淺議如何提高企業(yè)管理體系內(nèi)審員能力和水平

李曉紅

（方大特鋼科技股份有限公司，南昌 330012）

淺議如何提高企業(yè)管理體系內(nèi)審員能力和水平

李曉紅

（方大特鋼科技股份有限公司，南昌 330012）

本文結(jié)合作者多年來(lái)從事質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系內(nèi)審工作的實(shí)踐經(jīng)歷與體會(huì)，就如何提高企業(yè)管理體系內(nèi)審員能力和水平提出了建議。

管理體系；企業(yè)內(nèi)審活動(dòng)；內(nèi)審員；能力提高

自20世紀(jì)90年代初我國(guó)導(dǎo)入ISO 9000系列標(biāo)準(zhǔn)并開(kāi)始推行質(zhì)量體系認(rèn)證制度以來(lái)，越來(lái)越多的企業(yè)取得了認(rèn)證資格。根據(jù)2016年1月25日全國(guó)認(rèn)證認(rèn)可工作會(huì)議上了解的數(shù)據(jù)，截止2015年末，我國(guó)累計(jì)頒發(fā)有效認(rèn)證證書(shū)147.9萬(wàn)張，證書(shū)及獲證組織數(shù)量連續(xù)多年位列世界第一，中國(guó)已成為認(rèn)證大國(guó)。[1]與此同時(shí)，我國(guó)規(guī)模較大企業(yè)通過(guò)的管理體系認(rèn)證項(xiàng)目也是越來(lái)越多，以筆者所在公司為例，就已通過(guò)了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全管理、測(cè)量、兩化融合、內(nèi)控等多個(gè)體系認(rèn)證。但是，中國(guó)要從認(rèn)證大國(guó)轉(zhuǎn)變?yōu)檎J(rèn)證強(qiáng)國(guó)，還有許多的路要走。對(duì)于已經(jīng)取得認(rèn)證資格的企業(yè)而言，切實(shí)貫徹好各體系標(biāo)準(zhǔn)，將體系要求融入到企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，并持續(xù)改進(jìn)管理體系運(yùn)行的有效性，從而提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)績(jī)效，是當(dāng)前所有認(rèn)證企業(yè)應(yīng)共同努力的方向。

1 內(nèi)審員的職責(zé)

一個(gè)企業(yè)的各項(xiàng)管理體系能否有效運(yùn)行并持續(xù)改進(jìn)，除了領(lǐng)導(dǎo)重視外，企業(yè)管理體系內(nèi)審員（以下簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)審員）的作用同樣不可忽視。通常情況下，企業(yè)內(nèi)的內(nèi)審員一般都是兼職的，既可以是企業(yè)管理人員，也可以是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。內(nèi)審員在做好本職工作之余，需要參與管理體系的策劃活動(dòng)，對(duì)各部門(mén)體系的運(yùn)行給予指導(dǎo)，并且定期或不定期地對(duì)企業(yè)體系運(yùn)行情況進(jìn)行審核與評(píng)價(jià)。當(dāng)體系運(yùn)行出現(xiàn)或者可能出現(xiàn)不符合時(shí)，還要參與相應(yīng)的預(yù)防和糾正措施的制定、實(shí)施及措施有效性的驗(yàn)證。內(nèi)審員在企業(yè)內(nèi)的職責(zé)決定了其應(yīng)熟知內(nèi)審程序，熟悉管理體系相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度的規(guī)定和要求；要具備所審核產(chǎn)品和過(guò)程的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并掌握審核方法和技巧；同時(shí)還應(yīng)具備誠(chéng)實(shí)謹(jǐn)慎、客觀公正的道德素養(yǎng)，和主動(dòng)觀察、善于溝通、思想開(kāi)明、堅(jiān)持不懈、明斷、自立、有感知力、適應(yīng)力強(qiáng)等業(yè)務(wù)素質(zhì)。

內(nèi)審的目的是評(píng)價(jià)和改進(jìn)企業(yè)相關(guān)管理體系。當(dāng)一次內(nèi)審活動(dòng)結(jié)束后，都應(yīng)就發(fā)現(xiàn)的不符合向責(zé)任部門(mén)下達(dá)內(nèi)部審核不符合報(bào)告，提出改進(jìn)要求及完成時(shí)間，并實(shí)施糾正預(yù)防措施。糾正預(yù)防措施要形成書(shū)面文件。內(nèi)審員還應(yīng)對(duì)責(zé)任部門(mén)提交的不符合報(bào)告進(jìn)行審核把關(guān)，如是否針對(duì)不符合事實(shí)進(jìn)行了原因分析、原因分析是否徹底、是否就不符合原因制定相適宜的糾正預(yù)防措施、是否按措施實(shí)施。為保證措施有效，內(nèi)審員還要到現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)實(shí)施糾正預(yù)防措施的效果，并在不符合報(bào)告的糾正預(yù)防措施的驗(yàn)證欄中對(duì)實(shí)施后效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。相關(guān)的內(nèi)審過(guò)程活動(dòng)記錄均應(yīng)存檔保留，內(nèi)審結(jié)果還應(yīng)作為管理評(píng)審和認(rèn)證機(jī)構(gòu)跟蹤審核的證據(jù)。

2 內(nèi)審員的作用

根據(jù)筆者在企業(yè)多年從事內(nèi)審工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，管理體系的運(yùn)行主要在文件控制、記錄控制、過(guò)程績(jī)效監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)、不符合及糾正預(yù)防等方面存在較多的問(wèn)題。通過(guò)有效實(shí)施內(nèi)審，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以糾正，從而夯實(shí)企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作，有利于企業(yè)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

2.1 夯實(shí)企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作

目前，國(guó)內(nèi)有不少企業(yè)的基礎(chǔ)管理不夠規(guī)范，存在諸如文件管理編審批權(quán)限規(guī)定不嚴(yán)，作廢文件、部門(mén)文件和外來(lái)文件具體的定義和范圍不清晰，作廢文件不能及時(shí)標(biāo)注作廢標(biāo)識(shí)并回收和銷(xiāo)毀，外來(lái)文件不能做到有效識(shí)別并控制其分發(fā)等亂象。內(nèi)審員在審核過(guò)程中應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正這些方面的不足，從而夯實(shí)企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作。比如：針對(duì)記錄管理方面存在著的不注重記錄控制、現(xiàn)場(chǎng)記錄不及時(shí)、文件填寫(xiě)不規(guī)范、格式隨意修改等情況，內(nèi)審員應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，下達(dá)不符合報(bào)告并要求整改，制定相應(yīng)的糾正措施并就實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督。通過(guò)內(nèi)審，使員工們認(rèn)識(shí)到記錄作為體系有效實(shí)施的客觀憑證的重要性。

2.2 有利于企業(yè)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)

認(rèn)證機(jī)構(gòu)派出的外部審核組每年都要對(duì)證書(shū)持有者的管理體系進(jìn)行監(jiān)督審核，主要目的是尋找企業(yè)體系運(yùn)行的符合性證據(jù)，依據(jù)證據(jù)評(píng)價(jià)企業(yè)管理體系運(yùn)行是否符合相關(guān)的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求，從而決定是否向認(rèn)證機(jī)構(gòu)推薦該企業(yè)保持認(rèn)證注冊(cè)資格。而內(nèi)部審核則是企業(yè)自我提高、自我完善的一種有效的管理活動(dòng)，內(nèi)審工作開(kāi)展有效，更有助于企業(yè)持續(xù)改進(jìn)。比如：在審核環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)各部門(mén)能夠按照標(biāo)準(zhǔn)要求及時(shí)識(shí)別與評(píng)價(jià)環(huán)境因素和危險(xiǎn)源，也采取了一定的控制措施，但往往存在控制措施不合理、日常也未對(duì)控制效果進(jìn)行監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)的情況，使得控制效果不佳，不能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的體系目標(biāo)，嚴(yán)重時(shí)甚至可能無(wú)法滿足法律法規(guī)及相關(guān)要求。通過(guò)內(nèi)審活動(dòng)的有效開(kāi)展，就能及時(shí)對(duì)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，確保持續(xù)改進(jìn)的有效性。

3 內(nèi)審員的能力提升

對(duì)于如何提高企業(yè)內(nèi)審員自身的業(yè)務(wù)能力及審核水平，我們認(rèn)為可圍繞以下三個(gè)方面進(jìn)行努力：

3.1 加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，充分理解不同管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求

內(nèi)審員應(yīng)對(duì)本單位認(rèn)證的相關(guān)管理體系標(biāo)準(zhǔn)（如質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、能源、測(cè)量等管理體系標(biāo)準(zhǔn)）及具體要求多加學(xué)習(xí)并運(yùn)用。通過(guò)強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)提升、參加系統(tǒng)培訓(xùn)等多種形式，不斷加深對(duì)標(biāo)準(zhǔn)具體要求的理解。IS0 9001、IS0 14001、0HSAS l8001、TS 16949等系列標(biāo)準(zhǔn)，廣泛應(yīng)用于我國(guó)各類(lèi)生產(chǎn)性與服務(wù)性企業(yè)，要成為一名合格的內(nèi)審員，就必須把這些標(biāo)準(zhǔn)學(xué)精吃透，并結(jié)合工作實(shí)際活學(xué)活用。

3.2 注重知識(shí)更新，熟練掌握企業(yè)主要生產(chǎn)和服務(wù)活動(dòng)過(guò)程相關(guān)技能

隨著新知識(shí)、新技術(shù)不斷發(fā)展，內(nèi)審員應(yīng)不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不但要學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)及其他要求等有關(guān)資料，還要注意學(xué)習(xí)和積累一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更要充分了解企業(yè)的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程、關(guān)鍵的工裝設(shè)備、工藝特點(diǎn)和水平等。在QEO管理體系（即質(zhì)量管理體系ISO 9001、環(huán)境管理體系ISO 14001、職業(yè)健康安全管理體系OHSAS 18000整合在一起形成的綜合管理體系）建立和運(yùn)行過(guò)程中，內(nèi)審員應(yīng)對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)判斷所在企業(yè)具備哪些產(chǎn)品特點(diǎn)，并充分考慮企業(yè)行業(yè)特性。比如：鋼鐵生產(chǎn)是一個(gè)比較復(fù)雜的過(guò)程，從生產(chǎn)過(guò)程來(lái)劃分，包括有焦化、燒結(jié)、煉鐵、煉鋼和軋鋼生產(chǎn)過(guò)程，涉及風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、安全技術(shù)、環(huán)境噪音、污染物排放等諸多方面。鋼鐵企業(yè)的內(nèi)審員應(yīng)充分了解鋼鐵的產(chǎn)品特性和生產(chǎn)流程，清楚生產(chǎn)過(guò)程控制的重點(diǎn)，掌握生產(chǎn)過(guò)程中相關(guān)的環(huán)境及職業(yè)健康安全要求和標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能有針對(duì)性地參與策劃編制QEO管理手冊(cè)和程序文件及管理制度等。

3.3 熟悉內(nèi)審程序，做好審核策劃，提高審核技巧

審核是為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。[2]管理體系審核一般是針對(duì)相關(guān)管理體系或其要素、過(guò)程、產(chǎn)品或服務(wù)而進(jìn)行的。審核的目的主要是驗(yàn)證管理體系的有效性、適宜性和充分性，評(píng)價(jià)是否采取持續(xù)改進(jìn)或糾正預(yù)防措施。[3]審核活動(dòng)是一項(xiàng)客觀的、系統(tǒng)的和獨(dú)立的活動(dòng)。內(nèi)審員要熟悉建立、運(yùn)行和審核相關(guān)的管理體系的方法和步驟，了解審核相關(guān)管理體系的主要依據(jù)（如企業(yè)管理手冊(cè)、程序文件和管理制度等）。內(nèi)審員還要明白管理體系內(nèi)審活動(dòng)應(yīng)做哪些工作、如何去做，以及做到什么程度。

管理體系內(nèi)審活動(dòng)的主要流程為：指定審核組長(zhǎng)→確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則→組成內(nèi)審組→制定審核計(jì)劃→準(zhǔn)備內(nèi)審文件→首次會(huì)議→現(xiàn)場(chǎng)審核→準(zhǔn)備結(jié)論→末次會(huì)議→編制審核報(bào)告(包括不符合報(bào)告)→內(nèi)審的后續(xù)活動(dòng)(進(jìn)行糾正措施并驗(yàn)證)等十一個(gè)主要階段。要實(shí)現(xiàn)預(yù)期的審核目的，就必須做到獨(dú)立、公正地開(kāi)展審核活動(dòng)。由于內(nèi)審過(guò)程時(shí)間有限，內(nèi)審常采用抽樣方法來(lái)收集證據(jù)以驗(yàn)證審核對(duì)象是否符合、是否有效，這就要求內(nèi)審員應(yīng)掌握合理抽樣的原則，以使抽樣具有代表性，如：標(biāo)準(zhǔn)條款不能抽樣，部門(mén)不能抽樣；當(dāng)以部門(mén)為中心進(jìn)行抽樣時(shí)，要兼顧部門(mén)相關(guān)管理體系職能活動(dòng)所涉及的其他相關(guān)條款；當(dāng)以條款為中心進(jìn)行抽樣時(shí)，要考慮條款所涉及的其他相關(guān)部門(mén)等。為充分、有序、高效地完成審核任務(wù)，內(nèi)審員在審核活動(dòng)前要做好功課，準(zhǔn)備好審核檢查記錄表，進(jìn)行審核策劃，做到未雨綢繆?，F(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)收集信息的目的在于尋找符合性證據(jù)，收集信息的渠道包括：面談、觀察、查閱文件、檢查記錄、資料總結(jié)和分析指標(biāo)及來(lái)自其他渠道的報(bào)告。審核時(shí)應(yīng)注重審核技巧，即善于運(yùn)用審核方式（順向追蹤或逆向追溯審核）收集和利用相關(guān)信息與客觀證據(jù)，要合理分配好文件審核及運(yùn)行過(guò)程審核、不同部門(mén)、不同體系、不同條款的審核時(shí)間與路線。

4 小結(jié)

綜上所述，具備良好的道德素養(yǎng)和過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)是內(nèi)審員勝任審核工作的基本條件，不斷加強(qiáng)知識(shí)學(xué)習(xí)和強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)技能則是內(nèi)審員提高工作能力和水平的關(guān)鍵。在企業(yè)中培養(yǎng)和建立一支懂標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)審核的優(yōu)秀內(nèi)審員隊(duì)伍，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)相關(guān)管理體系運(yùn)行過(guò)程中的不足，確保體系有效運(yùn)行并持續(xù)改進(jìn)，從而提高企業(yè)管理水平，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

[1]初建華.我國(guó)已成認(rèn)證認(rèn)可大國(guó)[N].中國(guó)食品報(bào),2016-01-27.

[2]GB/T 19011-2013,管理體系審核指南[S].

[3]曾順和.內(nèi)審員手記——我是如何進(jìn)行質(zhì)量體系內(nèi)審工作的?[J].中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化,1998,(10):37-38.

Discussion on how to Improve the Ability and Level of Enterprise Management System Internal Auditor

LI Xiao-hong
(Fangda Special Steel Technology Co.,Ltd.,Nanchang 330012,China)

Combining the experience and feeling of the internal audit work in the quality,environment,occupation health and safety management system for many years,this paper gives some suggestions about how to improve the ability and level of enterprise management system internal auditor.

management system;enterprise internal audit activity;internal auditor;ability improvement

F273.2

A

1672-6286(2016)09-0063-04

李曉紅（1970-），女，江西余干人。質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系國(guó)家注冊(cè)審核員，主要從事公司綜合管理體系策劃、實(shí)施及改進(jìn)工作。