高職院校人事檔案移交要注意的問題

張忠良

(鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州　450052)

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高職院校人事檔案移交要注意的問題

張忠良

(鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州450052)

摘要：從高職院校做好人事檔案移交工作的重要性和在人事檔案移交過程中容易出現(xiàn)的問題入手，闡述加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案；移交；工作

隨著高職院校教師、行政管理人員的職稱晉升和職務(wù)變化，以及高職院校中人事檔案管理由人事部門移交檔案管理部門，檔案始終處于動(dòng)態(tài)管理中。加強(qiáng)人事檔案管理，特別是在人事部門移交檔案管理部門工作中，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的移交工作就顯得尤為重要。

一、人事檔案移交的重要性

人事檔案既具有一般檔案的共性，也有其自身的特點(diǎn)。因其反映的是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷、工資待遇、組織關(guān)系、職稱職務(wù)、社會(huì)勞動(dòng)保障等，所以，它更具現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性和具有法律效力。由于升遷、工資調(diào)整、技術(shù)職務(wù)晉升等，個(gè)人檔案材料需不斷擴(kuò)充；因此，人事檔案在移交過程中很容易出現(xiàn)材料的遺失和出錯(cuò)。如果檔案材料丟失，檔案所有人的切身利益會(huì)受到較大損害，人事檔案的嚴(yán)肅性也受到破壞；因此，高職院校人事檔案管理部門要加強(qiáng)管理，尤其在移交人事檔案過程中，學(xué)校要加強(qiáng)管理和監(jiān)督。

二、高職院校人事檔案移交工作易出現(xiàn)的問題

首先，部分高職院校人事檔案管理與目前人事檔案規(guī)范化管理存在一定差距。管理方面有一種誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理只要保管好、不泄密不遺失、保證人事檔案查檔和外調(diào)就足夠了。部分高職院校放松了對(duì)學(xué)校人事檔案的管理，對(duì)人事檔案工作不聞不問，更談不上人力、財(cái)力方面的保障。這樣會(huì)潛移默化影響到移交部門對(duì)人事檔案管理的重視，移交的人事檔案較混亂、不規(guī)范。

其次，部分高職院校檔案室建設(shè)投資不足，硬件設(shè)施差，有的甚至沒有專用的人事檔案室，這會(huì)給人事檔案移交后的管理帶來困難，影響日常人事檔案的整理、查閱。

再次，有的高職院校人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不高，管理不嚴(yán)，很易造成檔案不完整、不齊全，再加上移交雙方移交手續(xù)不嚴(yán)，一旦出現(xiàn)問題責(zé)任不清，很難追究責(zé)任。

最后，部分高職院校人事檔案工作管理制度不完善，沒有相應(yīng)的人事檔案移交工作制度，容易造成檔案管理人員在收集、歸檔和移交過程中未能嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作要求，導(dǎo)致檔案移交過程中出現(xiàn)漏洞。在檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，不組織對(duì)交接雙方進(jìn)行培訓(xùn)和教育，容易造成檔案的泄密，嚴(yán)重影響了人事檔案的嚴(yán)肅性、保密性。

三、高職院校人事檔案移交要注意的問題

1．檔案及時(shí)移交保證人事檔案的權(quán)威性

人事檔案管理屬于我國的一項(xiàng)重要的檔案管理工作，對(duì)于用人單位和個(gè)人都非常重要。我們只有認(rèn)識(shí)到人事檔案的權(quán)威性，才能在人事檔案管理中把握原則，做好人事檔案管理工作。高職院校人事檔案管理大部分隸屬上級(jí)主管部門組織部或省委組織部，因此，要嚴(yán)格按照組織部對(duì)人事檔案管理的規(guī)定，做好高職院校人事檔案管理工作。檔案管理部門人員工作變更時(shí)，要做好交接工作，防止發(fā)生人、檔脫節(jié)現(xiàn)象。在部門之間移交過程中，檢查并確認(rèn)所有移交的記錄后，方可轉(zhuǎn)入相關(guān)移交手續(xù)，避免造成檔案材料缺乏、責(zé)任不明、推諉扯皮的現(xiàn)象。

2．檔案移交規(guī)范保證人事檔案的保密性

隨著社會(huì)進(jìn)步，人們對(duì)保護(hù)個(gè)人隱私的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，特別是人事檔案的內(nèi)容記錄的是每個(gè)人的功與過等各個(gè)方面，這就要求檔案管理人員在人事檔案轉(zhuǎn)移的過程中，確保文件的安全性、完整性和人事檔案的嚴(yán)肅性、保密性。一是必須嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。移交前先做好目錄交接，清點(diǎn)清晰后再辦移交手續(xù)，交接雙方簽字確認(rèn)。二是人事部門與檔案部門之間移交時(shí)雙方部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案移交工作提出要求、制訂計(jì)劃，指導(dǎo)和監(jiān)督移交工作。三是管理部門檔案管理人員退休或工作變動(dòng)，要提前做好移交準(zhǔn)備工作，并嚴(yán)格遵循保密規(guī)定，保證當(dāng)事人資料的保密性。

3．檔案移交認(rèn)真負(fù)責(zé)保證人事檔案的完整性

由于檔案所有人的工作及生活的不斷變動(dòng)，人事檔案的內(nèi)容處在不斷擴(kuò)充的狀態(tài)，在人事檔案移交的過程中，難免會(huì)出現(xiàn)記載資料有誤差、遺漏等情況，這就要求檔案管理人員在日常管理中認(rèn)真做好記錄，嚴(yán)格按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，特別是按照上級(jí)組織部的要求認(rèn)真填寫《人事檔案審核登記表》。移交人和接收人必須嚴(yán)格遵守有關(guān)紀(jì)律，絕不允許修改、損壞個(gè)人材料，保證檔案在傳遞過程中的真實(shí)性及完整性。接收人應(yīng)根據(jù)檔案目錄認(rèn)真核對(duì)檔案的準(zhǔn)確性，避免遺漏。交接人和接收人要以高度的責(zé)任感和使命感，本著對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度檢查交接的份數(shù)并填寫移交清單，同時(shí)要注意保守機(jī)密。

參考文獻(xiàn)

[1]裴鳳玲.加強(qiáng)人事檔案移交工作的必要性[J].青海交通科技，2013(4)：6.

[責(zé)任編輯:方艷]

Precautions of Handing over Personnel Archives in Higher Vocational Colleges

ZHANG Zhongliang

(Zhengzhou Railway Vocational and Technical College, Zhengzhou 450052, China)

Abstract:This paper expounds the importance of personnel archives in higher vocational colleges and points out the problems when handing over the files. Furthermore, it also puts forward measures to promote the management of personnel archives.

Key words:higher vocational colleges; personnel archives; handover; work

中圖分類號(hào):C93

文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A

文章編號(hào)：1008-6811(2016)01-0095-02

作者簡介：張忠良(1964—)，男，河南鄭州人，鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案科。

收稿日期：2015-06-29