高校信息化建設(shè)“走彎路”現(xiàn)象分析與對(duì)策

王 成，黃 莉

（1.南京理工大學(xué) 信息化建設(shè)與管理處，江蘇 南京210094；2.南京高淳中等專業(yè)學(xué)校，江蘇 南京211300）

高校信息化建設(shè)“走彎路”現(xiàn)象分析與對(duì)策

王 成1，黃 莉2

（1.南京理工大學(xué) 信息化建設(shè)與管理處，江蘇 南京210094；2.南京高淳中等專業(yè)學(xué)校，江蘇 南京211300）

目前國(guó)內(nèi)高校信息化建設(shè)已取得較為突出的成就，但同時(shí)也走了一些彎路，主要體現(xiàn)在信息化管理與服務(wù)模式不完善，業(yè)務(wù)需求變動(dòng)頻繁；規(guī)劃和服務(wù)設(shè)計(jì)不深入，系統(tǒng)更新升級(jí)頻繁；信息化項(xiàng)目定位不準(zhǔn)，實(shí)用性較差。分析“走彎路”現(xiàn)象的根源不僅有利于避免浪費(fèi)建設(shè)經(jīng)費(fèi)、節(jié)約建設(shè)時(shí)間，也利于推進(jìn)高校信息化健康可持續(xù)發(fā)展。

高校信息化；信息化管理；項(xiàng)目管理

一、高校信息化現(xiàn)狀及不足

國(guó)內(nèi)高校信息化建設(shè)經(jīng)歷了幾個(gè)不同的發(fā)展階段，從早期的孤立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)到系統(tǒng)集成化、數(shù)據(jù)共享化、業(yè)務(wù)整合化等長(zhǎng)足進(jìn)步。目前不少高校已建成了較為完備的信息化服務(wù)平臺(tái)，但伴隨著大量信息化建設(shè)，也出現(xiàn)了各種走彎路現(xiàn)象，其中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)值得深入關(guān)注。

（1）部分信息化項(xiàng)目定位不準(zhǔn)，實(shí)用性差。沒有充分調(diào)研用戶需求、使用習(xí)慣，或者沒有根據(jù)學(xué)校的信息化環(huán)境，未經(jīng)科學(xué)論證就開啟建設(shè)項(xiàng)目。導(dǎo)致相關(guān)系統(tǒng)使用率不高，加上后續(xù)升級(jí)與更新問(wèn)題不到位，最后只能廢棄或推倒重建。

（2）規(guī)劃和服務(wù)設(shè)計(jì)不深入，系統(tǒng)更新頻繁。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)粗糙，項(xiàng)目的功能設(shè)計(jì)主要著眼于解決當(dāng)下的問(wèn)題，隨著高校業(yè)務(wù)的發(fā)展，需要不斷進(jìn)行系統(tǒng)更新和升級(jí)。每次升級(jí)和更新過(guò)程都需要付出較多的時(shí)間和經(jīng)費(fèi)成本。信息化實(shí)施部門沒有密切關(guān)注各個(gè)業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需要，沒有站在全校的高度統(tǒng)籌考慮項(xiàng)目建設(shè)，信息化建設(shè)處于某種無(wú)序狀態(tài)中。

（3）管理理念與服務(wù)理念與師生的期望有較大差距。信息化作為有力的工具，是對(duì)傳統(tǒng)的高校管理和服務(wù)理念的革命，但是傳統(tǒng)管理體系和條塊化管理服務(wù)模式，阻礙著信息化服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展，信息化實(shí)施部門只能做有限的規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)來(lái)迎合學(xué)校信息化需求。

信息化“走彎路”現(xiàn)象是信息化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，而解決“走彎路”現(xiàn)象又面臨著一系列的實(shí)際的工作困難。

（1）協(xié)調(diào)困難。體量龐大的業(yè)務(wù)系統(tǒng)使信息化改造、提升較為困難，需要協(xié)調(diào)校內(nèi)不同業(yè)務(wù)部門及相關(guān)廠家；學(xué)校業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)在整合提出更高要求，常常流程改動(dòng)涉及多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，需要協(xié)調(diào)相關(guān)的業(yè)務(wù)部門及廠家，但由于項(xiàng)目早已完結(jié)，配合意愿和支持力度有著較大的不確定性。

（2）技術(shù)困境。由于核心技術(shù)受制于廠家，學(xué)校在業(yè)務(wù)改造方面，技術(shù)方案首先需要各廠家達(dá)成一致意見，難以落實(shí)高校多樣化的信息化需求，也難以在技術(shù)上得到較好的支撐。

（3）需要付出更多的建設(shè)經(jīng)費(fèi)和時(shí)間成本。信息化建設(shè)同樣存在“邊際成本”增加而效用遞減的規(guī)律,信息化提升與改造需要兼顧現(xiàn)狀態(tài)，信息化需要更多技術(shù)人員投入，溝通廠家和學(xué)校各業(yè)務(wù)部門，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目管理能力提出了考驗(yàn)。

信息化“走彎路”也導(dǎo)致了不能及時(shí)滿足師生的信息化需求；信息化升級(jí)改造費(fèi)用相對(duì)較高，學(xué)校議價(jià)能力相對(duì)較弱，造成較大的費(fèi)用開支。

當(dāng)前部分高校面對(duì)“彎路”現(xiàn)象，往往會(huì)陷入兩難的困境：是加大投入擴(kuò)建還是繼續(xù)觀望。繼續(xù)投資往往使信息化越來(lái)越被動(dòng)，協(xié)調(diào)壓力、時(shí)間壓力較大，效果也不一定理想，更難以推動(dòng)高校信息化可持續(xù)發(fā)展，而繼續(xù)觀望則又會(huì)錯(cuò)過(guò)信息化的最佳時(shí)機(jī)。

二、信息化建設(shè)常見的“走彎路”現(xiàn)象原因分析

高校信息化的“走彎路”現(xiàn)象與信息化特質(zhì)密切相關(guān)。特質(zhì)一：信息化專業(yè)性較強(qiáng)，具有較高的專業(yè)門檻，信息化實(shí)施過(guò)程中需要對(duì)IT技術(shù)有比較深入的了解，才能充分利用好IT技術(shù)性能，才能在項(xiàng)目管理中科學(xué)地規(guī)劃和實(shí)施。特質(zhì)二：信息化內(nèi)容繁多，涉及人事、財(cái)務(wù)、學(xué)工、教務(wù)、科研等方面，包含硬件支撐平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息化服務(wù)平臺(tái)，業(yè)務(wù)相對(duì)復(fù)雜。特質(zhì)三：承建廠商較多，如何有效管理廠商成為一個(gè)難題。由于業(yè)務(wù)改造往往在原有的系統(tǒng)上進(jìn)行，依賴于原有建設(shè)者，削弱了學(xué)校的話語(yǔ)權(quán)，除了需要較多費(fèi)用之外，對(duì)于技術(shù)層面的可行性及實(shí)施方案確定，各個(gè)廠家之間的協(xié)調(diào)都存在周期較長(zhǎng)問(wèn)題。特質(zhì)四：與高校業(yè)務(wù)管理密切相關(guān)。信息化必然涉及對(duì)現(xiàn)有的高校組織架構(gòu)、管理職能、服務(wù)模式、管理體制的解構(gòu)與重組，影響到部分部門的利益。這些因素注定使高校信息化之路不平坦。

總體說(shuō)來(lái)，“走彎路”大致可分為3個(gè)層次：

1.信息化實(shí)施層面的彎路現(xiàn)象

業(yè)務(wù)需求調(diào)研不明確。業(yè)務(wù)需求調(diào)研是項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)之一，業(yè)務(wù)需求不明確直接導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施工作錯(cuò)位；常見關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求描述含混，業(yè)務(wù)邊界及其系統(tǒng)的邏輯關(guān)系不清，直接導(dǎo)致在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段發(fā)生功能定位偏差。

項(xiàng)目設(shè)計(jì)缺乏全局性理念、全生命周期概念，沒有較為完善的頂層設(shè)計(jì)作為項(xiàng)目依據(jù)。項(xiàng)目設(shè)計(jì)需要具備豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，了解學(xué)校的總體規(guī)劃和目標(biāo)，如果考慮不周，必然處于不斷的修改中。

項(xiàng)目開發(fā)監(jiān)管不到位。缺乏足夠項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)項(xiàng)目的功能、性能監(jiān)管不細(xì)致，不了解關(guān)鍵技術(shù)，驗(yàn)收過(guò)程流于形式，后期運(yùn)維管控能力不足，導(dǎo)致過(guò)于依賴廠商，使信息化始終處于被動(dòng)狀態(tài)。

信息化實(shí)施層面彎路的原因是技術(shù)層面導(dǎo)致的，主要是缺乏足夠的項(xiàng)目管理能力及過(guò)硬的IT業(yè)務(wù)素質(zhì)，繼而引發(fā)需求調(diào)研、系統(tǒng)功能定位、項(xiàng)目設(shè)計(jì)等多方面問(wèn)題，所有這些都會(huì)迫使信息化走回頭路，以彌補(bǔ)前面工作的不足。

2.服務(wù)模式及管理模式層面

服務(wù)模式和管理模式不能滿足師生的要求。IT技術(shù)革命帶動(dòng)了信息化觀念和服務(wù)理念的提升，師生用戶不再滿足于傳統(tǒng)服務(wù)模式所帶來(lái)的信息化服務(wù)，舊有的服務(wù)和管理模式被動(dòng)地應(yīng)付著來(lái)自各方面的變革要求，信息化實(shí)施部門需要不斷地完善系統(tǒng)來(lái)迎合這些要求。

信息化中的管理模式未能同教育管理的要求相結(jié)合，從開發(fā)商、各高校之間、高校各部門之間等各個(gè)層面表現(xiàn)出散、小、亂的特點(diǎn)，缺乏從整體和全局考慮全校的業(yè)務(wù)整合及職能調(diào)整,只能對(duì)矛盾比較的突出的問(wèn)題進(jìn)行整合。這些先天不足，導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)的業(yè)務(wù)需求只能迎合目前的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，缺乏足夠的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，實(shí)踐中容易走較多彎路。

高?？煽紤]緊緊圍繞目前的業(yè)務(wù)和管理，賦予局部或全局的改良職能，提升業(yè)務(wù)服務(wù)規(guī)劃和設(shè)計(jì)能力。同時(shí)需要信息化建設(shè)部門對(duì)業(yè)務(wù)流（面對(duì)師生服務(wù)的服務(wù)流、面對(duì)各級(jí)管理的管理流、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流向的數(shù)據(jù)流），進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，利用信息化技術(shù)合理梳理流程，給師生提供更多的便捷服務(wù)。

總體來(lái)看，高校信息化還需要經(jīng)過(guò)較為漫長(zhǎng)的歷練，需要學(xué)校管理層與信息化職能機(jī)構(gòu)一起做更為深入的業(yè)務(wù)服務(wù)和管理模式的思考。

3.信息化管理體制

盡管信息化為改革高校管理體制提供了強(qiáng)大的技術(shù)手段，但是目前高校仍然以傳統(tǒng)官僚層級(jí)體制和條塊化管理為主要特征，信息化實(shí)施機(jī)構(gòu)面對(duì)相對(duì)強(qiáng)勢(shì)的行政權(quán)力，較難利用IT技術(shù)重構(gòu)管理體系；導(dǎo)致目前信息化建設(shè)只能圍繞現(xiàn)有管理模式，做局部的改良，而不是圍繞“為師生服務(wù)”的終極目標(biāo)重新設(shè)計(jì)管理體系。

一方面信息化具有工具性特征，是利用IT技術(shù)提升管理水平、服務(wù)水平的有力支撐；另一方面，信息化具有強(qiáng)大的能動(dòng)作用，使原有的高校各單位對(duì)師生的服務(wù)模式、管理方式產(chǎn)生重大變革。目前的管理體制問(wèn)題成為阻礙信息化健康且持續(xù)發(fā)展的最大障礙，管理體制處于一個(gè)不斷完善的階段，管理體制的變化必然帶來(lái)信息化服務(wù)內(nèi)容變更。

總體看來(lái)，需要管理體制進(jìn)行重大轉(zhuǎn)型，以師生服務(wù)為中心、以服務(wù)教學(xué)科研為目標(biāo)重新構(gòu)建信息化管理體制，可以帶來(lái)較為穩(wěn)定的信息化平臺(tái)。盡早確定可大幅度少走信息化彎路，獲得較好的師生服務(wù)滿意度。

三、解決之道

解決信息化中“走彎路”問(wèn)題需要站在全局的高度上進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，在管理體制上打破信息化建設(shè)固有思維，建立合理而面向長(zhǎng)遠(yuǎn)的信息化管理體制；業(yè)務(wù)模式上確立面向師生服務(wù)、師生管理業(yè)務(wù)模式；打造專業(yè)的信息化專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，提升信息化專業(yè)管理能力，把業(yè)務(wù)流、服務(wù)流、數(shù)據(jù)流、管理流融為一體，按照人、財(cái)、物的全生命周期梳理業(yè)務(wù)流程，分拆出各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)之間業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流及服務(wù)流有機(jī)地整合在一起。

要實(shí)現(xiàn)這些功能，必須從管理體制、服務(wù)模式及管理模式、信息化實(shí)施能力上綜合考慮解決：

1.信息化管理體制上

信息化首先是管理模式、管理理念的信息化，這涉及整個(gè)單位的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程改良和人力資源重新分配等重大舉措。如果高校仍停留在“逐級(jí)回報(bào)、分層傳達(dá)”的管理模式，在執(zhí)行層面上采用以往條塊化思路，沒有減少中間環(huán)節(jié)和扁平化管理，即便成立了信息辦或者設(shè)立CIO機(jī)構(gòu)，其信息化也難以順利展開，走彎路也難以避免。

可通過(guò)對(duì)原有的管理體制進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)來(lái)解決管理體制上的問(wèn)題。管理體制建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，所涉及的因素多，需要優(yōu)化其制度建設(shè)環(huán)境，其中包括意識(shí)環(huán)境、組織環(huán)境和人文環(huán)境等方面。在實(shí)際操作中，還要注重關(guān)系管理，提高信息化決策的科學(xué)性。注重與領(lǐng)域?qū)＜?、需求單位、最終用戶之間的關(guān)系管理，通過(guò)設(shè)立相關(guān)委員會(huì)的形式定期交流和討論，對(duì)信息化發(fā)展提供建議和支持，為建立良好的信息化管理體制創(chuàng)造良好環(huán)境。

高效合理的信息化管理體制會(huì)帶動(dòng)業(yè)務(wù)模式和管理模式的形成，并具有相對(duì)穩(wěn)定性。

2.在服務(wù)模式和管理模式上

利用信息化手段，按照人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)全生命周期的概念，設(shè)計(jì)所能提供的信息化服務(wù)。信息化作為一種有力的工具，能在服務(wù)模式和管理模式上產(chǎn)生重大變革，并提供良好的技術(shù)支撐。

重整信息化管理流程，利用好信息傳遞的即時(shí)性、虛擬性、開放性，通過(guò)信息技術(shù)有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過(guò)程的協(xié)同性，達(dá)到服務(wù)和管理效率的高速增長(zhǎng)。南京理工大學(xué)在線交流平臺(tái)與信訪工作銜接，以簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)卻取得了良好的實(shí)踐效果，過(guò)去信訪部門收到信訪問(wèn)題后向校領(lǐng)導(dǎo)打回報(bào)，待相關(guān)部門解決后再由信訪部門把結(jié)果返回給師生，改為師生直接向相關(guān)單位在線提問(wèn)題，相關(guān)單位直接答復(fù)，信訪部門監(jiān)督執(zhí)行情況，有效地提升了效率、各方滿意度。

3.提升信息化實(shí)施能力

信息化建設(shè)實(shí)施能力，由規(guī)劃設(shè)計(jì)能力、項(xiàng)目管理能力、專業(yè)技術(shù)能力等幾個(gè)方面組成。

規(guī)劃設(shè)計(jì)能力。做好總體規(guī)劃是搞好高校信息化的關(guān)鍵，總體規(guī)劃需要在充分了解學(xué)校的信息化現(xiàn)狀、學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)，特別是學(xué)校發(fā)展對(duì)信息化需求的基礎(chǔ)上，結(jié)合IT技術(shù)的發(fā)展形勢(shì)做出科學(xué)、全面的規(guī)劃。目前國(guó)內(nèi)高校信息化的核心仍然是管理信息化和服務(wù)信息化，針對(duì)高校信息化現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)出具有指導(dǎo)意義的總體規(guī)劃，作為信息化發(fā)展基礎(chǔ)支撐材料。一般由信息化經(jīng)驗(yàn)豐富的人擔(dān)任，并需由CIO來(lái)把關(guān)。

項(xiàng)目管理能力。以技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門聯(lián)合組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，從業(yè)務(wù)的角度去考慮系統(tǒng)的需要，利用業(yè)務(wù)部門來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程。需要懂得項(xiàng)目管理和熟悉項(xiàng)目開發(fā)規(guī)范，這需要若干年的IT開發(fā)歷練，才能達(dá)到較高的項(xiàng)目管理和掌控能力。

專業(yè)技術(shù)能力。對(duì)高校信息化實(shí)施人員的IT素質(zhì)要求較高，要求具備較扎實(shí)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)，掌握常用的IT技術(shù)，至少在數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、界面技術(shù)、不同操作系統(tǒng)管理維護(hù)技術(shù)、開發(fā)語(yǔ)言等方面各有所長(zhǎng)。

以上這些專業(yè)能力是高校信息化過(guò)程中不可或缺的能力，需要高校重點(diǎn)培養(yǎng)與支持。

四、小結(jié)

信息化過(guò)程中的“走彎路”現(xiàn)象與信息化體制、業(yè)務(wù)模式和管理模式、信息化實(shí)施能力密切相關(guān)，通過(guò)優(yōu)化管理體制可形成相對(duì)穩(wěn)定的信息化愿景，通過(guò)梳理業(yè)務(wù)服務(wù)和管理模式可大幅度減少頻繁的需求變動(dòng)，通過(guò)提升信息化實(shí)施能力則能更好地貫徹落實(shí)好信息化愿景，滿足各方信息化需求。

國(guó)內(nèi)高校信息化道路還很漫長(zhǎng)，研究“走彎路”現(xiàn)象可以減少高校管理成本、節(jié)約財(cái)政預(yù)算，也是保障高校信息化建設(shè)順利實(shí)施、提升總體師生滿意度的必然選擇。

[1]鐘景毛.高校信息化低水平建設(shè)的典型特征及分析[J].科技信息,2008(29).

[2]梁曉慶.高校信息化建設(shè)的誤區(qū)分析[J].高等函授學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2008(9).

[3]陳鳳鳴.高校信息化風(fēng)險(xiǎn)管理制度建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].河南科技,2013(3).

[4]王蕾,劉亞斌.高校信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].科技信息,2011(24).

（編輯：王天鵬）

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1673-8454（2016）23-0064-03