提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能的路徑探析

陳潔瓊

(泉州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，福建 泉州 362011)

提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能的路徑探析

陳潔瓊

(泉州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，福建 泉州 362011)

職業(yè)教育進(jìn)入內(nèi)涵式發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，國(guó)家和社會(huì)對(duì)職教改革提出的要求越來越嚴(yán)格，高職院校黨政辦公室作為重要的綜合管理部門，它的工作質(zhì)量與服務(wù)效能高低直接影響著學(xué)校的整體運(yùn)行質(zhì)量與效果及整體管理水平。因此，本文從辦公室管理制度、隊(duì)伍建設(shè)，思想觀念的轉(zhuǎn)變，服務(wù)理念的樹立，工作方法的創(chuàng)新等方面探析提升辦公室管理服務(wù)效能的路徑。

辦公室；服務(wù)；工作方法；隊(duì)伍建設(shè)

0 引言

伴隨著職業(yè)教育體系建設(shè)和高校改革的不斷深入，我國(guó)職業(yè)教育規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，教育創(chuàng)新和體制機(jī)制改革不斷深入，職業(yè)教育在教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等方面都取得了矚目的成績(jī)，在職業(yè)教育快速良好的發(fā)展過程中，高職院校與兄弟院校和地方企事業(yè)單位的交流越來越頻繁，舉辦高水平的學(xué)術(shù)會(huì)議和國(guó)際交流活動(dòng)的機(jī)會(huì)越來越多，而這些工作任務(wù)的主要承擔(dān)主體均為高職院校的辦公室。在日益繁重的工作任務(wù)壓力下，提升辦公室管理效能是學(xué)校改善服務(wù)、凝聚力量、深化改革、提升整體競(jìng)爭(zhēng)力的迫切需要。

1 提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能的重要性和必要性

近年來，隨著職業(yè)教育體系改革的深入和不斷推進(jìn)，很多高職院校也隨之發(fā)生天翻地覆的變化，辦學(xué)規(guī)模在不斷地?cái)U(kuò)大，辦學(xué)層次不斷提高，辦學(xué)形勢(shì)也在不斷發(fā)生著變化，內(nèi)外辦學(xué)環(huán)境的變化勢(shì)必會(huì)對(duì)高職院校辦公室工作提出越來越高的要求，不斷提升辦公室管理服務(wù)效能，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)顯得尤為重要。

作為高職院校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，辦公室在學(xué)校管理系統(tǒng)中占據(jù)著中心地位，是協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)辦理專門事務(wù)、輔助開展日常工作的部門，在學(xué)校各項(xiàng)重要工作中起著策劃、組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)與落實(shí)的作用，是聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右溝通內(nèi)外的橋梁、是協(xié)調(diào)學(xué)校行政事務(wù)運(yùn)行的樞紐、是學(xué)校形象窗口的陣地。目前，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)者大都是學(xué)校某一專業(yè)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)帶頭人，他們不但需要花費(fèi)大量時(shí)間做學(xué)術(shù)研究科研活動(dòng)、出席各種學(xué)術(shù)會(huì)議，還要負(fù)責(zé)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)工作，其工作任務(wù)何其繁重可想而知，因此，辦公室如何能更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手是值得每一個(gè)辦公室工作人員深思的問題。此外，由于辦公室的窗口形象地位，它需要與全校師生、各個(gè)部門、學(xué)院、以及兄弟院校打交道，不斷地開展基層調(diào)研，調(diào)查群眾需求，總結(jié)群眾經(jīng)驗(yàn)，通過縱向和橫向比較的方式，在學(xué)校、部門、學(xué)院及同類院校的發(fā)展中比較各種優(yōu)劣勢(shì)和各種機(jī)遇、挑戰(zhàn)，在調(diào)查研究中掌握第一手的基層資料，梳理出有價(jià)值的導(dǎo)向信息，并及時(shí)反饋，為領(lǐng)導(dǎo)積極主動(dòng)地提供真實(shí)、有效、科學(xué)的決策依據(jù)。所以，辦公室管理效能的提升在高職院校行政管理中的地位和作用不容忽視。

2 高職院校辦公室管理服務(wù)存在的問題

2.1 服務(wù)意識(shí)淡薄

服務(wù)是宗旨，辦公室效能的提升必須首先增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)。但是，長(zhǎng)期以來，辦公室工作事務(wù)多而繁雜，急而突發(fā)，工作人員往往被繁雜瑣碎的事務(wù)牽著鼻子走，長(zhǎng)此以往，容易形成被動(dòng)保守的處事思維，服務(wù)意識(shí)淡薄，服務(wù)的層次得不到提高，也就難以創(chuàng)造性的開展工作，無法適應(yīng)新形勢(shì)的變化發(fā)展。

2.2 管理制度不健全

崗位制度沒有制定，職責(zé)不清晰，導(dǎo)致辦公室工作人員不能清楚地定位自己的工作內(nèi)容，有些工作該怎么做，做到什么程度，沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，缺少一定的制度規(guī)范，容易在工作中出現(xiàn)推諉拖拉的現(xiàn)象。而且由于辦公室突發(fā)應(yīng)急的事務(wù)較多，如果沒有一定的應(yīng)急預(yù)案的話，突發(fā)事件無章可循，得不到有效及時(shí)處理，容易鑄成大錯(cuò)。

2.3 工作人員整體素質(zhì)偏低

辦公室在整個(gè)學(xué)校運(yùn)作中的作用舉足輕重，必然地，對(duì)辦公室人員的要求也相對(duì)比較高，必須具備過硬的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力，扎實(shí)的工作作風(fēng)、無私的奉獻(xiàn)精神，才能滿足工作的需求。但是，目前，縱觀許多高職院校辦公室工作人員，大多是從機(jī)關(guān)各部門選調(diào)或者留校畢業(yè)生，甚至是老一輩的工勤人員等，并不是專業(yè)的人才，基本上處于半路出家，學(xué)歷參差不齊，專業(yè)知識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)各不相同，責(zé)任心不強(qiáng)、為師生服務(wù)的工作熱情也不高，缺乏復(fù)合型的綜合管理人才，直接影響著辦公室職能的有效發(fā)揮。

2.4 管理方式和管理手段滯后

隨著信息化技術(shù)的飛躍發(fā)展，高校的管理工作也進(jìn)入一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對(duì)于高校辦公室的各項(xiàng)管理工作也提出了更高更多的要求，尤其體現(xiàn)在信息的時(shí)效性傳達(dá)、信息資源的及時(shí)有效利用，傳統(tǒng)的辦公方式和手段已經(jīng)很難滿足社會(huì)信息化發(fā)展的需要，很難與高校的改革發(fā)展相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化和信息化已經(jīng)成為提升辦公室管理效能和工作效率的迫切需求。

3 提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能路徑探析

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

辦公室的最終目的是服務(wù)于學(xué)校的人才培養(yǎng)和教學(xué)科研一線的工作，服務(wù)全校的師生員工,所以，辦公室工作人員應(yīng)樹立“以人為本”的思想，服務(wù)的目的是為“人”服務(wù)，要從基層的實(shí)際需要出發(fā)，真正想群眾之所想，解群眾之所難，從大局出發(fā)，為群眾辦實(shí)事、做好事，全心全意為全校師生服務(wù)，切實(shí)服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)科研工作，使學(xué)校的各項(xiàng)決策得到貫徹落實(shí)。同時(shí)辦公室工作人員還要要有自覺主動(dòng)的奉獻(xiàn)之心，不計(jì)較個(gè)人得失，對(duì)群眾辦事不推諉扯皮，把握急事急辦、特事特辦的原則，徹底摒除“門難進(jìn)、臉難看、事難辦、話難聽”的現(xiàn)象，熱情有禮、盡心盡力為群眾解決實(shí)際問題，真正使學(xué)校各項(xiàng)工作任務(wù)上傳下達(dá)，為教學(xué)科研一線的師生員工做好服務(wù)工作，真正提升服務(wù)水平。

3.2 建立健全規(guī)章制度，完善體制機(jī)制

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，完善的規(guī)章制度是提升辦公室管理服務(wù)效能的基礎(chǔ)和前提。一是要從學(xué)校實(shí)際情況和發(fā)展需要出發(fā)，制定出一套操作性強(qiáng)、效果明顯的規(guī)范化規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范文件辦理、事務(wù)處理、會(huì)務(wù)接待等各項(xiàng)工作程序，使辦公室的每一項(xiàng)工作任務(wù)嚴(yán)格有序，有章可循。二是規(guī)范辦事程序，明確辦事流程，盡量讓對(duì)外公開服務(wù)的每一項(xiàng)工作都能做到制度、流程上網(wǎng)、上墻，清楚明了了解辦事步驟，不推諉不越級(jí)，科學(xué)化工作程序，增強(qiáng)辦公室的工作活力，提升服務(wù)效能。三是要建立健全崗位責(zé)任制度和完善考評(píng)機(jī)制，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化崗位責(zé)任，讓工作科學(xué)合理地得到安排和分配，讓每個(gè)人都能在自己的崗位上發(fā)揮最大的作用，避免因?yàn)槭聞?wù)繁忙出現(xiàn)差錯(cuò)；同時(shí)，完善效能考評(píng)機(jī)制，嚴(yán)格進(jìn)行考評(píng)，根據(jù)考核結(jié)果嚴(yán)格進(jìn)行獎(jiǎng)懲，責(zé)任到人，落到實(shí)處，真正起到督促約束的作用，不讓考核流于形式，確保工作人員能夠各司其職各盡其責(zé)，辦公室各項(xiàng)工作得到高效運(yùn)轉(zhuǎn)，切實(shí)提高服務(wù)水平。

3.3 切實(shí)提高工作人員素質(zhì)，提升服務(wù)效能

辦公室作為一個(gè)高職院校的綜合辦事機(jī)構(gòu),主體是辦公室工作人員，直接反映了辦公室的精神風(fēng)貌和工作作風(fēng)，他們的綜合素質(zhì)和管理水平直接影響著辦公室工作的質(zhì)量和服務(wù)的效率。因此，如何圍繞工作中心，服務(wù)大局，履行好辦公室職責(zé)，提高辦公室服務(wù)水平，使辦公室工作從“多、忙、繁、雜、急”的事務(wù)中擺脫出來，真正發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用，使其科學(xué)、規(guī)范、高效運(yùn)行，充分發(fā)揮辦公室的各項(xiàng)職能，提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)是關(guān)鍵。

3.4 大力推進(jìn)信息化建設(shè)，提高服務(wù)質(zhì)量

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等軟硬件的快速發(fā)展，使得高校辦公室自動(dòng)化管理已經(jīng)成為大勢(shì)所趨?！肮び破涫拢叵壤淦鳌?，信息化建設(shè)成為提升辦公室管理服務(wù)效能的重要利器。信息化辦公可以將傳統(tǒng)的辦事流程電子化、數(shù)字化，打破時(shí)間和空間的限制，從而解放大量的人力、物力，降低運(yùn)行成本，大大提高工作效率。

為此，必須先完善辦公室的硬件設(shè)施，配備配齊辦公室工作人員的高性能計(jì)算機(jī)，它是信息化辦公的最基本的辦公工具，同時(shí)促使辦公室工作人員必須加強(qiáng)熟練掌握計(jì)算機(jī)的使用技能，并參加相關(guān)信息化辦公軟件的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，得心應(yīng)手地在網(wǎng)上處理一些辦公室實(shí)務(wù)，節(jié)約時(shí)間，提高工作效率，并通過電子郵箱、網(wǎng)絡(luò)通訊等便捷的網(wǎng)絡(luò)信息交流工具，構(gòu)建學(xué)校與師生員工之間的溝通橋梁，廣泛收集第一手的信息資料，及時(shí)反饋、收集師生員工對(duì)學(xué)校改革發(fā)展的建議和想法，同時(shí)也能及時(shí)發(fā)布學(xué)校各項(xiàng)相關(guān)信息，使全校上下凝聚一心，齊心協(xié)力，共同為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。同時(shí)，信息化網(wǎng)絡(luò)也能及時(shí)帶來大量的國(guó)內(nèi)外職業(yè)教育改革、兄弟院校動(dòng)態(tài)、學(xué)校發(fā)展等最新動(dòng)態(tài)消息，便于及時(shí)調(diào)整決策方向、更新觀念，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。

4 結(jié)語

盡管辦公室工作多元化，呈現(xiàn)出內(nèi)容繁雜、千頭萬緒的特點(diǎn)，但每一個(gè)辦公室成員都應(yīng)樹立“辦公室工作無小事，事事皆大事”的服務(wù)理念，齊心協(xié)力，緊緊圍繞全校各項(xiàng)中心工作大局，充分發(fā)揮辦公室的工作職能，進(jìn)一步在綜合協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)、組織服務(wù)、督查落實(shí)等方面創(chuàng)新工作思維，改進(jìn)工作方法，改善服務(wù)方式，辦公室的管理效能就能得到有效的提升，從而促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的優(yōu)質(zhì)高效開展。

[1]孟成民.高校機(jī)關(guān)服務(wù)效能與管理能力提升的途徑探索[J]．教育教學(xué)，2013(7).

[2]葉明生．提升高校辦公室工作水平的若干思考[J]．福建農(nóng)林大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)，2006(05)．

[3]張建軍；蔡宇青．高校辦公室工作人員素質(zhì)淺析[J]．科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2013(01)．

(編輯 趙欣宇)

An Analysis of the Ways to Improve the Efficiency of Office Management Service in Higher Vocational Colleges

CHEN Jieqiong

(Quanzhou Medical College, Quanzhou 362011, China)

Vocational education entering the critical period of connotation-type development, the state and society have put forward more stringent demands for vocational education reform. As an important integrated management department, the quality and efficiency of the party and government offices of vocational colleges have a direct effect on the overall operation quality and effectiveness and overall management level. Therefore, exploration is made from the office management system, the team building, the change of idea concept, the establishment of service concept, innovation of work methods and other aspects in this article, to find ways of enhancing the efficiency of office management service.

office; service; working method; team construction

2016-09-26

陳潔瓊(1985-)，女。研究實(shí)習(xí)員。主要研究方向：高校行政管理。

G712

B

1672-0601(2016)12-0022-03