公共檔案館開展現(xiàn)行文件服務(wù)發(fā)展趨勢(shì)研究

◆楊劍云

(沈陽(yáng)醫(yī)學(xué)院)

公共檔案館開展現(xiàn)行文件服務(wù)發(fā)展趨勢(shì)研究

◆楊劍云

(沈陽(yáng)醫(yī)學(xué)院)

近年黨中央和國(guó)家檔案局對(duì)檔案部門開展的現(xiàn)行文件服務(wù)工作給予了高度的評(píng)價(jià)和重視，檔案館也應(yīng)該充分發(fā)揮自己的職責(zé)，拓展服務(wù)功能，認(rèn)真做好現(xiàn)行文件服務(wù)工作。論述了如何構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)工作體系，以保證檔案館能夠順利、高效的開展。

檔案館 現(xiàn)行文件服務(wù) 發(fā)展趨勢(shì)

一、幾種不同的觀點(diǎn)

檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)工作未來(lái)的發(fā)展道路有幾種不同的觀點(diǎn)，可以歸納為三種，一是由文件形成部門承擔(dān)現(xiàn)行文件服務(wù)工作，檔案館應(yīng)該把權(quán)力交還給現(xiàn)行文件的形成部門，讓現(xiàn)行文件的形成部門承擔(dān)起本應(yīng)屬于自己的義務(wù)，二是建立介于文件形成機(jī)關(guān)與檔案館之間的現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)，即文件中心，根據(jù)文件生命周期理論，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存，從始至終是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。由此認(rèn)為文件中心不僅是檔案館藏檔案的重要來(lái)源，也為改善檔案館藏結(jié)構(gòu)、提高檔案館綜合管理水平提供了有效的途徑。三是由檔案館拓展自身的服務(wù)職能，承擔(dān)現(xiàn)行文件服務(wù)工作。

二、構(gòu)建科學(xué)的檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)工作體系

1.政府部門是現(xiàn)行文件形成與管理的主體?，F(xiàn)行文件服務(wù)工作是政務(wù)公開的重要內(nèi)容和表現(xiàn)。從某種意義上說(shuō)，政務(wù)信息公開也就是現(xiàn)行文件的公開，主要就是現(xiàn)行政務(wù)文件的開放?，F(xiàn)行政務(wù)文件的開放就是指行政機(jī)關(guān)、立法機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)、執(zhí)政黨以及其他社會(huì)組織將其在履行職責(zé)過程中所形成的與政務(wù)運(yùn)作有關(guān)、涉及公眾利益的各種現(xiàn)行文件向公眾開放。

2.檔案館是現(xiàn)行文件整理與服務(wù)的主體。隨著公共檔案館主動(dòng)參與現(xiàn)行文件服務(wù)工作的實(shí)踐，并逐步過渡成為政府信息的公共查閱點(diǎn)和信息資源公益性開發(fā)的主體之一，公共檔案館的職能拓展已經(jīng)成為一個(gè)基本趨勢(shì)。主要表現(xiàn)在檔案館收藏范圍的拓展、檔案館信息資源服務(wù)的拓展、檔案館深加工服務(wù)的拓展等幾大方面。

3.檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)工作的客體。政府行政機(jī)構(gòu)作為現(xiàn)行文件服務(wù)工作的管理主體、公共檔案館作為現(xiàn)行文件服務(wù)工作的服務(wù)主體，這兩大主體工作的最終目的，是把黨的政策、政府的職能面向社會(huì)、面向群眾開放，增強(qiáng)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和各部門工作的透明度。通過現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)，使廣大人民群眾享有對(duì)黨和政府信息的知情權(quán)，讓人民群眾能夠更深入地了解掌握法律、法規(guī)和政策，更有效地對(duì)政府及各個(gè)職能部門履行監(jiān)督。

(1)現(xiàn)行文件服務(wù)工作的對(duì)象。根據(jù)現(xiàn)行文件服務(wù)工作開展的利用情況看，現(xiàn)行文件的利用者主要包括以下幾方面的范圍：政府公文的利用者，黨委、政府機(jī)關(guān)工作人員和政府制定的法規(guī)、政策中所涉及到的人群；經(jīng)濟(jì)政策的利用者，主要是大、中、小型企業(yè)和個(gè)體經(jīng)營(yíng)者；文化信息的利用者，對(duì)社會(huì)文化生活信息感興趣的人民大眾，主要包括學(xué)者、教師、文藝工作者等；有關(guān)百姓自身利益方面政策的利用者，包括工人、農(nóng)民、離退休人員和下崗人員等。

(2)現(xiàn)行文件服務(wù)工作的范圍。在檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)工作中，應(yīng)提出一個(gè)現(xiàn)行文件公開的范圍和免于公開的范圍。“以行政機(jī)關(guān)為例，以下各方面有關(guān)的現(xiàn)行文件應(yīng)該開放：政府規(guī)章、各政府機(jī)關(guān)制定的規(guī)范性文件以及與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)管理和公共服務(wù)相關(guān)的其他文件……或者有重大社會(huì)影響的，在制定過程中，起草機(jī)關(guān)或者決定機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將草案向社會(huì)公開，充分聽取公眾意見。

三、構(gòu)建檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)工作體系需要解決的問題

1.對(duì)公眾文件信息需求的研究公眾的利用需求是公共檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，而大多數(shù)現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)是在政府政務(wù)公開浪潮中以一紙政令建立起來(lái)的，大多數(shù)現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)都已面臨著門庭冷落的尷尬。如何使現(xiàn)行文件貼近百姓，使其平民化、生活化是當(dāng)前現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)急需解決的一大問題?，F(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)可設(shè)置公眾意見反饋箱，定期了解公眾的利用效果和需求，并及時(shí)進(jìn)行分析和總結(jié)；檔案館也要做好公眾的后續(xù)服務(wù)，如有的利用者需要重新選擇或追加新的現(xiàn)行文件利用要求，現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)要能及時(shí)滿足。

2.現(xiàn)行文件收集制度的建立。收集工作是提供現(xiàn)行文件服務(wù)的首要環(huán)節(jié)，只有收集齊全、完整、系統(tǒng)的現(xiàn)行文件，才能為向社會(huì)開放奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。現(xiàn)行文件收集工作應(yīng)把握好三點(diǎn)：一是擴(kuò)大收集范圍，廣泛收集各類信息，檔案館還必須堅(jiān)持收集紙質(zhì)文件與電子文件同步，收集現(xiàn)行文件與重要資料并舉的原則，廣泛收集各類信息，與檔案館原來(lái)提供的信息互為補(bǔ)充。二是完善收集制度，建立穩(wěn)定的現(xiàn)行文件收集網(wǎng)絡(luò)。三是以需求為導(dǎo)向，提高文件的利用效率，現(xiàn)行文件服務(wù)要強(qiáng)調(diào)其時(shí)效性和現(xiàn)實(shí)性，檔案館一定要做好調(diào)研工作和服務(wù)反饋工作，充分了解社會(huì)公眾的需求，從而提高現(xiàn)行文件收集工作的針對(duì)性和文件的利用效率。

3.現(xiàn)行文件服務(wù)工作的專業(yè)化。首先，重視公開文檔信息的來(lái)源和質(zhì)量問題。通過將現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)納入檔案館序列，并將現(xiàn)行文件的收集工作作為一項(xiàng)制度和檔案館的職責(zé)范圍，確保文件來(lái)源的廣泛性和穩(wěn)定性，確?，F(xiàn)行文件的安全利用。其次是要提高服務(wù)的針對(duì)性，充分了解社會(huì)需求，做好需求的調(diào)研工作。公眾最需要哪些方面的現(xiàn)行文件，對(duì)哪些方面的文件不感興趣，要做到心中有數(shù)。其次，服務(wù)方式多樣化。檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)工作在開展實(shí)體文件服務(wù)、傳媒公開服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，還可以根據(jù)不同的用戶需求，開展個(gè)性化、特色化的現(xiàn)行文件開放服務(wù)，并逐步將現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)建設(shè)成集查閱利用、獲取知識(shí)、休閑放松為一體的現(xiàn)代化公共信息服務(wù)機(jī)構(gòu)?！捌渲饕椒ㄊ牵褐鲃?dòng)上門提供信息并及時(shí)反饋；開展主題咨詢和主動(dòng)宣傳等。

[1]王文琴，徐楓，王艷.再談現(xiàn)行文件有效查閱率的提高[J].中國(guó)檔案，2005，(01):51-52.

[2]黃宵羽，趙傳玉.檔案館開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)需注意的若干問題[J].檔案學(xué)通訊，2006，(01)：30-33