高校圖書館紙質(zhì)外文期刊招標(biāo)采購工作研究

劉鳳俠　陳秀麗

（沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館，遼寧 沈陽 110866）

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高校圖書館紙質(zhì)外文期刊招標(biāo)采購工作研究

劉鳳俠陳秀麗

（沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館，遼寧 沈陽 110866）

［摘要］外文期刊招標(biāo)采購打破了行業(yè)壟斷、規(guī)范了采購行為，已經(jīng)成為高校圖書館外刊采購的主要方式。面對(duì)外刊價(jià)格的持續(xù)上漲，圖書館經(jīng)費(fèi)的日漸不足，載體形式的不斷變化，在外刊招標(biāo)采購工作中應(yīng)合理申報(bào)外刊經(jīng)費(fèi)預(yù)算，更改招標(biāo)頻率和招標(biāo)時(shí)間，選擇多家供貨商合作，客觀看待外刊折扣優(yōu)惠，合理設(shè)置標(biāo)段劃分方法，加大對(duì)外刊中標(biāo)商家履約過程的監(jiān)管等。

［關(guān)鍵詞］外文期刊招標(biāo)采購高校圖書館代理商［分類號(hào)］G258.6

外文期刊（以下簡稱外刊）招標(biāo)采購作為一種符合市場經(jīng)濟(jì)和國際慣例的交易形式，已經(jīng)成為高校圖書館外刊訂購的主流模式和業(yè)界共識(shí)。通過供貨商之間的投標(biāo)競爭，打破外刊行業(yè)壟斷，規(guī)范外刊采購行為，保證圖書館投入產(chǎn)出效益最大化。但在刊價(jià)逐年上漲、經(jīng)費(fèi)日漸拮據(jù)、載體不斷變化的情況下，如何準(zhǔn)確申報(bào)外刊預(yù)算，科學(xué)設(shè)置標(biāo)段劃分方式，合理確定招標(biāo)頻率，有效監(jiān)管合同的履約過程等，避免給外刊招標(biāo)采購工作帶來的種種局限與問題，需要業(yè)界認(rèn)真思考與研究。筆者認(rèn)為，在外文期刊招標(biāo)采購工作中必須注意以下問題。

1　綜合分析外刊價(jià)格構(gòu)成要素做好預(yù)算

與中文期刊不同，在外文期刊上是找不到價(jià)格的。換而言之，外文期刊的價(jià)格并不像我們熟知的圖書一樣直接標(biāo)注于題名頁或版權(quán)頁，而是通過期刊發(fā)行公司報(bào)價(jià)［1］。影響外刊價(jià)格的因素主要包括發(fā)行商提供給客戶的目錄報(bào)價(jià)、人民幣與外匯的兌換比率、期刊訂購中辦理相關(guān)手續(xù)的費(fèi)用及外刊折扣優(yōu)惠四部分［2］，上述四大外刊價(jià)格構(gòu)成要素都存在波動(dòng)空間。因此，在申報(bào)外刊預(yù)算之前，應(yīng)提前與外刊供貨商做好詢價(jià)，了解招標(biāo)采購當(dāng)年外刊的漲幅情況，在申報(bào)外刊采購預(yù)算時(shí)，要充分考慮刊價(jià)、漲價(jià)幅度、代理商誠信、業(yè)績及結(jié)算方式等導(dǎo)致外刊價(jià)格變化的不確定因素。例如：為減少匯率浮動(dòng)的不確定性對(duì)圖書館外刊價(jià)格帶來的影響，外刊招標(biāo)時(shí)以人民幣報(bào)刊為準(zhǔn)或匯率的確定以口岸價(jià)為準(zhǔn)，外刊供貨商的誠信度與業(yè)績一定程度上也影響到外刊價(jià)格，業(yè)務(wù)量大且誠信度高的供貨商，從外商處拿到的外刊價(jià)格會(huì)相對(duì)優(yōu)惠，所以不同供貨商對(duì)同種外刊報(bào)價(jià)會(huì)有差異［3］。另外，外刊不同結(jié)算方式影響圖書館所付刊款的金額，選擇預(yù)付款結(jié)算方式可以避免支付貸款利率?？傊谏陥?bào)外刊采購預(yù)算時(shí)要綜合考慮上述各個(gè)因素，避免因申報(bào)不當(dāng)給圖書館帶來的麻煩。

2　改變外刊招標(biāo)時(shí)間和招標(biāo)頻率

外文期刊的招標(biāo)采購一般在每年8-9月份進(jìn)行，由圖書館和學(xué)校負(fù)責(zé)招投標(biāo)管理的部門共同組織，從上報(bào)預(yù)算、制訂招標(biāo)文件、省采中心審批、發(fā)布招標(biāo)公告及確認(rèn)投標(biāo)供貨商資格等等，整個(gè)過程少則一個(gè)月，多則兩三個(gè)月，招標(biāo)工作結(jié)束后，圖書館還要與外刊供貨商或代理商簽訂合同，辦理預(yù)付款，發(fā)送訂單明細(xì)等，招標(biāo)過程長且程序復(fù)雜，如果其中的任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)造成外刊訂購的不及時(shí)，導(dǎo)致外刊到貨率低，不僅影響讀者利用，也會(huì)給圖書館的服務(wù)工作帶來負(fù)面影響，因此，在外刊招標(biāo)采購的時(shí)間選擇上，最好提前到每年的上半年進(jìn)行，至少應(yīng)當(dāng)在上半年完成外刊招標(biāo)采購計(jì)劃的所有審批環(huán)節(jié)。從外文期刊招標(biāo)的頻率上來看，國內(nèi)圖書館大多采取一年一招的方式，每年都要重復(fù)上一年的招標(biāo)流程，對(duì)圖書館來說不僅耗時(shí)費(fèi)力，而且可能出現(xiàn)每年都有一些刊的中標(biāo)商與上一年度不同，導(dǎo)致某些跨年刊卷期出現(xiàn)斷層或錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)情況［4］，無法保證外刊的及時(shí)性與到刊率；對(duì)供貨商來說，頻繁奔波在圖書館和各招標(biāo)公司之間投標(biāo)，浪費(fèi)物力、人力、財(cái)力。就外文期刊招標(biāo)頻率問題，筆者詳細(xì)調(diào)研了遼寧省高校圖書館的15個(gè)常委館，無一例外都是每年進(jìn)行招標(biāo)。期刊作為一種連續(xù)出版物，具有履約持續(xù)時(shí)間長、周期內(nèi)變化多等特點(diǎn)，在館藏外刊品種不變或調(diào)整不大的情況下，可以適度延長招標(biāo)合同期限，以2-3年為一個(gè)招標(biāo)周期，并在合同中明確雙方認(rèn)可的漲幅及服務(wù)［5］，保證外刊服務(wù)的穩(wěn)定性和連續(xù)性。

3　選擇多家外刊供貨商合作

與一般的大宗貨物商品一次性采購行為不同，外文期刊采購屬于履約時(shí)間長、配送次數(shù)多的交易行為，部分期刊還存在著改名、?？?、雙語種刊發(fā)及載體改變等許多無法預(yù)料的變化，如果供貨商出現(xiàn)問題，將直接影響外刊的到貨率。因此，圖書館在選擇合作供貨商時(shí)應(yīng)充分重視對(duì)供貨商風(fēng)險(xiǎn)的前瞻性和預(yù)見性［6］，不僅要考慮供貨商的供貨能力、服務(wù)質(zhì)量、銷售業(yè)績、物流配送、報(bào)價(jià)差異、服務(wù)誠信等情況，也要考慮外刊供貨的連續(xù)性，在供貨商能夠提供的報(bào)價(jià)與服務(wù)相差不大的情況下，讓多家供貨商中標(biāo)更有利于市場競爭，提高其服務(wù)質(zhì)量，而且應(yīng)盡可能傾斜上一年中標(biāo)的供貨商，減少因頻繁更換供貨商產(chǎn)生的外刊配送環(huán)節(jié)出現(xiàn)的催缺、補(bǔ)缺、斷檔等問題的發(fā)生。另外，圖書館還應(yīng)要求供貨商盡量保持與圖書館聯(lián)系的外刊業(yè)務(wù)人員的相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁更換外刊的聯(lián)系人給圖書館外刊訂購及刊款結(jié)算帶來的諸多不便。外文期刊采購體現(xiàn)了一種專業(yè)化的運(yùn)作模式，保持外文期刊的系統(tǒng)性與完整性是外刊采購的根本原則［7］，選擇多家實(shí)力雄厚、連續(xù)穩(wěn)定的供貨商不僅可以實(shí)現(xiàn)供貨商之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、獲得優(yōu)惠的價(jià)格及墊付刊款等服務(wù)，還可以提高圖書館外刊的訂到率與到刊率，提升圖書館的服務(wù)水平。

4　合理設(shè)置標(biāo)段劃分方法

外文期刊標(biāo)段劃分是指按照不同角度或者標(biāo)準(zhǔn)將整個(gè)外刊采購項(xiàng)目劃分成若干個(gè)標(biāo)段，由供貨商或代理商針對(duì)不同標(biāo)段分別報(bào)價(jià)的招標(biāo)方式［3］。采用劃分標(biāo)段的方式招標(biāo)外刊，就是要最大限度發(fā)揮各個(gè)供貨商的優(yōu)勢(shì)，節(jié)約圖書館采購成本，降低服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高服務(wù)質(zhì)量。圖書館在進(jìn)行標(biāo)段劃分時(shí)要從實(shí)際出發(fā)，綜合考慮標(biāo)段劃分的原則和方法、靈活設(shè)置標(biāo)段劃分的大小和多少，不要搞一刀切，如在訂購?fù)饪贩N不多的情況下采取整包招標(biāo)的方式為佳，如果訂購的外刊數(shù)量多品種全，則可以采取分包或單刊進(jìn)行招標(biāo)。目前，國內(nèi)圖書館外刊標(biāo)段劃分的方法大體可分為以下4種：

4.1資格招標(biāo)：資格招標(biāo)是指綜合分析供貨商或代理商的資質(zhì)條件、供貨能力、銷售業(yè)績、信譽(yù)度等，選擇1家或幾家供貨商中標(biāo)，然后由圖書館將訂購明細(xì)發(fā)給供貨商進(jìn)行報(bào)價(jià)，再依據(jù)服務(wù)和價(jià)格綜合分配訂單并約定期刊結(jié)算方式的一種招標(biāo)方法。采用資格招標(biāo)，外刊的報(bào)價(jià)和折扣率不再是唯一衡量指標(biāo)，相對(duì)而言，圖書館的自主性較大，因此，受到一部分圖書館的青睞。

4.2整體報(bào)價(jià)：圖書館將訂購的外文期刊作為一個(gè)整體項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)，投標(biāo)代理商需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體報(bào)價(jià)，整體價(jià)格最低者中標(biāo)。一般來說，訂購?fù)馕钠诳N類較少的圖書館適合采用這種招標(biāo)方式。

4.3分包報(bào)價(jià)：圖書館將所要招標(biāo)的外文期刊按學(xué)科、出版社、語種或數(shù)據(jù)庫捆綁刊等標(biāo)準(zhǔn)分成若干個(gè)小的期刊項(xiàng)目包，投標(biāo)商需對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目包進(jìn)行報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)最低者中標(biāo)，分包報(bào)價(jià)可以將同一學(xué)科或同一出版社的期刊放在一起，能夠發(fā)揮各個(gè)供貨商的優(yōu)勢(shì)，降低采購成本、提高訂單發(fā)送與到貨速度［8］。但是，分包報(bào)價(jià)若按價(jià)格低者中標(biāo)的原則有可能會(huì)出現(xiàn)實(shí)力雄厚的投標(biāo)商一家中標(biāo)的情況。從長遠(yuǎn)角度考慮，容易出現(xiàn)一家公司壟斷外刊市場的局面，不利于市場的可持續(xù)發(fā)展和圖書館利益的長期保障。

4.4“一刊一標(biāo)報(bào)價(jià)”：以每一種刊為標(biāo)段，投標(biāo)商須對(duì)每個(gè)標(biāo)段進(jìn)行人民幣單獨(dú)報(bào)價(jià)，以價(jià)格最低者中標(biāo)。“一刊一標(biāo)”方式選擇期刊的最低報(bào)價(jià)進(jìn)行重新組合，避免了整體招標(biāo)或分包招標(biāo)中的單種期刊未能達(dá)到價(jià)格最低問題，但也容易造成同一出版社的期刊分屬不同的代理商，或是數(shù)據(jù)庫捆綁的期刊分散在不同代理商的情況，由于各家公司的業(yè)務(wù)范圍各有優(yōu)勢(shì)，假若部分中標(biāo)期刊不在代理商的優(yōu)勢(shì)范疇內(nèi)，直接影響外刊的訂到率、到刊速度及到貨率。另外，期刊報(bào)價(jià)都是估價(jià)，對(duì)于在招標(biāo)時(shí)尚未確定價(jià)格的部分期刊，投標(biāo)代理商為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)傾向于報(bào)高價(jià)，因此，是否是最低價(jià)報(bào)價(jià)還有待圖書館進(jìn)行調(diào)研。當(dāng)同一期刊不同代理商報(bào)價(jià)相同時(shí)，圖書館應(yīng)當(dāng)以選擇合作過的代理商為原則。

5　靈活數(shù)據(jù)庫捆綁期刊的招標(biāo)方式

在外文數(shù)據(jù)庫訂購過程中，一些數(shù)據(jù)庫商家實(shí)行數(shù)據(jù)庫捆綁紙質(zhì)外刊的訂購模式，即在訂購電子期刊數(shù)據(jù)庫時(shí)，必須保持一定額度的紙質(zhì)外刊的訂購，圖書館如果沒有達(dá)到這個(gè)額度指標(biāo)，需要補(bǔ)足才可以訂購數(shù)據(jù)庫［9］，業(yè)界俗稱“門檻費(fèi)”，如果額度超出則不允許進(jìn)行刪減，如荷蘭的Elsevier、德國的Springer等數(shù)據(jù)庫。目前，這部分捆綁紙質(zhì)外刊的招標(biāo)國內(nèi)沒有統(tǒng)一的模式，多數(shù)高校圖書館將捆綁訂購的紙質(zhì)外刊依托于數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訂購，也就是說從哪兒訂購的數(shù)據(jù)庫就由哪個(gè)代理商來代理這部分期刊［10］。也有部分圖書館把捆綁的紙質(zhì)外刊與其他外刊放在一起進(jìn)行整體招標(biāo)，或者單獨(dú)打成一個(gè)包進(jìn)行分包招標(biāo)。由于有的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品是代理商集成出版社的電子期刊而成，本身對(duì)產(chǎn)品沒有決定權(quán)，每年都會(huì)有電子期刊從數(shù)據(jù)庫中撤掉或加入，穩(wěn)定性欠缺［11］。實(shí)行紙本期刊依托于數(shù)據(jù)庫的訂購方式，有利于數(shù)據(jù)庫訂購人員隨時(shí)了解上述電子期刊增減情況，方便對(duì)捆綁紙本期刊進(jìn)行合理調(diào)整，但是如果數(shù)據(jù)庫訂購與紙質(zhì)外刊訂購業(yè)務(wù)分屬不同部門管理的話，相互間的溝通如果不及時(shí)，也容易產(chǎn)生一定的問題。至于捆綁紙本期刊采取哪種方式招標(biāo)，各館可根據(jù)捆綁外刊數(shù)量多少、學(xué)科性質(zhì)等選擇合適的招標(biāo)方式。筆者所在的沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館2011-2013的3年時(shí)間里，對(duì)捆綁訂購的28種紙本期刊實(shí)行“一刊一標(biāo)、最低價(jià)中標(biāo)”的招標(biāo)形式，由于期刊品種少且分散給不同的代理商，雖然在招標(biāo)價(jià)格上獲得一些優(yōu)惠，但給代理商供配貨與圖書館的外刊管理都帶來不便。針對(duì)上述情況，圖書館將外文紙質(zhì)期刊的訂購與數(shù)據(jù)庫訂購業(yè)務(wù)調(diào)整合并在一個(gè)部門，方便了溝通。去年對(duì)數(shù)據(jù)庫捆綁的外刊采取整包招標(biāo)的形式，從目前外刊訂購和管理來看，反饋效果不錯(cuò)。值得注意的一點(diǎn)是，對(duì)數(shù)據(jù)庫捆綁外刊不管采取哪種招標(biāo)形式，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫訂購人員、外刊訂購人員及數(shù)據(jù)庫代理商三者之間的相互溝通是非常必要的，只有這樣才能保證這部分外刊招標(biāo)采購的質(zhì)量。

6　切忌過分注重外刊折扣

外文期刊折扣是供貨商向客戶提供良好服務(wù)后的讓利［12］，是供需雙方在合作中找到利益平衡點(diǎn)的一種營銷方式。外刊折扣理應(yīng)在一個(gè)合理的范圍之內(nèi)，卻常常被作為外刊招標(biāo)中最受關(guān)注的評(píng)價(jià)指標(biāo)和最吸引用戶的“促銷手段”。外刊折扣可以說是一把“雙刃劍”，處理得當(dāng)與否，關(guān)系到外刊招標(biāo)的質(zhì)量與效果。高折扣意味著供貨商支出成本增加和利潤的減小，這就存在著服務(wù)打折的風(fēng)險(xiǎn)［13］；高報(bào)價(jià)又有背于外刊招標(biāo)采購的初衷，使采購方利益受損。由于期刊一般為預(yù)訂，后續(xù)服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣只能押在中標(biāo)供貨商身上，所以在外刊招標(biāo)過程中切忌把折扣當(dāng)做評(píng)標(biāo)的決定性或唯一指標(biāo)，應(yīng)權(quán)衡供應(yīng)商給予的最大優(yōu)惠及提供的最好服務(wù)［14］，綜合考慮供貨商的資質(zhì)、誠信、業(yè)績、配刊能力等多方面因素，制訂科學(xué)合理的評(píng)標(biāo)辦法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，將供貨商風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

7　加大對(duì)外刊中標(biāo)商家履約過程的監(jiān)管

外文期刊招標(biāo)采購工作的結(jié)束是以圖書館與外刊供貨商簽訂合同為標(biāo)志，合同一旦簽訂，就很少有圖書館再關(guān)注供貨商對(duì)合同的履約執(zhí)行情況，造成合同的部分條款流于形式［15］。目前，合同的履約管理已經(jīng)成為外刊合同管理的薄弱環(huán)節(jié)。外文期刊作為一種連續(xù)出版物，價(jià)格貴，不可預(yù)見的情況多，如果在合同履約過程中不重視對(duì)這些條款的監(jiān)管，一旦出現(xiàn)漏訂或缺刊等服務(wù)問題，就會(huì)給圖書館帶來不小的損失。另一方面，在投標(biāo)過程中也容易出現(xiàn)個(gè)別供貨商為了能夠中標(biāo)隨意夸大服務(wù)承諾的現(xiàn)象，但自身的供貨能力、運(yùn)作機(jī)制、物流配送等都難以實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致其在招標(biāo)過程中作出的承諾與中標(biāo)后的履約情況形成鮮明的反差。沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館就曾出現(xiàn)以下情況，本館外刊接收人發(fā)生變化并及時(shí)將信息告知供貨商或其業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，而供貨商的業(yè)務(wù)人員頻繁變化，他們交接溝通不及時(shí)，導(dǎo)致郵寄給圖書館的外刊或電子郵件接收人還是幾年前的館員，造成現(xiàn)在的外刊接收人常常收不到期刊，已經(jīng)不負(fù)責(zé)外刊的館員常常被通知去取外刊快遞，給外刊的管理帶來一定麻煩。還有部分圖書館的外刊采購業(yè)務(wù)與外刊加工管理分屬不同部門，這種多頭管理容易產(chǎn)生外刊中間環(huán)節(jié)的溝通障礙，也影響外刊合同的履約管理效果。針對(duì)上述問題，一些圖書館在與供貨商簽訂采購合同前，收取供貨商一定數(shù)量的履約保證金約束供貨商的服務(wù)。如果供貨商在供刊程序和服務(wù)質(zhì)量不能達(dá)到圖書館要求時(shí)，圖書館可依據(jù)履約情況扣除部分或全部履約保證金［12］。另外，對(duì)中標(biāo)供貨商履約情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督和定期評(píng)估，并把評(píng)估結(jié)果與下年招標(biāo)資質(zhì)審核相結(jié)合［16］，也是圖書館加強(qiáng)外刊合同管理的有效方法之一?？傊瑢?duì)于外文期刊而言，簽訂采購合同僅僅意味著招標(biāo)工作的結(jié)束，但是履約過程卻是復(fù)雜而漫長的，外刊招標(biāo)采購工作如果放松對(duì)合同履約過程的監(jiān)督管理，勢(shì)必弱化外刊采購招標(biāo)工作的實(shí)際效果。

作為一種市場化運(yùn)作下的文獻(xiàn)購置新模式，外文期刊招標(biāo)采購日漸成熟完善，盡管在操作過程中會(huì)出現(xiàn)一些問題與不足，但只要我們把握好招標(biāo)原則［17］，采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)措施，就一定能夠保證外刊資源建設(shè)的質(zhì)量。

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［15］倪勝霞.高校圖書館期刊采購招標(biāo)的合同履約管理［J］.圖書館論壇，2010（1）：89-90，114.

［16］方勇，洪濤.如何加強(qiáng)高校圖書館圖書采購招標(biāo)的過程控制［J］.圖書館建設(shè)，2008（7）：64-66.

［17］鄧福泉.在圖書采購招標(biāo)過程中應(yīng)堅(jiān)持的若干原則［J］.圖書館建設(shè)，2007（4）：61-62.

劉鳳俠女，1968年生。副研究館員，業(yè)務(wù)副館長。研究方向：文獻(xiàn)資源建設(shè)、信息服務(wù)。

陳秀麗女，1979年生，館員。研究方向：中外文期刊采購。

收稿日期：（2015-12-28；責(zé)編：徐向東。）