿意去改變。需要我們不斷的參加培訓(xùn)，不斷的去提高自身的素養(yǎng)。改變以往的工作習(xí)慣，采用信息化的手段、高科技的方法，高效率的完成工作任務(wù)。

4.4 調(diào)整員工年齡結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)

一是引進(jìn)新鮮血液加入團(tuán)隊(duì)中，招募有意愿有能力，愿意為教育事業(yè)奉獻(xiàn)的員工。二是提升現(xiàn)有員工的學(xué)歷，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)的過程中不斷的提升，多積累多閱讀。員工年齡和學(xué)歷結(jié)構(gòu)可以改變組織的人員組成，新進(jìn)的員工可以帶來很多新鮮的事物，眼光和想法可以更超前。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，對(duì)高校教務(wù)管理提出了更高的要求，不斷的加快數(shù)字化校園的建設(shè)，加大力度推進(jìn)信息化建設(shè)。利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理，可以實(shí)現(xiàn)手工方式不能實(shí)現(xiàn)的功能，克服人工管理存在的不足，提高教務(wù)管理的工作效率和準(zhǔn)確性，促進(jìn)教務(wù)管理工作信息化、科學(xué)化、規(guī)范化。高效的信息化手段已成為重要的管理工具，同時(shí)對(duì)高校教務(wù)管理人員也提出了更高的要求，不僅要具備專業(yè)的知識(shí)，還要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。為此我們要不斷的迎接新的挑戰(zhàn)，面對(duì)新事物要勇往直前，為高校的教務(wù)管理做出貢獻(xiàn)，提供高效的支持，方便師生。

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