來華留學(xué)生管理信息化建設(shè)理論與方法初探*

李林澤

（西南大學(xué)國(guó)際學(xué)院，重慶400715）

來華留學(xué)生管理信息化建設(shè)理論與方法初探*

李林澤

（西南大學(xué)國(guó)際學(xué)院，重慶400715）

基于高校來華留學(xué)生信息化管理調(diào)研，本文較為全面地總結(jié)分析了影響來華留學(xué)生信息化水平提高的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題并嘗試為之提出可行解決方案。本文指出：信息化管理是來華留學(xué)教育事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)；理順來華留學(xué)生教育的工作流程和內(nèi)在規(guī)律是來華留學(xué)生管理系統(tǒng)研發(fā)的前提和保障；信息化管理理念和“互聯(lián)網(wǎng)+”思潮的廣泛傳播并由之帶來深刻變革有利于來華留學(xué)生管理水平、留學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的提高。本文同時(shí)探討了來華留學(xué)生與中國(guó)學(xué)生趨同化管理在信息化方面的深度融合問題。

來華留學(xué)生管理；信息化；理論實(shí)踐

進(jìn)入21世紀(jì)以來，以網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和多媒體技術(shù)為核心的信息技術(shù)迅猛發(fā)展，給各行各業(yè)帶來了深層次的變革。教育信息化是教育現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，也為教育者帶來前所未有的挑戰(zhàn)。以教育信息化為基礎(chǔ)，由此推動(dòng)教育的改革與發(fā)展將是教育的重要發(fā)展方向。我國(guó)來華留學(xué)生信息化管理進(jìn)程雖稍晚于中國(guó)學(xué)生，但相關(guān)政策和研究一直緊跟著來華留學(xué)教育事業(yè)的發(fā)展而不斷推陳出新。教育部辦公廳于2004年6月宣布了啟用全國(guó)來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)的通知（教外廳函［2004］13號(hào)），從國(guó)家層面切實(shí)推動(dòng)來華留學(xué)生的信息化管理。

一、來華留學(xué)生信息化管理理論研究

國(guó)內(nèi)關(guān)于教育信息化的研究較為豐富，為來華留學(xué)生信息化管理提供了有價(jià)值的參考。朱寶生（2005）論證了教學(xué)管理系統(tǒng)在推動(dòng)教育信息化上的作用，指出了高校教學(xué)信息化管理的重要性；馬亮（2006）闡明了《高校教育信息化標(biāo)準(zhǔn)》的制定背景和實(shí)施中的重大作用，指出管理信息交換與共享、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、教育信息資源交流與共享的重要性等。關(guān)于留學(xué)生管理信息化方面的研究中，吳緘中、鹿士義（2001）最早探討了新世紀(jì)來華留學(xué)生管理更加有序，更具法治化、規(guī)范化、科學(xué)化的必要性及途徑。程亮、宋文杰（2013），盧秀娟（2011），崔鳴鳴（2010），王藝（2011）分別就來華留學(xué)生信息化管理的不同方面闡釋了留學(xué)生信息化管理的重要性及解決途徑。

但是，在討論留學(xué)生管理方法的現(xiàn)代化時(shí)，吳緘中、鹿士義（2001）提到了留學(xué)生管理的數(shù)據(jù)化管理，而非信息化管理；但文中關(guān)于留學(xué)生管理工作系統(tǒng)化（管理人員工作流程方面）對(duì)管理系統(tǒng)開發(fā)有所啟發(fā)。朱萍、施信疑（2015）較為全面地論述了如何借助信息化平臺(tái)推動(dòng)來華留學(xué)生管理。金泉元（2015）較為詳細(xì)地介紹了外國(guó)留學(xué)生教育管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，為平臺(tái)建設(shè)做了有益的探索。其他的研究，如秦洪雷、閆旭暉（2007），程亮、宋文杰（2013）等，也都是就留學(xué)生信息化管理的某一個(gè)方面，如教務(wù)管理、宿舍信息管理等進(jìn)行的零星或者個(gè)案研究。在留學(xué)生信息化管理的理論建設(shè)方面，全面深入的理論探討嚴(yán)重不足，信息化實(shí)踐也是摸著石頭過河，沒有系統(tǒng)的理論研究作為支撐。

二、來華留學(xué)生信息化管理實(shí)踐現(xiàn)狀

早在2003年，70%的高校就已經(jīng)建立了不同層次、規(guī)模的校園網(wǎng)。廣泛的調(diào)研發(fā)現(xiàn)全國(guó)高校的中國(guó)學(xué)生管理信息化水平普遍較高。招生錄取、信息查詢、教務(wù)管理、住宿管理、費(fèi)用管理、檔案管理、畢業(yè)就業(yè)等都網(wǎng)絡(luò)覆蓋，各層次的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)對(duì)接順暢便捷。高校的教務(wù)系統(tǒng)、信息管理平臺(tái)等核心系統(tǒng)經(jīng)過不斷的開發(fā)、使用、升級(jí)，已經(jīng)能基本滿足學(xué)生、學(xué)校、教育主管部門的需求。反觀留學(xué)生管理，全國(guó)高校留學(xué)生信息化總體水平卻較為低下。很多高校的管理手段還停滯于上世紀(jì)末，基本靠著一臺(tái)電腦加一個(gè)軟件（Microsoft Office）、甚至單純紙質(zhì)媒介進(jìn)行留學(xué)生管理。留學(xué)生無(wú)法在線申請(qǐng)入讀、入學(xué)報(bào)到填大量表格、無(wú)法自行查取課程成績(jī)、學(xué)生個(gè)人信息僅靠Excel記錄等，存在著檢索不便，管理復(fù)雜、存儲(chǔ)不易等問題，阻礙了留學(xué)生教育事業(yè)的發(fā)展。管理人員在反復(fù)機(jī)械地重復(fù)著手動(dòng)開各類證明、整理學(xué)生成績(jī)、學(xué)生檔案等事宜，造成精力和時(shí)間的巨大耗費(fèi)。

造成以上現(xiàn)象的原因是多方面的。（1）很多高校來華留學(xué)生規(guī)模小。手動(dòng)管理雖過時(shí)且效率低下，但是留學(xué)生管理人員尚能應(yīng)付，以致矛盾不太明顯和突出，信息化管理的需求不是太大。（2）高校重視不足。許多高校領(lǐng)導(dǎo)視來華留學(xué)生教育事業(yè)為錦上添花、可有可無(wú)，導(dǎo)致來華留學(xué)生教育處于學(xué)校邊緣地帶，對(duì)現(xiàn)存問題、未來發(fā)展缺乏政策引導(dǎo)和戰(zhàn)略規(guī)劃。（3）研發(fā)經(jīng)費(fèi)不足。信息化工作的背后是大量的資金支持，一套實(shí)用可靠的管理系統(tǒng)不管是自行開發(fā)還是整套引進(jìn)都費(fèi)用不菲。多種信息化手段的使用意味著大量人力和資金成本的投入。（4）留學(xué)生管理人員缺乏積極性，工作創(chuàng)新動(dòng)力不足，缺乏如何為來華留學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)創(chuàng)造更好的管理環(huán)境和平臺(tái)的思考。

本文以西南大學(xué)來華留學(xué)生綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)及多種新媒體的綜合運(yùn)用為例，結(jié)合時(shí)代特征和留學(xué)生教育特點(diǎn)，綜合提高來華留學(xué)生教育和管理的信息化程度。

三、信息平臺(tái)為主體，引領(lǐng)信息化工作

留學(xué)生管理系統(tǒng)要符合來華留學(xué)生教育事業(yè)工作實(shí)踐、內(nèi)在規(guī)律和發(fā)展規(guī)劃。建設(shè)理念將貫穿信息化工作的始終?，F(xiàn)以我校為例，探索和總結(jié)以來華留學(xué)生綜合管理平臺(tái)為主，多種信息化手段并舉，提高留學(xué)生信息化管理水平。

1.學(xué)習(xí)生命周期全覆蓋

學(xué)習(xí)生命周期是指來華留學(xué)生從申請(qǐng)就讀的那一刻起，到學(xué)生離校之后的整個(gè)從入學(xué)申請(qǐng)、招生錄取、到校報(bào)到、在校學(xué)習(xí)直到完成離校手續(xù)成為校友的時(shí)間跨度。像一個(gè)自然個(gè)體的生長(zhǎng)劃分不同的時(shí)期一樣，我們將留學(xué)生的來華之前到離華之后的這個(gè)時(shí)間連續(xù)統(tǒng)分為不同的階段，體現(xiàn)為綜合管理系統(tǒng)里面的功能板塊。學(xué)生來校前涉及招生錄取板塊。學(xué)生可通過學(xué)院、學(xué)校以及相關(guān)部門官網(wǎng)，了解學(xué)校招生政策、程序、就讀環(huán)境等內(nèi)容。學(xué)生在網(wǎng)上填報(bào)的內(nèi)容和中國(guó)政府獎(jiǎng)學(xué)金、孔子學(xué)院獎(jiǎng)學(xué)金以及各地方獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)的內(nèi)容類似，在申請(qǐng)頁(yè)面的設(shè)計(jì)上更多地考慮信息板塊劃分的規(guī)范性和合理性。其總體布局如圖1所示。

圖1 總體功能布局

能用下拉菜單進(jìn)行選擇的就不設(shè)計(jì)手動(dòng)填寫；能用選擇方式的就不用下拉菜單。經(jīng)過反復(fù)試用發(fā)現(xiàn)生澀難懂或者容易誤解的地方添加填表說明。學(xué)生在線提交材料后，隨即進(jìn)入審批程序。一般來說，包含兩條途徑：一是學(xué)歷生的申請(qǐng)，包含主管部門初審（信息、材料完整性；申請(qǐng)條件等）、培養(yǎng)學(xué)院審核（專業(yè)，錄取要求，導(dǎo)師分配等）以及職能部門復(fù)審（學(xué)位點(diǎn)審核、學(xué)校政策等）。二是語(yǔ)言生的申請(qǐng)，只需要主管部門審核即可，所以設(shè)置主管部門直接審核權(quán)限。在整個(gè)審核的過程中，申請(qǐng)者都能在系統(tǒng)里看到審批程序及結(jié)果。錄取完成后，隨即出現(xiàn)費(fèi)用設(shè)置程序，以及入學(xué)報(bào)到事宜。

2.信息登載全面無(wú)死角

留學(xué)生信息在整個(gè)管理過程中至關(guān)重要，全面準(zhǔn)確的信息登載會(huì)使管理工作事半功倍。學(xué)生信息如圖2所示。除常規(guī)信息之外，宗教信仰、飲食禁忌、緊急聯(lián)系人、緊急聯(lián)系電話等信息的登載將為學(xué)校日常工作、學(xué)生戶外活動(dòng)、突發(fā)事件家校聯(lián)動(dòng)等提供及時(shí)可靠的信息來源。經(jīng)調(diào)研，全國(guó)多數(shù)高校留學(xué)生學(xué)籍檔案管理獨(dú)立成體。如果為每一個(gè)留學(xué)生編好檔案號(hào)碼，并在系統(tǒng)明顯處標(biāo)示，可為留學(xué)生檔案管理、跨部門查閱等提供便利。

圖2 學(xué)生信息

系統(tǒng)顧及留學(xué)生證照管理的問題。證照登記和預(yù)警的功能可為掌握學(xué)生證照信息、及時(shí)提前辦理證照延期提供便利，避免超期現(xiàn)象發(fā)生。此舉可減少留學(xué)生管理干部的日常工作量，減輕出入境管理部門的工作負(fù)擔(dān)。

3.功能設(shè)計(jì)流暢合理

按照留學(xué)生學(xué)習(xí)生命周期的延續(xù)劃分不同的功能版塊，版塊內(nèi)子菜單的布置按照留管工作流程設(shè)計(jì)。比如教務(wù)版塊就從班級(jí)管理（學(xué)生分班、班級(jí)信息、學(xué)生退班）到排課管理（課程編排、班級(jí)課表、教師課表、教室課表、總課表）、成績(jī)登載、考勤管理、學(xué)籍管理等版塊進(jìn)行編列，功能清晰明了、流程簡(jiǎn)潔明晰，管理人員容易上手。離校審批板塊設(shè)置了職能部門審批、圖書館審批、財(cái)務(wù)審批、宿舍審批、證書發(fā)放等審批板塊，以便學(xué)校各部門聯(lián)動(dòng)，方便學(xué)生辦理離校程序。面向多過戶的管理平臺(tái)如圖3所示。

圖3 面向多用戶的管理平臺(tái)

4.系統(tǒng)互聯(lián)避免重復(fù)建設(shè)

留學(xué)生管理系統(tǒng)若全新開發(fā)成一個(gè)自足的系統(tǒng)，成本將極為昂貴，完成后的系統(tǒng)也較為龐雜。充分整合、利用學(xué)校已有的平臺(tái)，將來華留學(xué)生納入中國(guó)學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)是簡(jiǎn)便、有效的解決方法之一。

學(xué)生培養(yǎng)方案的制作和審核、通選課的選擇、畢業(yè)資格的審查等都使用已有教務(wù)系統(tǒng)，可以避免大量的重復(fù)建設(shè)。且中國(guó)學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)更為完善，也避免了各培養(yǎng)學(xué)院登錄兩套系統(tǒng)、做兩件事情的復(fù)雜程序。系統(tǒng)對(duì)接如圖4所示。

圖4 系統(tǒng)對(duì)接

四、多種新媒體為輔，全面提升信息化程度

“互聯(lián)網(wǎng)+”思潮和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來必然帶來各行各業(yè)顛覆式的變革。利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加強(qiáng)和改善教育培養(yǎng)管理是未來留學(xué)生培養(yǎng)事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用的留學(xué)生綜合管理平臺(tái)不可或缺，但充分利用新興網(wǎng)絡(luò)媒體和資源（如各類即時(shí)通訊軟件，自媒體和第三方網(wǎng)站等）作為補(bǔ)充可以避免因貪大求全而造成綜合管理平臺(tái)功能的繁雜。學(xué)校根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)和“互聯(lián)網(wǎng)+留學(xué)生教育”的新理念，充分挖掘、整合資源，實(shí)現(xiàn)了多種信息化手段并舉、全面覆蓋留學(xué)生群體。首先，學(xué)校組建了團(tuán)結(jié)、創(chuàng)新的運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)管理官方微信公眾平臺(tái)，整合傳統(tǒng)網(wǎng)站和紙質(zhì)傳媒的現(xiàn)有資源，將傳統(tǒng)的文化宣傳積淀和新媒體高效便捷的傳播途徑充分整合，實(shí)現(xiàn)了將國(guó)際化、大眾化的新媒體為我所有，建設(shè)成為國(guó)家形象傳播、文化知識(shí)普及、通知公告發(fā)布、文娛講座宣傳等新陣地。其次，完善和提升各類傳統(tǒng)信息工具（郵箱、電話、QQ在線、微博等），保障留學(xué)生在信息獲取和交流通道的多樣性和有效性。

五、總結(jié)

本研究首次提出了指導(dǎo)來華留學(xué)生信息化建設(shè)的“學(xué)習(xí)生命周期管理”理念，并貫通于信息化設(shè)計(jì)和多種輔助手段并舉，信息化工作涵蓋了留學(xué)生從獲取招生信息直至畢業(yè)離校的全部過程。指出來華留學(xué)生管理信息化管理與來華留學(xué)生趨同化管理在操作層面的可行性及深度融合后的優(yōu)越性。提高來華留學(xué)生信息化水平有利于切實(shí)進(jìn)行的趨同化管理。隨著來華留學(xué)生教育事業(yè)地不斷發(fā)展，留學(xué)生信息化工作是提高來華留學(xué)生管理效率和培養(yǎng)質(zhì)量的重要保障，也將成為代表一個(gè)高校來華留學(xué)生培養(yǎng)水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。

來華留學(xué)生培養(yǎng)必將受到大數(shù)據(jù)化、互聯(lián)互通等信息化變革的深刻影響，這要求我們必須緊跟時(shí)代步伐，快速推進(jìn)來華留學(xué)生管理信息化進(jìn)程。未來的發(fā)展趨勢(shì)將是留學(xué)生信息化的覆蓋面將更加廣泛和深入，信息化受眾需求的分析和滿足更加細(xì)致和個(gè)性化，“互聯(lián)網(wǎng)+留學(xué)生教育”也必將成為我國(guó)來華留學(xué)生教育管理的重大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

[1]程亮，宋文杰.淺談來華留學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)——以南昌大學(xué)為例[J].管理學(xué)家,2013(10)：374-5.

[2]吳緘中,鹿士義.世紀(jì)之交呼喚留學(xué)生管理現(xiàn)代化[J].中國(guó)高教研究,2001（1）：61-62.

[3]馬亮.《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》的制定及實(shí)施[J].教育信息化,2006（7）：26-8.

[4]盧秀娟.留學(xué)生教務(wù)管理之信息化[J].市場(chǎng)周刊(理論研究),2011（5）:153-4.

[5]崔鳴鳴.山東科技職業(yè)學(xué)院留學(xué)生管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].山東：山東科技職業(yè)學(xué)院，2011.

[6]王藝.推進(jìn)高校學(xué)生管理信息化的思考[J].教育研究,2011（8）：18.

[7]朱萍,施信疑.借助信息化平臺(tái)整合來華留學(xué)生管理業(yè)務(wù)[J].南京理工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2015（27）:77-81.

[8]金泉元.外國(guó)留學(xué)生教育管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究[J].現(xiàn)代電子技術(shù),2015（38）：38-43.

[9]秦洪雷,閆旭暉.新時(shí)期來華留學(xué)生教育事業(yè)大背景下的留學(xué)生公寓管理及其完善[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢, 2007（27）：297-300.

（編輯：楊馥紅）

TP315

A

1673-8454（2016）23-0072-03

*本文是中國(guó)高教學(xué)會(huì)外國(guó)留學(xué)生教育管理分會(huì)研究課題“來華留學(xué)生管理信息化建設(shè)理論與方法初探”（立項(xiàng)批準(zhǔn)號(hào)：高留分會(huì)課題_2015ZX003）及中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)2014年度教育信息化專項(xiàng)課題（同名，課題編號(hào)：2014XXH1321ZC）的成果之一。