論高職院校檔案管理機(jī)構(gòu)的優(yōu)化

劉艷春（泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室，江蘇泰州225300）

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論高職院校檔案管理機(jī)構(gòu)的優(yōu)化

劉艷春
（泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室，江蘇泰州225300）

摘要：高職院校的檔案管理機(jī)構(gòu)作為負(fù)責(zé)儲(chǔ)存和管理各高校在各活動(dòng)中留下的具有很大價(jià)值和意義的音像和文字材料的機(jī)構(gòu)，對(duì)于學(xué)校的正常運(yùn)行以及教學(xué)活動(dòng)的正常開(kāi)展具有重大意義。但在目前的檔案管理機(jī)構(gòu)中，存在諸多弊病，其中大多是早期的教育制度殘留下來(lái)的，不能達(dá)到現(xiàn)代社會(huì)的要求。這種情況若得不到及時(shí)解決，會(huì)在很大程度上阻礙教育改革的深化和發(fā)展，影響我國(guó)人才培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理機(jī)構(gòu)；信息技術(shù)；網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)

1　高職檔案管理現(xiàn)狀

近年來(lái)從中央到地方都越來(lái)越重視高職院校的教育工作。各高職院校的檔案管理水平較低，使得教學(xué)工作的保存和利用無(wú)法適應(yīng)新環(huán)境的要求，對(duì)教學(xué)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展造成了很大阻礙。目前大多數(shù)國(guó)家的高等院校均采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來(lái)輔助檔案管理工作，大大降低了通過(guò)人工進(jìn)行管理的繁冗程度，提升了工作效率，改善了管理質(zhì)量。但國(guó)內(nèi)不同高職院校的管理水平參差不齊，部分學(xué)校由于觀念及資金等問(wèn)題，尚未在檔案管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)。與此同時(shí)，一些已經(jīng)在管理中引入先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的院校也面臨著很多問(wèn)題，如系統(tǒng)安全性問(wèn)題、軟件升級(jí)與維護(hù)等，這些都需要持續(xù)的資金投入方能保證管理工作的正常進(jìn)行。

2　管理機(jī)構(gòu)優(yōu)化的意義

對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化有很大的必要性。院校的檔案管理工作意在記錄學(xué)校的教學(xué)情況，呈現(xiàn)當(dāng)下的教學(xué)環(huán)境，為日后查閱及對(duì)比工作提供便利，有利于教育部門(mén)對(duì)學(xué)校教育工作的監(jiān)督和改進(jìn)，提升教學(xué)質(zhì)量，更好地培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，提升學(xué)生的自身素質(zhì)，滿足社會(huì)對(duì)人才的需求。同時(shí)，高質(zhì)量的教學(xué)評(píng)價(jià)和教學(xué)反思還能極大地促進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)人才的培養(yǎng)，從而更好地融入國(guó)際社會(huì)。

3　管理中出現(xiàn)的主要問(wèn)題

3.1對(duì)檔案管理工作不夠重視

各高職院校將主要精力大多放在招生工作和教學(xué)工作上，而對(duì)于檔案管理這種不能及時(shí)顯現(xiàn)效益的工作，并沒(méi)有給予足夠的重視。這在一定程度上損害了學(xué)生的利益，因?yàn)槿绻麢n案管理工作沒(méi)有做好，培養(yǎng)和教育學(xué)生的情況沒(méi)有進(jìn)行合理的保存和整理，將使得未來(lái)通過(guò)查閱學(xué)生檔案和教學(xué)檔案等來(lái)進(jìn)行教學(xué)改良的工作難以進(jìn)行，從而使檔案管理失去意義，不利于學(xué)校教育工作的良好發(fā)展。除此之外，學(xué)生個(gè)人以及用人單位對(duì)學(xué)生檔案的不重視也是因素之一，很多企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到如何有效地通過(guò)檔案來(lái)了解畢業(yè)生，在簽署合同時(shí)也并未對(duì)檔案的交接進(jìn)行管理，這也影響了院校對(duì)檔案管理的重視。

3.2管理制度不完善

在我國(guó)大多數(shù)高職院校中，均存在管理制度不夠完善的問(wèn)題，這一問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的正常進(jìn)行。在管理制度落后的情況下，管理人員缺乏創(chuàng)新精神，整個(gè)團(tuán)隊(duì)無(wú)法協(xié)作完成高質(zhì)量的管理工作，無(wú)法有效地對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行激勵(lì)，從而影響檔案管理工作。另外，制度的落后也造成了管理手段的落后。由于管理人員在滯后的制度下，不能根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行檔案管理，只能通過(guò)較原始的根據(jù)文件類型和主要特征來(lái)區(qū)分和組合文件，然后進(jìn)行文件的檢查與調(diào)整、編號(hào)、裝封以及編制目錄等工作，既繁瑣又不能保證質(zhì)量，同時(shí)還對(duì)文件的查閱和再次整理造成不小的困難［1］。

3.3信息技術(shù)的運(yùn)用有潛在風(fēng)險(xiǎn)

出于便利和高效的目的，大多數(shù)高職院校引入了數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)輔助檔案管理機(jī)構(gòu)的工作。信息技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上減少了管理人員的工作量，減少了失誤率，提升了管理質(zhì)量，同時(shí)還方便有需求的人員進(jìn)行檔案查詢，對(duì)教育工作的發(fā)展起了重要作用。但與此同時(shí)，運(yùn)用信息技術(shù)也帶來(lái)了諸多風(fēng)險(xiǎn)，信息安全的形勢(shì)也越來(lái)越嚴(yán)峻。首先是系統(tǒng)缺陷問(wèn)題，任何操作系統(tǒng)都不能保證設(shè)計(jì)方面沒(méi)有瑕疵，均會(huì)出現(xiàn)大大小小的漏洞，而這就給了一些不法分子以可乘之機(jī)。網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)利用系統(tǒng)漏洞，發(fā)動(dòng)網(wǎng)絡(luò)攻擊，竊取重要的信息資料，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)瓦解系統(tǒng)，造成系統(tǒng)癱瘓。這是時(shí)時(shí)刻刻都可能發(fā)生的問(wèn)題，務(wù)必要受到相關(guān)人員的重視。另外，網(wǎng)絡(luò)病毒也是影響系統(tǒng)安全的一大問(wèn)題，由于個(gè)別操作人員專業(yè)素質(zhì)不高，未能及時(shí)對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行定期殺毒和維護(hù)，使得網(wǎng)絡(luò)病毒通過(guò)某一渠道進(jìn)入，這將嚴(yán)重影響檔案的安全，一些特定的蠕蟲(chóng)病毒還會(huì)刪除系統(tǒng)文件，并最終使操作系統(tǒng)癱瘓。

4　相應(yīng)的優(yōu)化措施

4.1提高管理階層思想意識(shí)

檔案管理的優(yōu)化唯有通過(guò)管理階層意識(shí)的提高方能得到保證。院校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變意識(shí)，加大對(duì)檔案管理工作的重視力度，加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)格、時(shí)限與質(zhì)量要求等細(xì)微工作的監(jiān)察，統(tǒng)籌兼顧，注重在各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)與配合。同時(shí)，檔案管理人員意識(shí)的提高也有助于自身在檔案管理知識(shí)方面有更好的認(rèn)識(shí)和理解，提升工作熱情，從而提升管理工作的質(zhì)量。

4.2完善檔案管理制度

各高職院校可通過(guò)建立檔案管理人才培訓(xùn)制度、健全目標(biāo)管理制度等方式來(lái)完善現(xiàn)有的較落后的體制。人才培養(yǎng)機(jī)制的建立，可以在很大程度上改善人才缺乏的現(xiàn)狀，從而更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的需要，大幅度提升人員素質(zhì)，充分吸收國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的精髓，并可為未來(lái)的管理工作提供人員儲(chǔ)備。在具體實(shí)施過(guò)程中，院校應(yīng)著重選擇經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛(ài)工作的年輕管理人員作為重點(diǎn)培訓(xùn)對(duì)象，為優(yōu)秀人員的培養(yǎng)創(chuàng)造有利條件。健全目標(biāo)管理制度，則要求管理人員強(qiáng)化個(gè)人責(zé)任，認(rèn)真完成檔案管理工作，并通過(guò)一定激勵(lì)措施，提升相關(guān)人員的工作熱情和動(dòng)力，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量［2］。

4.3加大網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的防范力度

高職院校可通過(guò)以下幾種措施來(lái)維護(hù)系統(tǒng)安全，防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)：（1）對(duì)安全管理制度進(jìn)行改革。通過(guò)建立一套科學(xué)完善的安全管理制度，配合專業(yè)人士的建議，系統(tǒng)地防范風(fēng)險(xiǎn)；（2）對(duì)防火墻進(jìn)行改進(jìn)。通過(guò)及時(shí)更新升級(jí)防火墻，可有效地阻攔惡意攻擊等行為，為檔案管理建起堅(jiān)固的屏障；（3）及時(shí)優(yōu)化殺毒軟件。定期對(duì)殺毒軟件進(jìn)行更新，可有效防止病毒等的入侵；（4）定期進(jìn)行文件備份工作。為確保萬(wàn)無(wú)一失，可定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，即使遇到突發(fā)情況導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，也可通過(guò)恢復(fù)備份來(lái)保留檔案信息。

5　結(jié)語(yǔ)

高職檔案管理機(jī)構(gòu)的優(yōu)化需要各部門(mén)的共同協(xié)作，在制度方面進(jìn)行完善，加大人員的培訓(xùn)力度，提升人員的專業(yè)素質(zhì)，并通過(guò)及時(shí)引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)最新技術(shù)和管理理念來(lái)保證管理工作的正常進(jìn)行，從而促進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)更好更快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

［1］彭志斌．論高校檔案管理“失范”與對(duì)策［J］．江蘇高教，2010（4）：51－53.

［2］盧清富．新形勢(shì)下如何提高高校檔案管理工作水平［J］．內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014（18）：20．

（責(zé)任編輯劉紅）

On the Optimization of Archives Management in Higher Vocational College

LIU Yan-chun
（Taizhou Polytechnic College，Taizhou Jiangsu 225300，China）

Abstract：The archives management institutions of higher vocational colleges are responsible for the storage and management of audio and text materials，which is of great value. There is a significant contribution to the school's normal operation and development of teaching activities. But in the present，there are many drawbacks，in the archives management organizations. Most of them are the remains of the early education system，which cannot meet the requirements of modern society. If this situation can not be solved，to deepen the education reform and development will be hindered to a great extent and finally，talent cultivation will be influenced.

Key words：higher vocational college；archives management organization；information technology；network risk

中圖分類號(hào)：G647.24

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B

文章編號(hào)：1671-0142（2016）01-0032-02

作者簡(jiǎn)介：劉艷春（1977-），女，江蘇興化人，館員.